Voor wie is Check In and Out at Work bedoeld?

De onlinedienst Check In and Out at Work is er zowel voor werkgevers en opdrachtgevers als voor het personeel dat de werken uitvoert. Voorlopig gebruikt u de onlinedienst voor werken in de schoonmaaksector.

Werkgevers

Als werkgever, aannemer of bedrijf dat een contract heeft met een opdrachtgever, moet u ervoor zorgen dat uw werknemers, onderaannemers en werknemers van onderaannemers geregistreerd zijn. U moet:

• een registratiesysteem ter beschikking stellen van de onderaannemers op wie u beroep doet, of met wederzijdse instemming overeenkomen dat de aannemer en eventuele onderaannemers een alternatieve registratiewijze toepassen
• ervoor zorgen dat gegevens voor uw onderneming effectief en correct geregistreerd worden en doorgestuurd worden naar de gegevensbank
• uw werknemers een registratiemiddel bezorgen dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats
• uw personeel informeren over de registratieprocedure. Uw medewerkers vinden meer informatie over de registratie onder Check In and Out at Work op het portaal Burger van de sociale zekerheid.

Zelf gebruikt u de onlinedienst Check In and Out at Work om de registraties van uw personeel te raadplegen.

Fouten in de registratie melden

Neem binnen de 30 dagen na de registratiedatum contact op met de RSZ om wijzigingen aan registraties van uw eigen personeel aan te vragen. U moet daarbij ook de nodige bewijsstukken leveren.

Werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs

Werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs moeten het begin en het einde van hun activiteiten op de werkplaats registreren. Ook hun rustpauzes moeten ze aangeven.

Zij gebruiken Check In and Out at Work om:

• zichzelf in real time te registreren, en
• hun eigen registraties te raadplegen.

Zelfstandigen die beroep doen op onderaannemers zijn gebonden aan dezelfde regels als werkgevers.

Organisaties die gebruik maken van een uitzendkracht moeten het registratiemiddel ter beschikking stellen aan die uitzendkracht, of de registratiemethode contractueel vastleggen.

Fouten in de registratie melden

Werknemers die een fout zien in hun registratie, moeten die binnen de 30 dagen na de registratiedatum aan hun werkgever melden.

Zelfstandigen nemen contact op met de RSZ voor eventuele wijzigingen in hun registraties.

Buitenlandse werknemers en zelfstandigen

Om toegang te krijgen tot de beveiligde onlinedienst Check In and Out at Work, moeten buitenlandse werknemers en zelfstandigen beschikken over erkende digitale sleutels zoals itsme, eIDAS of e-mail TOTP. Dit geldt zowel voor Belgische als voor niet-Belgische werknemers en zelfstandigen.

Hieronder lijsten we de digitale sleutels op:

1. itsme: als ze een Belgische, Luxemburgse of Nederlandse elektronische identiteitskaart hebben, kunnen ze deze digitale sleutel gebruiken. Ze moeten hiervoor wel de itsme-app op hun smartphone installeren. Meer informatie op de itsme-pagina van de website van het CSAM-Helpcentrum .pdf - Nieuw venster.
2. eIDAS: als ze geen Belgische identiteitskaart hebben, maar wel een ander erkend Europees elektronisch identificatiemiddel, kunnen ze deze digitale sleutel gebruiken. Om te weten of hun elektronisch identificatiemiddel in aanmerking komt, kiezen ze bij de aanmelding ‘Aanmelden met Europees erkend inlogmiddel’. Ze krijgen dan een overzicht van de landen die een actief elektronisch identificatiemiddel hebben.
   
