4.1.3.1. Les titres-repas

Les titres-repas sont octroyés sur support papier ou sous forme électronique. L’émission de titres-repas sous forme électronique se fait en créditant le compte des titres-repas du travailleur. Le compte titres-repas est une banque de données dans laquelle un certain nombre de titres-repas électroniques pour un travailleur sont enregistrés et qui est gérée par un éditeur de titres-repas agréé.

L'avantage accordé sous forme de titre-repas est en principe considéré comme rémunération passible de cotisations de sécurité sociale.

Pour les membres du personnels autres que les agents nommés à titre définitif, les titres-repas répondent toujours à la notion de rémunération passible de cotisations de sécurité sociale s’ils sont octroyés en remplacement ou en conversion de la rémunération, de primes, d’avantages en nature ou d’un quelconque autre avantage ou complément à tout ce qui précède, passible ou non des cotisations de sécurité sociale.

Les titres-repas ou une augmentation de la part patronale dans les titres-repas qui sont octroyés en remplacement d’éco-chèques exonérés de cotisations de sécurité sociale ne sont pas considérés comme rémunération. Il s’agit d’une exception au principe général de l’interdiction de conversion.

L’avantage octroyé sous forme de titre-repas n’est pas considéré comme de la rémunération lorsqu’il satisfait simultanément à toutes les conditions suivantes:

• Le nombre de titres-repas octroyés doit être égal au nombre de journées au cours desquelles le travailleur a fourni un travail effectif normal, de prestations supplémentaires sans repos compensatoire, de prestations supplémentaires moyennant repos compensatoire et d'autres prestations supplémentaires moyennant repos compensatoire.
  Les administrations qui exercent une activité industrielle ou commerciale ou qui dispensent des soins médicaux, prophylactiques ou hygiéniques et au sein desquelles différents horaires de travail sont simultanément en vigueur peuvent calculer le nombre de jours en divisant le total du nombre d’heures de travail effectivement prestées, de prestations supplémentaires sans repos compensatoire, de prestations supplémentaires avec repos compensatoire et d’autres prestations avec repos compensatoire effectués par le travailleur au cours du trimestre par le nombre normal journalier d'heures de travail prestées par le travailleur de référence au sein de l’administration (régime dit de proratisation). Si le résultat de ce calcul comprend un chiffre décimal, il doit être arrondi à l’unité supérieure. Si le nombre obtenu est supérieur à celui du maximum du nombre de jours pouvant être prestés au cours du trimestre par le travailleur de référence au sein de l’administration, alors il doit être limité à celui-ci.
  Les jours avec dispense totale de service tels que les congés pour le don de sang, de plaquettes et de plasma sanguin ne peuvent pas être considérés comme des jours effectivement prestés par le travailleur. Aucun titre-repas exonéré de cotisations de sécurité sociale ne peut être octroyé pour ces jours.
• Les titres-repas qui excèdent le nombre de journées au cours desquelles le travailleur a effectivement fourni des prestations de travail sont considérés comme rémunération. Si le travailleur reçoit un nombre de chèques-repas inférieur à celui des journées où des prestations de travail sont effectivement fournies, le montant de l'intervention patronale correspondant au nombre de chèques-repas trop peu attribués est considéré comme rémunération. La fixation du nombre de titres-repas attribués en surnombre ou en nombre insuffisant est déterminée sur base de la situation à l'expiration du premier mois qui suit le trimestre auquel les chèques-repas se rapportent.
• Les titres-repas sur support papier sont délivrés au travailleur chaque mois, en une ou plusieurs fois, en fonction du nombre de journées du mois au cours desquelles des prestations de travail sont effectuées par le travailleur.
• Les titres-repas sous forme électronique sont crédités chaque mois, en une ou plusieurs fois, sur le compte titres-repas du travailleur en fonction du nombre de jours de ce mois pendant lesquels le travailleur fournit des prestations de travail. Ils sont censés être octroyés au travailleur au moment où son compte titres-repas est crédité.
  Au plus tard le dernier jour du premier mois qui suit le trimestre, le nombre de titres-repas doit être mis en concordance avec le nombre de journées au cours desquelles des prestations de travail auront été effectivement fournies durant ce trimestre, comme précisé à l'alinéa précédent.
• Le titre-repas est délivré au nom du travailleur. Cette condition est censée être remplie lorsque son octroi et les données y relatives (nombre de titres-repas, montant brut des titres-repas diminué de la part personnelle du travailleur) figurent sur le compte individuel du travailleur, conformément à la réglementation relative à la tenue des documents sociaux.
• Le titre-repas sur support papier mentionne clairement que sa validité est limitée à 3 mois avec comme point de départ le premier jour du mois qui suit celui auquel il se rapporte, même si le travailleur ne le reçoit qu’ultérieurement.
  Pour un titre-repas sous forme électronique, la durée de validité est également limitée à trois mois à compter du moment où le montant est placé sur le compte titres-repas.
  Le titre-repas ne peut être utilisé qu’en paiement d’un repas ou pour l’achat d’aliments prêts à la consommation. Ces renseignements doivent apparaître sur les titres-repas.
• L’intervention de l’employeur dans le coût du titre-repas ne peut excéder 5,91 euros par titre-repas.
  L’intervention du travailleur s’élève à 1,09 euros minimum.

