La ligne d'occupation

Remarque: Dans la plupart des cas, les lignes d'occupation se suivent dans le temps. Ce n'est cependant pas nécessairement le cas. Il est également possible qu'un travailleur se trouve dans deux 'occupations' au même moment auprès d'un même employeur (exemple: un travailleur commence à travailler dans le cadre d'un contrat de travail à temps partiel à concurrence de 15 heures par semaine et durant une période déterminée un contrat complémentaire à concurrence de dix heures par semaine lui est proposé).

Date de début et de fin de la ligne d'occupation

Il s'agit de la date de début de la période à laquelle les données communiquées à ce niveau ont trait. Lorsqu'il n'y a pas eu de modification au niveau de l'occupation, la date de début de l'occupation correspond donc à une date antérieure au début du trimestre en cours. S'il n'y pas eu de nouvelle occupation depuis l'entrée en service du travailleur, la date de début de la ligne d'occupation coïncide avec la date de l'entrée en service.

Ne confondez donc pas ces dates avec les dates de début et de fin demandées au niveau de la ligne travailleur et qui renvoient toujours au trimestre en cours.

Trois remarques importantes

Indemnités de rupture

Le salaire et les données relatives aux prestations se rapportant à une indemnité payée suite à une rupture irrégulière de contrat de travail doivent toujours être repris sur une ligne d'occupation distincte (donc séparée des données se rapportant à la période pendant laquelle le contrat de travail a été exécuté).

Les règles de distinction qui étaient d'application sous l'ancienne déclaration pour déclarer des indemnités de rupture sont conservées (la partie se rapportant au trimestre pendant lequel le contrat est rompu, la partie se rapportant aux trimestres ultérieurs de l'année civile en cours, la partie se rapportant à chacune des années civiles suivantes). Les dates de début et de fin de cette ligne d'occupation sont celles des périodes couvertes par l'indemnité de rupture.

A l'exception des cas relativement exceptionnels prévus dans la législation sur les contrats de travail prévoyant que de telles indemnités peuvent être payées mensuellement (entreprises en difficulté), les indemnités doivent toujours être reprises intégralement sur la déclaration du trimestre au cours duquel le contrat de travail a été rompu.

Si la base de calcul de l'indemnité de rupture est différente de celle d'indemnités liées à d'autres périodes, il y a lieu de déclarer en premier lieu la période couverte par l'indemnité de rupture et ensuite les autres périodes.

Pour un travailleur qui est licencié durant une période d'interruption de carrière partielle ou de crédit-temps partiel et pour qui l'employeur doit calculer l'indemnité de rupture sur base de la rémunération à laquelle le travailleur a effectivement droit  au moment de la notification de la fin du contrat, une nouvelle ligne d'occupation doit être commencée avec les mêmes caractéristiques qu'avant le licenciement, donc avec le code mesures de réorganisation du temps de travail.

Jours fériés

Lorsque le contrat de travail se termine et que l'employeur doit, en vertu de la législation relative aux jours fériés, payer un jour férié qui tombe après la fin du contrat de travail, ce jour doit être déclaré avec le code de prestations 1 sur la déclaration du trimestre au cours duquel le contrat de travail se termine, et ceci, que le jour férié tombe ou ne tombe pas dans le trimestre suivant. En d'autres mots, le jour férié est déclaré comme s'il tombait pendant la période d'occupation sans que la date de fin de contrat de la ligne d'occupation soit modifiée.

Quand deux contrats de travail intérimaire auprès de la même entreprise de travail intérimaire pour une mission chez un même utilisateur ne sont interrompus que par un ou plusieurs jours fériés ou jours de remplacement d'un jour férié, les jours fériés concernés ou les jours de remplacement sont considérés comme un jour férié ou un jour de remplacement durant lequel le travailleur intérimaire était au service de l'entreprise de travail intérimaire.

L'occupation se termine donc seulement à la fin de ce(s) jour(s) fériés et/ou de remplacement et l'employeur est redevable de la rémunération pour ces jours. Vu qu'il n'y a pas de réelle interruption, les données peuvent être communiquées sur une même ligne d'occupation (voir aussi plus loin sous 'contrats successifs').

Ce qui précède est également d'application si le jour férié et/ou de remplacement est combiné avec un ou plusieurs jours durant lesquels il n'est habituellement pas travaillé dans l'entreprise de l'utilisateur.

Contrats successifs

Lorsqu'un travailleur est occupé dans le cadre de contrats de travail successifs, une nouvelle ligne d'occupation doit être utilisée et les données relatives à la rémunération et aux prestations doivent être scindées par lignes. Si les différents contrats se succèdent sans être interrompus par autre chose que par des jours de repos normaux (par exemple les contrats utilisés dans le secteur de l'intérim du lundi au vendredi), les données relatives à la rémunération et aux prestations des différents contrats peuvent être rassemblées sur une seule ligne.
Cela est uniquement autorisé si les différents contrats ont les mêmes caractéristiques. Cela signifie que s'il s'agit de travailleurs dont les prestations doivent être déclarées en heures (travailleurs à temps partiel, travailleurs saisonniers, intérimaires,...) le nombre d'heures du travailleur et de la personne de référence doivent être identiques et pas seulement la proportion entre les deux.

L'unité d'établissement (UE) - identifiant de l'unité locale

Avant le 1^er trimestre 2014, le numéro de l'unité d'établissement dont dépendait un travailleur devait être mentionné dans la DmfA au niveau de la ligne travailleur, uniquement si l'employeur avait plusieurs unités d'établissement. Cette information n'était utilisée qu'à des fins statistiques.

Par son adresse, chaque unité d'établissement est liée à une Région. D'autre part, les réductions de cotisations qui sont de compétence régionale se basent sur l'adresse de l’unité d'établissement (UE) à laquelle le travailleur est rattaché. Par conséquent, l'UE doit obligatoirement être communiquée pour chaque travailleur sur chaque ligne d'occupation de la DmfA (dans la zone 'numéro d'identification de l'unité locale'), qu'une réduction soit demandée ou pas et cela également lorsque l'employeur n'a qu'une seule UE.

Chaque employeur doit faire enregistrer toutes ses unités d'établissement (UE) dans la BCE. Chaque UE a un numéro unique et une adresse. Seules les UE enregistrées dans la BCE seront acceptées dans la DmfA.

Pour rappel: un numéro d’unité d’établissement est rattaché à un seul numéro unique d’entreprise. Par conséquent, l’utilisation par un employeur d’un numéro d’unité d’établissement d’un autre employeur générera une anomalie dans sa déclaration. Cette pratique est en particulier à proscrire dans le cas de petites entreprises dont les implantations se trouvent aux mêmes adresses et dont les gérants ou administrateurs (en charge des déclarations) sont les mêmes personnes physiques.

Déménagement de l'unité d'établissement

Une UE qui déménage conserve en principe son numéro, qu'il s'agisse d'un déménagement au sein d'une même commune, vers une autre commune de la région ou vers une commune située dans une autre région.

Si l'employeur veut bénéficier d'une réduction de cotisations régionale pendant le trimestre du déménagement d'une unité d'établissement vers une autre région, il devra créer une nouvelle ligne d'occupation.

Si l'employeur ne demande pas de réduction régionale des cotisations ou si le déménagement s’est effectué au sein de la même région, une nouvelle ligne d'occupation peut être créée, mais ce n'est pas une obligation.

Le rattachement d'un travailleur à une unité d'établissement

Règle générale:

• L'UE à laquelle est affecté un travailleur est une donnée stable qui coïncide avec la notion de siège d'exploitation utilisée afin d'établir le régime linguistique qui doit encadrer les relations sociales entre l'employeur et le travailleur (la langue à utiliser en cas de modification ou de rupture du contrat de travail pour que ce soit juridiquement valable, par exemple).

Pratiquement:

• Le travailleur entame le trimestre dans l'UE A et est transféré en cours de trimestre vers l'UE B
  • deux lignes d'occupation consécutives sont indiquées dans la DmfA, la 1ère avec l'UE A, la 2ème avec l'UE B.
• Le travailleur travaille simultanément dans deux UE, sur la base de deux contrats de travail distincts
  • deux lignes d'occupation simultanées sont indiquées dans la DmfA, chacune avec son UE respective.
• Un travailleur rattaché à l'UE A remplace temporairement un collègue malade de l'UE B
  • dans la DmfA, il reste déclaré sur une seule ligne d'occupation avec l'UE A.

