8.4.3.5. Les indemnités supplémentaires

En principe, il existe un code rémunération pour chacune des indemnités supplémentaires. Parmi ces codes, une distinction est faite entre les indemnités supplémentaires de nature générale et les indemnités supplémentaires spécifiques pour certaines catégories de personnel.

Les primes, allocations et indemnités supplémentaires de nature générale sont celles qui peuvent être octroyées à tous les membres du personnel. Elles sont déclarées sous les codes rémunération 401 à 499 et les codes rémunération 801 à 899.

Les primes, allocations et indemnités supplémentaires spécifiques à certaines catégories de personnel sont déclarées sous les codes rémunération 501 à 599 et 901 à 999. Ces codes rémunération s’utilisent pour les primes, allocations et indemnités octroyées uniquement à des catégories de travailleurs spécifiques (pompiers, personnel de police, personnel des établissements d’enseignant, personnel infirmier,…). Pour ces catégories spécifiques de personnel la zone « statut » doit aussi être renseignée. (voir 8.3.3.9.).

Dans la DmfAPPL, chaque code rémunération doit avoir une signification unique pour les travailleurs tant contractuels que définitifs. Les indemnités supplémentaires soumises aux cotisations de sécurité sociale doivent toujours être déclarées sous les codes rémunération 801 à 999. Les indemnités supplémentaires exonérées de cotisations de sécurité sociale doivent toujours être déclarées sous les codes rémunération 401 à 599.

Pour les membres du personnel nommé la distinction est maintenue entre les codes pour indemnités supplémentaires selon qu’ils répondent ou non aux conditions de l’article 30, §2, 4° de l’AR du 28-11-1969. Les indemnités supplémentaires qui ne satisfont pas à l’article 30 et qui sont par conséquent soumises aux cotisations de sécurité sociale, doivent comme pour les indemnités des membres du personnel contractuel, être déclarées sous les codes rémunération 801 à 999.

Tout code rémunération a une signification unique en fonction de l’assujettissement ou non aux cotisations de sécurité sociale. Le numéro du code rémunération ne contient aucune indication quant au caractère redevable de la cotisation de pension sur l’indemnité.

Les indemnités supplémentaires de nature générale

Les primes, allocations et indemnités complémentaires de nature générale sont renseignées sous les codes rémunération 401 à 499 et sous les codes rémunération 801 à 899.

Les avantages en nature ou sous forme de chèques doivent être déclarés dans la DmfAPPL sous le code rémunération 804 ou 806 si les avantages sont soumis aux cotisations de sécurité sociale. S’ils sont exonérés de cotisations, le code rémunération 404 ou 406 doit être utilisé.

Les codes rémunération 404 et 804 doivent être utilisés si les avantages sont octroyés en fonction du nombre de jours de travail effectif dans le trimestre déclaré. Les codes rémunérations 406 et 806 doivent être utilisés si les avantages sont octroyés indépendamment du nombre de jours de travail dans le trimestre (chèques-sport et culture, éco-chèques…).

Les avantages en nature (habitation, éclairage, chauffage…) d’un concierge qui en plus des avantages en nature perçoit aussi un salaire, sont déclarés sous les codes rémunération 404 ou 804.

Les cadeaux en nature, en espèces ou sous forme de chèques à l’occasion de la Saint-Nicolas, Noël, nouvel an, ou pour une distinction honorifique… sont déclarés sous le code rémunération 403.

Les autres allocations, primes et indemnités sont déclarées en utilisant les codes rémunération 433, 434, 833 et 834.

Lorsqu’elles sont octroyées indépendamment du nombre de jours effectivement prestés au cours du trimestre déclaré, il y a lieu d’utiliser les codes rémunérations 433 (exonéré) et 833 (soumis).

Lorsqu’elles sont directement liées aux prestations effectuées au cours du trimestre, les codes rémunérations 434 (exonéré) et 834 (soumis) doivent être utilisés.