Pour la fixation du nombre de jours de travail, deux méthodes de calcul différentes peuvent être utilisées.

Dans le régime standard, chaque jour où le travailleur a fourni un travail effectif, donne droit à un titre-repas, quel que soit le nombre d’heures qu’il a presté le jour en question. Dans ce régime, aucun titre-repas ne peut être attribué pour les jours de récupération, puisqu’aucune prestation de travail effectif n’a été exécutée ce jour là.

Dans un régime de proratisation, le nombre de titres-repas accordés aux travailleurs est déterminé sur la base du nombre d’heures de travail. Dans la pratique, l’ONSSAPL accepte que toutes les administrations locales et provinciales appliquent le régime de proratisation.

Pour être exonéré des cotisations de sécurité sociale, le titre-repas sous forme électronique doit simultanément satisfaire à un certain nombre de conditions supplémentaires :

• Le nombre de titres-repas sous forme électronique et leur montant brut, diminué de la part personnelle du travailleur, sont mentionnés sur la fiche de rémunération du travailleur.
• Avant l'utilisation de titres-repas sous forme électronique, le travailleur peut vérifier le solde ainsi que la durée de validité des titres-repas qui lui ont été délivrés et qui n'ont pas encore été utilisés.
• Les titres-repas sous forme électronique ne peuvent être mis à disposition que par un éditeur agréé . L’éditeur doit être conjointement agréé par le Ministre compétent pour les Affaires sociales, le Ministre compétent pour l'Emploi, le Ministre compétent pour des Indépendants et le Ministre compétent pour les Affaires économiques.
• L'utilisation des titres-repas sous forme électronique ne peut pas entraîner de coûts pour le travailleur, sauf en cas de vol ou de perte. Dans ce dernier cas, le coût du support de remplacement ne peut pas être supérieur à la valeur nominale d'un titre-repas.

Tous les titres-repas sous forme électronique qui ne remplissent pas toutes ces conditions sont considérés comme étant une rémunération.

Un titre-repas est considéré comme rémunération passible de cotisations de sécurité sociale pour le jour au cours duquel le travailleur bénéficie de la f ourniture de repas à un prix inférieur au prix coûtant, dans le restaurant de l’entreprise sauf lorsque le titre-repas est utilisé intégralement pour obtenir cet avantage.

Par prix coûtant d’un repas, il faut comprendre le prix total que le repas coûte à l’employeur (ingrédients, salaires…).
Le prix normal d’un repas se situe de manière générale dans le voisinage de la quote-part maximale de l’employeur dans le titre-repas, et est estimé à 5,91 euros au minimum.

Un titre-repas ne peut être cumulé avec une indemnité de frais pour un même repas le même jour.