De vestigingseenheid (VE) - identificatienummer van de lokale eenheid

Via zijn adres is elke VE gelinkt aan een Gewest. Anderzijds zijn de geregionaliseerde bijdrageverminderingen gebaseerd op het adres van de VE waaraan de werknemer is verbonden. Daaruit volgt dat de VE meegedeeld moet worden voor iedere werknemer op iedere tewerkstellingslijn (in de zone 'identificatienummer van de lokale eenheid'), ongeacht het al dan niet aanvragen van een vermindering en ook als de werkgever slechts één VE heeft.

Elke werkgever moet al zijn VE registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Elke VE heeft een uniek nummer en adres (identificatienummer van de lokale eenheid). Enkel de geregistreerde VE in de KBO worden in de Dmfa aangenomen.

Verhuis van een vestigingseenheid

Een VE die verhuist behoudt in principe zijn nummer, of het nu een verhuis is binnen één gemeente, naar een andere gemeente binnen hetzelfde gewest of naar een gemeente in een ander gewest.

Als de werkgever wil genieten van een geregionaliseerde werkgeversbijdragevermindering gedurende het kwartaal van verhuis van de VE van het ene gewest naar het andere, moet hij een nieuwe tewerkstellingslijn creëren.

Als de werkgever geen geregionaliseerde doelgroepvermindering vraagt of als de verhuis zich situeert binnen hetzelfde gewest, mag een nieuwe tewerkstellingslijn begonnen worden, maar is het niet verplicht.

Koppeling van een werknemer aan een vestigingseenheid

Algemene regel:

• De VE waaraan een werknemer gekoppeld wordt, is een stabiel gegeven dat samenvalt met de notie exploitatiezetel die gebruikt wordt om uit te maken welke taalwetgeving van toepassing is in de sociale betrekkingen tussen werkgever en werknemer (de te gebruiken taal in het geval van wijziging of verbreking van de arbeidsovereenkomst om rechtsgeldig te zijn).

Praktisch:

• De werknemer is werkzaam in VE 'A' en wordt in de loop van het kwartaal overgeplaatst naar VE 'B'
  • in de Dmfa moeten 2 opeenvolgende lijnen vermeld worden, een 1^ste met het nummer van VE 'A' en een 2^de met het nummer van VE 'B'.
• De werknemer werkt gelijktijdig in 2 verschillende VE, op basis van 2 verschillende arbeidsovereenkomsten
  • in de Dmfa moeten 2 tewerkstellingslijnen voor dezelfde periode vermeld worden, telkens met hun respectieve VE.
• Een werknemer verbonden aan VE 'A' vervangt tijdelijk een zieke werknemer verbonden aan VE 'B':
  • in de Dmfa blijft de werknemer aangegeven met 1 tewerkstellingslijn met het nummer van VE 'A'.

Deze 3 situaties zijn van toepassing zowel op VE in hetzelfde gewest als op VE in verschillende gewesten.

Bijzondere gevallen:

• reizend personeel (handelsvertegenwoordigers, transportpersoneel, onderhoudsploegen, controleurs,…) worden toegewezen aan de VE waar zij van afhangen, d.w.z. waar ze hun opdrachten krijgen en aan moeten rapporteren;
• werknemers die tijdelijk naar het buitenland zijn gedetacheerd blijven tijdens die detachering toegewezen aan de VE waarvan zij afhingen op het moment dat hun detachering aanving;
• werknemers tewerkgesteld bij klanten worden steeds toegewezen aan een in het KBO geregistreerde VE van de werkgever zelf, niet aan de VE van de klant waar hij werkt (zelfs voor een langere periode);
• uitzendkrachten ter beschikking gesteld van een onderneming door een uitzendkantoor worden toegewezen aan de VE van het uitzendkantoor waarvan zij afhangen; de 'sociale zetel' en de 'exploitatiezetel van het uitzendkantoor' zijn gegevens die verplicht in de arbeidsovereenkomst van de uitzendkracht moeten opgenomen worden; het is het nummer van de VE die overeenkomt met de exploitatiezetel van het uitzendkantoor dat in de Dmfa moet worden opgegeven; wanneer de uitzendkracht opeenvolgende contracten met dezelfde VE sluit, mogen de gegevens gegroepeerd worden op 1 tewerkstellingslijn (voor zover de andere karakteristieken van de tewerkstellingslijn identiek zijn), anders moeten verschillende tewerkstellingslijnen gecreëerd worden;
• personen tewerkgesteld in het systeem van de dienstencheques worden ook toegewezen aan de VE van het kantoor van de dienstenchequesonderneming waarvan zij afhangen;
• huispersoneel krijgt één van de fictieve VE-nummers (zie 'bijkomende informatie - vestigingseenheid: fictieve nummers' onderaan de pagina);
• de VE voor onthaalouders is niet de plaats waar de kinderen effectief bijgehouden worden, maar een VE van de instantie waarmee de onthaalouder verbonden is.