Les allocations, primes ou indemnités suivantes sont déclarées sous les codes 433, 434, 833 et 834 :

• indemnités pour charge qui ne peuvent pas être considérées comme normales et inhérentes à la fonction ;
• supplément de traitement pour les concierges définitifs qui ne perçoivent pas de traitement barémique et qui sont payés par l’avantage en nature ;
• complément du pécule de vacances légal ;
• remboursement de frais en sus des frais réellement exposés ;
• la quote-part de l’employeur dans les chèques-repas qui ne remplissent pas les conditions d’exonération ;
• cadeaux en nature ou en chèques qui ne remplissent pas les conditions d’exonération ;
• gratifications, indemnités et primes de toutes natures ;
• avantages de toute nature ;
• bonification de rattrapage, supplément sectoriel ou prime annuelle assimilée ;
• indemnité pour la préparation, l’organisation et la surveillance des élections ;
• indemnité pour travail dangereux ou insalubre ;
• indemnité pour travail irrégulier ou imprévu ;
• prime de productivité ;
• augmentation de salaire minimale garantie pour un membre du personnel qui est promu à un grade d’un niveau supérieur;
• 74,37 euros par an payé au personnel des services reconnus d’aide familiale et de personnes âgées ;
• prime de restructuration pour le personnel soignant, infirmier et paramédical (29,35 euros/mois) ;
• indemnité pour prestations de soirée du personnel infirmier et soignant (plan d’attractivité) ;
• indemnité aux infirmiers qui sont porteurs d’une qualification professionnelle particulière ou d’un titre professionnel particulier (plan d’attractivité) ;
• autres indemnités spécifiques pour personnel soignant et infirmier ;
• autres indemnités spécifiques pour les médecins.

Les frais propres à l’employeur sont déclarés sous le code rémunération 441. Ces frais se rapportent aussi bien au remboursement par l’employeur des vêtements de travail, à l’équipement et au transport (pour les déplacements de service) qu’à la mise à disposition des vêtements de travail, de l’équipement ou du transport, et sont exonérés des cotisations de sécurité sociale. Toutes les indemnités de vêtements, de transport et de frais de séjour sont déclarés sous le code rémunération 441.

L’allocation de foyer/résidence accordée aux travailleurs contractuels est soumise aux cotisations de sécurité sociale et doit être déclarée sous le code rémunération 821. Pour le personnel nommé à titre définitif, l’allocation est exonérée des cotisations et le code rémunération 421 doit être utilisé.

Les indemnités pour prestations de nuit, de samedi et de dimanche qui selon le cas sont exonérées ou soumises aux cotisations de sécurité sociale et qui ne sont pas soumises aux cotisations de pension pour les nommés à titre définitif sont déclarées sous les codes rémunérations 435 et 436 (exonéré) et sous les codes rémunérations 835 et 836 (soumis). Sous ces mêmes codes sont entre autres déclarées :

• l’indemnité pour les primes, exonérées ou soumises, de nuit, du samedi et du dimanche octroyée à d’autres membres du personnel que ceux du personnel de la police locale (ancien statut) et des services publics d’incendie ;
• les primes exonérées de nuit, du samedi et du dimanche pour le personnel de la police locale (ancien statut) et des services publics d’incendie (AR du 20-6-1994) ;
• le sursalaire soumis pour prestations de nuit qui est octroyé dans le cadre du plan d’attractivité
  • au personnel infirmier et soignant pour les prestations d’avant 20 heures ou d’après 6 heures ;
  • au personnel autre qu’infirmier et soignant.

A certaines catégories de travailleurs qui bénéficient d’une protection particulière contre le licenciement, telles qu’une travailleuse enceinte ou une travailleuse en interruption de carrière, l’employeur est redevable d’une indemnité légale comme complément à l’indemnité de licenciement qui est due lorsqu’il ne respecte pas ses obligations légales, contractuelles ou statutaires. Cette indemnité est exonérée de cotisations de sécurité sociale et doit être déclarée sous le code 440.
Sont par contre soumis aux cotisations de sécurité sociale et ne doivent pas être déclarés sous le code 440 les indemnités pour

• la résiliation irrégulière du contrat de travail par l’employeur ;
• la rupture unilatérale du contrat de travail pour les délégués du personnel ;
• la rupture unilatérale du contrat de travail pour les délégués syndicaux ;
• la résiliation de commun accord du contrat de travail.

Le montant de 135 euros maximum par an qui est alloué à un travailleur en raison de l’adhésion à une organisation syndicale, est exonéré des cotisations de sécurité sociale et est déclaré sous le code rémunération 443.

Les suppléments de traitement et primes octroyés dans le cadre de la loi du 10-4-1995 relative à la redistribution du temps de travail dans le secteur public, doivent être déclarés sous les codes rémunération 452 (exonérés) et 851 (soumis). Vous indiquez les montants octroyés aux travailleurs qui limitent leurs prestations de travail avec perte de ré munération proportionnelle. Les montants octroyés visent à compenser partiellement la perte de rémunération par rapport aux prestations antérieures.

