eGov 3.0
Die Art und Weise, wie die Regierung derzeit Daten für die soziale Sicherheit erhebt, wurde vor mehr als 20 Jahren eingerichtet, um den damaligen Anforderungen gerecht zu werden. Heute sieht unsere Gesellschaft anders aus und erfordert neue Lösungen. In diesem Zusammenhang hat das LSS in Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen der sozialen Sicherheit das Projekt „eGov 3.0“ gestartet.
Das Projekt formuliert Antworten auf:
- die Nachfrage nach benutzerfreundlicheren und schnelleren Systemen,
- die Veränderungen der traditionellen Konzepte, nach denen die soziale Sicherheit funktioniert – Einkommen, Status, Arbeitszeit, Familienformen und Haushalte, zu Lasten sein und mehr,
- die starke Zunahme der internationalen Mobilität der Bürger,
- die wachsende digitale Kluft, und
- die rasante technologische Entwicklung der letzten Jahre.
Eine „zentrale Datenschicht“ bietet eine Antwort auf viele der oben genannten Bedürfnisse. Konkret geht es um die Bereitstellung digitaler Dienste auf der Grundlage der Daten, die für die Abrechnung der Ansprüche der sozialen Sicherheit eines Bürgers erforderlich sind.
Die Datenebene wird von Arbeitgebern, ihren Dienstleistern und Institutionen auf allen Ebenen gespeist.
Pilotprojekt Flexi-Jobs
Ab dem 1. Januar 2024 ist die Entlohnung von nicht pensionierten Flexi-Jobbern bis zu einem Höchstbetrag von 12.000,00 EUR pro Jahr steuerfrei. Der Flexi-Jobber kann über mycareer.be einen Zähler seines Flexi-Job-Einkommens einsehen, um zu überprüfen, ob er den Grenzbetrag überschreitet.
Dieser Zähler wird im Jahr 2024 auf DmfA-Daten beruhen. Die vierteljährliche DmfA wird nach dem Ende des betreffenden Quartals eingereicht und liegt somit relativ weit zurück. Ein im Januar gezahlter Flexi-Lohn wird erst im April in der DmfA gemeldet.
Um den Zähler schneller an die Realität anzupassen, wird der Zähler ab dem 1. Januar 2025 auf einer neuen Meldung beruhen: der Flexi-Lohn-Meldung. Diese Flexi-Lohn-Meldung enthält (begrenzte) Informationen über die Lohnabrechnungen der Flexi-Jobber.
Diese neue Meldung ist ein Pilotprojekt des größeren Projekts eGov 3.0. Das Pilotprojekt ist vorerst der einzige Gegenstand dieser Art von Meldung.
Die Flexi-Lohn-Meldung ersetzt nicht die bestehenden Dimona- und DmfA-Meldekreise.
Für die Flexi-Jobber muss noch eine Dimona und DmfA beantragt werden. Die weitere Entwicklung der DmfA wird im Rahmen der Weiterentwicklung des Projekts „eGov 3.0“ untersucht werden.
Praktische Modalitäten
Die Flexi-Lohn-Meldung umfasst die Lohnabrechnungen von pensionierten und nicht pensionierten Flexi-Jobbern, die sich auf das Jahr 2025 beziehen, sowie alle Lohnabrechnungen mit Regularisierungen aus früheren Jahren, die zum Steuerjahr 2025 gehören.
Die Meldung erfolgt in der Regel spätestens fünf Tage nach Erstellung der jeweiligen Lohnabrechnung. Werden in einem Kalendermonat mehrere Lohnabrechnungen erstellt, können diese am Ende des Monats übermittelt werden. In der Pilotphase sollte eine separate Meldedatei mit der Lohnabrechnung übermittelt werden. Sie müssen spätestens fünf Tage nach der Erstellung der letzten Lohnabrechnung für den betreffenden Kalendermonat gemeldet werden.
- So wird beispielsweise für einen Leiharbeitnehmer jede Woche eine Lohnabrechnung erstellt. Im Monat Februar wird am 7., 14., 21. und 28. Februar 2025 eine Lohnabrechnung erstellt. Die vier Lohnabrechnungen für den Monat Februar können bis zum 5. März 2025 verschickt werden.
Daten können gesendet werden über
- einen Batchkanal oder
- eine Webanwendung auf der Portalseite der Sozialen Sicherheit.
Der Batchkanal ist für große Absender wie Sozialsekretariate, Dienstleistungsunternehmen und große Arbeitgeber gedacht. Die Webanwendung ist für die Nutzung durch kleine Arbeitgeber gedacht.
