Uw browser laat geen javascript toe. Om die reden zijn bepaalde functionaliteiten niet voorhanden.
Algemene info

Veelgestelde vragen

Een elektronische procuratie opstellen en ondertekenen

  • Wat zijn de middelen om een elektronische procuratie te ondertekenen?

    De elektronische procuratie is een pdf-document met twee handtekeningvelden. Elke partij moet de procuratie ondertekenen met haar elektronische identiteitskaart. U hebt dus uw elektronische identiteitskaart, uw PIN-code en een identiteitskaartlezer nodig.

  • Wat zijn de toegelaten certificaten voor mijn elektronische identiteitskaart?

    Enkel met het handtekeningcertificaat van de elektronische identiteitskaart kunt u de elektronische procuratie ondertekenen.

    Op uw identiteitskaart staan twee certificaten: een authenticatiecertificaat waarmee u zich kunt aanmelden op het portaal van de sociale zekerheid, en een handtekeningcertificaat dat het elektronische equivalent is van de handgeschreven handtekening.

    Als u de Adobe pdf-lezer gebruikt, wordt uw handtekeningcertificaat automatisch gekozen. Als u een andere lezer gebruikt, is het mogelijk dat u het certificaat manueel moet kiezen.

  • Welke tool moet ik gebruiken om een elektronische procuratie te ondertekenen met mijn identiteitskaart?

    Om een procuratie te ondertekenen, hebt u een pdf-lezer nodig. We raden u aan om Adobe Acrobat Reader te installeren op uw pc. Het programma is gratis beschikbaar op de site van de leverancier (https://www.adobe.com). U kunt een andere pdf-lezer gebruiken, maar dan is het mogelijk dat u problemen ondervindt met de elektronische handtekening.

  • Hoe onderteken ik mijn procuratie met mijn identiteitskaart?

    Om een procuratie te ondertekenen met uw identiteitskaart, doet u het volgende:

    • Sla uw procuratie (pdf-document) vanuit de onlinedienst Mahis op op uw pc.
    • Open het pdf-document in uw pdf-lezer. Klik daarvoor op het bestand dat u op uw pc bewaard hebt. Open het dus niet vanuit uw browser (downloadbalk).
    • Onderteken de procuratie met behulp van uw elektronische identiteitskaart: klik op het veld ‘Handtekening’ van uw onderneming, onderaan het document. Sla de nieuwe, ondertekende versie van de pdf op.
    • Zodra de procuratie ondertekend is, laadt u ze weer op in Mahis.

    Meer informatie nodig? Bekijk dan de twee e-learningvideo’s op de pagina van Mahis.

  • Wie kan de elektronische procuratie ondertekenen?

    Enkel de wettelijke verantwoordelijken van uw onderneming gekend bij de Kruispuntbank van Ondernemingen kunnen de elektronische procuratie ondertekenen.

  • Hoeveel procuraties bestaan er?

    Er bestaat een enkele procuratie voor alle toepassingsgroepen in Mahis. De groepen worden onderverdeeld in verschillende takken:

    • sociale zekerheid;
    • sociale risico's;
    • andere
  • Kan een elektronische procuratie vervangen worden naar aanleiding van een weigering?

    Enkel een procuratie die met de hand ondertekend wordt, kan vervangen worden als de identificatiedienst van de RSZ haar weigert. Als een elektronische procuratie geweigerd wordt, moet het mandaat opnieuw ingevoerd en de procuratie opnieuw ondertekend worden.

  • Regels voor het beheer van mandaten

    De algemene principes voor het beheer van mandaten zijn beschikbaar in een PDF-document op de pagina van de onlinedienst Mahis.

  • Wie kan een mandaat invoeren?

    Zowel mandaatgevers als mandatarissen kunnen een mandaat invoeren, op voorwaarde dat ze een actief account hebben op het portaal van de sociale zekerheid en dat de gebruiker er de rechten voor heeft.

  • Wat zijn de basisprincipes voor de creatie of acceptatie van een mandaat?

