Quand ?
1 - Principe
La déclaration mensuelle dans le cadre d'un programme d'activation s'effectue à l'issue de chaque mois au cours duquel le travailleur concerné était occupé dans un des programmes d'activation.
Même lorsque la rémunération nette s'élève à 0 EUR, et dans l'hypothèse où le contrat n'est pas rompu, vous continuez à effectuer la déclaration (p.ex. en cas de maladie de longue durée, congé sans solde, chômage temporaire... ).
2 – Concomitance avec d’autres scénarios
En cas de chômage temporaire une 'déclaration constat du droit au chômage temporaire' peut être exigée (voir scénario 2), par exemple en tant que nouvel employeur ou en cas de modification du régime horaire. Pour chaque mois dans lequel du chômage temporaire survient, une déclaration mensuelle d'heures de chômage temporaire est requise (voir scénario 5).
Pour un travailleur à temps partiel qui bénéficie d'allocations d'activation et qui peut soit, en tant que travailleur à temps partiel involontaire, obtenir le statut de travailleur à temps partiel avec maintien des droits (avec ou sans AGR), soit, en tant que travailleur à temps partiel volontaire, obtenir les allocations de garantie de revenus, vous devez également effectuer une " déclaration de début de travail à temps partiel" (voir scénario 3) au début de l'occupation et, le cas échéant, une "déclaration mensuelle de travail à temps partiel pour le calcul de l'allocation de garantie de revenus" (voir scénario 6).
3 – Nombre de DRS à effectuer par mois
Pour tous les types d’activation :
- en cas d’occupations interrompues :
vous devez effectuer une DRS scénario 8 pour chaque occupation en cours de mois ;
- en cas d’occupations ininterrompues avec la même fraction d’occupation (facteur Q/S) :
vous groupez les différentes occupations au sein d’une même DRS scénario 8.
Une occupation, sur la base de plusieurs contrats de travail, est ininterrompue si le facteur Q, facteur S, la catégorie d’employeurs, le code travailleur, la commission paritaire et le statut (si le statut est celui d’un travailleur à domicile, c.-à-d. le code D) sont identiques et si les contrats de travail se suivent, ce qui signifie qu’ils peuvent uniquement être interrompus par un week-end, un jour férié , un jour habituel d'inactivité ou un jour de repos compensatoire.
- S’il s’agit d’occupations ininterrompues à temps partiel pour lesquelles seul le facteur Q varie,
vous groupez les occupations à temps partiel ininterrompues dans une seule DRS scénario 8.
On entend par occupation à temps partiel : une occupation à temps partiel dont le facteur Q diffère de 0 et est inférieur au facteur S (donc également l’occupation à temps partiel avec un salaire ≥ salaire de référence). Si une interruption de carrière ou un crédit-temps à temps plein débute ou prend fin dans le courant d'un mois, cette occupation (dont le facteur Q est égal à 0), ne peut donc pas être groupée avec l' (les) occupation(s) dans le reste du mois concerné.
Une occupation, sur la base de plusieurs contrats de travail avec différents facteurs Q, est ininterrompue si le facteur S, la catégorie d’employeurs, le code travailleur, la commission paritaire et le statut (si statut d’un travailleur à domicile, c.-à-d. code D) sont identiques et que les contrats de travail se succèdent, ce qui indique qu’ils peuvent uniquement être interrompues par un week-end, un jour férié ou un jour de repos compensatoire.
La notion "occupations à temps partiel successives ininterrompues" vise également la situation où une occupation à temps partiel existante continue et un nouveau contrat de travail supplémentaire est conclu et, par la suite, un des deux contrats prend éventuellement fin.
Dans la DRS qui regroupe des occupations successives ininterrompues avec un facteur Q différent, un facteur Q moyen est mentionné.