Es gibt drei Arten von Meldungen:
- eine Originalmeldung, die verwendet wird, um eine Lohnabrechnung zum ersten Mal beim LSS anzumelden;
- eine Änderungsmeldung, die eine zuvor abgegebene Meldung aktualisiert;
- eine Annullierungsmeldung, die eine zuvor abgegebene Meldung löscht.
Die Änderungsmeldungen werden nach dem Prinzip „Löschen und Ersetzen“ erstellt. Wenn sich eine Situation ändert, sollte die gesamte neue Situation (einschließlich aller unveränderten Elemente) angegeben werden und nicht nur der Unterschied zwischen der alten und der neuen Situation.
Der Arbeitgeber kann einen Bevollmächtigten mit der Einreichung der Flexi-Lohn-Meldung beauftragen. Das Mandat für die neue Meldung wird in Mahis mit dem Mandat für die DmfA kombiniert. Es sollten keine neuen Vollmachten für bestehende Mandate ausgearbeitet werden.
Begriffe und Struktur der Meldung
Die Meldung besteht aus einer Reihe von Datenblöcken mit einer Anzahl von Feldern pro Block. Wenn die „zentrale Datenschicht“ im Rahmen des Projekts eGov 3.0 weiterentwickelt wird, werden die Blöcke zusätzliche Daten enthalten, und es werden weitere Blöcke hinzugefügt.
Der „Schuldner“
Sowohl Arbeitgeber als auch Drittzahler sind „Schuldner“.
Ein Arbeitgeber wird immer durch seine „Unternehmensnummer“ (ZDU-Nummer) identifiziert. Die LSS-Nummer darf nicht mehr für einen Arbeitgeber verwendet werden. Arbeitgeber mit einer vorläufigen LSS-Nummer können jedoch keine Flexi-Lohn-Meldung einreichen. Sobald sie endgültig im LSS-Arbeitgeberverzeichnis eingetragen und dem LSS somit endgültig als Arbeitgeber bekannt sind, sollten sie alle Lohnabrechnungen, die in der Zeit vor der endgültigen Eintragung erstellt wurden, über ihre Unternehmensnummer melden.
Ein Drittzahler, z. B. ein Fonds für die Existenzsicherheit, wird immer durch seine „LSS-Nummer“ identifiziert. Für einen Drittzahler darf keine Unternehmensnummer angegeben werden (diese ist der Meldung des eigenen Personals des Drittzahlers vorbehalten). In der Pilotphase wird die Zahl der Drittzahler sehr begrenzt sein.
Der „Begünstigte“
Dieser Datenblock enthält die „Erkennungsnummer der sozialen Sicherheit“ (ENSS) des Flexi-Jobbers. Bei dieser ENSS handelt es sich entweder um eine Nationalregisternummer oder um eine Bis-Nummer für nicht im Nationalregister eingetragene Personen.
Die „Beziehung“
Dieser Datenblock enthält den „Beziehungstyp“, auf den sich die Daten beziehen.
In der Pilotphase enthält dieses Feld immer den Wert „1“ (Arbeitsvertrag). Bei der weiteren Realisierung der „zentralen Datenschicht“ werden andere Arten von Beziehungen in diesem Feld mit einem anderen Wert gekennzeichnet.
Dieser Block ermöglicht es dem Absender, die Daten so aufzuteilen, dass sie seinem eigenen Betrieb entsprechen.
- Ein Arbeitnehmer hat zum Beispiel zwei Rahmenverträge mit demselben Arbeitgeber. Für jeden Rahmenvertrag kann ein separates Feld „Beziehung“ (und untergeordnete Blöcke) erstellt werden.
Die „Berechnung“
Dieser Datenblock enthält die folgenden Daten:
- das „Datum des Beginns des Berechnungszeitraums“
- das „Datum des Endes des Berechnungszeitraums“
- das „Datum der Berechnung“
Diese Daten beziehen sich auf eine Lohnabrechnung. Jeder Block „Berechnung“ entspricht einer Lohnabrechnung.
Die Felder „ Datum des Beginns des Berechnungszeitraums“ und „Datum des Endes des Berechnungszeitraums“ grenzen den Zeitraum ab, auf den sich die Lohnabrechnung bezieht.
Geht dieser Berechnungszeitraum über das Kalenderjahr hinaus, so ist die Lohnabrechnung in zwei Sendungen aufzuteilen: eine Meldung mit der Entlohnung für den Zeitraum bis zum 31. Dezember des Jahres X und eine zweite Meldung mit der Entlohnung für den Zeitraum ab dem 1. Januar des Jahres X+1.
Das Feld „Datum der Berechnung“ ist das Datum, an dem die betreffenden Daten berechnet wurden. In der Praxis entspricht dies dem Datum, an dem die Lohnabrechnung erstellt wurde.
