Kodierung der Arbeitszeitangaben

Alle Arbeitszeitangaben werden für die Meldung in Codes gruppiert. Das heißt, dass Sie nicht jede Komponente aus dem Code separat angeben, sondern dass Sie diese Komponenten zusammenfügen und unter dem vorgeschriebenen Code angeben müssen. An dieser Stelle sei nochmals darauf hingewiesen, dass es wesentlich ist, die Leistungen (wie die betreffenden Löhne) je Beschäftigungszeile aufzuschlüsseln.

Auf diese Weise verfügen alle Sektoren der Sozialen Sicherheit über ausreichende Angaben, um ihren Auftrag zu erfüllen. Nur dann, wenn sich im Laufe eines Quartals ein soziales Risiko ergibt, müssen zusätzliche Angaben über die Meldung eines sozialen Risikos weitergeleitet werden. Ferner ist wichtig zu wissen, dass ein bestimmter Tag oder eine bestimmte Periode nur ein einziges Mal gemeldet wird. Sie können deshalb einen bestimmten Tag nie mehr als einem Code zuordnen.

Die Codes sind aufgeteilt in „normale Codes“ und „Hinweiscodes“. Für die normalen Codes ist der Arbeitgeber die authentische Quelle: Nur er kann angeben, um welche Arbeitszeitangabe es sich handelt. Mit den Hinweiscodes werden bestimmte Zustände angegeben, für die der Arbeitgeber zwar die authentische Quelle für die Anzahl der Tage oder Stunden einer Abwesenheit ist, wobei er diese jedoch meistens nicht qualifizieren kann. So kann ein Arbeitgeber nur angeben, dass es sich um einen Tag handelt, an dem sich eine Situation einer vorübergehenden Arbeitslosigkeit ereignet hat. Er weiß aber nicht immer sicher, ob dieser Tag auch tatsächlich bezahlt werden wird. Über die Hinweiscodes können die verschiedenen Einrichtungen der sozialen Sicherheit diesen bestimmten Tag in der Meldung finden. Darüber hinaus sind sie auch im Rahmen der Beitragsermäßigungen wichtig.

Um die Besprechung der Codes nicht zu erschweren, werden bei den Codes stets Tage gemeldet. Selbstverständlich muss für Arbeitnehmer, für die sowohl Tage als auch Stunden anzugeben sind (u. a. Teilzeitarbeitnehmer), pro Code auch die Anzahl der Stunden mitgeteilt werden.

Eine Reihe von Leistungscodes, die nur für die Behörde gelten, wird bei der Erörterung von Capelo dargelegt.

 

Normale Codes

 

CODE 1

• normale effektive Arbeit (auch angepasste Arbeit mit Lohnverlust),
• Überarbeit ohne Ausgleichsruhe;
• Ausgleichsruhe, die weder Ausgleichsruhe im Bausektor noch Ausgleichsruhe im Rahmen einer Arbeitszeitverkürzung ist (siehe jedoch Code 20 für Ausgleichsruhezeit mit dem System der Stundenlohnerhöhung);
• Arbeitsunfähigkeit mit garantiertem Lohn für die erste Woche oder mit garantiertem Monatslohn;
• Periode der Kündigungsfrist oder Periode gedeckt durch die Kündigungs- oder die Wiederbeschäftigungsentschädigung;
• kurzfristige Beurlaubung,
• zwingender Grund mit Lohnfortzahlung,
• Abwesenheit mit garantiertem Tageslohn wegen Arbeitsunfähigkeit,
• garantierter Tageslohn aus einem anderen Grund als Arbeitsunfähigkeit,
• technische Störung im Unternehmen;
• Unternehmensschließung aus Gründen des Umweltschutzes;
• Feiertage während der Dauer des Arbeitsvertrags, Feiertage nach Beendigung des Arbeitsvertrags und Ersatztage eines Feiertags;
• andere Abwesenheit mit Erhalt des normalen Lohns mit LSS-Beiträgen (beispielsweise erlaubte Abwesenheit mit Lohnfortzahlung, politischer Urlaub usw.);
• der gesetzliche und zusätzliche Urlaub für Angestellte.