Ces trois situations s'appliquent aussi bien en cas de changement au sein d'une même région qu'en cas de changement entre deux régions.

Cas particuliers:

• les travailleurs itinérants (représentants de commerce, personnel des services de transport, équipes d’entretien, contrôleurs, etc.) doivent être rattachés à l’UE dont ils dépendent, c’est-à-dire à celle dont ils reçoivent leurs instructions et à laquelle ils doivent faire rapport;
• les travailleurs détachés temporairement à l'étranger restent rattachés durant ce détachement à l'UE dont ils dépendaient au moment où leur détachement a commencé;
• les travailleurs occupés chez des clients doivent toujours être rattachés à une UE de l'employeur lui-même enregistrée dans la BCE, pas celle du client chez qui ils travaillent (même pour une longue période);
• les travailleurs intérimaires mis à la disposition d’une entreprise par une agence d’intérim doivent être rattachés à l‘UE de l’agence d’intérim dont ils dépendent. 'Le siège social de l'agence d'intérim et le siège d'exploitation de l'agence d'intérim pour laquelle l'intérimaire effectue des prestations' sont des informations qui doivent obligatoirement figurer dans le contrat de travail d'un travailleur intérimaire. C'est l'UE de ce siège d'exploitation qui doit être renseignée dans la DmfA. Lorsque, dans le courant d'un trimestre, un travailleur intérimaire conclut tous ses contrats successifs avec la même UE, toutes ses prestations peuvent être regroupées sur une seule ligne d'occupation (pour autant, bien entendu, que les autres caractéristiques restent elles aussi inchangées). Dans le cas contraire, des lignes d'occupation distinctes doivent être créées;
• les personnes occupées dans le système des titres-services doivent être rattachées à l’UE du bureau de l’entreprise titres-service dont elles dépendent;
• le personnel de maison reçoit un des numéros d'UE fictifs (voir 'informations complémentaires - unité d'établissement: numéros fictifs' au bas de la page);
• l'UE à communiquer pour les gardien(ne)s d'enfants n'est pas le lieu où les enfants sont effectivement accueillis, mais l'UE du service d'accueil auquel le gardien / la gardienne est affilié(e).

Exceptions :

• pour les travailleurs en RCC et RCIC aucune UE ne doit être communiquée
• pour les étudiants sous cotisation de solidarité il existe un régime particulier

Remarques:

• Pour les entreprises établies à l'étranger (donc dont l'adresse du siège social se trouve en dehors de la Belgique), on distingue 3 situations (voir 'informations complémentaires - unité d'établissement: numéros fictifs' au bas de la page):
  • les employeurs sans UE en Belgique (type B) peuvent demander les réductions groupe-cible de la région dans laquelle leur travailleur est (principalement) occupé; il doivent communiquer un numéro d'UE fictif; cette faculté est aussi prévue provisoirement pour les employeurs étrangers pas encore affectés à un type A, B ni C (type X).
  • les employeurs sans UE en Belgique qui n'occupent pas de travailleurs en Belgique (type C) ne peuvent pas appliquer de réduction groupe-cible régionale pour ces travailleurs; par exemple, ne pourra bénéficier de la réduction groupe-cible régionale, l'employeur Y qui occupe à l'étranger un travailleur domicilié en Belgique qui travaille en même temps en Belgique pour l'employeur Z.
  • les employeurs qui ont une UE en Belgique (type A) suivent les règles normales.
• Les entreprises inscrivent leurs UE en suivant les modalités qui leur sont d’application. Les procédures pour l’enregistrement d’une UE ou pour la modification des données d'une unité d’établissement peuvent avoir lieu rapidement dans la plupart des cas. Cependant, si une UE n’était pas encore enregistrée au moment où l’employeur doit établir sa déclaration, il ne pourra appliquer aucune réduction groupe-cible régionalisée à ce moment-là. Dès que le numéro d’établissement sera attribué, l’employeur pourra apporter une rectification à sa déclaration reprenant le numéro de l’UE et la réduction demandée. Les employeurs qui ne respectent pas leurs obligations à l’égard de la loi BCE en ce qui concerne l’enregistrement de leur(s) UE(s), doivent prendre les mesures nécessaires.
• L'absence de mention ou la mention incorrecte d'un numéro d'unité d'établissement conduit, depuis le 3ème trimestre 2014, au rejet automatique de la réduction régionale sollicitée. Si aucune réduction n'est demandée, la présence d'anomalies en trop grand nombre peut également générer des problèmes au niveau de l'enregistrement des déclarations.
• A côté des canaux d’information déjà existants à la BCE (public search, private search,…) l’ONSS communiquera, à la fin de chaque trimestre, les UE qui sont connues à la BCE aux employeurs ou aux secrétariats sociaux pour tous leurs clients. Ceci n’empêchera pas qu’un numéro d’établissement créé après la communication puisse être utilisé. La responsabilité du rattachement d’un travailleur à l’UE correcte appartient, bien entendu, à l’employeur ou au secrétariat social.
• A partir du 1^er juillet 2014, les compétences et les moyens pour certaines réductions seront transférés aux Régions qui pourront supprimer ou modifier les réductions existantes ou en créer de nouvelles. Tant que les Régions n’apportent pas de modifications, les réductions et les codes de réduction actuels resteront d’application, même après le 3/2014 (la région de destination de la réduction est déterminée sur la base de l’indication de l’UE). Ce n’est qu' à partir du moment où pour une région déterminée, les critères changent ou une nouvelle réduction voit le jour que des codes supplémentaires seront créés.

Numéro d'identification du navire

Un navire est identifié à l'aide du numéro IMO ou, lorsque le navire ne dispose pas d'un numéro IMO, d'un numéro d'identification attribué par l'ONSS. Le numéro IMO est un numéro pour identifier les navires qui se compose des trois lettres 'IMO' (pour International Maritime Organization) suivi d'un nombre à sept chiffres. Le numéro est distribué par IHS Fairplay à la construction d'un navire. Les 7 chiffres doivent être communiqués.

Un numéro d'identification attribué par l'ONSS consiste également en 7 chiffres qui doivent être indiqués.

La déclaration d'un marin s'effectue par employeur par navire par navigation.

Numéro de la commission paritaire

Il s'agit du numéro de la commission paritaire ou de la sous commission paritaire de laquelle relève le travailleur du chef des prestations déclarées sur cette ligne d'occupation. Si le travailleur ne relève d'aucune commission paritaire, il faut introduire le code '999'. Une liste mise à jour des commissions et des sous-commissions paritaires est publiée chaque année au Moniteur Belge.

Remarque: Il se peut bien sûr qu'une modification de commission paritaire implique également une modification du code travailleur (un autre taux de cotisations étant d'application). Dans ce cas, il y a lieu, tel qu'expliqué ci-dessus, de reprendre les données sur deux lignes travailleur distinctes.

S'il apparaît (par exemple, lors d'une enquête sur place) qu'un numéro de commission paritaire erroné a été communiqué pour des trimestres écoulés, ces trimestres doivent être modifiés. Etant donné que l'appartenance à une commission paritaire va souvent de pair avec des cotisations sectorielles particulières (voir ci-dessus) qui donnent droit à des avantages octroyés par des fonds sectoriels (primes de fin d'année, compléments aux allocations de chômage, etc.), en pareils cas, l'effet rétroactif ne s'applique qu'à partir du trimestre au cours duquel l'employeur a été informé du fait que l'exactitude de la commission paritaire a été mise en question. De cette manière, on évite, autant que faire se peut, le remboursement d'avantages indûment perçus.

Modalités particulières pour les commissions paritaires 330, 331 et 332:

La commission paritaire 305 et ses sous-commissions paritaires sont définitivement supprimées depuis le 1^er trimestre 2008. Elles sont remplacées par trois nouvelles commissions paritaires:

CP 330: Commission paritaire des établissements et des services de santé;
CP 331: Commission paritaire pour le secteur flamand de l'aide sociale et des soins de santé;
CP 332: Commission paritaire pour le secteur francophone et germanophone de l'aide sociale et des soins de santé.