La rente allouée en raison d’une incapacité de travail permanente due à une maladie professionnelle ou à un accident de travail est intégralement exonérée de cotisations de sécurité sociale. Pour les membres du personnel encore en activité, la rente est déclarée sous le code rémunération 490. Les membres du personnel qui, après leur sortie de service, continuent de percevoir la rente de leur ancien employeur ne doivent pas être mentionnés sur la DmfAPPL.

Les indemnités supplémentaires spécifiques de certaines catégories de personnel

Les indemnités supplémentaires exonérées sont déclarées sous les codes rémunération 501 à 599, les indemnités supplémentaires soumises sont déclarées sous les codes rémunération 901 à 999.

Pour le personnel des établissements d’enseignement les indemnités de surveillance dans l’enseignement gardien et primaire ou pour l’accompagnement dans le transport scolaire qui sont effectués comme prestations complémentaires et qui sont exonérés de cotisations de sécurité sociale, sont déclarés sous le code rémunération 501.
Les indemnités pour des activités supplémentaires ou d’appoint liées à la fonction qu’effectue un membre du personnel nommé à titre définitif de l’enseignement gardien et primaire rémunéré par le Ministère de la Communauté flamande ou de la Communauté française ne sont pas prises en compte pour le calcul de la pension du secteur public. Elles doivent être déclarées à part sous les codes rémunérations 502 (exonéré) et 902 (soumis). Il s’agit des indemnités pour:

• la surveillance et le gardiennage en dehors des heures de cours dans l’enseignement gardien et primaire;
• la tenue de la bibliothèque scolaire;
• les leçons additionnelles ou d’appoint, données par un membre du personnel enseignant aux élèves de sa classe;
• la direction des activités ci-dessus et de toutes les leçons additionnelles et d’appoint.

Les suppléments qui n’ont aucun lien avec des prestations complémentaires (indemnité d’ancienneté, indemnité de diplôme) sont déclarés sous les codes rémunérations 506 (exonéré) et 906 (soumis).

Pour le personnel infirmier et soignant et le personnel paramédical, le supplément de traitement accordé pour des prestations extraordinaires telles que définies dans la circulaire du ministre de Santé publique et de la Famille du 3-11-1972 , est déclaré sous le code rémunération 510 (exonéré) ou le code 910 (soumis). Sous l’appellation prestations extraordinaires est compris: 1) les services de nuit, 2) le travail dominical et les jours fériés, 3) les services à prestations variables ou interrompus.

Les indemnités pour le service de nuit sont déclarées sous les codes rémunérations 512 et 912. Sous ces codes sont également déclarés

• l’indemnité horaire de 2,05 euros (montant indexé à partir du 1er-01-2013= 3,30 euros par heure), telle que définie dans la Circulaire du 17-4-1989 du Ministre de la Santé publique et de l’Environnement ;
• le sursalaire pour prestations de nuit qui est octroyé dans le cadre du plan d’attractivité pour les prestations entre 20 heures et 6 heures.

Les suppléments de traitements pour les prestations pendant le week-end ou les jours fériés sont déclarés sous le code rémunération 916. Il s’agit entre autres du supplément de 1,021 euros /heure qui est accordé sur la base de la circulaire de l’INAMI du 17-7-1992. Le montant indexé de ce supplément de traitement est depuis le 1er-01-2013 égal à 1,561,63 euro/heure.

Pour la prime d’attractivité octroyée par les établissements du secteur public qui relèvent des secteurs de soins de santé fédéraux, c’est le code rémunération 917 qui est utilisé. Ce code doit être utilisé tant pour le personnel infirmier, soignant et assimilé, que pour le personnel administratif.

Pour les médecins, la quote-part variable dans le pool doit être déclarée sous les codes rémunérations 524 et 924.

Pour les pompiers volontaires, les indemnités pour prestations (régulières)prises en considération pour déterminer si le montant limite de 785,95 euros a été atteint, sont déclarées dans la DmfAPPL sous le code rémunération 542 si le montant limite n’est pas dépassé. Si les indemnités dépassent la limite, le code rémunération 942 doit être utilisé. Dès lors votre administration doit vérifier elle-même si le montant limite en matière de prestations régulières est dépassé.

Le pécule de vacances des pompiers volontaires doit être déclaré sous les codes rémunération 312, 314, 349 et 350.
L’indemnité pour prestations dans le cadre du service 100 est soumise aux cotisations de sécurité sociale et est déclarée sous le code rémunération 940.