Dieser Code umfasst alle Tage, für die ein Lohn bezahlt wird, auf den LSS-Beiträge geschuldet werden, und die nicht separat gemeldet werden müssen. Jeder Tag, für den Sie einen Lohn bezahlt haben und der keinem anderen Code zugeordnet werden kann, wird unter diesem Code gemeldet.

Auch die Periode, in der es sich um die Kündigung des Arbeitsvertrags mit Bezahlung einer Entlassungsentschädigung handelt, wird unter diesem Code wie folgt angegeben:

• Auf der ersten Beschäftigungszeile werden die Tage angegeben, die mit der Beschäftigungsperiode übereinstimmen;
• auf einer zweiten Beschäftigungszeile werden die Tage gemeldet, die mit dem Teil der Entlassungsentschädigung in Bezug auf das Quartal der Kündigung übereinstimmen;
• eine folgende Beschäftigungszeile ist für die Tage bestimmt, die mit dem Teil der Entschädigung in Bezug auf die sonstigen Quartale des laufenden Kalenderjahres übereinstimmen;
• usw. für alle späteren Kalenderjahre

Die Angabe der Periode, auf die sich die Entschädigung bezieht (d. h. das Beginn- und Enddatum jeder Beschäftigungszeile) erfolgt deshalb stets zum Zeitpunkt, zu dem die Entschädigung selbst gemeldet wird.

Die durch eine Vertragsbruchentschädigung gedeckte Periode, die in Monatsraten ausgezahlt wird, und die durch eine Wiederbeschäftigungsentschädigung gedeckte Periode, die im Rahmen einer Umstrukturierung gewährt wird, werden für die verschiedenen Quartale, in denen die Entschädigung gezahlt wird, getrennt aufgeführt. Bezieht sich die Entschädigung auf mehrere Quartale, wird pro vollständigem Quartal für das Beginn- und Enddatum der Beschäftigungszeile das Beginn- und Enddatum dieses Quartals angegeben, sodass das Beginn- und Enddatum der Periode, die durch die Vertragsbruchentschädigung gedeckt ist, nur im ersten bzw. letzten Quartal der gedeckten Periode vorkommen.

Wie bereits erwähnt, wird ein Feiertag, den der Arbeitgeber bezahlen muss und der auf einen Tag nach dem Ende des Arbeitsvertrags fällt, stets in der Meldung des Quartals erwähnt, in dem der Arbeitsvertrag endet, sogar dann, wenn dieser Feiertag im darauffolgenden Quartal liegt.

In Bezug auf Abwesenheiten mit garantiertem Lohn ist es wichtig zu wissen, dass bei einem Rückfall nach Arbeitswiederaufnahme nach einer gemeinrechtlichen Krankheit oder bei Unfall, der kein Arbeitsunfall ist, nur dann erneut garantierter Lohn geschuldet wird, wenn die Wiederaufnahme mindestens 14 Tage dauert. Bei Arbeitsunfall und Berufskrankheit hingegen wird bei einem Rückfall nach einer Arbeitswiederaufnahme stets erneut ein garantierter Lohn geschuldet.

Die gesetzlichen Urlaubstage, die ein Angestellter wegen Arbeitsunfähigkeit nicht nehmen konnte, dürfen nicht unter diesem Code angegeben werden. Sie müssen mit dem Hinweiscode für Arbeitsunfähigkeit gemeldet werden.

 

CODE 101

• Fahrtage Seeleute

Aufgrund der besonderen Pensionsregelung für Seeleute muss der Arbeitgeber die Fahrtage unter diesem Code angeben und nicht unter dem Code 1. Die Bereitschaftstage, die Arbeitstage und die Tage, für die eine Entlassungsentschädigung geschuldet wird, werden weiterhin unter dem Leistungscode 1 angegeben.

 

CODE 102

• Aufgenommene Urlaubstage Seeleute

Weil die Urlaubsregelung für Seeleute auf besonders spezifische Weise organisiert ist, werden die aufgenommenen Urlaubstage mit einem separaten Leistungscode 102 angegeben. Es betrifft nur einige Anmelder.

