Mode de déclaration des prestations des travailleurs

La manière dont vous exprimez les données relatives au temps de travail dépend de la façon dont votre travailleur est occupé. Dans ce cadre, il y a une différence essentielle entre les travailleurs occupés à temps partiel et ceux occupés à temps plein.

Le travailleur est occupé à temps plein

Le temps de travail des travailleurs occupés à temps plein n'est déclaré qu'en jours.
Lorsque des jours sont mentionnés, la règle selon laquelle toute journée entamée compte pour un jour complet ne s'applique plus. Au lieu d'appliquer cette règle, le temps de travail est exprimé en jours complets, mais arrondi en demi-jours.

Le nombre de demi-jours n'est donc pas déclaré en tant que tel, bien l'équivalent en jours avec une précision au demi-jour.


Exemple 1:
au cours d'un trimestre de 65 jours, un ouvrier travaille 62 jours et prend par ailleurs 3 jours de vacances. Dans ce cas, vous mentionnez sur la déclaration 62 jours de travail effectif normal et 3 jours de vacances légales.

Exemple 2: au cours d'un trimestre de 65 jours, un ouvrier a pris deux fois un jour complet et trois fois un demi-jour de vacances. Dans ce cas, vous mentionnez sur la déclaration 61,5 jours de travail effectif normal et 3,5 jours de vacances légales.

Le travailleur est occupé à temps partiel

Pour tous les cas où le travailleur travaille à temps partiel, le temps de travail est exprimé à la fois en heures et en jours.

Cette déclaration en heures et en jours est également applicable à certains travailleurs occupés à temps plein. Il s'agit de travailleurs ayant repris le travail à temps partiel après une maladie, un accident ou un accident du travail, des travailleurs en interruption règlementée de carrière, en prépension à mi-temps, des travailleurs intermittents (travail intérimaire, temporaire et à domicile), des travailleurs avec des prestations li mitées, des travailleurs saisonniers, des gardiens d'enfants qui ne sont pas liés par un contrat de travail, des travailleurs rémunérés par des titres service, tous les travailleurs occupés dans le secteur Horeca et tous les travailleurs flexi-job.

Exemple 1: un ouvrier à temps partiel qui preste 4 heures chaque jour pendant un trimestre de 65 jours a pris 3 jours de vacances (3 x 4 heures). Dans ce cas, vous mentionnez 62 jours de travail effectif normal et 3 jours de vacances. Vous devez en outre ajouter le nombre d'heures de travail effectif et de vacances.

Exemple 2: un ouvrier à temps partiel qui preste deux jours complets la première semaine et 3 jours complets l'autre, a pris au cours du trimestre un jour complet et 3 demi-jours de vacances et a travaillé normalement le reste du temps (28 jours complets et 3 demi-jours). Dans ce cas, vous mentionnez sur la déclaration 29,5 jours de travail effectif normal et 2,5 jours de vacances. Vous devez en outre ajouter le nombre d'heures de travail effectif et de vacances.

Le calcul du nombre de jours

Si un travailleur (temps plein ou temps partiel) se trouve pendant un même jour dans deux situations devant figurer sous un code prestations différent, l'employeur devra trouver le meilleur équilibre possible entre les différents codes. Ne pas se conformer à cette manière de procéder peut, dans certains cas entraîner une fausse image de la réalité et donc influencer directement les droits des travailleurs. La plus grande précision sera obtenue si l'équilibre est établi sur base trimestrielle. Il est néanmoins admis que l'on atteigne cet équilibre sur base de la période de paie.

Pour atteindre cet équilibre, il faut partir du nombre d'heures normal qui correspond à un demi-jour de travail du travailleur. Ce nombre d'heures s'obtient en divisant le nombre d'heures par semaine à prester normalement par le régime de travail et en divisant le résultat obtenu par deux.
Pour un travailleur à temps plein dans un régime de 38 heures par semaine rép arties sur cinq jours, une demi-journée est donc de 3 heures 48 (la moitié de 38 divisée par 5); pour un travailleur à temps plein dans un régime de 38 heures par semaine réparties sur quatre jours, une demi-journée est de 4 heures 45. Pour un travailleur à temps partiel travaillant 19 heures par semaine réparties sur 5 jours, une demi-journée est de 1 heure 54; si ce travailleur à temps partiel preste ses 19 heures alternativement à raison de 2 jours et de 3 jours de 7 heures 36 par semaine, un demi-jour pour lui sera de 3 heures 48 (la moitié de 19 divisée par 2,5).