Les n^os 330, 331 et 332 ne sont pas utilisables sans subdivisions. Les employeurs qui appartiennent à ces commissions paritaires doivent utiliser une subdivision supplémentaire.

N°. CP nouveau	Employeurs	N°. CP ancien
330.01.10	Les hôpitaux privés, les maisons de soins psychiatriques.	305.01
330.01.20	Les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins, les résidences-services, les centres de soins de jour et les centres d’accueil de jour pour personnes âgées.	305.02.01
330.01.30	Les services des soins infirmiers à domicile.	305.02.02
330.01.41	Les centres de revalidation autonomes néerlandophones, situées en Région flamande ou en Région de Bruxelles-Capitale. Sont exclus toutefois, les centres de revalidation faisant partie d’un hôpital ou établissement d’éducation et relevant comme tels de la responsabilité gestionnaire dudit hôpital ou établissement d’éducation.	305.02.03
330.01.42	Les centres de revalidation autonomes francophones et germanophones, situées en Région wallonne ou en Région de Bruxelles-Capitale. Sont exclus toutefois, les centres de revalidation faisant partie d’un hôpital ou établissement d’éducation et relevant comme tels de la responsabilité gestionnaire dudit hôpital ou établissement d’éducation.	305.02.04
330.01.51	Les initiatives d’habitation protégée pour patients psychiatriques néerlandophones, situées en Région flamande ou en Région de Bruxelles-Capitale.	305.02.06
330.01.52	Les initiatives francophones et germanophones d’habitations protégées, situées en Région wallonne ou en Région de Bruxelles-Capitale.	305.02.07
330.01.53	Les maisons médicales néerlandophones, situées en Région flamande ou en Région de Bruxelles-Capitale.	305.02.06
330.01.54	Les maisons médicales francophones et germanophones, situées en Région wallonne ou en Région de Bruxelles-Capitale.	305.02.07
330.01.55	Les services de transfusion sanguine et de traitement du sang de la Croix-Rouge de Belgique.	305.02.05
330.02	Les établissements et services de santé bicommunautaires agréés et/ou subventionnés ou relevant de la compétence de la Commission Communautaire Commune et situés en Région de Bruxelles-Capitale. Sont exclus toutefois, les services des soins infirmiers à domicile, les maisons de repos pour personnes âgées, les maisons de repos et de soins, les résidences-services, les centres de jour et les centres d’accueil de jour pour personnes âgées.	305.02.05
330.03	Les entreprises de la branche d’activité de la prothèse dentaire.	-
330.04	'Les services de secourisme, les entreprises de la branche du transport indépendant de malades, les cabinets de médecins généralistes, de spécialistes, de dentistes, de kinésithérapeutes et d’autres paramédicaux, les centres médicaux pédiatriques, les plateformes de concertation des établissements et services psychiatriques, les polycliniques, les équipes de soins palliatifs à domicile, les services externes de prévention et de protection au travail, les laboratoires (par exemple: biologie clinique, anatomopathologie, …), les services de contrôle médical. Un groupe résiduaire (non compris dans l’accord social fédéral et à l’exclusion des services bicommunautaires et des établissements de prothèses dentaires).'	305.02.06 305.02.07
331.00.10	Les crèches, prégardiennats, garderie extrascolaire, services de gardiennat à domicile d’enfants, services de gardiennat à domicile d’enfants malades et les établissements et services semblables pour l’accueil d’enfants néerlandophones, situés en Région flamande ou en Région de Bruxelles-Capitale.	305.02.08
331.00.20	Les établissements et services de santé néerlandophones situés en Région flamande ou en Région de Bruxelles-Capitale, tels que les centres de planning familial, les centres de télé-accueil, les organisations de volontaires sociaux, les services de lutte contre la toxicomanie, les centres de consultation matrimoniale, les bureaux de consultation pour le jeune enfant, les centres de confiance pour l’enfance maltraitée, les services d’adoption, les centres de troubles du développement, les centres de consultation de soins pour handicapés, les initiatives de coopération en matière de soins à domicile, les centres de santé mentale.	305.02.06
332.00.10	Les établissements et services francophones et germanophones organisant de manière régulière la garde d’enfants de moins de 12 ans, tels que les crèches, les prégardiennats, les maisons communales d’accueil de l’enfance, les maisons d’enfants, les halte-garderies (halte-accueil d’urgence et en accueil flexible), les services d’accueil extra-scolaire, les services de gardiennes encadrées à domicile, les services de garde à domicile d’enfants malades, situés en Région wallonne ou en Région de Bruxelles-Capitale.	305.02.09
332.00.20	Les établissements et services de santé francophones et germanophones, situés en Région wallonne et en Région de Bruxelles-Capitale, tels que les centres de santé et les services de promotion de la santé à l’école, les centres locaux de promotion de la santé, les services communautaires de promotion de la santé, les services de lutte contre la toxicomanie et de prévention des assuétudes, les services de prévention et d’éducation à la santé, les services d’aide sociale aux justiciables, les centres de planning familial, les centres de service social, les centres de télé-accueil, les centres d’action sociale globale, les centres de coordination de soins et services à domicile, les centres de santé mentale, les équipes 'S.O.S.-Enfants'.	305.02.07

Nombre de journées par semaine du régime de travail

Cette donnée doit être communiquée tant pour les travailleurs à temps plein que pour les travailleurs à temps partiel. A cet endroit vous mentionnez un chiffre correspondant au nombre de jours par semaine que le travailleur est censé travailler (indépendamment du nombre d'heures).

Il existe une différence substantielle entre la manière dont ce chiffre est déterminé pour des régimes de travail fixes et variables. On a un régime de travail fixe si toutes les semaines comportent le même nombre de jours de travail. Il est exclu d'opérer une moyenne couvrant plusieurs semaines.

• Exemple 1: votre travailleur est censé prester toutes les semaines cinq jours, du lundi au vendredi.
  Dans ce cas, il s'agit d'un régime de travail fixe.
• Exemple 2 : votre travailleur preste quatre jours toutes les semaines (peu importe s'il s'agit ou non chaque semaine des mêmes jours).
  Dans ce cas, il s'agit également d'un régime de travail fixe.

Mais:

• Exemple 3: votre travailleur travaille dans un régime qui couvre une période de deux semaines. La première semaine il travaille six jours, tandis que la deuxième il n'en preste que quatre.
  Dans ce cas, il est question d'un régime de travail variable.
• Exemple 4: votre travailleur travaille dans un système par équipe qui couvre une période de quatre semaines. Les trois premières semaines, il travaille six jours et la quatrième il n'en preste que deux.
  Dans ce cas, il est question d'un régime de travail variable.
• Exemple 5: Votre travailleur travaille à temps partiel deux jours une semaine et trois jours la semaine suivante.
  Dans ce cas, il est question d'un régime de travail variable.

Une fois qu'il a été établi selon quel régime de travail votre travailleur est occupé, les règles suivantes doivent être appliquées afin de déterminer le nombre de jours par semaine du régime de travail.

Votre travailleur fournit des prestations selon un régime de travail fixe (un nombre de jours fixe par semaine):

Dans ce cas, vous indiquez le nombre de jours que le travailleur est censé prester par semaine. Peu importe le nombre d'heures que votre travailleur preste un jour donné si le total reste égal chaque semaine. Le nombre de jours à indiquer est donc un nombre entier: 1, 2, 3, 4, 5, 6 ou 7.

Votre travailleur fournit des prestations selon un régime de travail variable (un nombre de jours variable par semaine):

Dans ce cas, vous indiquez le nombre moyen de jours par semaine qu'il est censé prester. Ce nombre est déterminé en tenant compte du nombre de jours de travail du cycle de travail pris dans son ensemble.

Si le travailleur fournit des prestations selon un régime de travail variable cyclique (par ex. trois semaines consécutives de cinq jours de travail, suivie d'une quatrième semaine qui ne comporte que quatre jours), il s'agit d'un chiffre à deux décimales (dans l'exemple 4,75 : à savoir (5 + 5 + 5 + 4) divisé par 4).