Ce Q moyen est calculé selon la formule suivante :
[(Q x cdo) + (Q’ x cdo’) + …]
------------------------------------------------
cdo + cdo’ + …
- Où cdo = Calender Days Occupation : jours calendrier pendant l’occupation dans le mois de référence
- Il n’est pas tenu compte des périodes d’occupations où Q = 0.
Exemple :
- Du 01.07.2016 au 15.07.2016 : Q/S = 25/38
- Du 16.07.2016 au 20.07.2016 : Q/S = 20/38
- Du 21.07.2016 au 23.07.2016 : Q/S = 22/38
- Du 24.07.2016 au 31.07.2016 : Q/S = 30/38
Calcul du Qmoyen : [ (25 * 15) + (20 * 5) + (22 * 3) + (30 * 8)] / 31 = 25,19354 = 25,19 (on s’arrête à 2 décimales).
Pour le calcul du facteur Q moyen, les interruptions en raison d’un week-end, jour de repos compensatoire ou jour férié sont considérés comme faisant partie de la période d’occupation précédente. Ce principe vaut uniquement pour autant que le week-end, jour de repos compensatoire ou jour férié n’est pas couvert par un contrat de travail. Si, pour le week-end, jours de repos compensatoire ou jour férié, il y a un contrat de travail, alors on tient uniquement compte du facteur Q de ce contrat de travail.
Exemple 1:
Occupations successives ininterrompues
- Du lundi 01.02.2016 au vendredi 05.02.2016: Q/S = 10/38
- Du lundi 08.02.2016 au vendredi 12.02.2016: Q/S = 11/38
- Du lundi 15.02.2016 au vendredi 19.02.2016: Q/S = 13/38
- Du lundi 22.02.2016 au vendredi 26.02.2016: Q/S = 16/38
Calcul du Q moyen = [(10*7) + (11*7) + (13*7) + (16*5)] / 26 = 12,23 heures
Remarque : l’on ne tient pas compte du samedi 27.02 et du dimanche 28.02, même si 2016 n’était pas une année bissextile et que l’occupation continuait à partir du 01.03, étant donné que la date de fin de l’occupation de la déclaration sera le 26.02.
Exemple 2:
Occupation avec Q/S 2/38 pour tout le mois et, en outre, occupations supplémentaires successives ininterrompues
- Du lundi 01.02.2016 au vendredi 05.02.2016: Q/S = 8/38
- Du lundi 08.02.2016 au vendredi 12.02.2016: Q/S = 9/38
- Du lundi 15.02.2016 au vendredi 19.02.2016: Q/S = 11/38
- Du lundi 22.02.2016 au vendredi 26.02.2016: Q/S = 14/38
Calcul du Q moyen = [(10*5) + (2*2) + (11*5) + (2*2) + (13*5) + (2*2) + (16*5) +(2*3)] / 29 = 9,24 heures
Remarque: 2016 est une année bissextile, l’on ne tient donc pas compte du 29.02.
Attention : une occupation à temps partiel est interrompue dès qu’elle est précédée de ou suit une occupation à temps plein (où Q = S). Dans ce cas, vous devez, effectuer une DRS scénario 8 par occupation à temps plein – temps partiel (mais vous pouvez toutefois grouper les occupations à temps partiel ininterrompues).
Exemple :
- du 01.01.2016 au 15.01.2016 inclus: Q/S = 25/38
- du 16.01.2016 au 20.01.2016 incus: Q/S = 38/38
- du 21.01.2016 au 23.01.2016 inclus: Q/S = 22/38
- du 24.01.2016 au 31.01.2016 inclus: Q/S = 30/38
Pour le mois de juillet, vous effectuez 3 DRS scénario 8, respectivement pour la période du 01.01.2016 au 15.01.2016, pour la période du 16.01.2016 au 20.01.2016 et pour la période du 21.01.2016 au 31.01.2016.
