Overzicht van de processen
Levenscyclus van het indienen van een originele aangifte ingediend via gestructureerde mededeling
PDF-versie .pdf - Nieuw venster
Inhoud
- Aanmaak van de aangifte
- Verzending van de aangifte
- Ontvangst van een ontvangstbewijs van bestand
- Notificatie en ticketnummer van de aangifte
- Verzending van de PID's
- Eventuele notificatie van wijziging met de systeemcorrecties
- Verzending van een notificatie van berekening
- Verzending van de maandelijkse factuur
Aanmaak van de aangifte
Voor het verzenden van een originele aangifte via batch moet u een .XML-document aanmaken. In dit document vermeldt u de loon- en arbeidstijdgegevens per werknemer en de bijdragen voor de hele administratie.
XML-bestanden en gegevens
Meer informatie over de XML-bestanden en de hierin te vermelden gegevens vindt u op de volgende pagina Specificaties voor verzending.
Verzending van de aangifte
Om uw bestand te verzenden via FTP of SFTP moet u een Hoofdtoegangsbeheerder (Verantwoordelijke Toegangen Entiteit) hebben aangesteld die toegang aanvraagt tot de beveiligde zone.
Hoe deze toegang krijgen?
Hiervoor moet u vooraf een aanvraag hebben ingediend.
Voor meer informatie raden wij u aan de volgende pagina te raadplegen. Indienen en wijzigen (via batch).
Ontvangst van een ontvangstbewijs van bestand
Ontvangstbewijs van het bestand (ACRF)
Na de verzending krijgt u een ontvangstbewijs.
Positief ACRF
Indien dit bericht positief is, betekent dit dat de aangiften in het bestand verwerkt kunnen worden. Dit garandeert echter niet dat de aangiften worden aanvaard. Ze kunnen immers nog anomalieën bevatten.
Een voorbeeld van een .XML-bestand van een positief ACRF vindt u door hier te klikken Ontvangstbewijs van .xml-bestand .xml - Nieuw venster.
Negatief ACRF
U krijgt een negatieve melding als het systeem problemen ondervindt met de structuur van het bestand of met de toegangsrechten. De persoon die het bestand opstuurde, had voor één of bepaalde aangifte(n) hiertoe niet het recht.
Notificatie en ticketnummer van de aangifte
Positieve notificatie
Voor elke aangifte die aanvaard wordt en die in het bestand staat, ontvangt u een positieve notificatie.
Hierbij vindt u een voorbeeld van een dergelijke notificatie.
Voorbeeld van notificatie origineel.xml .xml - Nieuw venster.
- In het blok <HandledOriginalForm> wordt aangegeven op welk soort aangifte de notificatie betrekking heeft, in het voorbeeld "DMFA", dus een originele aangifte.
- In het blok <Reference> wordt de referentie meegegeven die de aangever in het bestand vermeld heeft als eigen referentie, in het voorbeeld "VOORBEELD DMFA".
- In het blok <HandledReference> vindt u het ticketnummer dat het systeem aan de aangifte heeft toegekend. Dit is een uniek identificatienummer. In het voorbeeld is dit 34000ABCDE00X.
Ook worden gegevens vermeld over het resultaat van de uitgevoerde controles:
- In het blok <HandlingResult> wordt aangegeven of de aangifte al dan niet aanvaard is (<resultcode> 1 betekent aanvaard, 0 verworpen). In het voorbeeld is de aangifte aanvaard.
- In het blok <AnomalyReport> worden alle fouten vermeld die in de aangifte werden aangetroffen. Er wordt ook vermeld of er een systeemcorrectie werd doorgevoerd en, indien dit het geval is, wordt de nieuwe waarde van de aangepaste zone vermeld in het veld <NewValue>. In het voorbeeld ziet u een anomalie in verband met het aantal aangegeven dagen (zonder correctie), een anomalie in verband met de berekening van een bijdrage (met systeemcorrectie) en een anomalie met betrekking tot de berekening van een bijdragevermindering (met ook een systeemcorrectie).