Si on divise le nombre total d'heures par code prestation par le nombre d'heures correspondant à un demi-jour, on obtient le nombre de (demi) jours par code prestations. Il y a lieu de grouper le reste (les demi-jours incomplets) sous le code qui apparaît le plus fréquemment au cours du trimestre ou de la période de paie. Le nombre de jours mentionnés sous ce code correspond donc au nombre maximum de jours d'activité possible du trimestre diminué par le total des jours mentionnés sous un autre code prestations.

Exemples

Un travailleur à temps plein qui preste dans un système de 5 jours semaine (5 jours de 7heures 36 par semaine) convient avec son employeur que, pendant deux semaines, il prendra chaque jour 2 heures de congé sans solde. Tous les autres jours, il travaille à temps plein.
Un demi-jour correspond pour lui à 3 heures 48 (la moitié de 38 divisée par 5).
Les 20 heures de congé sans solde correspondent, dans son cas, à 5,26 demi jours (20 divisés par 3,8).
Dans ce cas, vous mentionnez sur la déclaration 62,5 jours de travail effectif normal et 2,5 jours de congé sans solde avec un régime de travail "5".

Un travailleur à temps partiel (16 heures par semaine) travaille dans un système de 4 jours par semaine (3 jours de 3 heures 30 et un jour de 5 heures 30). Il convient avec son employeur que pendant cinq semaines il prendra chaque fois deux heures de congé sans solde le jour où il doit prester 5 heures 30.
Un demi-jour correspond pour lui à 2 heures (la moitié de 16 divisé par 4).
Les dix heures de congé sans solde correspondent donc dans son cas à 5 demi-jours.
Il sera déclaré avec 49,5 jours de travail effectif et 2,5 jours de congé sans solde avec régime de travail "4".

S'il s'agit d'un travailleur qui preste dans un régime dans lequel les journées courtes et longues sont mélangées, il faut partir du point de vue que, pour autant que les "prestations" de chacun des jours relèvent du même code, chaque journée compte pour un jour.
Ce n'est que dans des cas très exceptionnels où cette manière de compter amènerait une différence importante par rapport à un décompte sur base de la durée normale d'une journée, qu'il faut, de la manière exposée ci-dessus, trouver un juste équilibre entre les codes.

Exemple

Un travailleur à temps plein prestant dans un régime de 5 jours à raison de 38 heures par semaine dont quatre jours de 8 heures 30 et un jour (le vendredi) de 4 heures, prend, pendant le trimestre, 5 vendredis de congé sans solde et travaille les autres jours.
Bien que le travailleur ne vienne pas travailler cinq jours complets, seules 20 heures n'ont pas été prestées. La durée moyenne journalière de travail étant de 7 heures 36, 20 heures correspondent à 5,26 demi-jours (voir ci-dessus). Dans ce cas, il faut déclarer 62,5 jours de travail effectif et 2,5 jours de congé sans solde.
Partir du principe que chaque jour compte pour un jour dans un tel cas donnerait une trop grande différence entre le travailleur de l'exemple et un travailleur prenant cinq fois un après midi de congé sans solde et travaillant l'autre demi-jour.

Personnel volant d'une compagnie aérienne

Pour ces travailleurs, vous devez mentionner non seulement les jours ou les heures comme expliqué ci-dessus, mais également le nombre de minutes de vol.

Ceci ne s’applique toutefois pas aux militaires faisant partie du personnel volant de la Défense. Pour ces derniers, cette zone ne doit pas être remplie.