Si le travailleur fournit des prestations selon un régime de travail variable non cyclique (sans nombre de jours préétabli par semaine et sans cycle récurrent), l'employeur doit calculer le régime de travail en divisant le nombre de jours déclarés pour le travailleur par le nombre de semaines du trimestre. Dans ce cas, il est plus que probable que le régime de travail du travailleur sera (légèrement) différent chaque trimestre. Cela signifie également qu'une nouvelle ligne d'occupation commencera chaque trimestre (voir à ce propos l'exposé relatif à la date de début et de fin de la ligne d'occupation). A l'extrême, au cas où le travailleur vient uniquement travailler quand il est appelé, lorsque au cours d'un trimestre aucune prestation n'est fournie, il est possible que le nombre de jours du régime de travail soit égal à '0'.

Attention: il y a également lieu de déclarer les travailleurs en interruption totale de carrière avec un régime de travail '0'.

Pour les travailleurs qui fournissent des prestations selon un régime de travail variable et sont rémunérés en fonction des heures prestées, c'est-à-dire sans rémunération fixe, il est de première importance, pour que la déclaration soit correcte, de remplir la zone "justification des prestations". Attention, si les travailleurs reçoivent une rémunération fixe à la fin de chaque période de paie bien qu'ils travaillent selon un régime de travail variable en fournissant plus de prestations que ce qui est prévu contractuellement au cours d'une période et moins de prestations au cours d'une autre période, on ne peut pas utiliser la zone 'justification des prestations'.

Comment déterminer le régime de travail d'un contrat de travail de courte durée?

Le régime de travail qui doit être communiqué correspond toujours avec le nombre (moyen) de jours par semaine que le travailleur est censé prester. Cela donne ainsi toute sa consistance au nombre de jours déclarés. Les règles reprises ci-dessus permettent de déterminer le régime de travail quand le travailleur est occupé au moins pour une semaine ou pour un cycle. Lorsqu'un travailleur est occupé pour une durée de temps inférieure (par exemple, un contrat de deux jours), il faut communiquer le régime de travail de la manière qui suit: il s'agit du nombre de jours de travail par semaine que le travailleur aurait dû prester s'il était resté en service plus longtemps (voir plus loin une série d'exemples).

Nombre moyen d'heures de prestation par semaine du travailleur et de la personne de référence

Ces informations doivent être communiquées, à partir du troisième trimestre 2005, pour tous les travailleurs, tant pour les travailleurs à temps partiel que pour les travailleurs à temps plein (jusqu'au deuxième trimestre 2005 inclus, ces données ne doivent pas être communiquées pour les travailleurs à temps plein ordinaires).

Il s'agit de la durée hebdomadaire normale (1) moyenne (2) du travail, augmentée des heures de repos compensatoire (3) rémunérées résultant d'un régime de réduction du temps de travail.

1. Normale c'est-à-dire compte tenu de la durée hebdomadaire moyenne théorique du travail, sans prendre en considération les heures supplémentaires prestées et en faisant abstraction d'éventuelles absences pour cause de maladie, situations de chômage temporaire, absences justifiées ou injustifiées,... Il s'agit en fait du temps de travail figurant dans le contrat de travail ou dans les éventuelles adaptations qui y ont été apportées.
2. Moyenne fait référence à la moyenne du cycle de travail qui constitue un ensemble fermé, composé de jours à prester et de jours de repos, et se reproduit selon un même schéma. Dans les régimes de travail flexibles, ce cycle peut s'étaler sur douze mois.
3. Pour le travailleur comme pour la personne de référence, il est tenu compte des heures de repos compensatoire découlant d'un régime de réduction du temps de travail dès lors qu'il s'agit d'un repos compensatoire qui est rémunéré au moment où il est pris.

Les systèmes de réduction du temps de travail et d'octroi du repos compensatoire ne sont donc pas pris en considération lorsque ce repos compensatoire est rémunéré indirectement selon la technique de la rémunération horaire majorée (voir également la question du pourcentage fixé sur base annuelle dans la partie consacrée à la déclaration des données relatives à la rémunération du travailleur).

Pour les travailleurs statutaires du secteur public - c’est-à-dire les travailleurs qui sont assujettis à un un régime de pension du secteur public -, bénéficiant d’une mesure de réorganisation du temps de travail générale (codes 3, 4 et 7) ou particulière (codes 501 à 516), il s’agit dans tous les cas de la durée hebdomadaire de la prestation réellement accomplie. Ceci signifie que si le travailleur est totalement absent, le nombre moyen d’heures par semaine est égal à 0, et ce même si l’absence est rémunérée. En effet, dans ce cas, plus aucune prestation n’est exercée.

Exemples:

• Un travailleur statutaire d’une administration occupé à temps plein (38 heures par semaine) est mis en disponibilité pour maladie avec un traitement d’attente (égal à 60% de son traitement d’activité). Son nombre d’heures moyen par semaine s’établit à 0. Le nombre d’heures moyen de la personne de référence est 38.
• Un enseignant nommé à titre définitif occupé à temps plein à raison de 20 heures par semaine est placé à sa demande en disponibilité pour convenances personnelles précédant la pension de retraite à mi-temps avec un traitement d’attente. Son nombre d’heures moyen par semaine s’établit à 10. Le nombre d’heures moyen de la personne de référence est 20.

Les travailleurs intérimaires qui sont occupés sous un contrat qui ne couvre pas une semaine entière et au cours duquel un jour au moins ne constitue pas un jour de travail moyen complet auprès de l'utilisateur doivent toujours être déclarés comme travailleurs à temps partiel. Le nombre moyen d'heures du travailleur par semaine est déterminé en établissant son nombre moyen d'heures de prestation par jour et en l'extrapolant à une occupation étendue sur une semaine (vous trouverez ci-dessous deux exemples qui illustrent cette règle, respectivement pour un travailleur intérimaire lié par un contrat de travail à temps plein et pour un travailleur intérimaire lié par un contrat de travail à temps partiel).

Si dans une entreprise, un autre système en matière de réduction du temps de travail est appliqué aux travailleurs à temps partiel par rapport à ceux à temps plein (par exemple salaire majoré pour les travailleurs à temps partiel et paiement du repos compensatoire au moment où les jours de repos sont pris par les travailleurs à temps plein), on calcule alors le nombre moyen d'heures par semaine du travailleur en question et du travailleur de référence selon le système en matière de réduction de travail applicable aux travailleurs à temps partiel.

Pour les travailleurs à temps plein pour lesquels des heures doivent être déclarées [reprise du travail à temps partiel après une maladie ou un accident, les travailleurs intermittents (travail temporaire, intérimaire et à domicile), les travailleurs avec des prestations limitées, les travailleurs saisonniers, les travailleurs rémunérés par des titres-service, tous les travailleurs occupés dans le secteur Horeca et tous les travailleurs flexi-job], le nombre moyen d'heures par semaine du travailleur sera identique au nombre moyen d'heures du travailleur de référence.

On entend par 'personne de référence' la personne qui est occupée à temps plein au sein de la même entreprise ou, à défaut, dans la même branche d'activité, dans une fonction semblable à celle du travailleur. Elle est normalement censée prester un même nombre de jours que le travailleur.

Pour le personnel enseignant à temps partiel, on détermine la fraction de charge, à savoir le nombre d'heures de cours par semaine de l'enseignant (y compris les heures de conseil de classe et de titulariat rémunérées) par rapport à celui de la personne de référence (= l'enseignant occupé dans un régime de travail qui comporte en moyenne un nombre d'heures de travail par semaine qui correspond à une charge complète). Il n'y a donc pas de transposition en, par exemple, 38 heures semaine.

Il importe que le rapport entre le nombre d'heures par semaine du travailleur et de la personne de référence puisse être déduit de la déclaration. Etant donné que le nombre d'heures par semaine de la personne de référence se rapporte toujours à une semaine, cette condition s'applique également pour le nombre d'heures par semaine du travailleur. Cela signifie concrètement que lorsqu'un travailleur pour lequel il faut communiquer cette donnée est occupé pour une courte période (par exemple, un ou deux jours) il faut calculer son nombre moyen d'heures par semaine en supposant une occupation de plus longue durée (voir plus loin une série d'exemples).

