Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, Betriebsfahrzeuge und Mobilitätsentschädigung

Erstattung der Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz

Beträge, die als Erstattung der Kosten gelten, die beim Arbeitnehmer anfallen, um von seinem Wohnort zum Arbeitsplatz und zurück zu reisen, sind vom Lohnbegriff ausgeschlossen. Das LSS ist jedoch der Ansicht, dass auf diese Beträge Sozialversicherungsbeiträge geschuldet werden, wenn sie pauschal veranschlagt werden. Zur Berechnung der Beiträge dürfen die Effektivkosten, deren Höhe nachgewiesen werden kann, von diesen Pauschalbeträgen abgezogen werden.

Gebrauch eines Betriebsfahrzeugs

Auch der Vorteil, auf den ein Arbeitnehmer Anspruch hat, wenn ihm sein Arbeitgeber ein Fahrzeug sowohl für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz als auch für sonstige Privatnutzung zur Verfügung stellt, ist vom Lohnbegriff ausgeschlossen. Auf diesen Vorteil wird aber ein pauschaler Solidaritätsbeitrag geschuldet, der vom CO₂-Emissionswert und dem Kraftstofftyp des Fahrzeugs abhängt.

Mobilitätszulage

Ab dem 01. Januar 2018 erhalten einige Arbeitnehmer, die ein Betriebsfahrzeug nutzen, die Möglichkeit, dieses gegen eine Mobilitätsentschädigung einzutauschen. Bezüglich der Beiträge gilt dasselbe System wie für Betriebsfahrzeuge: die Mobilitätsentschädigung selbst ist befreit, aber der Arbeitgeber schuldet einen Solidaritätsbeitrag. Dieser entspricht dem Solidaritätsbeitrag, den der Arbeitgeber für das eingetauschte Betriebsfahrzeug schuldete, und wird auf dieselbe Weise berechnet, solange die Mobilitätsentschädigung zugewiesen wird.

Wann können Betriebsfahrzeuge eingetauscht werden?

Arbeitgeber

Der Arbeitgeber muss über einen ununterbrochenen Zeitraum von wenigstens 36 Monaten ein oder mehrere Betriebsfahrzeuge zur Verfügung gestellt haben; es gilt eine Ausnahmeregelung für beginnende Arbeitgeber (ausgenommen der Fortsetzung der Aktivitäten einer natürlichen oder anderen Rechtsperson). Diese neuen Arbeitgeber können folglich ebenfalls die Mobilitätsentschädigung einführen, wenn sie einem oder mehreren Arbeitnehmern ein Betriebsfahrzeug zur Verfügung stellen.
Der Arbeitgeber muss das System des Austauschs im Unternehmen bereitstellen, es bekannt machen und eventuelle Bedingungen mitteilen.

Arbeitnehmer

Um eine Mobilitätsentschädigung beantragen zu können, muss der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Beantragung bei seinem derzeitigen Arbeitgeber:
- mindestens 3 Monate lang ohne Unterbrechung ein Betriebsfahrzeug besitzen oder sich dafür qualifizieren
- und mindestens 12 Monate im Laufe der letzten 36 Monate ein Betriebsfahrzeug besessen oder sich dafür qualifiziert haben.
- Dies gilt nicht, wenn das Unternehmen seit weniger als 36 Monaten besteht (es sei denn, es setzt die Aktivitäten einer natürlichen oder anderen Rechtsperson fort).
- Dies gilt ebenso wenig im Falle einer Einstellung oder einer Beförderung oder eines Funktionswechsels, die vor dem 01. März 2019 stattgefunden haben.
Der Arbeitnehmer, der über verschiedene Betriebsfahrzeuge verfügen kann, kann die Mobilitätsentschädigung nur im Austausch gegen ein (1) Betriebsfahrzeug erhalten. Der Eintausch des anderen Fahrzeugs kann nicht zu einer zusätzlichen Mobilitätsentschädigung führen.
Es gelten spezifische Bestimmungen für Arbeitnehmer, die in Dienst treten und bei ihrem vorherigen Arbeitgeber bereits eine Mobilitätsentschädigung erhalten haben oder über ein Betriebsfahrzeug verfügten.
Der Arbeitnehmer, der über verschiedene Betriebsfahrzeuge verfügen kann, kann die Entschädigung nur im Austausch gegen ein (1)Betriebsfahrzeug und die weitere Verfügbarkeit eines anderen Betriebsfahrzeugs erhalten, wenn er die ‚Verfügungsbedingungen‘ für alle Betriebsfahrzeuge erfüllt. Wenn eines der Betriebsfahrzeuge die vorgeschriebenen Mindestlaufzeiten nicht erfüllt, müssen alle Betriebsfahrzeuge gegen eine einzige Mobilitätsentschädigung eingetauscht werden.

