Overzicht van de processen
Levenscyclus van het indienen van een originele DmfA-aangifte via batch
PDF versie .pdf - Nieuw venster
Inhoud
Aanmaak van de aangifte
Voor het verzenden van een originele aangifte via batch moet u een XML-document aanmaken. In dit document zal u de loon-en arbeidstijdgegevens per werknemer en de bijdragen voor de hele onderneming integreren.
XML-bestanden en gegevens
Meer informatie over de XML-bestanden en de hierin te integreren gegevens vindt u op de volgende pagina Specificatiesvoor verzending
Bij deze stap kunt u uw bestand via SFTP of FTP verzenden. Hiervoor moet uw lokale of co-Toegangsbeheerder (co-lokale beheerder) via het portaal een kanaal voor het verzenden van gestructureerde berichten aanmaken.
Hoe deze toegang krijgen?
Hiervoor moet u vooraf een aanvraag hebben ingediend. Voor meer informatie raden wij u aan de volgende pagina te raadplegen. Indienen of wijzigen (via batch).
Ontvangst van een ontvangstbewijs
Ontvangstbewijs (ACRF)
Na de verzending krijgt u een ontvangstbewijs.
Positief ACRF
Indien dit bericht positief is, betekent dit dat de aangiftes in het bestand verwerkt kunnen worden. Dit garandeert echter niet dat de aangiftes zullen worden aanvaard. Zij kunnen immers nog anomalieën bevatten.
Een voorbeeld van een XML-bestand van een positieve ACRF vindt u hierna: Ontvangstbewijs.xml Nieuw venster.
Notificatie en ticketnummer van de aangifte
Positieve notificatie
Voor elke aangifte die aanvaard wordt ontvangt u een positieve notificatie. Hierbij vindt u een voorbeeld van een dergelijke notificatie : Voorbeeld notificatie origineel.xml Nieuw venster
In de notificatie worden een aantal gegevens vermeld die de ontvangen aangifte identificeren :
- In het blok
<HandledOriginalForm>wordt aangegeven op welk soort aangifte de notificatie betrekking heeft, in het voorbeeld "DMFA", dus een originele aangifte. - In het blok
<Reference>wordt de referentie meegegeven die de aangever in het bestand vermeld heeft als eigen referentie, in het voorbeeld "VOORBEELD DMFA". - In het blok
<HandledReference>vindt u het ticketnummer dat het systeem aan de aangifte heeft toegekend. Dit is een uniek identificatienummer. In het voorbeeld is dit 34000ABCDE00X.
Ook worden gegevens vermeld met betrekking tot het resultaat van de uitgevoerde controles :
- In het blok
<HandlingResult>wordt aangegeven of de aangifte al dan niet aanvaard is (<resultcode>1 betekent aanvaard, 0 verworpen). In het voorbeeld is de aangifte aanvaard. - In het onderliggend blok
<AnomalyReport>worden alle fouten vermeld die in de aangifte werden aangetroffen. Er wordt ook vermeld of er een systeemcorrectie werd doorgevoerd en, indien dit het geval is, wordt de nieuwe waarde van de aangepaste zone vermeld in het veld<NewValue>. In het voorbeeld ziet u een anomalie in verband met het aantal aangegeven dagen (zonder correctie), een anomalie met betrekking tot de berekening van een bijdrage (met systeemcorrectie) en een anomalie met betrekking tot de berekening van een bijdragevermindering (met ook een systeemcorrectie).
Negatieve notificatie
U kunt een negatieve notificatie krijgen indien het aantal procentuele anomalieën te hoog is of indien er minstens één blokkerende anomalie in de aangifte voorkomt.
In dit negatieve notificatiebestand krijgt u informatie over de gevonden anomalieën.
Verzending van de PID's
Notificatie van de PID's en versienummers van de originele aangifte
Voor de ESS'en en werkgevers die de aanvraag gedaan hebben,worden de PID's en versienummers van de originele aangifte via batch opgestuurd. De PID's zijn de permanente identificatiegegevens.De versienummers zijn de versienummers toegekend aan de elementen van uw aangifte.
Hoe een aanvraag doen?
Om een aanvraag te doen, moet u een aanvraagformulier opsturen dat u op de pagina PID-bestand vindt.