Negatieve notificatie
U kunt een negatieve notificatie krijgen indien het aantal procentuele anomalieën te hoog is of indien er minstens één blokkerende anomalie voorkomt in de aangiften in uw bestand.
In dit negatieve notificatiebestand krijgt u informatie over de gevonden anomalieën.
Verzending van de PID's
Notificatie van de PID's en versienummers van de originele aangifte.
De dienstverrichters PPL en de werkgevers die hiertoe een aanvraag indienen, ontvangen de PID's en de versienummers van de originele aangifte via Batch.
- De PID's zijn de Permanente Identificatiegegevens.
- De versienummers zijn de nummers die zijn toegekend aan de verschillende elementen van uw aangifte.
Hoe een aanvraag doen?
Om een aanvraag te doen, moet u een aanvraagformulier opsturen dat u op de pagina Fichier PID vindt.
Eventuele notificatie van wijziging met de systeemcorrecties
Notificatie van wijziging
Indien een originele aangifte werd aanvaard en bij de controles systeemcorrecties werden toegepast ontvangt u ook een notificatie. De systeemcorrecties worden automatisch verwerkt en opgeladen in de DB DmfA. Hieronder vindt een voorbeeld van een notificatie van wijziging:
Voorbeeld DMNO origineel.xml .xml - Nieuw venster.
In de notificatie van wijziging wordt vermeld op welke aangifte deze betrekking heeft:
- In het blok <Reference> wordt het ticketnummer van de wijzigende aangifte vermeld en ook de referentie die de verzender aan deze aangifte heeft toegekend, in het voorbeeld respectievelijk 34000KLMNP001en VOORBEELD UPD.
- In hetzelfde blok wordt ook het ticketnummer van de notificatie van wijziging zelf vermeld, in het voorbeeld 34000RSTUV007.
In dit bestand staan alle werknemers die worden vermeld in de wijzigende aangifte.
- In het blok <LastSituationWR> wordt de technische sleutel vermeld die aanwezig was in de DB DmfA voor de verwerking van de wijzigende aangifte.
- In het blok <WRDclPart> worden de gegevens vermeld zoals ze voorkwamen in de wijzigende aangifte.
- In geval van systeemcorrecties bij de wijzigende aangifte is er een blok <WRCorrectedPart> waarin de gegevens worden vermeld zoals ze zijn na de systeemcorrectie.
- In de zone <CreditAmount> of <DebitAmount> wordt het bedrag aan bijdragen vermeld dat het gevolg is van de wijziging, met inbegrip van de eventuele systeemcorrectie.
- Ook de PID's en de versienummers worden vermeld.
In het voorbeeld gaat het om drie werknemers. Voor de eerste en de derde werknemer werd de wijzigende aangifte integraal aanvaard, voor de tweede werknemer gebeurde een systeemcorrectie bij de berekening van een bijdragevermindering.
Verzending van een notificatie van berekening
Notificatie van berekening
Na afloop van uw aangifte ontvangt u een aanwijzing over de terugbetaling en/of de betaling van het bedrag. Dit bedrag wordt u in eerste instantie meegedeeld door de notificatie van berekening.
De notificatie van berekening wordt verzonden via gestructureerde mededelingen in XML-formaat. Indien u een beroep doet op een dienstverlener, wordt de duplicaatprocedure toegepast. In dit geval ontvangen de werkgever en de dienstverlener de XML-mededeling.
Verzending van de maandelijkse factuur
Maandelijkse factuur
Deze maandelijkse afrekening, die eenmaal per maand wordt verstuurd, vormt het overzicht van de verschuldigde bedragen, hetzij door de werkgever, hetzij door de RSZ. Op deze maandelijkse afrekening staat het voorschot van de maand volgend op de verzending, evenals alle bedragen die in de loop van een bepaalde periode werden geboekt voor rekening van een administratie. Deze afrekening kan dus zowel een bijdragesaldo bevatten, opgesteld na een originele verklaring, als een regularisatie die is opgesteld na een wijzigende aangifte. Deze mededeling wordt uitsluitend naar de e-Box Enterprise van de werkgever verzonden.