Betriebsfahrzeug

Nur die Betriebsfahrzeuge, für die einSolidaritätsbeitraggeschuldet wird (oder geschuldet würde) und für die ein allgemeiner Vorteil berechnet wird (oder berechnet werden müsste), kommen in Betracht (d.h. bei einer (eventuellen) privaten Nutzung).

Mobilitätszulage

Der Arbeitgeber entscheidet selbst, ob er die Mobilitätsentschädigung einführt oder nicht. Er ist nicht dazu verpflichtet, es allen Arbeitnehmern zu ermöglichen, sondern kann beispielsweise eine Unterscheidung zwischen den verschiedenen objektiven Arbeitnehmerkategorien treffen oder angeben, welche Bedingungen zu erfüllen sind. Er kann beispielsweise zwischen verschiedenen objektiven Arbeitnehmerkategorien unterscheiden oder angeben, welche Bedingungen zu erfüllen sind.
Nur Arbeitnehmer, die ein Betriebsfahrzeug haben oder aufgrund ihrer Funktionskategorie Anspruch darauf erheben, können sich entscheiden, den Wagen gegen eine Mobilitätsentschädigung einzutauschen. Sie sind nicht dazu verpflichtet. Es handelt sich um eine Wahlmöglichkeit.
Wurde das Betriebsfahrzeug als Ersatz oder als Lohnumwandlung (oder als sonstiger Vorteil auch beitragspflichtig) gewährt, kann das gesetzlich vorgesehene System der Mobilitätsentschädigung nicht angewendet werden.
Die Mobilitätsentschädigung kann ebenso wenig für die vollständige oder teilweise Ersetzung oder Umwandlung von Löhnen, Prämien, Sachleistungen oder sonstigen Vorteilen oder Zuschlägen (auch wenn diese nicht beitragspflichtig sind) gewährt werden.
Das System kann angewandt werden, wenn der Arbeitnehmer sein Recht auf ein Betriebsfahrzeug nicht genutzt und stattdessen eine Ausgleichsentschädigung oder einen Vorteil erhalten hat.
Die Mobilitätsentschädigung kann auch als Ersatz für das Mobilitätsbudget eingeführt werden.
Die Gewährung oder der Zugang zu einem Mobilitätsbudget beendet die Mobilitätsentschädigung am ersten Tag des laufenden Monats.
Der Anspruch auf Mobilitätsentschädigung erlischt am ersten Tag des laufenden Monats bei einem Funktionswechsel, für den im Lohnsystem des Arbeitgebers kein Betriebsfahrzeug bereitgestellt wird.
Bei einem Funktionswechsel oder einer Beförderung kann sich die Mobilitätsentschädigung erhöhen oder verringern.

Wechsel des Arbeitgebers

Spätestens nach Ablauf seines Arbeitsvertrags stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Dokument mit den notwendigen Informationen zur Verfügung, um bei seinem neuen Arbeitgeber eine Mobilitätsentschädigung auf der Grundlage des ihm zur Verfügung gestellten Betriebsfahrzeugs zu beantragen oder die Mobilitätsentschädigung fortzusetzen.