Eventuele notificatie van wijziging met de systeemverbeteringen
Notificatie van wijziging
Indien een originele aangifte werd aanvaard en bij de controles systeemcorrecties werden toegepast ontvangt u ook een notificatie van wijziging. De systeemcorrecties worden automatisch verwerkten opgeladen in de DB DmfA. Hierbij vindt een voorbeeld van een notificatie van wijziging:
Exemple DMNO originale.xml Nieuw venster
Voorbeeld DMNO origineel.xml Nieuw venster
In de notificatie van wijziging wordt vermeld op welke aangifte deze betrekking heeft :
- In het blok
<Reference>wordt het ticketnummer van de originele aangifte vermeld en ook de referentie die de verzender aan deze aangifte heeft toegekend, in het voorbeeld respectievelijk 34000ABCDE00X en VOORBEELD DMFA. - In hetzelfde blok wordt ook het ticketnummer van de notificatie van wijziging zelf vermeld, in het voorbeeld 34000VWXYZ00N
In het bestand worden enkel die werknemers opgenomen waarvoor er gegevens werden gewijzigd ingevolge de systeemcorrectie.
- In het blok
<WRDclPart>worden de gegevens opgenomen zoals ze voorkwamen in de originele aangifte. - In het blok
<WRCorrectedPart>worden alleen de gecorrigeerde blokken opgenomen en de daar boven liggende blokken. - In de zone
<CreditAmount>of<DebitAmount>wordt het bedrag aan bijdragen vermeld dat het gevolg is van de systeemcorrectie. - Ook de PID's en de versienummers worden vermeld.
In voorbeeld zijn twee werknemers opgenomen waarbij voor de eerste de berekening van de bijdragen werd aangepast en voor de tweede de berekening van een bijdragevermindering.
Wijzigend bericht (op papier) bij een verschil van plus of min 5 €
Wijzigend bericht
In de notificatie van wijziging wordt reeds het bedrag vande wijziging meegedeeld. Later ontvangt u een papieren "bericht van wijziging der bijdragen", waarna er een betalingstermijn van dertig dagen is. Een dergelijk bericht wordt pas opgesteld indien het totaal aan bijdragen (in plus of in min) minstens € 5 is.
Levenscyclus van het wijzigen van een reeds ingediende DmfA-aangifte
PDF versie .pdf - Nieuw venster
Inhoud
Aanmaak van het wijzigend bestand
Aanmaak van het wijzigend bestand
Voor het verzenden van een wijziging van een originele aangifte via batch, moet u een .XML-document aanmaken. In dit document zal u de loon- en arbeidstijdgegevens per werknemer en de bijdragen voor de hele onderneming integreren.
.XML-bestand en gegevens
Meer informatie over de XML-bestanden en de hierin te integreren gegevens vindt u via de volgende link Specificaties voor verzending
Verzending van de aangifte
Verzending van het bestand
In deze stap kunt u uw bestand via FTP of SFTP verzenden.Hiervoor moet u een Toegangsbeheerder (lokale beheerder) hebben aangeduid die vooraf een toegang tot de beveiligde zone zal hebben gevraagd.
Hoe deze toegang krijgen?
U moet deze toegang hebben gevraagd via een formulier. Voor meer informatie raden wij u aan de volgende pagina te raadplegen. Indienen of wijzigen (via batch).
Ontvangst van een ontvangstbewijs
Ontvangstbewijs (ACRF)
Na de verzending krijgt u een ontvangstbewijs.
Positief ACRF
Indien dit bericht positief is, betekent dit dat de aangiftes in het bestand verwerkt zullen worden door de RSZ. Dit garandeert echter niet dat de aangiftes aanvaard zullen worden. Zij kunnen immers nog anomalieën bevatten.
Een voorbeeld van een .XML-bestand van een positieve ACRF vindt u hierna ontvangstbewijs.xml Nieuw venster.
Negatief ACRF
U krijgt een negatieve melding als het systeem problemen ondervindt in de structuur van het bestand of in de toegangsrechten van de persoon die het bestand heeft opgestuurd, als de persoon hiertoe niet het recht had voor de aangifte(s) in het bestand.
