Het account van mijn onderneming beheren

Het beheer van het account van uw onderneming is in handen van de Hoofdtoegangsbeheerder. Die is aangesteld op het moment dat de beveiligde toegang van uw onderneming is aangemaakt in CSAM.

De taken van een Hoofdtoegangsbeheerder zijn:

• Het account van de onderneming activeren
• Gebruikers beheren
• Helpers (Toegangsbeheerders) aanstellen
• Verzending via technische kanalen configureren

De volgende beheerstaken voert een Toegangsbeheerder uit:

• Gebruikers beheren
• Verzending via technische kanalen configureren (optioneel)

Het account van mijn onderneming activeren

U activeert het account van uw onderneming door voor de eerste keer aan te melden als Hoofdtoegangsbeheerder. Meld u aan met uw elektronische identiteitskaart (eID), MyGov.be, itsme of code uit een mobiele app.

Ziezo, het account van uw onderneming is actief! U hebt nu toegang tot alle beveiligde onlinediensten bestemd voor ondernemingen, op dit portaal of op andere federale websites.

U bent Hoofdtoegangsbeheerder, maar u hebt geen Belgisch rijksregisternummer

Als u aangesteld bent als Hoofdtoegangsbeheerder, maar niet kunt aanmelden met een Belgische identiteitskaart, krijgt u per e-mail een gebruikersnaam opgestuurd. Een voorlopig wachtwoord volgt dan per sms. Met die gebruikersnaam en dat wachtwoord moet u zich aanmelden om het account te activeren.

Helpers aanstellen

Concreet omvat het beheer van het account van uw onderneming het beheer van de rollen (werkgever, dienstverrichter, sociaal secretariaat…) van de onderneming. Aan elke rol is een groep van machtigingen verbonden.

Uw onderneming kan meer dan één rol hebben – ze kan bijvoorbeeld zowel werkgever als sociaal secretariaat zijn. In dat geval is het accountbeheer het beheer van alle groepen van machtigingen. Om u te helpen bij het beheer van een account met verschillende domeinen en groepen, kunt u een co-Hoofdtoegangsbeheerder aanstellen.

Voor het beheer van een specifiek domein mag u een Toegangsbeheerder (TB) aanstellen. U kunt net zoveel Toegangsbeheerders aanstellen als er geactiveerde domeinen zijn in uw onderneming. Per rol (per groep van machtigingen) kunt u dan weer een Groepsbeheerder aanstellen.

Wie mag welke helper aanstellen in de onlinedienst Toegangsbeheer?

Co-Hoofdtoegangsbeheerders en Toegangsbeheerders stelt u aan in het Beheer der Toegangsbeheerders Nieuw venster (CSAM).

Groepsbeheerders stelt u aan in de onlinedienst Toegangsbeheer.

Gebruikers beheren

Gebruikersbeheer is een taak die een Hoofdtoegangsbeheerder eventueel kan uitbesteden aan een Toegangsbeheerder of een Groepsbeheerder. Het houdt in dat u gebruikers:

• aanmaakt,
• blokkeert, en
• verwijdert.

Wat is een gebruiker?

Een gebruiker is iemand die verbonden is aan uw onderneming en die van de Hoofdtoegangsbeheerder toegang gekregen heeft tot de onlinediensten van de sociale zekerheid.

Gebruikers kunnen taken uitvoeren in verband met de onlinediensten waartoe ze toegang hebben. Ze zien ook alle berichten en taken in de e-Box Enterprise van de onderneming.

Een gebruiker aanmaken

Een gebruiker moet een personeelslid zijn van de onderneming, en meer bepaald binnen de groep die u beheert.

1. Meld u aan bij de onlinedienst Toegangsbeheer met het authenticatiemiddel van uw keuze.
2. Klik op de homepagina op de groep waaraan u de gebruiker wilt toevoegen.
3. Klik op de knop ‘Voeg gebruiker toe’.
4. Voer het rijksregisternummer van de nieuwe gebruiker in.
5. Selecteer de onlinediensten waartoe de gebruiker toegang moet hebben.

Een gebruiker blokkeren

Door een gebruiker te blokkeren, ontzegt u hem of haar de toegang tot de onlinediensten zonder die gebruiker daarom te verwijderen. U kunt de gebruiker later weer deblokkeren.

U hebt 2 mogelijkheden:

Een gebruiker blokkeren voor alle groepen van een entiteit

1. Meld u aan bij de onlinedienst Toegangsbeheer met het authenticatiemiddel van uw keuze.
2. Klik op Gebruikers links in het menu en zoek de gebruiker op in de lijst.
3. Klik op het oog naast de naam van de gebruiker.
4. In de balk naast ‘Machtigingen van de gebruiker’ staat een knop ‘Blokkeren’. Klik daarop.
5. Bevestig dat u de gebruiker wilt blokkeren voor alle groepen.

De gebruiker is geblokkeerd voor alle groepen.

Een gebruiker blokkeren voor een enkele groep

1. Meld u aan bij de onlinedienst Toegangsbeheer met het authenticatiemiddel van uw keuze.
2. Klik op de gewenste groep en zoek de gebruiker op in de lijst.
3. Klik op het potlood naast de naam van de gebruiker.
4. Onder ‘Machtigingen van de gebruiker’ en naast de groep staat een knop ‘Blokkeren’. Klik daarop.

De gebruiker is geblokkeerd voor de groep.

Een gebruiker verwijderen

Verlaat een gebruiker uw onderneming? Vergeet dan niet hem of haar te verwijderen uit het systeem.

1. Meld u aan bij de onlinedienst Toegangsbeheer met het authenticatiemiddel van uw keuze.
2. Kies de gewenste groep op de homepagina.
3. Zoek de gebruiker op in de lijst.
4. Klik op het vuilnisbakje naast de naam van de gebruiker.

De gebruiker is nu verwijderd uit de groep.

Contactgegevens van uw onderneming beheren

Toegangsbeheerders, Groepsbeheerders en gebruikers van uw onderneming hebben automatisch toegang tot de onlinedienst ContactData. In die onlinedienst controleert u de contactgegevens van uw onderneming en houdt u ze actueel.

Verzending via technische kanalen configureren

Vroeger activeerde en beheerde u de technische kanalen voor de verzending van grote hoeveelheden aangiften in Toegangsbeheer. Nu doet u dat in de onlinedienst Chaman.

Zijn de beheerders van de FTP-, SFTP-, SOAP- en REST-kanalen van uw onderneming gewone gebruikers? Dan moet u ze in Toegangsbeheer expliciet toegang geven tot Chaman. Is de beheerder een Toegangsbeheerder voor uw onderneming, dan heeft die automatisch toegang.