 

CODE 2

• gesetzlicher Urlaub für Arbeiter

Hier geben Sie die gesetzlichen Urlaubstage an, die der Arbeiter im Laufe des Quartals nahm. Dies sind die Tage, für die der Arbeiter einen Urlaubsscheck erhält. Unter diesem Code werden auch die Urlaubstage angegeben, die der Arbeiter wegen Arbeitsunfähigkeit nicht nehmen konnte.

 

CODE 3

• zusätzlicher Urlaub für Arbeiter

Unter diesem Code werden die Tage angegeben, an denen der Arbeiter Urlaub genommen hat und die nicht unter Code 2 oder Code 12 angegeben werden. Es sind deshalb durch den Arbeitgeber entlohnte Tage, auf die Beiträge für die Soziale Sicherheit geschuldet werden.

 

CODE 4

• Abwesenheit erster Tag infolge ungünstiger Witterung im Bausektor

Es handelt sich um Tage, für die ein unvollständiger Lohn bezahlt wird. Sie dürfen diesen Code nur für Tage verwenden, an denen die Arbeiten bereits begonnen haben.

 

CODE 5

• bezahlter Bildungsurlaub

Es handelt sich um die Tage, für die der Arbeitgeber den Lohn zahlt und an denen der Arbeitnehmer die Regelung des bezahlten Bildungsurlaubs beanspruchen kann. Innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Regeln wird der Lohn für diese Tage durch die zuständige regionale Organisation erstattet. Ab 01.04.2015 wird der Kontakt zwischen den Arbeitgebern und der Verwaltung in Bezug auf Rückzahlungsanträge nur noch auf diesem Weg stattfinden. Weitere Informationen und Kontaktadressen finden Sie auf der Website des FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung.

Für Ausbildungen, die am 01. September 2019 beginnen, tritt die flämische Entsprechung in Kraft. Für den Flämischen Ausbildungsurlaub (Vlaams Opleidingsverlof - VOV) muss in der DmfA ebenfalls dieser Code verwendet werden, um eine Beihilfe erhalten zu können.

Ab dem 1. Quartal 2020 muss dabei auch in der Zone „Stundenzahl Bildungsurlaub Flandern“ die Zahl der Abwesenheitsstunden für diese Ausbildung angegeben werden.

 

CODE 10

• garantierter Lohn für die zweite Woche;
• Feiertage und Ersatztage in der Periode der vorübergehenden Arbeitslosigkeit;
• Amt eines Sozialrichters;

Die Tage vorübergehender vollständiger Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit, die einen Anspruch auf Entschädigung begründen, sind nicht in diesem Code enthalten, sondern werden unter einem spezifischen indikativen Code angegeben.

 

CODE 11

• Arbeitsunfähigkeit mit Ergänzungsentschädigung oder Vorschuss gemäß dem KAA Nr. 12bis oder Nr. 13bis

Es geht um Folgendes:

• die Tage nach der zweiten Krankheitswoche oder nach einem gemeinrechtlichen Unfall, für die der Arbeitgeber eine Zulage zusätzlich zur Krankenkassenleistung bezahlt;
• die Tage nach der ersten Woche im Falle eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit, für die der Arbeitgeber eine Zulage zusätzlich zur Arbeitsunfall- oder Berufskrankheitsversicherungsleistung zahlt.

Die sieben Tage, die auf die ersten sieben Tage der Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit oder Unfall nach allgemeinem Recht folgen, werden in diesem Code nicht erwähnt, sondern wie oben unter Code 10 erwähnt, da es sich um Tage „Arbeitsunfähigkeit mit garantiertem Lohn zweite Woche“ handelt.