   Wanneer ze voor het eerst willen aanmelden bij eIDAS, hebben ze hun Europees elektronisch identificatiemiddel .pdf - Nieuw venster, hun e-mailadres en hun telefoonnummer nodig. Meer informatie op de eIDAS-pagina van de website van het CSAM-Helpcentrum .pdf - Nieuw venster.
3. e-Mail TOTP: ondersteunt hun land de digitale sleutels itsme of eIDAS niet en/of beschikken ze niet over een Belgisch nationaal identificatienummer (bis-nummer), dan moeten ze een afspraak maken voor een videogesprek met Sigedis, de partner van de instellingen voor sociale zekerheid met betrekking tot persoonsidentificatie. Die afspraak maken ze op de belgianID-website .pdf - Nieuw venster. Via controle van een aantal documenten gaat Sigedis na of ze al over een bis-nummer beschikken. Indien nodig, wordt er een nummer aangemaakt. Via het videogesprek helpt Sigedis hen om een digitale sleutel te krijgen.

Buitenlandse ondernemingen

Om als onderneming toegang te krijgen tot de beveiligde onlinedienst Check In and Out at Work moet uw onderneming eerst gekend zijn in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Doe daarvoor een beroep op een erkend ondernemingsloket. U vindt de lijst van erkende ondernemingsloketten op de site van de FOD Economie Nieuw venster. Als wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming krijgt u zelf een BIS-nummer toegewezen . Zodra uw onderneming ingeschreven is bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen, krijgt ze een ondernemingsnummer.

Hebt u de bovenstaande stap uitgevoerd , dan hebt u nog een erkende digitale sleutel nodig om u bij een beveiligde onlinedienst te kunnen aanmelden. Erkende sleutels zijn itsme, eIDAS of een gebruikersnaam/wachtwoord met een code via mobiele app of e-mail (‘TOTP’).

Hieronder lichten we de digitale sleutels toe:

1. itsme: deze optie kunt u gebruiken als u een Belgische elektronische identiteitskaart hebt. Meer informatie vindt u op de itsme-pagina van de website van het CSAM-Helpcentrum Nieuw venster.
   
2. eIDAS: deze digitale sleutel kunt u gebruiken als u geen Belgische identiteitskaart hebt, maar wel een ander erkend Europees elektronisch identificatiemiddel. Om te weten of uw elektronisch identificatiemiddel in aanmerking komt, kiest u bij het aanmelden ‘Aanmelden met een elektronisch identificatiemiddel erkend op Europees niveau’. U krijgt dan een overzicht van de landen die een actief elektronisch identificatiemiddel hebben.
   
   Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt met eIDAS, hebt u uw Europees elektronisch identificatiemiddel, uw e-mailadres en uw telefoonnummer nodig. Als u geen Belgisch rijksregisternummer of BIS-nummer hebt, zal er een nummer aangemaakt worden. Meer informatie vindt u op de eIDAS-pagina van het CSAM-Helpcentrum Nieuw venster.
3. E - mail TOTP: ondersteunt uw land de digitale sleutels itsme of eIDAS niet, of hebt u geen Belgisch nationaal identificatienummer ( BIS-nummer), dan moet u een afspraak maken voor een videogesprek met Sigedis, de partner van de instellingen voor sociale zekerheid op het vlak van persoonsidentificatie. Die afspraak maakt men op de belgianID-website Nieuw venster. Via controle van een aantal documenten gaat Sigedis na of u al een BIS-nummer hebt. Hebt u er geen, dan maakt Sigedis een nummer voor u aan . Via het videogesprek helpt Sigedis u om een digitale sleutel te krijgen.

Meld u met uw ondernemingsnummer, uw BIS- nummer en uw digitale sleutel aan bij CSAM. A ls wettelijk vertegenwoordiger van uw onderneming kunt u zichzelf tot Hoofdtoegangsbeheerder aanstellen om de toegangen tot uw onlinediensten te beheren. Als H oofdtoegangsbeheerder bepaalt u welke medewerkers toegang hebben tot de onlinedienst. U kunt ook medewerkers tot Toegangsbeheerders aanstellen om u te helpen bij het beheer.

Zodra deze stap genomen is, kunnen u en uw medewerkers zich aanmelden bij de beveiligde onlinedienst Check In and Out at work met de knop op deze pagina .