Déclaration du repos compensatoire

La manière dont les prestations supplémentaires sont déclarées diffère suivant qu'il s'agit de prestations supplémentaires récupérables, de prestations supplémentaires non-récupérables ou de prestations supplémentaires dans le cadre d'une réduction du temps de travail.

Les codes prestations qui sont utilisés sont ceux du travail effectif normal ( = code prestations 1) pour les prestations supplémentaires récupérables, les prestations supplémentaires non-récupérables et les prestations supplémentaires dans le cadre d'une réduction du temps de travail payées au moment de la récupération.

Un code prestations spécifique doit être utilisé s'il s'agit de prestations supplémentaires qui ne sont pas payées au moment où le repos compensatoire est pris, mais qui sont payées de manière indirecte par la technique d'un salaire horaire majoré (= code prestations 20).

Par ailleurs, il existe également des jours de réduction du temps de travail qui sont payés (et déclarés) par un fonds de sécurité d'existence. Ces jours doivent être indiqués par l'employeur avec le code prestations 12.

 

Prestations supplémentaires qui sont récupérées (pas dans le cadre d'une réduction du temps de travail):

Règle générale:

Vous devez déclarer le repos compensatoire et la rémunération ordinaire qui s'y rattache au moment où ce repos compensatoire est pris et non au moment où les prestations supplémentaires sont prestées. Ceci peut donc être dans un autre trimestre (si les deux se situent au cours du même trimestre, cela n'a bien entendu aucune incidence sur la déclaration trimestrielle). Il s'agit autant du code prestations 1 que du code rémunération 1.


Exemple

Un travailleur ayant une durée de travail contractuelle fixe de 13 heures par semaine fournit ses prestations sur une base variable. Cela implique qu'il alterne des semaines de travail intensives de 26 heures par exemple avec des semaines où il ne preste pas. Le nombre contractuel fixe d'heures de travail (13) est respecté sur base annuelle. En outre, à l'issue de chaque période de paie, le travailleur reçoit le même salaire, quel que soit le nombre d'heures prestées.

  • Une déclaration correcte implique que vous ne fassiez pas usage de la zone 'justification des prestations' mais que les jours de repos compensatoire et la rémunération y afférente soient déclarés au cours du trimestre dans lequel les jours sont récupérés. De cette manière, le travailleur sera déclaré chaque trimestre avec le nombre d'heures par semaine fixé dans son contrat (Q/S) et avec le nombre de jours par semaine qu'il presterait en moyenne sur base annuelle. 

Exemple

Un travailleur à temps partiel preste normalement 19 heures par semaine. Au cours du mois de juin, il y a un surcroît de travail exceptionnel et il convient avec son employeur de travailler 4 semaines de 25 heures (soit au total 24 heures supplémentaires) et qu'en compensation, au mois de juillet, il ne travaillera que 7 heures pendant deux semaines. 

  • Il est déclaré tant pour juin (2ème trimestre) que pour juillet (3ème trimestre) à raison de 19 heures par semaine sous le code 1.
  • La rémunération pour ces 24 heures de prestations supplémentaires en juin est toujours mentionnée sur la déclaration du 3ème trimestre quel que soit le moment de son paiement. Il va de soi que la législation relative au travail à temps partiel doit être respectée (entre autre la tenue du registre des dérogations).


Prestations supplémentaires qui ne sont pas récupérées (pas dans le cadre d'une réduction du temps de travail):

  • Si des prestations supplémentaires sont fournies sans qu'elles ne soient récupérées, vous mentionnez alors les prestations (journées et pour les travailleurs à temps partiel et les temps pleins considérés comme des temps partiels également les heures) sur la déclaration du trimestre dans lequel elles sont prestées. Dans de tels cas, le nombre de jours déclarés sous le code 1 n'augmente pas si les prestations supplémentaires sont fournies un jour où des prestations normales sont également fournies. En effet, cette journée est déjà déclarée en code 1. Ce n'est que dans le cas où les prestations supplémentaires sont fournies pendant une journée normalement non travaillée (par exemple le samedi) que le nombre de jours sera augmenté.
  • Pour les travailleurs dont les heures doivent être déclarées, ces heures de prestations supplémentaires augmentent le nombre d'heures reprises sous le code 1.

