3.3.5.2. De vergoedingen voor het vrijwilligerswerk

Vrijwilligerswerk is steeds onbezoldigd: vrijwilligers worden verondersteld voor de geleverde prestaties geen loon te ontvangen.

Het onbezoldigd karakter van het vrijwilligerswerk verhindert niet dat de organisatie de door de vrijwilliger gemaakte kosten kan vergoeden. Aan een vrijwilliger kunnen enkel en alleen vergoedingen worden toegekend die de terugbetaling zijn van kosten die hij/zij in het kader van zijn/haar vrijwilligersactiviteiten heeft verricht.

De realiteit en omvang van deze kosten moeten niet bewezen worden, voor zover het totaal van de ontvangen vergoedingen niet meer bedraagt dan 24,79 euro per dag en 991,57 euro per jaar. Deze beide bedragen zijn gekoppeld aan de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen en worden op 1 januari van elk kalenderjaar aangepast.

Voor het jaar 2013 mogen de vrijwilligersvergoedingen niet meer bedragen dan 32,71 euro per dag en 1.308,38 euro per jaar.

Alsdan worden deze vergoedingen verondersteld uitsluitend de forfaitaire terugbetaling te vertegenwoordigen van werkelijke kosten zoals:

• de kosten voor de verplaatsingen die de vrijwilligers met hun eigen vervoermiddel of met het gemeenschappelijk openbaar vervoer afleggen tussen hun woonplaats en de zetel van de instelling of de plaats van waaruit de activiteiten worden georganiseerd of de plaatsen die met de activiteiten verband houden maar die geen vaste plaats van activiteit zijn;
• de verblijfskosten (kosten voor verfrissingen en maaltijden);
• alle andere kosten waarvoor het wegens de aard en het geringe bedrag niet gebruikelijk is bewijsstukken voor te leggen (kosten i.v.m. sportuitrusting, telefoon, fax, briefwisseling, documentatie, enz.).

Bedraagt het totaal van de forfaitaire vergoedingen die een vrijwilliger ontvangt van één of meerdere organistaties, meer dan 32,71 euro per dag of 1.308,38 euro per jaar, dan kunnen deze enkel als een terugbetaling van gemaakte kosten worden beschouwd, indien de realiteit en het bedrag van deze kosten kunnen aangetoond worden aan de hand van bewijskrachtige documenten.

De forfaitaire en reële kostenvergoedingen mogen in hoofde van een vrijwilliger niet gecombineerd worden in de loop van een kalenderjaar.

In afwijking hiervan is de combinatie van een forfaitaire kostenvergoeding met een terugbetaling van de reële vervoerskosten mogelijk voor maximaal 2.000 kilometer per jaar. Als de vrijwilliger zich verplaatst met een eigen voertuig (auto, motorfiets of bromfiets), wordt het bedrag van de reële vervoerskosten van 1-7-2013 tot 1-7-2014 berekend op basis van een vergoeding van 0,3461 euro per kilometer. Als de vrijwilliger zich verplaatst met zijn eigen fiets, wordt het bedrag berekend op basis van een verplaatsingsvergoeding van 0,21 euro per kilometer.
De totale verplaatsingsvergoeding voor het gebruik van het openbaar vervoer, de eigen fiets of het eigen voertuig mag per jaar en per vrijwilliger het bedrag van 2.000 maal de kilometervergoeding voor het eigen voertuig niet overschrijden.

Indien een bestuur vergoedingen uitbetaalt aan een vrijwilliger, moet elke vrijwilliger ingelicht worden over welke vergoedingen betaald zullen worden en in welke gevallen deze betaling zal plaatsvinden. Deze informatieplicht moet vervuld worden, alvorens de vrijwilliger een vrijwilligersactiviteit aanvat.