    De basisprincipes zijn de volgende:

    • Conform de wetgeving (wet van 29 december 2009) is voor elk mandaat een procuratie nodig met daarop de gegevens van het mandaat en de handtekeningen van de mandaatgever en zijn mandataris.
    • Als de mandaatgever al een mandataris heeft, maar zijn mandaat aan iemand anders wil geven, dan moet hij dat op tijd doen. Om in een specifiek kwartaal te kunnen beginnen, moet het nieuwe mandaat ten laatste in de eerste maand van dat kwartaal ingevoerd worden. Dus: voert u in de maand januari een mandaat in, dan kan het eerste kwartaal het beginkwartaal zijn. Is het al februari, dan gaat het mandaat pas in het tweede kwartaal in.
    • Als de mandaatgever momenteel nog geen mandataris heeft, geldt bovenstaande regel niet.
    • Het beginkwartaal kan niet meer dan een jaar in de toekomst liggen.
    • Uw mandaat is pas actief als het goedgekeurd is door de RSZ (uitzondering op basis van een handgeschreven procuratie), of als de elektronische procuratie twee handtekeningen bevat.
    • In het geval van een mandaat voor de identificatie van een werkgever in Wide is het mandaat pas actief zodra de identificatieaanvraag goedgekeurd is door de RSZ. Er kan een vertraging van maximaal 1 uur zitten tussen de ontvangst van de identificatieaanvraag in uw e-Box en de goedkeuring van uw mandaat.
  • Wat zijn de basisprincipes om een mandaat stop te zetten?

    U kunt enkel definitieve mandaten zonder eindkwartaal stopzetten. De stopzetting  moet bovendien op voorhand gebeuren, en het eindkwartaal dat u vastlegt, mag niet meer dan een jaar in de toekomst liggen.

    Met het oog op een versoepeling van de huidige regels, wordt de termijn voor de mandataris met een maand verlengd. Na die termijn moet de mandataris verplicht een rechtvaardiging invullen, op basis waarvan de RSZ de nodige controles kan doen.

  • Wat zijn de basisprincipes om grote volumes mandaten stop te zetten?

    U kunt meerdere van uw mandaten in één keer afsluiten door ze op te laden in een lijst. De stopzetting gebeurt later, 's avonds. De controles en acties uitgevoerd voor elk mandaat in uw inputbestand zijn identiek aan die voor de stopzetting van een mandaat via de onlinedienst. Laattijdige stopzettingen zijn niet mogelijk via deze functionaliteit. Enkel vroegtijdige stopzettingen zijn toegelaten.

  • Wat zijn de basisprincipes om een mandaat op te zoeken?

    Om uw mandaten te kunnen raadplegen of wijzigen, moet u ze opzoeken via een zoekscherm.

    Omwille van de gebruiksvriendelijkheid is het online zoeken naar uw mandaten beperkt tot 150 resultaten. U zal echter een exportfunctionaliteit van uw mandaten via een Excel-bestand te zien krijgen in het zoekscherm. Hoe groter het aantal te exporteren mandaten, hoe langer het zal duren.

  • Wat zijn de raadpleegbare gegevens op een mandaat?

    Wanneer u een mandaat raadpleegt, ziet u de volgende informatieblokken:

    • Een algemene zone met de identificatiegegevens van de werkgever en de mandataris. Die gegevens zijn altijd zichtbaar op het consultatiescherm van een mandaat, ongeacht het geselecteerde tabblad.
    • Een tabblad ‘Details van het mandaat’ dat de persoonsgegevens van de werkgever en de mandataris en de specifieke gegevens van het mandaat (mandaatvoorwerp, geldigheidsperiode…) bevat.
    • Een tabblad ‘Gegeven delegaties’ dat de delegaties bevat die de huidige mandataris gegeven heeft voor dit mandaat. Elke delegatie kunt u raadplegen. U ziet de details van elke delegatie en de persoonsgegevens van de huidige en gedelegeerde mandatarissen.
    • Een tabblad ‘Ontvangen delegaties’ dat de delegaties bevat die de gedelegeerde mandataris ontvangen heeft voor dit mandaat. Elke delegatie kunt u raadplegen. U ziet de details van elke delegatie en de persoonsgegevens van de huidige en gedelegeerde mandatarissen.
    • Een tabblad ‘Historiek’ dat de vroegere mandatarissen van de werkgever voor dezelfde toepassingsgroep vermeldt. Van elk mandaat kunt u de historiek raadplegen. U ziet de details van de historiek en de persoonsgegevens van de vroegere mandataris.