Repos compensatoire dans le cadre d'une réduction du temps de travail payé au moment de la récupération:

  • Les jours de repos compensatoire doivent être déclarés au moment de la récupération (code prestations 1 et code rémunération 1, sauf les jours de repos compensatoire dans la construction, le diamant et le commerce des combustibles pour lesquels l'employeur doit utiliser un code prestations 12 sans code rémunération).
  • Les heures comprises dans la réduction du temps de travail doivent également être déclarées au moment de la prestation (code prestations 1).
  • Le Q/S est le même qu'avant la réduction du temps de travail.

Exemple

Un travailleur à temps plein travaille dans un trimestre à raison de 65 jours de travail dans un système de réduction du temps de travail avec repos compensatoire payé au moment de la récupération (40 heures par semaine de travail effectif avec 12 jours de repos compensatoire par an). 2 de ces jours de repos compensatoire tombent au cours du trimestre. De plus, le travailleur preste une semaine de 44 heures et il ne récupère pas ces 4 heures de prestations supplémentaires. 

  • Il est déclaré à raison de 65 jours avec le code prestations 1 s'il preste ces 4 heures de prestations supplémentaires les jours où il fournit aussi d'autres prestations.
  • S'il preste ces heures un autre jour, il est déclaré à raison de 66 jours code 1.
  • S'il doit être déclaré en heures, il sera effectivement déclaré 40 heures/semaine.
  • Q/S = 40/40

 

Repos compensatoire dans le cadre d'une réduction du temps de travail non payé au moment de la récupération:

  • Il s'agit de repos compensatoire dans un système de réduction du temps de travail avec salaire horaire majoré (uniquement dans le cadre de jours de réduction du temps de travail).
  • Le surplus d'heures prestées suivant la réduction du temps de travail est déclaré au moment de la récupération comme jours/heures de repos compensatoire avec le code prestations 20 (sans code rémunération).
  • La rémunération est déclarée au moment de la prestation avec le code rémunération 1 (sans code prestations).
  • Un pourcentage sur base annuelle doit être mentionné.
  • Quand, sur une même journée, une partie tombe sous le code prestations 1 et une partie sous le code prestations 20, les règles générales sont applicables (nombre total d'heures par code prestations par trimestre ou par période de paie à convertir avec une précision au demi-jour). Un jour sur lequel, à côté des prestations ordinaires, tombe un nombre d'heures de repos compensatoire (autre que le système de salaire majoré) ne pose pas de problème particulier, les deux 'prestations' étant mentionnées sous le code 1. 

Exemple

Un travailleur à temps plein travaille dans un système de réduction du temps de travail avec salaire majoré (40 heures par semaine de travail effectif avec 12 jours de repos compensatoire par an). 2 de ces jours de repos compensatoire tombent au cours d'un trimestre. De plus, le travailleur preste une semaine de 44 heures et il ne récupère pas ces 4 heures de prestations supplémentaires. 

  • Il est déclaré à raison de 63 jours avec le code prestations 1 et 2 jours avec le code prestations 20 s'il preste ces 4 heures de prestations supplémentaires les jours où il fournit aussi d'autres prestations.
  • S'il preste ces heures un autre jour, il est déclaré à raison de 64 jours code 1 et 2 jours code 20. 
  • S'il doit être déclaré en heures, il sera seulement déclaré à raison de 38 heures/semaine. Le surplus d'heures prestées est déclaré à un autre moment sous le code prestations 20.
  • La rémunération pour le surplus d'heures prestées suivant la réduction du temps de travail est bien déclarée pendant le trimestre.
  • Pour lui, le 'pourcentage de la rémunération sur base annuelle' (dans son cas, 104,84 %) doit toujours être mentionné.
  • Q/S = 38/38

 

Justification des prestations

Sur la déclaration, pour chaque ligne d'occupation, il y a lieu de communiquer le régime de travail et le nombre total de jours (éventuellement répartis sur plusieurs codes prestations). Pour préserver au mieux la qualité des déclarations, un programme de contrôle surveille l'établissement de chaque déclaration et notamment la congruence entre les deux données signalées ci-dessus. Lorsqu'une différence apparaît, une faute est signalée. Dans ce cas, il y a deux possibilités.