Levenscyclus van een wijzigende aangifte ingediend via gestructureerde mededeling
PDF-versie .pdf - Nieuw venster
Inhoud
- Aanmaak van het bestand van wijzigende aangifte
- Verzending van de aangifte
- Ontvangst van een ontvangstbewijs van bestand
- Notificatie en ticketnummer van de aangifte
- Eventuele notificatie van wijziging met de systeemcorrecties
- Verzending van een notificatie van berekening
- Verzending van de maandelijkse factuur
Aanmaak van het bestand van wijzigende aangifte
Aanmaak van het wijzigend bestand
Voor het verzenden van een wijziging van een originele aangifte via batch moet u een .XML-document aanmaken. In dit document vermeldt u de loon- en arbeidstijdgegevens per werknemer en de bijdragen voor de hele onderneming.
XML-bestanden en gegevens
Meer informatie over de XML-bestanden en de hierin te vermelden gegevens vindt u op de volgende pagina Specificaties voor verzending (via batch).
Verzending van de aangifte
Verzending van het bestand
In deze stap kunt u uw bestand via FTP of SFTP verzenden. Hiervoor moet u een Hoofdtoegangsbeheerder (Verantwoordelijke Toegangen Entiteit) hebben aangesteld die vooraf toegang tot de beveiligde zone heeft gevraagd.
Hoe deze toegang krijgen?
Hiervoor moet u een aanvraag hebben ingediend.
Voor meer informatie raden wij u aan de volgende pagina te raadplegen Indienen en wijzigen (via batch).
Ontvangst van een ontvangstbewijs van bestand
Ontvangstbewijs van het bestand (ACRF)
Na de verzending krijgt u een ontvangstbewijs.
Positief ACRF
Indien dit bericht positief is, betekent dit dat de aangiften in het bestand worden verwerkt door de RSZ. Dit garandeert echter niet dat de aangiften worden aanvaard. Ze kunnen immers nog anomalieën bevatten.
Een voorbeeld van een .XML-bestand van een positief ACRF vindt u door hier te klikken Ontvangstbewijs van .xml-bestand .xml - Nieuw venster.
Negatief ACRF
U krijgt een negatieve melding als het systeem problemen ondervindt met de structuur van het bestand of met de toegangsrechten. De persoon die het bestand opstuurde, had voor één of bepaalde aangifte(n) hiertoe niet het recht.
Notificatie en ticketnummer van de aangifte
Positieve Notificatie
Voor elke wijzigende aangifte die aanvaard wordt, ontvangt u een positieve notificatie. Hierbij vindt u een voorbeeld van een dergelijke notificatie:
Voorbeeld notificatie update.xml .xml - Nieuw venster
In de notificatie worden een aantal gegevens vermeld die de ontvangen aangifte identificeren:
- In het blok <HandledOriginalForm> wordt aangegeven op welk soort aangifte de notificatie betrekking heeft, in het voorbeeld “DMFAUPD”, wat aangeeft dat het om een wijzigende aangifte gaat.
- In het blok <Reference> wordt de referentie meegegeven die de aangever in het bestand vermeld heeft als eigen referentie, in het voorbeeld “EXEMPLE UPD”.
- In het blok <HandledReference> vindt u het ticketnummer dat het systeem aan de aangifte heeft toegekend. Dit is een uniek identificatienummer. In het voorbeeld is dit 34000KLMNP001.
Ook worden gegevens vermeld over het resultaat van de uitgevoerde controles:
- In het blok <HandlingResult> wordt aangegeven of de aangifte al dan niet aanvaard is (<resultcode> 1 betekent aanvaard, 0 verworpen). In het voorbeeld is de aangifte aanvaard.