Nombre moyen d'heures subsidiées par semaine du travailleur 

Ici on mentionne le nombre moyen d'heures par semaine de l'occupation qui est financée par un Fonds Maribel Sociale. La zone est uniquement complétée pour les travailleurs occupés dans le cadre du Maribel Social.

Le nombre moyen d'heures subsidiées par semaine est obtenu en multipliant l'occupation Maribel Social en équivalents temps plein (ETP) par le nombre moyen d'heures par semaine de la personne de référence.

Type de contrat de travail

Il convient de spécifier ici si l'occupation est à temps plein ou à temps partiel.
Il s'agit en l'occurrence de la qualification au sens du droit du travail. Ainsi un travailleur lié par un contrat de travail à temps plein dont les prestations sont temporairement en deçà de celles prévues dans son contrat (par ex. en cas de reprise partielle du travail après une maladie) est désigné par la notion de temps plein. Comme on le verra ci-après, il faut néanmoins, en pareil cas, indiquer des heures.

Sont considérés comme des travailleurs à temps plein:

1. le travailleur dont la durée contractuelle normale du travail correspond à la durée maximale du travail à temps plein en vigueur dans l'entreprise quel que soit l'instrument du droit du travail (loi, convention collective de travail, contrat individuel,...) en vertu duquel le temps de travail est fixé;
2. le travailleur occupé selon un régime de travail prévu par l'arrêté royal n° 179 du 30 décembre 1982 relatif aux expériences d'aménagement du temps de t ravail dans les entreprises en vue d'une redistribution du travail disponible ou par la loi du 17 mars 1987 relative à l'introduction de nouveaux régimes de travail dans les entreprises et la convention collective de travail n° 42 du 2 juin 1987 relative à l'introduction de nouveaux régimes de travail dans les entreprises et qui a droit à une rémunération correspondant à celle de la personne de référence;
3. l'enseignant occupé dans un établissement d'enseignement, créé ou subsidié par une Communauté ou par un organe auquel la Communauté a délégué ses compétences de pouvoir organisateur, selon un régime de travail qui comprend normalement en moyenne un nombre d'heures par semaine égal à celui d'un horaire complet.

Ceux qui ne relèvent pas de ces catégories sont considérés comme des travailleurs à temps partiel.

Les travailleurs intérimaires qui sont occupés sous un contrat qui ne couvre pas une semaine entière et au cours duquel un jour au moins ne constitue pas un jour de travail moyen complet auprès de l'utilisateur doivent toujours être déclarés comme travailleurs à temps partiel (type de contrat de travail = temps partiel) même si au regard du droit du travail ils sont occupés à temps plein pendant la durée de leur contrat.

Mesures de réorganisation du temps de travail (MRT)

Cette donnée ne doit être complétée que dans les cas ci-dessous:

1 = systèmes légaux de redistribution collective du travail, impliquant une limitation de leurs prestations par les travailleurs, assortie d'une perte correspondante de leur rémunération. Il s'agit uniquement ici de la réduction du temps de travail et de la semaine de quatre jours antérieures au 1^er octobre 2001 et qui étaient reprises sous les codes réduction 1331, 1333 et 1341 (codes qui ne sont plus d'application). Cela s'applique uniquement au secteur privé.

Dans certains cas, il est prévu que ces travailleurs bénéficient d'une intervention visant à compenser partiellement la perte de rémunération par rapport aux prestations précédentes. Ces sommes doivent être mentionnées comme un élément distinct de la rémunération (cf. code de rémunération 5 de la partie consacrée à la déclaration de la rémunération);

2 = systèmes prévus par la CCT n° 42 du 2 juin 1987 relative à l'introduction de nouveaux régimes de travail dans les entreprises.

(Vous ne pouvez pas mentionner ici les travailleurs occupés dans les expériences dites Hansenne, A.R. n° 179 du 30/12/1982);

3 = interruption totale de la carrière professionnelle; il faut exclusivement reprendre ici les systèmes pour lesquels une intervention de l'ONEM ou du WSE (Région flamande)* est prévue;

4 = interruption partielle de la carrière professionnelle; il faut exclusivement reprendre ici les systèmes pour lesquels une intervention de l'ONEM ou du WSE (Région flamande) est prévue;

5 = travail adapté avec perte de rémunération, c'est-à-dire lorsque le travailleur fournit des prestations de travail effectives pour lesquelles il perçoit une rémunération réduite par rapport à celle qu'il aurait normalement dû recevoir (par exemple la reprise du travail après une maladie avec l'autorisation du médecin-conseil); cela s'applique tant pour la réduction de la rémunération horaire que pour la réduction du nombre de jours (ou d'heures) à prester ainsi que lors de la combinaison des deux;

6 = prépension à mi-temps;

7 = réduction des prestations dans le secteur public en application de la loi du 10 avril 1995 (semaine volontaire de quatre jours, départ anticipé à mi-temps) ou en application de la loi du 19 juillet 2012 (semaine de quatre jours, seulement pour les travailleurs contractuels, pour les statutaires, il faut utiliser le code 506 ou le code 514).

 8 = Congé pour prestations à temps partiel temporaires pour les contractuels dans le secteur public - absence à temps partiel non-rémunérée; seuls les systèmes où aucune intervention de l'ONEM ou du WSE (Région flamande) n'est prévue, peuvent être indiqués.

Utilisation du code prestations 30

Les jours d'absence non-rémunérés doivent, en principe, être déclarés avec le code prestations 30 (code prestations résiduaire), sauf:

• en cas de systèmes pour lesquelles une intervention de l'ONEM ou du WSE (Région flamande) est prévue;
• en cas de jours d'absence conformément à la loi du 10 avril 1995 relative à la redistribution du travail dans le secteur public ou de la loi du 19 juillet 2012 relative à la semaine de quatre jours et au travail à mi-temps à partir de 50 ou 55 ans dans le secteur public;
• pour les jours d'absence dans le cadre d'une prestation à temps partiel temporaire pour les contractuels dans le secteur public.

Dans ces cas, la mention du code MRT indique qu'il y a des jours d'absence non-rémunérés.

Utilisation des codes MRT 3 et 4 

L'application d'un système d'interruption de la carrière professionnelle où, en principe, une intervention de l'ONEM ou du WSE (Région flamande) est prévue mais où, pour des raisons résultant de circonstances particulières (par exemple, cumuls), le travailleur n'a pas droit à cette dernière, tombe aussi sous le code MRT 3 ou 4. Il en va de même pour la poursuite d'un système d'interruption de carrière pour laquelle une intervention est initialement prévue mais ne couvre pas la totalité de la période d'interruption.

Depuis le 1^er janvier 2015, il était également possible d'obtenir un crédit-temps sans motif pour lequel aucune intervention de l'ONEM n'était prévue. Dans cette dernière situation, le code MRT 3 ou 4 devait également être utilisé. En application de la CCT n° 103 adaptée, le crédit-temps sans motif est supprimé à partir du 1^er avril 2017. A partir de cette date, il peut seulement encore être appliqué pour des demandes et prolongations qui ont déjà été approuvées plus tôt.

Pour les travailleurs qui prennent un congé parental sur base de la CCT n° 64, les codes MRT 3 ou 4 ne peuvent pas être utilisés. Pour eux les jours / périodes d'absence doivent être déclarés avec le code prestation 30 (congé sans solde).

 

 

Mesure de crise COVID-19

Les travailleurs qui peuvent entrer en considération pour un congé parental avec une allocation de l'ONEM, peuvent, pour mai et juin 2020 et avec l'accord de leur employeur, réduire leurs prestations de travail de 1/2 ou 1/5^ème lorsqu'ils travaillent à temps plein ou de 1/2 lorsqu'ils travaillent au moins à 75 %. La déclaration s'effectue de manière similaire à celle pour le congé parental ordinaire, en utilisant donc le code MRT 4. Il s'agit d'une période supplémentaire d'obtention du congé parental.