 

CODE 12

• Urlaub aufgrund eines für allgemein verbindlich erklärten kollektiven Arbeitsabkommens;
• Ausgleichsruhe im Bausektor

Dieser Code enthält ausschließlich:

• die nicht durch den Arbeitgeber bezahlten Urlaubstage, die durch das für allgemein verbindlich erklärte KAA gewährt werden (= im Textilsektor, im Landwirtschaftssektor, dessen Hauptaktivität aus dem Anbau und der ersten Verarbeitung von Flachs und/oder Hanf besteht, im Diamantsektor und in der Binnenschifffahrt);
• die Ausgleichstage, die im Bausektor im Rahmen der Arbeitszeitverkürzung gewährt werden;
• die durch den Fonds für Existenzsicherung gezahlte Pauschale für die Ausgleichstage in den Sektoren Treibstoffhandel und Diamanten.

Sie können diesen Code also nur verwenden, wenn Sie in einem dieser Sektoren tätig sind. Dies bezieht sich nur auf die Tage, die der Arbeitnehmer während des Quartals tatsächlich genommen hat.

In den nachstehenden „zusätzlichen Informationen“ finden Sie die Daten, an denen die Ausgleichsruhetage im Baugewerbe fallen.

 

CODE 13

• Förderung des sozialen Aufstiegs

Es geht um eine Aussetzung des Arbeitsvertrags wegen der Teilnahme an Kursen zur sozialen Förderung.

 

CODE 14

• Ergänzende Urlaubstage bei Beginn oder Wiederaufnahme der Aktivität

Der Leistungscode 14 gilt für Arbeiter und Angestellte. Angestellte erhalten für diese Tage bei Beginn oder Wiederaufnahme der Tätigkeit von ihrem Arbeitgeber Urlaubsgeld. Arbeiter erhalten dieses Urlaubsgeld vom LAJU oder von einer Urlaubskasse.

 

CODE 15

• Flexi-Urlaubstage

Aufgrund des eigenen Systems des Urlaubsgelds ist der normale Leistungscode für den Urlaub (2) für Flexi-Arbeitnehmer nicht anwendbar. Auch beim Abgang ist kein Abgangsurlaubsgeld fällig ( Lohncodes 7 und 11). Flexi-Urlaub sollte daher mit diesem separaten Leistungscode angegeben werden.

 

CODE 20

• Ausgleichsruhe im Rahmen einer Arbeitszeitverkürzung

Unter diesem Code werden die genommenen Ausgleichsruhetage in ein System eingeordnet, in dem eine Arbeitszeitverkürzung durch die Gewährung von Ausgleichstagen erreicht wird, die nicht zum Zeitpunkt der tatsächlichen Inanspruchnahme dieser Tage bezahlt werden, sondern indirekt durch die Technik der Erhöhung des Stundenlohns. Diese Technik bedeutet, dass der angegebene Stundenlohn tatsächlich einen längeren Zeitraum als nur diese eine Stunde abdeckt. Der Arbeitnehmer schafft nämlich eine unbezahlte Erholungszeit, die der Reduzierung der Arbeitszeit entspricht.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass zwei verschiedene Systeme zur Einführung einer Arbeitszeitverkürzung durch Ausgleichstage genutzt werden können:

• einerseits die Regelung, bei der der Ausgleichstag zum Zeitpunkt bezahlt wird, zu dem der Arbeitnehmer seine Ausgleichsruhezeit nimmt: diese Tage sind mit Leistungscode 1 zu melden;
• andererseits die Regelung, bei der der Ausgleichstag nicht zu dem Zeitpunkt bezahlt wird, zu dem der Arbeitnehmer seine Ausgleichsruhezeit nimmt: diese Tage sind mit Leistungscode 20 anzugeben; der Code 20 muss deshalb auch verwendet werden, wenn die Arbeitszeitverkürzung mit einem teilweisen oder vollständigen Lohnverlust einhergeht.

Für dieses Ausgleichssystem im Rahmen einer Arbeitszeitverkürzung, bei der der Ausgleichstag nicht zum Zeitpunkt der Inanspruchnahme bezahlt wird, muss auch der Prozentsatz der Entlohnung auf Jahresbasis angegeben werden.

Achtung: Unter diesem Code können nur die während des Quartals tatsächlich genommenen Tage angegeben werden.