  • Soit il y a effectivement eu faute (par exemple, un travailleur a travaillé 64 jours dans un régime de 5 jours par semaine mais a été déclaré erronément pour 54 jours au lieu de 64, ou en régime "3" au lieu de "5"). Dans ce cas, il faut directement corriger la faute.
  • Soit la déclaration est correcte mais elle paraît erronée.
    Cela peut résulter de diverses causes:
    • le travailleur travaille selon un cycle qui ne concorde pas avec le trimestre, par exemple 6 semaines qui comportent 6 jours de travail par semaine, suivies de 6 semaines qui comportent 4 jours de travail par semaine. Ce travailleur travaille dans un régime de travail de 5 jours par semaine en moyenne mais vu que le cycle de travail chevauche les trimestres, il peut arriver qu'un trimestre il travaille un plus grand nombre de jours et un autre trimestre un moins grand nombre de jours.
    • le travailleur travaille un nombre de jours plus élevé que ce qui est prévu dans son contrat. Par exemple son contrat prévoit 4 jours de travail par semaine (régime de travail = 4), mais, au cours d'un trimestre déterminé, il y a un surcroît de travail et le travailleur preste 10 jours supplémentaires. Si ces 10 jours sont récupérés par la suite il n'y a pas de problème puisqu'ils doivent être déclarés au moment de la récupération. Pour les travailleurs occupés à temps partiel, il n'y a pas souvent obligation de récupérer ces jours de telle sorte qu'ils doivent être déclarés dans le trimestre au cours duquel ils ont été prestés, ce qui entraîne la déclaration d'un nombre de jours supérieur à celui prévu par le régime de travail.

Le programme de contrôle n'admet pas qu'aucune prestation ne soit déclarée sur une ligne d'occupation (sauf si on a indiqué qu'il s'agissait d'une interruption totale de carrière), en d'autres termes, si ces données ne sont pas communiquées, le programme vous signale que vous avez oublié de les comm uniquer. Il peut aussi arriver, très exceptionnellement, qu'un travailleur en service ne fournit aucune prestation au cours du trimestre (ou de la partie de trimestre pendant laquelle il est occupé), c'est par exemple le cas du travailleur à temps partiel sous contrat free-lance qui n'est pas appelé au cours d'un trimestre.

Le but de la zone "justification des prestations" est de vous donner la possibilité d'établir formellement que ce que vous avez déclaré est, selon vous, correct (et n'est donc pas une faute de frappe). Cette zone est facultative. Elle ne doit être complétée que lorsque, pour un trimestre déterminé, il pourrait y avoir contradiction entre le nombre de jours déclarés et le nombre de jours normalement attendus en fonction du régime de travail.

Dans cette zone vous pouvez utiliser un des codes suivants:

  1. Travailleur à temps plein occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté plus de jours que ceux prévus par son régime de travail moyen par semaine.
  2. Travailleur à temps plein occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté moins de jours que ceux prévus par son régime de travail moyen par semaine.
  3. Travailleur à temps partiel occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté plus de jours que ceux prévus par son régime de travail moyen par semaine.
  4. Travailleur à temps partiel occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté moins de jours que ceux prévus par son régime de travail moyen par semaine.
  5. Travailleur à temps partiel qui, en sus de ses prestations contractuelles prévues, fournit au cours du trimestre un nombre de jours non récupérables.
  6. Combinaison des points 3 et 5 ou des points 4 et 5.
  7. Travailleur qui au cours du trimestre (ou de la partie de trimestre au c ours de laquelle il était en service) n'a dû fournir aucune prestation.
  8. Travailleur qui est payé partiellement au pourboire ou au service et qui doit être déclaré sans rémunération pour une partie de ses prestations. Cela résulte du fait que les cotisations de sécurité sociale ne peuvent, au cours d'un trimestre, être calculées que sur une rémunération fixe ou sur un forfait (en fait, sur le montant le plus élevé). Lorsqu'un travailleur est uniquement rémunéré au pourboire ou au service pour ses prestations ordinaires et perçoit au cours du même trimestre une indemnité de rupture fixe, il se peut que sa rémunération fixe (indemnité de rupture) soit plus élevée que la rémunération forfaitaire du trimestre. Les cotisations de sécurité sociale doivent, dans ce cas, être uniquement calculées sur la rémunération fixe. Les prestations ordinaires reprises sous le code 1 sont reprises sur une ligne d'occupation sans rémunération.