Pour le personnel de police ayant opté pour le nouveau statut, les codes rémunération 570, 961, 962, 970, 971, 974, 975 et 976 doivent être utilisés.

Les « allocations diverses et indemnités visées par l’arrêté royal du 30-3-2001 », soumises aux cotisations de sécurité sociale, sont déclarées dans la DmfAPPL sous le code rémunération 970 qui recouvre entre autres:

• l’allocation pour personnel contactable et rappelable ;
• l’allocation pour service ininterrompu de plus de 24 heures ;
• l’allocation de fonction ;
• l’allocation de formateur ;
• l’allocation forfaitaire pour certains membres du personnel chargés de missions en matière de politique fédérale d’immigration ;
• l’allocation de mentor ;
• l’allocation « Région Bruxelles-Capitale » ;
• l’allocation pour prestations aériennes occasionnelles ;
• l’allocation pour missions d’enseignement ;
• l’allocation de sélection ;
• la prime aux membres du personnel du cadre opérationnel, et du cadre administratif et logistique de la police fédérale et des corps de police locale chargés de tâches informatiques en 2001.

Les « allocations diverses et indemnités autres que celles visées par l’arrêté royal du 30-3-2001 », qui sont soumises aux cotisations de sécurité sociale sont déclarées sous le code rémunération 971.

Les « allocations diverses et indemnités NON assujetties aux cotisations de sécurité sociale » sont déclarées dans la DmfAPPL sous le code rémunération 570 et recouvre entre autres:

• l’indemnité pour frais réels d’enquête ;
• l’indemnité de téléphone ;
• l’indemnité d’entretien pour chien policier ;
• l’indemnité pour service permanent auprès du SHAPE ;
• l’indemnité de déplacement dans le cadre de la navigation intérieure ;
• l’indemnité pour frais funéraires.

L’allocation octroyée au comptable spécial doit être déclarée sous le code 974. De même, pour déclarer l’allocation octroyée à un receveur régional qui passe au cadre administratif et logistique de la police locale en tant que comptable spécial, ce code doit être utilisé.

Indemnités supplémentaires octroyées indépendamment du nombre de jours de travail effectif durant le trimestre de la déclaration

Pour les indemnités supplémentaires qui sont octroyées indépendamment du nombre de jours de travail effectif durant le trimestre de la déclaration, et qui sont soumis aux cotisations de sécurité sociale, il faut tenir compte de règles spéciales. Cela concerne les indemnités suivantes:

• la prime de fin d’année (code rémunération 817) ;
• l’avantage en nature ou sous forme de chèques (code rémunération 806) ;
• les autres allocations et primes comme la prime d’ancienneté ou la prime de mariage (code rémunération 833) ;
• les suppléments accordés au personnel des établissements d’enseignement qui ne sont pas tenus à des prestations supplémentaires (code rémunération 906) ;
• la prime d’attractivité (code rémunération 917) ;
• les suppléments de salaire octroyés aux officiers qui prennent part aux permanences des corps de police et de pompier (code rémunération 951) ;
• le supplément de salaire annuel en faveur du chef de service incendie (code rémunération 957).

Cela concerne les primes, les indemnités et allocations dont le montant de base s’élève à plus d’un trimestre, ou les primes ou indemnités uniques qui sont accordées au travailleur. Elles sont généralement déclarées pendant le trimestre durant lequel elles sont payées.

S’il s’agit de primes payées tous les six mois ou plus, et qui est plus élevée de 20% des autres salaires de la période de référence, elles sont uniformément divisées entre les différents trimestres de la période de référence.

Si elles sont payées durant un trimestre pendant lequel le travailleur n’est déjà plus en service, il convient de les mentionner sur la déclaration du dernier trimestre durant lequel le travailleur était en service.

Pour tous ces avantages indiqués sous ces codes, la périodicité du paiement doit également être indiquée (voir 8.4.4.).

Par dérogation à la règle générale, ces montants sont seulement totalisés pour autant qu’il s’agisse d’avantages payés avec la même périodicité. Si dans le courant du trimestre différentes primes avec une périodicité différente sont payées, il faut scinder les montants.

Aucune des institutions qui fait usage des données mentionnées dans la DmfAPPL ne doit connaître cette donnée par ligne d’occupation. Il n’y a donc aucune objection à ce que, s’il doit y avoir plusieurs lignes d’occupation pour un travailleur, le montant total de cet avantage pour l’ensemble du trimestre soit rassemblé sur une seule ligne d’occupation.