Die Ausgleichsruhezeit, die zum Zeitpunkt der Inanspruchnahme der Ausgleichsruhezeit gezahlt wird, geben Sie unter Code 1 an (mit Ausnahme der Ausgleichsruhezeit im Baugewerbe, für die ein gesonderter Code (Code 12) vorgesehen ist).

 

CODE 21

• Tage Streik/Lockout

Geben Sie unter diesem Code die Streiktage an, an denen der Arbeitnehmer teilgenommen hat, sowie die Tage, an denen der Arbeitnehmer aufgrund eines Lockouts der Arbeit ferngeblieben ist. Wenn aufgrund eines Streiks, an dem die Arbeitnehmer nicht teilgenommen haben, eine vorübergehende Arbeitslosigkeit für ganze Tage besteht, werden diese Tage unter dem indikativen Code für vorübergehende Arbeitslosigkeit angegeben.

 

CODE 22

• Gewerkschaftsauftrag

Unter diesem Code geben Sie die Tage der Gewerkschaftsaufträge an, für die Sie keinen Lohn gezahlt haben. Wenn Sie für diesen Zeitraum Löhne gezahlt haben, geben Sie diese unter Code 1 an.

 

CODE 24

• Urlaub aus zwingenden Gründen ohne Lohnfortzahlung

Es handelt sich um ein Fernbleiben von der Arbeit aufgrund der Aussetzung der Erfüllung des Arbeitsvertrags in Anwendung von Artikel 30bis des Arbeitsvertragsgesetzes vom 3. Juli 1978 wegen eines unvorhergesehenen Ereignisses, das nichts mit der Arbeit zu tun hat. Dazu gehört u. a. auch der Pflegeurlaub.

Arbeitgeber von Tageseltern müssen diesen Code für die maximal 20 unbezahlten Urlaubstage und gesetzlichen Feiertage ohne Kinderbetreuung verwenden.

 

CODE 25

• bürgerliche Pflichten ohne Lohnfortzahlung
• öffentliches Mandat

Auch hier geht es nur um die Tage, für die Sie keinen Lohn zahlen.

 

CODE 26

• Milizpflicht

Es handelt sich um eine Aussetzung des Arbeitsverhältnisses aufgrund von Milizverpflichtungen.

 

CODE 30

• unbezahlter Urlaub;
• alle anderen Arbeitszeitdaten, für die der Arbeitgeber keine Löhne und Gehälter zahlt, mit Ausnahme derjenigen, die unter einem anderen Code aufgeführt sind

Dieser Code ist eine Restkategorie. Sie fasst alle Tage zusammen, an denen der Arbeitnehmer nicht gearbeitet hat und für die Sie keinen Lohn gezahlt haben und die nicht der Sozialversicherung angerechnet werden können. Sie geben also nur dann Tage unter diesem Code an, wenn sie unter keinem anderen (normalen oder indikativen) Code angegeben werden können.

In Anbetracht der Auswirkungen, die die Verwendung dieses Codes auf die Rechte der sozialen Sicherheit haben kann, sollte er mit Vorsicht verwendet werden. Auf keinen Fall sollte er für Arbeitnehmer verwendet werden, die von einer Vollzeit- zu einer Teilzeitbeschäftigung wechseln. In diesem Fall (auch wenn der Zeitraum relativ kurz ist) muss eine neue Beschäftigungszeile eingerichtet werden und der Arbeitnehmer als Teilzeitbeschäftigter gemeldet werden.

 

CODE 80

• nicht beitragspflichtige Überstunden im Gastgewerbe

Dabei geht es um die Meldung bestimmter Überstunden im Gaststättengewerbe, für die keine Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten sind und die von der Steuer befreit sind.

 

CODE 110

• freigestellte parlamentarische Leistungen und Leistungen von lokalen Mandatsträgern

Es handelt sich um

• die Meldung von Leistungen im Rahmen eines Mandats als föderales / regionales Parlaments- oder Regierungsmitglied und den durch die Abgangsentschädigung gedeckten Zeitraum.
• die Meldung der Leistungen von geschützten lokalen Mandatsträger
• die Leistungen im Zusammenhang mit der Abgangsentschädigung der Mitglieder Ständigen Ausschusses oder des Provinzkollegiums (geschützte und nicht geschützte lokale Mandatsträger).