Informationen, die in das Dokument über das Betriebsfahrzeug aufzunehmen sind, auf dem die Mobilitätsentschädigung basiert oder basieren wird:

der Periode, in der das Betriebsfahrzeug zur Verfügung gestellt wurde
dem Katalogwert gemäß den steuerlichen Bestimmungen
den CO₂-Emissionen
dem Kraftstofftyp
gegebenenfalls, ob die Kraftstoffkosten für die Privatkilometer ganz oder teilweise vom Arbeitgeber getragen wurden
gegebenenfalls den Eigenbeitrag des Arbeitnehmers im letzten Monat vor der Rückgabe
gegebenenfalls, ob die Zuteilung des Betriebsfahrzeugs an eine vollständige oder teilweise Ersetzung oder Umwandlung von Lohn, Prämien, Sachleistungen oder sonstigen Leistungen geknüpft ist, unabhängig davon, ob sie sozialversicherungspflichtig sind oder nicht
gegebenenfalls die Höhe und Berechnung der Mobilitätsentschädigung zum Zeitpunkt der Vertragsbeendigung
gegebenenfalls den Zeitpunkt der Rückgabe im Austausch für die Mobilitätsentschädigung.

Auswirkungen

Es wird davon ausgegangen, dass die Mobilitätsentschädigung die Fahrt zwischen Wohnort und Arbeitsplatz deckt. Alle Fahrtkostenentschädigungen (Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz und Privatfahrten), die der Arbeitgeber über die Mobilitätsentschädigung hinaus gewährt, sind als Lohn zu betrachten.
Einzige Ausnahme sind die befreiten Fahrtkostenerstattungen, die der Arbeitgeber im Rahmen der Fahrten vom Wohnort zum Arbeitsplatz in den drei Monaten vor dem Antrag auf Austausch des Betriebsfahrzeugs bereits über das Betriebsfahrzeug hinaus gewährt hat. Dabei handelt es sich ausschließlich um Beträge derselben Größenordnung.

Berechnung der Mobilitätsentschädigung

Die Entschädigung entspricht dem Wert des Gebrauchsvorteils des Betriebsfahrzeugs auf Jahresbasis:
- 20 % von 6/7 des Katalogwerts des abgegebenen Betriebsfahrzeugs, oder
- 24 %, wenn der Arbeitgeber die Kraftstoffkosten für den Privatgebrauch des Fahrzeugs ganz oder teilweise bezahlt hat (über eine Tankkarte oder Rückzahlung der Kraftstoffkosten).
Es geht um die steuerliche Erfassung des Katalogwerts:
- den Katalogpreis des Fahrzeugs im Neuzustand beim Verkauf an eine Privatperson, einschließlich Zubehör und tatsächlich gezahlter Mehrwertsteuer, ohne Berücksichtigung von Rabatten, Ermäßigungen, Nachlässen oder Erstattungen.
- der eventuelle Beitrag des Arbeitgebers zum Privatgebrauch im Monat der Abgabe des Betriebsfahrzeugs wird auf einen Jahresbetrag extrapoliert und abgezogen.
Es liegt im Ermessen der Arbeitgebers, die Höhe der Mobilitätsentschädigung, auf die der Arbeitnehmer Anspruch hat, festzustellen.
Es handelt sich um einen festen Betrag, der zum Zeitpunkt des Übergangs berechnet wird. Eine Indexierung des Katalogwerts erfolgt ausschließlich am 01. Januar jedes Kalenderjahres.
Der Vorteil läuft, bis erneut ein Betriebsfahrzeug für Fahrten zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsplatz oder Privatfahrten gebraucht wird oder bis der Arbeitnehmer in eine Funktion kommt, für die kein Betriebsfahrzeug vorgesehen ist.

Formalitäten, Beitrag und Meldung an das LSS

Die Anfrage und Antwort erfolgen schriftlich und ein positiver Beschluss ist Teil des Arbeitsvertrags.
Der Solidaritätsbeitrag wird auf dem Niveau der natürlichen Person angegeben und der entsprechende steuerliche Vorteil unter dem DmfA-Lohncode 10 oder dem DmfAPPL-Lohncode 770.