En fonction du code utilisé, certaines "fautes" ne seront pas mentionnées.

Il va de soi que cette zone ne doit être utilisée que dans des cas exceptionnels et pas de manière inconsidérée. Son utilisation sera strictement contrôlée et des renseignements complémentaires seront éventuellement demandés.

Ainsi, il y a une différence fondamentale entre la déclaration de travailleurs qui travaillent selon un régime de travail variable et, d'une part reçoivent un salaire de base fixe et, d'autre part, sont rémunérés en fonction de leurs prestations.

A) Déclaration d'un régime de travail variable (avec ou sans cycle) avec une rémunération fixe: le travailleur est rémunéré chaque mois sur base d'une durée contractuelle de travail de (par exemple) 19 heures par semaine quelles que soient les heures prestées.

Nous attirons l'attention sur la situation des travailleurs qui sont occupés dans le cadre d'une durée contractuelle moyenne de travail déterminée mais qui fournissent leurs prestations de manière variable de sorte que, de trimestre à trimestre, il peut y avoir des différences considérables. Il est possible que, au cours d'un trimestre entier, un travailleur ne fournisse aucune prestation mais, - en dépit de ses prestations réelles, - reçoive, chaque trimestre, le même salaire sur base de la durée moyenne de travail par semaine (par exemple, 19 heures). L'ONSS estime dans ce cas que, au cours du trimestre sans prestations ou avec prestations réduites, le travailleur récupère des jours supplémentaires prestés au cours d'un autre trimestre. L'employeur déclare ces jours de repos et la rémunération y afférente au cours du trimestre de récupération. La zone "Justification des prestations" ne doit pas être utilisée pour ces jours. Le travailleur est déclaré avec le nombre d'heures par semaine fixé dans son contrat et le nombre de jours par semaine qu'il preste en moyenne sur base d'une année ou d'une demi-année. Vous pouvez également vous référer à l'exemple ci-dessus relatif aux prestations supplémentaires récupérées.

B) Déclaration d'un régime de travail variable avec un cycle et avec une rémunération variable: le travailleur est rémunéré selon les heures prestées.

Dans la zone "Justification des prestations", il faut parfois reprendre un code pour les travailleurs qui sont occupés selon un régime de travail variable avec une rémunération variable lorsque, en raison du cycle, la différence entre le nombre de jours à déclarer et le régime de travail moyen devient trop grande. Notez, dans ce cas, que le régime de travail pendant le cycle de travail reste égal au nombre moyen de jours par semaine que le travailleur est censé travailler pendant la durée totale du cycle. Pour les trimestres au cours desquels un travailleur fournit trop de prestations par rapport au régime de travail, il faut utiliser les codes 1 ou 3, lorsque le travailleur a relativement trop peu presté, les codes 2 ou 4. Dans le cas d'une ligne d'occupation pour laquelle il n'y a pas de prestations au cours d'un trimestre complet, il faut utiliser le code 7.

C) Déclaration d'un régime de travail variable sans cycle et avec une rémunération variable: le travailleur est rémunéré selon les heures prestées.

Etant donné que le nombre de jours de travail par semaine du régime de travail est recalculé chaque trimestre, on ne peut pas utiliser les codes 1 ou 3 et 2 ou 4. Au cas où, au cours d'un trimestre, aucune prestation n'est fournie, le régime de travail est "0" et on doit uniquement utiliser le code 7.