 

Indikative Codes

Zusätzlich zu den oben erwähnten "normalen" Codes müssen Sie möglicherweise auch einige Daten mit einem indikativen Code übermitteln. Anhand dieser indikativen Codes wissen die verschiedenen Sektoren der sozialen Sicherheit, dass es sich um Leistungen handelt, für die nicht der Arbeitgeber und das LSS die authentische Quelle für die endgültige Qualifikation sind, sondern dass eine andere externe Institution die Daten überprüft und als authentische Quelle bestätigt. Die Verwendung dieser Codes vermeidet Lücken im Meldequartal und ist auch deshalb notwendig, weil das LSS auf diese Weise erkennen kann, welche Tage/Stunden der Arbeitgeber bei der Berechnung der Beitragsermäßigungen berücksichtigt hat.

Die Meldung mit einem indikativen Code erfolgt auf die gleiche Weise wie die Meldung anderer Arbeitszeitdaten (d. h. auch in Stunden oder Tagen, je nach Eigenschaft des Arbeitnehmers). Die folgenden indikativen Codes sind vorgesehen:

Es handelt sich immer um Abwesenheiten, für die der Arbeitgeber keinen Lohn zahlt.

Diese indikativen Codes werden nur für Abwesenheiten verwendet, die nicht mit einem regulären Code mitgeteilt werden, da jede Art von An- oder Abwesenheit nur mit einem Code mitgeteilt werden kann.

• CODE 50: gemeinrechtliche Krankheit oder gemeinrechtlicher Unfall
• Code 51: Mutterschutz (= Maßnahme des Mutterschutzes, der Mutterschaftsruhe und des umgewandelten Mutterschaftsurlaubs bei Tod oder Krankenhausaufenthalt der Mutter) und Stillpausen (KAA Nr. 80);
• Code 52: Vaterschafts- oder Geburtsurlaub, Adoptionsurlaub und Pflegeelternurlaub (ausschließlich die Tage zulasten des LIKIV-Sektors ‚Leistungen‘);
• CODE 53: prophylaktischer Urlaub
• Code 60: Arbeitsunfall;
• Code 61: Berufskrankheit;
• Code 70: zeitweilige Arbeitslosigkeit - andere als wirtschaftliche Arbeitslosigkeit und schlechtes Wetter;
• Code 71: Arbeitslosigkeit aus wirtschaftlichen Gründen;
• Code 72: vorübergehende Arbeitslosigkeit infolge ungünstiger Witterung;
• Code 73: Jugendurlaubstage und Seniorenurlaubstage;
• Code 74: vorgesehene, jedoch nicht erbrachte Leistungen von Tageseltern wegen der Abwesenheit von Kindern aus Gründen, die nicht durch die Tageseltern zu verantworten sind;
• Code 75: Pflege (für die vom LfA bezahlten Tage der Abwesenheit von der Arbeit im Hinblick auf die Erbringung von Pflegeleistungen anzugeben);
• Code 76: Aussetzungstage Angestellte wegen Arbeitsmangel.

 

 

Die für die frühere LSS-Meldung geltende Regel, wonach bestimmte Abwesenheiten nur für 12 Monate gemeldet werden mussten, wird hinfällig. Dies bedeutet, dass ein Arbeitnehmer mit dem indikativen Code der Arbeitsunfähigkeit gemeldet werden sollte, bis er seine Arbeit wieder aufnimmt oder sein Arbeitsvertrag aufgelöst wird.

Die für die frühere LSS-Meldung geltende Regel, wonach bestimmte Abwesenheiten nur für zwölf Monate gemeldet werden mussten, wird hinfällig. Dies bedeutet, dass ein Arbeitnehmer mit dem indikativen Code der Arbeitsunfähigkeit gemeldet werden sollte, bis er seine Arbeit wieder aufnimmt oder sein Arbeitsvertrag aufgelöst wird.