Uitzonderingen

• Voor werknemers in SWT en SWAV moet geen VE worden opgegeven.
• Voor studenten aangegeven met een solidariteitsbijdrage geldt een aparte regeling.

Opmerkingen:

• Voor in het buitenland gevestigde ondernemingen (waarvan het adres van de maatschappelijke zetel zich dus in het buitenland bevindt), onderscheidt men 3 situaties (zie ook 'bijkomende informatie - vestigingseenheid: fictieve nummers' onderaan de pagina):
  • werkgevers zonder VE in België (type B) met in België tewerkgestelde werknemers kunnen aanspraak maken op de doelgroepverminderingen van het Gewest waar zij hun werknemer (hoofdzakelijk) tewerkstellen; zij moeten een fictief VE nummer vermelden; deze mogelijkheid is voorlopig ook voorzien voor buitenlandse werkgevers die nog niet ondergebracht werden onder type A, B of C (type X);
  • werkgevers zonder VE in België met niet in België tewerkgestelde werknemers (type C), kunnen voor deze werknemers geen geregionaliseerde doelgroepvermindering toepassen; er kan bijvoorbeeld geen geregionaliseerde doelgroepvermindering worden toegepast door een werkgever Y in het geval een in België wonende werknemer in het buitenland werkt voor werkgever Y en tegelijkertijd in België werkt voor een werkgever Z);
  • werkgevers met een VE in België (type A) passen de gewone regels toe.
• Ondernemingen schrijven hun VE’s in volgens de modaliteiten die op hen van toepassing zijn. De procedures voor inschrijving van een VE of voor wijziging van vestigingsgegevens kunnen in de meeste gevallen snel doorlopen worden. Indien ondanks alles een VE nog niet geregistreerd is op het moment dat de werkgever zijn aangifte moet indienen, kan hij op dat moment geen geregionaliseerde doelgroepvermindering toepassen. Van zodra het nummer van de VE toegekend is, kan de werkgever een wijziging van de aangifte doorgeven met het nummer van de VE en de gevraagde vermindering. De werkgevers die hun plichten t.o.v. de KBO-wetgeving niet nageleefd hebben wat het registreren van vestigingseenheden betreft worden verzocht de nodige maatregelen te treffen.
• De afwezigheid van een nummer VE of een foutief nummer heeft vanaf het 3^de kwartaal 2014 een automatische weigering  van de geregionaliseerde vermindering als gevolg. Een te groot aantal anomaliën kan problemen veroorzaken op het niveau van de registratie van de aangifte.
• Naast de reeds bestaande informatiekanalen van KBO (public search, private search, …) zal de RSZ aan de werkgevers of aan hun sociale secretariaten de in KBO bekende VE’s meedelen op het einde van ieder kwartaal. Dit zal niet beletten dat een na de mededeling gecreëerde vestigingseenheid kan worden gebruikt. De verantwoordelijkheid voor het koppelen van de werknemer aan de juiste VE blijft uiteraard die van de werkgever of het sociaal secretariaat.
• Vanaf 1 juli 2014 worden de bevoegdheden en de middelen voor bepaalde verminderingen overgedragen aan de Gewesten en kunnen deze bestaande verminderingen afschaffen, wijzigen of nieuwe verminderingen creëren. Zolang de Gewesten geen wijzigingen aanbrengen blijven de bestaande verminderingen van toepassing en zullen de bestaande verminderingscodes ook na het 3^de kwartaal 2014 in gebruik blijven (door de aanduiding van de VE kan uitgemaakt worden voor welk gewest de vermindering bestemd is). Pas vanaf het moment dat voor een bepaald Gewest afwijkende criteria of nieuwe verminderingen worden geïntroduceerd, zullen bijkomende codes gecreëerd worden.