- In het blok <AnomalyReport> worden alle fouten vermeld die in de aangifte werden aangetroffen. Er wordt ook vermeld of er een systeemcorrectie werd doorgevoerd en, indien dit het geval is, wordt de nieuwe waarde van de aangepaste zone vermeld in het veld <NewValue>. In het voorbeeld gaat het om u een anomalie aangaande het toegewezen aantal dagen (zonder correctie) en een anomalie in verband met de berekening van een bijdrage (met systeemcorrectie).
Negatieve notificatie
U ontvangt een negatieve notificatie als het aantal procentuele anomalieën te hoog is of als er minstens één blokkerende anomalie in de aangifte voorkomt.
In dit negatieve notificatiebestand krijgt u informatie over de gevonden anomalieën.
Eventuele notificatie van wijziging met de systeemcorrecties
Notificatie van wijziging
Zodra uw wijzigende aangifte is verwerkt, ontvangt u een notificatie van wijziging.
Hieronder vindt u een voorbeeld van een dergelijke notificatie van wijziging:
Voorbeeld DMNO update.xml .xml - Nieuw venster.
In de notificatie van wijziging wordt vermeld op welke aangifte deze betrekking heeft:
- In het blok <Reference> wordt het ticketnummer van de wijzigende aangifte vermeld en ook de referentie die de verzender aan deze aangifte heeft toegekend, in het voorbeeld respectievelijk 34000KLMNP001en VOORBEELD UPD.
- In hetzelfde blok wordt ook het ticketnummer van de notificatie van wijziging zelf vermeld, in het voorbeeld 34000RSTUV007.
In dit bestand staan alle werknemers die worden vermeld in de wijzigende aangifte.
- In het blok <LastSituationWR> wordt de technische sleutel vermeld die aanwezig was in de DB DmfA voor de verwerking van de wijzigende aangifte.
- In het blok <WRDclPart> worden de gegevens vermeld zoals ze voorkwamen in de wijzigende aangifte.
- In geval van systeemcorrecties bij de wijzigende aangifte is er een blok <WRCorrectedPart> waarin de gegevens worden vermeld zoals ze zijn na de systeemcorrectie.
- In de zone <CreditAmount> of <DebitAmount> wordt het bedrag aan bijdragen vermeld dat het gevolg is van de wijziging, met inbegrip van de eventuele systeemcorrectie.
- Ook de PID's en de versienummers worden vermeld.
In het voorbeeld gaat het om drie werknemers. Voor de eerste en de derde werknemer werd de wijzigende aangifte integraal aanvaard, voor de tweede werknemer gebeurde een systeemcorrectie bij de berekening van een bijdragevermindering.
Verzending van een notificatie van berekening
Notificatie van berekening
Na afloop van uw aangifte ontvangt u een aanwijzing over de terugbetaling en/of de betaling van het bedrag. Dit bedrag wordt u in eerste instantie meegedeeld door de notificatie van berekening.
De notificatie van berekening wordt verzonden via gestructureerde mededelingen in XML-formaat. Indien u een beroep doet op een dienstverlener, wordt de duplicaatprocedure toegepast. In dit geval ontvangen de werkgever en de dienstverlener de XML-mededeling.
Verzending van de maandelijkse factuur
Maandelijkse factuur
Deze maandelijkse afrekening, die eenmaal per maand wordt verstuurd, vormt het overzicht van de verschuldigde bedragen, hetzij door de werkgever, hetzij door de RSZ. Op deze maandelijkse afrekening staat het voorschot van de maand volgend op de verzending, evenals alle bedragen die in de loop van een bepaalde periode werden geboekt voor rekening van een administratie. Deze afrekening kan dus zowel een bijdragesaldo bevatten, opgesteld na een originele verklaring, als een regularisatie die is opgesteld na een wijzigende aangifte. Deze mededeling wordt uitsluitend naar de e-Box Enterprise van de werkgever verzonden.