 

 

Travailleurs statutaires

Pour les travailleurs statutaires du secteur public, les jours d’absence à partir du 1^er janvier 2011 doivent être déclarés soit sous une des nouvelles mesures de réorganisation, soit sous un des nouveaux codes prestations. Ceci n'est pas valable pour

• les situations où les codes MRT 3 of 4 peuvent être utilisés;
• les statutaires en semaine volontaire de quatre jours ou en départ anticipé à mi-temps en application de la loi du 10 avril 1995. Ils continuent à être déclarés avec le code MRT 7. 

Pour les travailleurs statutaires du secteur public, la perte du droit à l’intervention de l’ONEM ou du WSE (Région flamande) peut entraîner une révision de leur situation administrative (par exemple, une conversion du congé pour interruption de carrière professionnelle en non-activité). Dans ce cas, les codes MRT 3 et 4 doivent bien être remplacés pour la période révisée par le code MRT 510. 

Pour les 'statutaires temporaires' (statut = TS) dans l'enseignement et les 'stagiaires statutaires' (statut =SS) qui ne sont pas assujettis au régime de pension secteur public, la mesure de réorganisation code MRT 502 (congé pour prestations réduites pour des raisons sociales ou familiales ou congé pour motifs impérieux d'ordre familial) peut être applicable">.

Mesures de promotion de l'emploi

Sont exclusivement visés par ces mesures les travailleurs suivants:

1 = travailleur engagé dans le cadre de l'arrêté royal n° 495 (système associant le travail et la formation);

2 = travailleur engagé dans le cadre de mesures d'activation des allocations de chômage et du revenu d'intégration ou de l'aide sociale financière. Ce code doit uniquement être utilisé dans un des cas suivants:

• une occupation dans le cadre d'un programme de transition professionnelle reconnu;
• une occupation dans le cadre d'un poste de travail reconnu;
• une occupation dans le cadre de l'économie sociale d'insertion (SINE);

3 n'est plus d'application;

4 = travailleur engagé dans le cadre du troisième circuit de travail;

5 = travailleur engagé dans le cadre d'un projet 'PRIME';

10 = travailleur engagé dans le cadre d'une convention de premier emploi définie à l'article 27, premier alinéa, 1°, de la loi du 24 décembre 1999;

11 = travailleur engagé dans le cadre d'une convention de premier emploi définie à l'article 27, premier alinéa, 2°, de la loi du 24 décembre 1999;

12 = travailleur engagé dans le cadre d'une convention de premier emploi définie à l'article 27, premier alinéa, 3°, de la loi du 24 décembre 1999;

13 = travailleur handicapé engagé dans le cadre d'une convention de premier emploi définie à l'article 27, premier alinéa, 1°, de la loi du 24 décembre 1999;

14 = travailleur handicapé engagé dans le cadre d'une convention de premier emploi définie à l'article 27, premier alinéa, 2°, de la loi du 24 décembre 1999;

15 = travailleur handicapé engagé dans le cadre d'une convention de premier emploi définie à l'article 27, premier alinéa, 3°, de la loi du 24 décembre 1999;

16 = travailleur d'origine étrangère engagé dans le cadre d 'une convention de premier emploi définie à l'article 27, premier alinéa, 1°, de la loi du 24 décembre 1999;

17 = travailleur d'origine étrangère engagé dans le cadre d'une convention de premier emploi définie à l'article 27, premier alinéa, 2°, de la loi du 24 décembre 1999;

18 = travailleur d'origine étrangère engagé dans le cadre d'une convention de premier emploi définie à l'article 27, premier alinéa, 3°, de la loi du 24 décembre 1999;

Cette indication doit toujours être spécifiée, que ces travailleurs entrent ou non en ligne de compte pour une ou plusieurs réductions de cotisations. Le fait de remplir correctement ce champ a entre autres de l'importance pour le calcul de l'obligation d'engager des jeunes.
Si un travailleur relevait de deux codes différents pour une même ligne d'occupation (par exemple convention de premier emploi et application de l'arrêté royal n° 495), le code convention de premier emploi a priorité. Dans ce cas, il y a lieu de reprendre dans cette zone un seul code (10 à 18).

Statut

Seul un des codes ci-dessous doit être utilisé. Cette zone reste vierge si le travailleur ne relève pas de l'une des catégories citées:

A1 = artistes liés par un contrat de travail;

A2 = artistes qui sans être liés par un contrat de travail fournissent des prestations artistiques et/ou produisent des oeuvres artistiques contre paiement d'une rémunération pour le compte d'un donneur d'ordre, personne physique ou morale.

BA = travailleur occupé en dehors du circuit normal du travail dans une entreprise relevant de la CP 327.xx (ateliers protégés, ateliers sociaux et 'maatwerkbedrijven').

CM = candidat militaire (n'est plus d'application à partir du 14 octobre 2003). 

D = travailleur à domicile. Il s'agit des personnes visées à l'article 3, 4° de l'AR du 28 novembre 1969 c'est-à-dire les personnes qui, en tout lieu choisi par elles et selon des modalités similaires à celles d'un contrat de travail, œuvrent à façon des matières premières ou des produits partiellement achevés qu'un ou plusieurs commerçants leur ont confiés et qui travaillent seules ou occupent habituellement quatre aides au maximum.

D1 = travailleur à domicile. Parents d'accueil Communauté flamande sous contrat de travail occupés chez certains organisateurs disposant d'une autorisation pour l'accueil familial et, pour le secteur privé, ressortissant à la CP 331.00.10.

D2 = travailleur à domicile. Parents d'accueil Communauté française sous contrat de travail occupés chez certains organisateurs disposant d'une autorisation pour l'accueil familial et, pour le secteur privé, ressortissant à la CP 332.00.10.

LP = travailleurs avec des prestations limitées. Il s'agit des travailleurs qui sont liés à leur employeur par un contrat de courte durée et pour une occupation qui n'atteint pas, par jour, la durée journalière habituelle pour autant qu'ils peuvent être déclarés en heures. Il s'agit par exemple des moniteurs dans le secteur socio-culturel, etc. qui ne sont engagés que pour quelques heures.

MA = managers du secteur public qui tombent sous la loi du 4 mars 2004 accordant des avantages complémentaires en matière de pension de retraite aux personnes désignées pour exercer une fonction de management ou d'encadrement dans un service public, et, pour lesquels la loi de sécurité sociale n'est pas limitée aux secteurs AMI (soins de santé) et pensions. 

RM = réservistes uniquement déclarés dans la DmfA du SPF Défense.

S = travailleur saisonnier. Ce sont les travailleurs qui prestent des périodes de travail dont la durée est limitée, soit en raison du caractère saisonnier du travail, soit parce que les entreprises qui les emploient sont obligées à certains moments de l'année de recruter du personnel auxiliaire.

SS = statutaires en cours de stage et qui ne sont pas assujettis au régime de pension du secteur public.

T = travailleur temporaire au sens de la loi du 24 juillet 1987 (= catégorie de travailleur intermittent autre que les travailleurs à domicile et les travailleurs mis à la disposition d'un utilisateur par un bureau intérimaire agréé). Ce sont les travailleurs engagés dans le cadre d'un 'contrat de travail pour l'exécution de travail temporaire' dans le but de pourvoir au remplacement d'un travailleur fixe ou de répondre à une augmentation temporaire du volume de travail, ou encore pour assurer la réalisation d'un travail exceptionnel. Ce contrat doit être distingué d'un contrat à durée déterminée ordinaire qui ne répond pas aux conditions spécifiques d'un 'contrat de travail pour l'exécution de travail temporaire'.

Les travailleurs permanents mis à disposition d'un utilisateur (visés au chapitre III de la loi du 24 juillet 1987) ne peuvent pas être repris sous le code T.

TS = statutaires temporaires dans l'enseignement, rémunérés par une communauté, haute école ou université. Ces prestations comptent dans le cas d'une nomination défintive.

VA = ambulancier volontaire ou volontaire de la Protection civile. Il s'agit des ambulanciers volontaires (qui ne sont pas pompiers volontaires) d'une zone de secours, des secouristes-ambulanciers volontaires brevetés par un service d'ambulance agréé et des volontaires de la Protection civile. 