Notificatie en ticketnummer van de aangifte
Positieve notificatie van een wijziging
Voor elke wijzigende aangifte die aanvaard wordt ontvangt u een positieve notificatie. Hierbij vindt u een voorbeeld van een dergelijke notificatie :
Voorbeeld notificatie update.xml Nieuw venster
In de notificatie worden een aantal gegevens vermeld die de ontvangen aangifte identificeren :
- In het blok
<HandledOriginalForm>wordt aangegeven op welk soort aangifte de notificatie betrekking heeft, in het voorbeeld "DMFAUPD", wat aangeeft dat het om een wijzigende aangifte gaat. - In het blok
<Reference>wordt de referentie meegegeven die de aangever in het bestand vermeld heeft als eigen referentie, in het voorbeeld "VOORBEELD UPD". - In het blok
<HandledReference>vindt u het ticketnummer dat het systeem aan de aangifte heeft toegekend. Dit is een uniek identificatienummer. In het voorbeeld is dit 34000KLMNP001.
Ook worden gegevens vermeld met betrekking tot het resultaat van de uitgevoerde controles :
- In het blok
<HandlingResult>wordt aangegeven of de wijzigende aangifte al dan niet aanvaard is (<resultcode>1 betekent aanvaard, 0 verworpen). In het voorbeeld is de aangifte aanvaard. - In het onderliggend blok
<AnomalyReport>worden alle fouten vermeld die in de wijzigende aangifte werden aangetroffen. Er wordt ook vermeld of er een systeemcorrectie werd en, indien dit het geval is, wordt de nieuwe waarde van de aangepaste zone vermeld in het veld<NewValue>. In het voorbeeld ziet men een anomalie met betrekking tot de berekening van een bijdrage (met systeemcorrectie).
Negatieve notificatie
U kunt een negatieve notificatie krijgen indien het aantal procentuele anomalieën te hoog is of indien er minstens één blokkerende anomalie in de aangifte voorkomt.
In dit negatieve notificatiebestand krijgt u informatie over de gevonden anomalieën.
Notificatie van wijziging met de eventuele systeemverbeteringen
Notificatie van wijziging ingevolge een wijzigende aangifte
Eens uw wijzigende aangifte is verwerkt ontvangt u een notificatie van wijziging.
Hierbij vindt een voorbeeld van zo een notificatie van wijziging:
Voorbeeld DMNO update.xml Nieuw venster.
In de notificatie van wijziging wordt vermeld op welke aangifte deze betrekking heeft :
- In het blok
<Reference>wordt het ticketnummer van de wijzigende aangifte vermeld en ook de referentie die de verzender aan deze aangifte heeft toegekend, in het voorbeeld respectievelijk 34000KLMNP001 en VOORBEELD UPD. - In hetzelfde blok wordt ook het ticketnummer van de notificatie van wijziging zelf vermeld, in het voorbeeld 34000RSTUV007.
In het bestand worden alle werknemers opgenomen die vermeld waren in de wijzigende aangifte.
- In het blok
<LastSituationWR>wordt de technische sleutel vermeld die aanwezig was in de DB DmfA voor de verwerking van de wijzigende aangifte. - In het blok
<WRDclPart>worden de gegevens opgenomen zoals ze voorkwamen in de wijzigende aangifte. - In geval van een systeemcorrectie op de wijzigende aangifte is er een blok
<WRCorrectedPart>waarin de gegevens worden vermeld zoals ze zijn na de systeemcorrectie. - In de zone
<CreditAmount>of<DebitAmount>wordt het bedrag aan bijdragen vermeld dat het gevolg is van de wijziging, met inbegrip van de eventuele systeemcorrectie. - Ook de PID's en de versienummers worden vermeld.
In voorbeeld zijn drie werknemers opgenomen waarbij voor de eerste en de derde werknemer de wijzigende aangifte integraal werd aanvaard, voor de tweede werknemer gebeurde een systeemcorrectie voor de berekening van een bijdragevermindering.
Wijzigend bericht (op papier) bij een verschil van plus of min 5 €
Wijzigend bericht
Voor een wijzigende aangifte krijgt u een wijzigend bericht (op papier) indien het bedrag van de wijziging, met inbegrip van de systeemcorrecties, minstens 5 € bedraagt in plus of in min. Deze wijziging moet u betalen binnen de 30 dagendie volgen op de datum van dit wijzigend bericht.