Die „Merkmale“
Dieser Datenblock enthält die folgenden Daten:
- das „Datum des Beginns des Gültigkeitszeitraums“
- das „Datum des Endes des Gültigkeitszeitraums“
- die „Arbeitgeberkategorie“
- die „Arbeitnehmerkennzahl“
Die Felder „Datum des Beginns des Gültigkeitszeitraums“ und „Datum des Endes des Gültigkeitszeitraums“ grenzen den Zeitraum ab, auf den sich die Arbeitgeberkategorie und die Arbeitnehmerkennzahl beziehen. Dieser Zeitraum liegt immer innerhalb des Zeitraums, der durch die Felder „Datum des Beginns des Berechnungszeitraums“ und „Datum des Endes des Berechnungszeitraums“ im Block „Berechnung“ begrenzt wird:
- das „Datum des Beginns des Berechnungszeitraums“
- das „Datum des Beginns des Gültigkeitszeitraums“
- die „Arbeitgeberkategorie“
- die „Arbeitnehmerkennzahl“
- das „Datum des Endes des Gültigkeitszeitraums“
- das „Datum des Endes des Berechnungszeitraums“
Die Arbeitgeberkategorie und die Arbeitnehmerkennzahl sind Begriffe, die aus der bestehenden, vierteljährlichen DmfA-Meldung bekannt sind.
- Mit der durch das LSS zugeordneten Arbeitgeberkategorie kann zwischen den Arbeitgebern je nach ihren Verpflichtungen in Abhängigkeit der besonderen Merkmale unterschieden werden, die für die ausgeübte Tätigkeit typisch sind.
- Die Arbeitnehmerkennzahl ist ein Hinweis auf die Art des Arbeitnehmers.
- In der Pilotphase sind nur zwei Codes zulässig: 050 für Flexi-Arbeiter und 450 für Flexi-Angestellte.
Das „Finanzelement“
Dieser Datenblock enthält die folgenden Daten:
- „Art Finanzelement“
- „Code Finanzelement“
- „Betrag“
- „Frequenz in Monaten der Zahlung der Prämie“
Das Feld „Art Finanzelement“ identifiziert die Art des anzugebenden Elements.
- In dieser ersten Phase wird nur die Entlohnung gemeldet, und es kann nur der Wert „1“ (Entlohnung) angegeben werden.
- In einer späteren Projektphase werden andere finanzielle Elemente, wie z. B. Abzüge, mit einem anderen Wert in diesem Feld ausgewiesen.
Das Feld „Code Finanzelement“ bezeichnet die Entlohnung.
- In dieser ersten Phase können nur zwei Werte angegeben werden:
- 0001001000 für den Flexi-Lohn
- bei Flexi-Jobbern entspricht der Code 0001001000 dem DmfA-Entlohnungscode 22 (Flexi-Lohn)
- 0002001000 für Prämien
- bei Flexi-Jobbern entspricht der Code 0002001000 dem DmfA-Entlohnungscode 23 (Prämie für Flexi-Jobber)
- Es wird ein neuer strukturierter Anhang mit diesen Codes erstellt.
Das Feld „Betrag“ enthält den Betrag des Finanzelements. Bei der Entlohnung handelt es sich immer um Bruttobeträge.
- Wenn ein Arbeitnehmer mehrere Zulagen erhält, die unter denselben „Code Finanzelement“ fallen, werden die Beträge addiert (siehe jedoch die Ausnahme für eine unterschiedliche Frequenz der Prämien weiter unten).
Das Feld „Frequenz in Monaten der Zahlung der Prämie“
- In der Pilotphase sollte dies nur für die unter dem Code 0002001000 angegebene Entlohnung mitgeteilt werden. Diese Entlohnungen müssen deshalb eventuell aufgeschlüsselt werden, wenn sie eine andere Zahlungsfrequenz haben. Die Frequenz wird mit einer Ziffer ausgedrückt, die die monatliche Zahlungsfrequenz wiedergibt.
- Eine Prämie wird jeden Monat gezahlt = „1“
- Eine Prämie wird halbjährlich gezahlt = „6“
- Eine Prämie wird jährlich gezahlt = „12“
- Wenn es sich um Einmalprämien oder um Prämien handelt, die mit einer unregelmäßigen Frequenz bezahlt werden, geben Sie „0“ an.
- Alle Zahlungsfrequenzen, die kleiner als ein Monat sind, werden durch den Wert „1“ gekennzeichnet.