Si un travailleur entre en ligne de compte pour les codes S ou T et en même temps LP, il y a lieu de mentionner S ou T dans la déclaration. La mention LP est donc utilisée s'il ne s'agit ni d'un travailleur saisonnier, ni d'un travailleur temporaire au sens de la loi du 24 juillet 1987. Ces travailleurs sont toujours obligatoirement déjà déclarés en heures.

Notion de pensionné

A spécifier uniquement pour les personnes qui bénéficient de la pension légale; ce sont les personnes qui ont droit à une pension légale de retraite ou à une pension légale de survie. Ne s'applique pas aux travailleurs dans un régime de chômage avec complément d'entreprise (RCC) ou avec idemnités complémentaires pour travailleurs âgés (RCIC) .

Type d'apprenti

A partir du 4^ème trimestre 2019, seule l'indication type '1' doit être utilisée pour les apprentis - formation en alternance qui répondent aux 6 critères pour la formation en alternance:

1 = apprenti - formation en alternance.

Mode de rémunération

Vous devez compléter cette donnée uniquement pour les travailleurs qui:

• perçoivent une rémunération pour un travail à la pièce ou à l'entreprise ou qui sont payés à la tâche (= prestation);
• sont rémunérés exclusivement ou partiellement à la commission;
• sont rémunérés via le système des titres-services.

'Commission' recouvre une notion plus large que la commission des représentants de commerce. Cette notion comprend en fait toute forme de rémunération fixant le salaire du travailleur, en tout ou en partie, en fonction du chiffre d'affaires qu'il a réalisé (produits vendus, services fournis, etc.).

Il n'est pas pas fait de différence entre les travailleurs payés à la tâche et ceux payés à la pièce ou à l'entreprise.
Cela signifie donc qu'une nouvelle ligne d'occupation doit être insérée si un travailleur passe d'une rémunération à la pièce à une rémunération à la commission, ce qui n'est pas le cas s'il passe d'une rémunération à la pièce à une rémunération à la tâche.

Pour le calcul correct des allocations de chômage et des allocations versées dans le cadre de l'assurance maladie-invalidité, il est très important que, pour tous les travailleurs rémunérés de cette manière, cette donnée soit complétée sur la déclaration trimestrielle (bûcherons payés à la tâche, travailleurs à domicile payés à la pièce ou à l'entreprise, artistes ayant un contrat pour un travail défini percevant un cachet, etc.).

Tous les travailleurs occupés via les titres-services doivent être déclarés avec le code 'titres-services' quelle que soit la commission paritaire dont ils ressortissent. A partir du 3^e trimestre 2012, ils doivent également toujours être déclarés en heures.

Cela s'applique également aux bureaux de travail intérimaire qui sont reconnus dans le cadre de la réglementation des titres-services. Pour ces employeurs, l'ONSS a créé une catégorie d'employeurs distincte pour la déclaration des travailleurs payés via les titres-services (cat. 597). La mention 'travailleur payé au moyen de titres-services' peut donc uniquement être combinée avec cette catégorie et pas avec les catégories sous lesquelles les travailleurs intérimaires ordinaires sont déclarés (cat. 097 ou 497).

Numéro de fonction pour les rémunérations au pourboire

Vous devez mentionner ce numéro pour tout travailleur pour lequel les cotisations sont calculées sur des rémunérations forfaitaires. Pour les travailleurs occasionnels des secteurs agricole et horticole, les codes respectifs sont '90', '91', '92' et '99', pour les travailleurs occasionnels dans le secteur horeca '94' (forfait journalier) ou '95' (forfait horaire).

Classe du personnel

Pour ce qui concerne les marins, une prime forfaitaire relative aux accidents de travail est due sur la base d'un salaire forfaitaire La classe du personnel permet de connaître la fonction exercée, et par conséquent le forfait journalier y relatif, dans le cadre du calcul de la prime relative aux accidents de travail.

Catégorie du personnel navigant

Cette zone ne doit être complétée que si le travailleur fait partie du personnel navigant d'une compagnie aérienne.

A partir du 1^er trimestre 2011, elle doit l’être également pour les militaires qui font partie du personnel navigant de la Défense.

Les codes suivants doivent être utilisés:

1 = pilote
2 = personnel de cabine
3 = autre

Paiement en dixièmes ou en douzièmes (dans l'enseignement)

Dans cette zone communiquer si l'enseignant est payé en dixièmes ou en douzièmes.

Reprise du travail avec l'accord du médecin conseil après une incapacité de travail

Dans certains cas, il arrive qu'un travailleur, après une période d'incapacité de travail, dans l'attente d'une guérison complète, reprenne le travail à temps partiel chez son employeur, avec l'autorisation du médecin conseil. En ce qui concerne le salaire, il existe deux possibilités: soit il reçoit son salaire normal, soit il n'a droit qu'à une partie de son ancien salaire pour raison de rendement moindre.

Lors de la déclaration d'un travailleur au cours d'une telle période, il y a lieu de se conformer aux règles suivantes:

• Les données relatives à une ligne de travail sont déclarées sur une ligne d'occupation séparée;
• Dans le champ 'mesures de réorganisation du temps de travail' la mention 'travail adapté avec perte de salaire' doit toujours être ajoutée donc également en cas de reprise de travail avec son salaire (ou son salaire horaire) normal;
• Pendant la période de reprise du travail, il faut, pour tous les travailleurs (donc, également pour ceux qui sont contractuellement à temps plein) mentionner les heures par codes prestation; le nombre moyen d'heures de travail du travailleur et du travailleur de référence dans le cas d'un travailleur contractuellement à temps plein sont égaux, par exemple, 38/38);
• Dans la zone 'type de contrat de travail' il faut mentionner 'à temps plein' lorsqu'il s'agit d'un travailleur engagé à temps plein avant l'incapacité du travail et la reprise du travail.

Exemple

Un employé engagé à plein temps dans un régime de travail de 5 jours (38 heures/semaine) est malade à partir du 10 janvier 2003. Il est en incapacité de travail jusqu'au 15 août 2003. Du 16 août 2003 au 15 septembre 2003, il reprend le travail à temps partiel à raison de 3 demi jours par semaine. A partir du 16 septembre 2003, il reprend le travail à temps plein.

• Déclaration du premier trimestre 2003: Un ligne d'occupation reprenant le salaire et les journées correspondant aux périodes de travail et de salaire garanti déclarées, plus un nombre de jours mentionnés avec le code maladie. Comme il s'agit d'un travailleur à temps plein, il ne faut pas mentionner d'heures.
• Déclaration du deuxième trimestre 2003: Une ligne d'occupation: le trimestre complet (65 jours) est déclaré avec le code maladie. Comme il s'agit d'un travailleur à temps plein, il ne faut pas mentionner d'heures.
• Déclaration du troisième trimestre 2003: Il faut remplir trois lignes d'occupation:
  • Ligne 1: Concerne la période du 1^er juillet au 15 août. Ne mentionner sur cette ligne que les jours déclarés avec code maladie (34 jours).
  • Ligne 2: C'est la période d'occupation du 16 août au 15 septembre. Dans le champ 'mesure de réorganisation du travail' doit figurer la mention 'travail adapté avec perte de salaire' - ce qui implique la déclaration des heures et des jours pour cette ligne. On mentionne le nombre contractuel moyen d'heures du travailleur (38) et de la personne de référence (également 38). Dans la zone 'type de contrat de travail', on mentionne encore 'temps plein', la mention du nombre de jours par semaine du régime de travail reste inchangée ('5'). Les jours et les heures de travail doivent être mentionnés tant pour le code journées prestées que pour le code maladie.
    Code journées prestées : 6 jours (= conversion des 12 demi jours prestés); heures prestées: 45,6.
    Code maladie: 13 (= les 7 jours sans prestations et la conversion des 12 jours pendant lesquels le travailleur preste un demi jour); heures maladie: 98,8.
  • Ligne 3: Concerne la période du 16 septembre au 30 septembre. C'est là que sont déclarés les 11 jours prestés et le salaire qui s'y rattache. La période de travail autorisé étant passée, on ne déclare plus d'heures.

La déclaration du tiers payant

La loi impose aux tiers payants les mêmes obligations qu'aux employeurs. Cela implique que tout qui paie une rémunération au cours d'un trimestre doit introduire une déclaration électronique et payer les cotisations dues.

