Hoe geeft of ontvangt u een mandaat?

Wat is een mandaat?

Een mandaat is een recht verleend door een geïdentificeerde entiteit aan een andere geïdentificeerde entiteit om welbepaalde juridische handelingen in haar naam en voor haar rekening uit te voeren. Deze entiteiten kunnen werkgevers, ondernemingen zonder personeel, erkende sociaal secretariaten of sociale dienstverrichters zijn.

Gegevens van een mandaat

In Mahis heeft een mandaat de volgende elementen:

• Een mandaatgever: de entiteit die een mandaat geeft aan een andere entiteit. De mandaatgever moet eenduidig geïdentificeerd zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
• Een mandataris: de entiteit die een mandaat ontvangt van een andere entiteit. De mandataris moet eenduidig geïdentificeerd zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
• Een mandaatvoorwerp: de groep of groepen van elektronische toepassingen waarvoor het mandaat geldt.
• Een beginkwartaal: en eventueel een eindkwartaal.
• Een status: bepaalt de status van een mandaat in het systeem (actief, afgesloten...).

Hoe maakt u een mandaat aan?

Digitale procedure via identificatie/authenticatie

U maakt een mandaat in de onlinedienst Mahis. De onlinedienst is beveiligd, dus u hebt een account op dit portaal nodig om hem te kunnen gebruiken.

1. Meld u aan bij Mahis met uw eID (elektronische identiteitskaart) of itsme.
2. Stel een mandaat op: selecteer de gewenste groep van toepassingen.
3. Valideer het mandaat.
4. Laat het mandaat ook valideren door de andere partij.

Procedure met een elektronische procuratie

U maakt een digitale procuratie aan in de onlinedienst Mahis en ondertekent die met uw elektronische handtekening (eID). Daarvoor moet minstens één van de partijen een account op dit portaal hebben: de mandataris, de mandaatgever of allebei.

In uitzonderlijke gevallen kunt u een papieren procuratie opstellen. De sociale dienstverrichter voert dan een scan in in Mahis.

Hoe plaatst u een elektronische handtekening?

1. Download uw procuratie als pdf-document vanuit Mahis en sla ze op.
2. Open het pdf-document in uw pdf-lezer. We raden het gratis programma Adobe Acrobat Reader aan. Open het document dus niet vanuit uw browser (downloadbalk).
3. Klik op het veld ‘Handtekening’ van uw onderneming onderaan het document, en onderteken de procuratie met uw elektronische identiteitskaart door uw pincode in te voeren.
4. Sla de nieuwe, ondertekende versie van de pdf op.
5. Laad de procuratie weer op in Mahis.

Goedkeuring van het digitale mandaat

Zodra de procuratie door beide partijen ondertekend is en in Mahis ingevoerd is, gebeurt er een automatische controle. Het mandaat wordt meteen goedgekeurd.

Procedure met papieren procuratie

Is de mandaatgever een buitenlandse onderneming of onderneming zonder rechtspersoonlijkheid? Is de onderneming niet gekend in de Kruispuntbank van Ondernemingen, of heeft ze geen wettelijke vertegenwoordiger die over een eID beschikt? In dit soort uitzonderingsgevallen staat Mahis tijdens een overgangsperiode nog een papieren procuratie toe.

De precieze voorwaarden voor het gebruik van de papieren procuratie leest u in de Guidelines voor dienstverrichters .pdf - Nieuw venster.

1. Download de procuratie, print haar af en vul haar in:
   • procuratie NL .pdf - Nieuw venster
   • procuratie FR .pdf - Nieuw venster
   • procuratie DE .pdf - Nieuw venster
   • procuratie EN .pdf - Nieuw venster
2. Onderteken de procuratie met de hand.
3. Laat de procuratie met de hand ondertekenen door uw mandaatgever.
4. Scan het document als pdf.
5. Voer de pdf in in Mahis.

De sociale dienstverrichter moet de originele papieren procuratie bijhouden. De procuratie moet 2 authentieke, geschreven handtekeningen bevatten (dus geen scan).

Goedkeuring van het papieren mandaat

Papieren mandaten worden manueel gecontroleerd en verwerkt bij de RSZ. Ze zijn dus niet onmiddellijk van kracht: u moet even wachten op goedkeuring.

Uitzondering: mandaat Uniek Loket WIB (Working in Belgium)

Als de onderneming of haar wettelijke vertegenwoordiger niet gekend is in de Kruispuntbank van Ondernemingen, moet u een aanvraag doen per e-mail, op het adres idnl@rsz.fgov.be. U voegt daaraan de volgende documenten toe:

• Officiële identificatiestukken van de mandaatgever
• Identiteitsbewijs van de wettelijke vertegenwoordiger
• Bewijs dat de wettelijke vertegenwoordiger bevoegd is om een verbintenis aan te gaan voor de onderneming
• Een scan van de originele, door beide partijen ondertekende, procuratie

De precieze bepalingen rond het gebruik van het Uniek Loket WIB leest u in de Guidelines voor dienstverrichters .pdf - Nieuw venster.

Na het mandaat

Als u een mandaat gegeven of gekregen hebt, kunt u in Mahis de volgende dingen doen:

• mandaten creëren
• uw mandaten bekijken
• uw mandaten stopzetten

Als sociaal dienstverrichter hebt u een extra functie: u kunt uw mandaten ook delegeren.

Voor mandatarissen

Heeft een werkgever of onderneming zonder personeel u tot mandataris aangesteld? Dan kunt u de gegevens van die onderneming consulteren en beheren voor de diensten opgenomen in de groepen waarvoor u aangesteld bent.

Voorbeeld:

Een werkgever duidt u als dienstverrichter aan voor de groep DmfA-Dimona. U kunt dan onder andere de aangiften voor Dimona en DmfA verzenden in naam van die werkgever. U kunt geen aangiften voor ASR Werkloosheid indienen.