- Es handelt sich hier um die tatsächliche Auszahlung des Vorteils. So muss eine Jahresendprämie, die in zwölf Monatsraten ausgezahlt wird, mit Zahlungsfrequenz „1“ angegeben werden; wenn das Geld aber einmalig am Ende des Jahres ausgezahlt wird, entspricht die Zahlungsfrequenz „12“.
Meldung im Batch
Bei der Batchmeldung werden zwei weitere Datenblöcke hinzugefügt:
- das „Formular“ mit fünf Datenfeldern zur Charakterisierung des Formulars;
- die „Referenz“ mit drei Datenfeldern, um die erforderlichen Referenzen zu liefern.
Weitere Informationen sind in Techlib enthalten.
Beispiele
Beispiel: sich wiederholende Wochenendarbeit mit wöchentlichen Lohnabrechnungen
Ein Flexi-Jobber arbeitet im Januar 2025 jeden Samstag für einen Arbeitgeber. Er erhält einen Lohn von 100,00 EUR pro Woche. Jeden Montag wird eine Lohnabrechnung für die vorangegangene Woche erstellt. Am Ende des Monats erhält er eine gelegentliche Prämie von 20,00 EUR.
Meldung 1 von 4
- SCHULDNER
Unternehmensnummer = XXXXXXXXXX
- BEGÜNSTIGTER
ENSS = XXXXXXXXXXX
- BEZIEHUNG
Typ Beziehung = 1
- BERECHNUNG (1 von 4)
Datum des Beginns des Berechnungszeitraums = 04.01.2025
Datum des Endes des Berechnungszeitraums = 04.01.2025
Datum der Berechnung = 06.01.2025
- MERKMALE
Datum des Beginns des Gültigkeitszeitraums = 04.01.2025
Datum des Endes des Gültigkeitszeitraums = 04.01.2025
Arbeitgeberkategorie = 017
Arbeitnehmerkennzahl = 050
- FINANZELEMENT
Art des Finanzelements = 1
Code des Finanzelements = 0001001000
Betrag = 100
Meldung 2 von 4
- SCHULDNER
Unternehmensnummer = XXXXXXXXXX
- BEGÜNSTIGTER
ENSS = XXXXXXXXXXX
- BEZIEHUNG
Typ Beziehung = 1
- BERECHNUNG (2 von 4)
Datum des Beginns des Berechnungszeitraums = 11.01.2025
Datum des Endes des Berechnungszeitraums = 11.01.2025
Datum der Berechnung = 13.01.2025
- MERKMALE
Datum des Beginns des Gültigkeitszeitraums = 11.01.2025
Datum des Endes des Gültigkeitszeitraums = 11.01.2025
Arbeitgeberkategorie = 017
Arbeitnehmerkennzahl = 050
- FINANZELEMENT
Art des Finanzelements = 1
Code des Finanzelements = 0001001000
Betrag = 100
Meldung 3 von 4
- SCHULDNER
Unternehmensnummer = XXXXXXXXXX
- BEGÜNSTIGTER
ENSS = XXXXXXXXXXX
- BEZIEHUNG
Typ Beziehung = 1
- BERECHNUNG (3 von 4)
Datum des Beginns des Berechnungszeitraums = 18.01.2025
Datum des Endes des Berechnungszeitraums = 18.01.2025
Datum der Berechnung = 20.01.2025
- MERKMALE
Datum des Beginns des Gültigkeitszeitraums = 18.01.2025
Datum des Endes des Gültigkeitszeitraums = 18.01.2025
Arbeitgeberkategorie = 017
Arbeitnehmerkennzahl = 050
- FINANZELEMENT
Art des Finanzelements = 1
Code des Finanzelements = 0001001000
Betrag = 100
Meldung 4 von 4
- SCHULDNER
Unternehmensnummer = XXXXXXXXXX
- BEGÜNSTIGTER
ENSS = XXXXXXXXXXX
- BEZIEHUNG
Typ Beziehung = 1
- BERECHNUNG
Datum des Beginns des Berechnungszeitraums = 25.01.2025
Datum des Endes des Berechnungszeitraums = 25.01.2025
Datum der Berechnung = 27.01.2025
- MERKMALE
Datum des Beginns des Gültigkeitszeitraums = 25.01.2025
Datum des Endes des Gültigkeitszeitraums = 25.01.2025
Arbeitgeberkategorie = 017
Arbeitnehmerkennzahl = 050
- FINANZELEMENT
Art des Finanzelements = 1
Code des Finanzelements = 0001001000
Betrag = 100
- FINANZELEMENT
Art des Finanzelements = 1
Code des Finanzelements = 0002001000
Betrag = 20
Häufigkeit in Monaten der Prämienzahlung = 0
Weitere Beispiele sind auf Techlib zu finden.