Notificaties van Mahis

  • Voor wie zijn deze notificaties bestemd?

    Alle notificaties worden verstuurd naar de mandaatgever en mandataris van het mandaat waarop de actie in Mahis betrekking heeft. Er zijn twee uitzonderingen op deze regel:

    • Bij delegaties krijgen de mandaatgever, de huidige mandataris en de gedelegeerde mandataris een notificatie.
    • Bij automatische stopzetting van een mandaat naar aanleiding van de creatie van een nieuw mandaat krijgen de mandaatgever, de nieuwe mandataris en de vroegere mandataris een notificatie.
  • Via welke kanalen worden de notificaties verstuurd?

    Mandatarissen ontvangen de notificaties in hun e-Box Onderneming.

    Mandaatgevers ontvangen notificaties via e-Box als ze een account hebben in het User Management van de sociale zekerheid. Anders ontvangen ze ze per post.

  • Welke notificaties stuurt Mahis?

    MAHI001: Creatie van een mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd in de volgende gevallen:

    • Creatie van een mandaat door de identificatiedienst van de RSZ.
    • Creatie van een mandaat door een mandaatgever of mandataris op basis van een elektronische volmacht met twee elektronische (eID) handtekeningen van de verantwoordelijken. Hetzelfde principe geldt als het mandaat achteraf wordt ondertekend.
    • Goedkeuring van een mandaat gecreëerd op basis van een scan van de volmacht (oud systeem).

    MAHI002: Verzoek om een mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd in de volgende gevallen:

    • Creatie van een mandaat door een mandaatgever of mandataris op basis van een elektronische volmacht, met enkel de handtekening van de verantwoordelijke van de entiteit die het mandaat invoert. Het mandaat is dan in afwachting van aanvaarding door de andere partij.
    • Creatie van een mandaat op basis van een scan van de volmacht (oud systeem). Het mandaat is dan in afwachting van goedkeuring door de identificatiedienst van de RSZ.
    • Creatie van een bedrijfsmandaat om de identificatie-aanvraag van de werkgever uit te voeren op basis van een elektronische volmacht. Het mandaat is dan in afwachting van goedkeuring van de identificatie-aanvraag van de werkgever.

    MAHI003: Stopzetting van het mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd bij de stopzetting van een mandaat door de mandaatgever of mandataris.


    MAHI004: Automatische stopzetting van het mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd bij de creatie van een mandaat voor een mandaatgever die al een mandataris heeft. Bij de creatie van het nieuwe mandaat kan de nieuwe mandataris de automatische stopzetting vragen van het huidige mandaat van de mandaatgever.


    MAHI005: Wijziging van het mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd bij wijziging van een mandaat door de identificatiedienst van de RSZ. Onder wijziging wordt verstaan:

    • afsluiting van het mandaat
    • reactivering van het mandaat
    • wijziging van het beginkwartaal, en
    • wijziging van het eindkwartaal.

    MAHI006: Creatie van een delegatie

    Deze notificatie wordt naar de vroegere mandataris van de mandaatgever verstuurd bij de creatie van een delegatie door de huidige mandataris.


    MAHI007: Stopzetting van een delegatie

    Deze notificatie wordt verstuurd bij de stopzetting van een delegatie door de huidige mandataris.


    MAHI008: Automatische annulatie van een mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd bij automatische annulatie van een mandaat dat niet geactiveerd is binnen de twee maanden na de creatie. Het gaat om mandaten die in afwachting zijn, ondertekend of goedgekeurd moeten worden, of geweigerd zijn.


    MAHI009: Weigering van het mandaatsverzoek

    Deze notificatie wordt verstuurd bij weigering van een mandaatsverzoek. Er zijn twee mogelijke redenen:

    • De identificatiedienst van de RSZ weigert het ingevoerde mandaat omdat de pdf-scan van de volmacht niet correct is.
    • De mandaatgever of mandataris weigert het mandaatsverzoek van de andere partij.

    MAHI010: Annulatie van het mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd naar aanleiding van de annulatie van het mandaat. Er zijn twee mogelijkheden:

    • annulatie door de identificatiedienst van de RSZ, of
    • annulatie door de mandaatgever of mandataris als het mandaat ondertekend moet worden of in afwachting is (enkel geldig voor de entiteit die het mandaatsverzoek heeft ingediend).