4 – Situation spécifique : occupations à temps plein temporaires
Des périodes durant lesquelles, en raison d’un avenant au contrat de travail à temps partiel ou d’un contrat de travail à temps partiel supplémentaire, le facteur Q est temporairement égal (ou supérieur) au facteur S, ne sont pas considérées comme un contrat de travail à temps plein et n’interrompent donc pas des occupations à temps partiel successives. Cette période est donc prise en compte pour le calcul du facteur Q moyen.
Exemple
Un travailleur a les contrats de travail suivants:
- 04/01/2016 – 15/01/2016 où Q/S = 19/38
- 11/01/2016 - 15/01/2016 où Q/S = 19/38 (= contrat de travail supplémentaire)
- 18/01/2016 – 22/01/2016 où Q/S = 25/38
- 25/01/2016 – 29/01/2016 où Q/S = 20/38
Pour le mois de janvier 2016, l’employeur effectue une DRS scénario 8 avec un facteur Q moyen calculé.
Si une telle occupation concerne un mois complet, vous délivrez une DRS scénario 5 où Q = S. Lors d’un traitement de batch, une valeur “4” est octroyée dans la zone 00769 (interruption de l’occupation) pour cette situation spécifique (occupation à temps plein temporaire dont le facteur Q est égal au facteur S pour la période totale et aucun Q moyen ne doit donc être calculé).
Limite à cette façon de procéder :
La durée d’une occupation à temps partiel qui, en raison d’un avenant ou de contrats supplémentaires à durée déterminée, atteint celle d’une occupation à temps plein pouvant être groupée avec d’autres occupations à temps partiel, est limitée dans le temps.
Si une telle occupation dépasse effectivement les 3 mois calendrier complets (l’on entend par là des mois calendrier complets et non pas une période calendrier de 3 mois), l’occupation est considérée comme une occupation à temps plein. Il n’est donc plus question d’une occupation à temps partiel successive ininterrompue à partir du 4ème mois calendrier complet et, lors d’un traitement de batch, la valeur “4” dans la zone 00769 (interruption de l’occupation) ne peut donc plus être octroyée..
Exemple 1
- Occupation à temps partiel de 19/38 du 01/01/2016 au 31/12/2016 inclus
- Contrat de travail à temps partiel supplémentaire de 19/38 du 15/07/2016 au 14/11/2016 inclus
- Occupation “à temps plein” < 3 mois calendrier complets et donc une seule DRS est possible pour le mois 11/2016.
Exemple 2
- Occupation à temps partiel de 19/38 du 01/01/2016 au 31/12/2016 inclus
- Contrat de travail à temps partiel supplémentaire de 19/38 du 15/06/2016 au 14/11/2016 inclus
- Occupation “à temps partiel” > 3 mois calendrier complets et donc deux DRS sont requises pour le mois 11/2016.
5 – Situation spécifique : programmes de transition professionnelle et SINE
Dans le cas d’un programme de transition professionnelle (PTP) ou d’une occupation dans l’économie d’insertion sociale (SINE), l’allocation d’activation est calculée sur la base d’un facteur Q moyen (le facteur Q n’a par contre pas d’importance pour le calcul des allocations de travail dans le cadre d’Activa, Activa-Start, Activa-APS et les programmes d'activation en Région wallonne et en Région de Bruxelles-capitale). Veillez donc, en cas de PTP, à déduire le montant d’allocation d’activation correct du salaire à payer au travailleur. En cas de SINE, l’allocation d’activation n’est pas payée au travailleur mais à l’employeur et, des lors, elle ne doit pas être déduite du salaire auquel peut prétendre le travailleur
L’application calcule le facteur Q moyen comme expliqué au point 3.
En cas d’occupation à temps partiel et à temps plein (autre qu’à temps plein temporaire) en cours de mois, et si le facteur Q est une donnée pertinente pour déterminer le montant de l’allocation d’activation, ce montant est déterminé en fonction de l’occupation à temps plein.
En cas d'occupation progressive pendant une période de maladie, l'allocation d'activation est calculée sur la base du facteur Q d'origine (donc comme s'il n'y avait pas d'occupation progressive).