Lorsque la déclaration du tiers payant ne concerne que des primes (par exemple, un fonds de sécurité d'existence qui déclare une prime de fin d'année), si l'employeur lui-même déclare les prestations habituelles du travailleur, le tiers payant peut faire sa déclaration sans se soucier de la situation de travail réelle du travailleur. Le tiers payant mentionne le début et la fin du trimestre. Il peut reprendre '5' comme régime de travail pour tous les travailleurs et comme type de contrat de travail, il peut mentionner 'temps plein'. Il ne faut pas communiquer le nombre moyen d'heures de prestation par semaine du travailleur et du travailleur de référence.

La déclaration des gardiens et des gardiennes d'enfants non liés par un contrat de travail

La loi impose à l'organisme agréé auprès duquel les gardiens et les gardiennes d'enfants sont affiliés les mêmes obligations qu'aux employeurs ordinaires. Cela signifie qu'il doit faire une déclaration trimestrielle et payer les cotisations dues.

Au niveau de la ligne travailleur, l'organisme agréé indique la catégorie de travailleur correspondant aux gardiens et gardiennes d'enfants et la catégorie d'employeur de l'organisme. Cet organisme indique aussi la date de début et la date de fin du trimestre. Au niveau de la ligne d'occupation, il doit reprendre 'temps partiel' comme type de contrat, sauf lorsque le 'nombre moyen d'heures de travail par semaine' est similaire à celui du travailleur de référence. Dans ce dernier cas, il y a lieu d'indiquer temps plein comme type de contrat. Il faut également compléter les autres champs de la déclaration de la même manière que pour les gardiens mentionnés sous le type de contrat 'temps partiel'.

Le travailleur de référence est supposé prester 38 heures par semaine. Quant au nombre de jours par semaine du régime de travail, il sera toujours de 5. Vu que les gardiens et les gardiennes d'enfants visés ne sont pas liés par un contrat de travail, il faut mentionner 999 comme Commission paritaire.

Pour déclarer les prestations, il y a lieu d'utiliser certains codes spécifiques. Pour le calcul des prestations et des réductions, il est conseillé d'utiliser la feuille de calcul excel qui est proposée sur Techlib (tab 'Parents d'accueil').

Exemples pratiques en rapport avec le régime de travail, le nombre d'heures par semaine du travailleur et de la personne de référence, le type de contrat de travail, la réorganisation du temps de travail et le statut du travailleur

Dans une entreprise on travaille normalement 5 jours par semaine (38 heures par semaine) et chaque jour on travaille un même nombre d'heures (7h36 heures ou encore 7.60 exprimé de manière décimale).

Les exemples développés s'appliquent également pour les intérimaires mis à disposition dans une entreprise (vu qu'ils suivent le régime de travail de cette entreprise). La différence, dans la déclaration, entre ces derniers et les travailleurs ordinaires de l'entreprise est que le bureau intérimaire doit toujours mentionner des jours et des heures pour eux. Le nombre moyen d'heures du travailleur et de la personne de référence doit donc toujours être communiqué même s'ils travaillent à temps plein.

L'indication du statut et des mesures de réorganisation du temps de travail n'est indiquée dans les exemples que lorsque cette indication est obligatoire.

Exemples d'occupations stables

A. Un travailleur est occupé à temps plein en conformité avec les conditions d'occupation habituelles. Modalités de la déclaration:

• nombre de jours/semaine du régime de travail: 5
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 38
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps plein

B. Un travailleur est occupé à temps partiel à raison de 3 jours/semaine et 7h36/jour. Modalités de la déclaration:

• nombre de jours/semaine du régime de travail: 3
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 22,8 (7,60 x 3)
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps partiel

C. Un travailleur est occupé à temps partiel à raison de 5 jours/semaine et 4 h/jour. Modalités de la déclaration:

• nombre de jours/semaine du régime de travail: 5
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 20 (4 x 5)
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps partiel

D. Un travailleur est occupé à raison de 3 jours la semaine 1 et de 2 jours la semaine 2 (avec cycle récurrent) et 7h36/jour. Modalités de la déclaration:

• nombre de jours/semaine du régime de travail: 2,5
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 19 (7,6 x 2,5)
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps partiel

Exemples d'occupations de courte durée

E. Un travailleur est occupé à temps plein sous contrat de travail de courte durée, 2 jours de 7h36/jour. Modalités de la déclaration:

• nombre de jours/semaine du régime de travail: 5
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 38
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps plein

F. Un travailleur saisonnier est occupé à temps plein sous contrat de travail de courte durée, 2 jours de 7h36/jour. Modalités de la déclaration:

• nombre de jours/semaine du régime de travail: 5
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 38
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps plein
• statut: S (il faut déclarer des heures)

G. Un travailleur est occupé sous contrat de travail à temps partiel de courte durée, 2 jours dont 1 de 4 heures et l'autre de 6 heures. Modalités de la déclaration:

• S'il s'avère que si le travailleur restait plus longtemps en service il travaillerait 5 jours par semaine:
• nombre de jours/semaine du régime de travail: 5
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 25 {[(4 + 6) : 2] x 5}
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps partiel
• S'il s'avère que si le travailleur restait plus longtemps en service il travaillerait 4 jours par semaine:
• nombre de jours/semaine du régime de travail: 4
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 20 {[(4 + 6) : 2] x 4}
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps partiel

Gbis. Un travailleur intérimaire est occupé sous contrat de travail à temps plein (en droit du travail) de courte durée, 2 jours dont un de 4 heures et l'autre de 6 heures. Modalités de la déclaration:

• S'il s'avère que la personne de référence travaille 38 heures par semaine dans un régime de 5 jours par semaine:nombre de jours/semaine du régime de travail: 5
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 25 {[(4 + 6) : 2] x 5}
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps partiel
• S'il s'avère que la personne de référence travaille 38 heures par semaine dans un régime de 4 jours par semaine:
• nombre de jours/semaine du régime de travail: 4
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 20 {[(4 + 6) : 2] x 4}
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps partiel

H. Un travailleur est occupé (par exemple comme animateur lors d'une journée sportive) sous contrat de travail à temps plein de courte durée (4 heures). Modalités de la déclaration:

• nombre de jours/semaine du régime de travail: 5
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 38
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps plein
• statut: LP (il faut déclarer des heures)

Exemples de travailleurs en crédit-temps (interruption de carrière)

I. Un travailleur à temps plein prend pendant une certaine période un crédit-temps à temps plein. Modalités de la déclaration: Il faut commencer une nouvelle ligne d'occupation avec les caractéristiques suivantes:

• nombre de jours/semaine du régime de travail: 0
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 0
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps plein
• mesures de réorganisation du temps de travail: 3

J. Un travailleur à temps plein prend pendant une certaine période un crédit-temps partiel (3 jours de travail et 2 jours de crédit-temps par semaine). Modalités de la déclaration: Il faut commencer une nouvelle ligne d'occupation avec les caractéristiques suivantes:

• nombre de jours/semaine du régime de travail: 3
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 22,8 (7,60 x 3)
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps plein
• mesures de réorganisation du temps de travail: 4

Exemple d'une entreprise dans laquelle des règles différentes sont d'application, en matière de réduction du temps de travail, pour les travailleurs à temps plein et pour les travailleurs à temps partiel

K. Dans une entreprise, un travailleur à temps plein travaille 38 heures/s emaine sur base annuelle mais reçoit 2 heures de repos compensatoire/semaine payé au moment où les jours de compensation sont pris. Modalités de la déclaration:

• nombre de jours/semaine du régime de travail: 5
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 40
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 40
• type de contrat de travail: temps plein

Dans cette entreprise, un travailleur est occupé à mi-temps, 5 jours/semaine et 3h48/jour. Il a une réduction du temps de travail sur base d'un repos compensatoire non payé et une augmentation proportionnelle de sa rémunération horaire. Modalités de la déclaration:

• nombre de jours/semaine du régime de travail: 5
• nombre moyen d'heures/semaine du travailleur (Q): 19 (3,80 x 5)
• nombre moyen d'heures/semaine de la personne de référence (S): 38
• type de contrat de travail: temps partiel