Uw browser laat geen javascript toe. Om die reden zijn bepaalde functionaliteiten niet voorhanden.

Veelgestelde vragen

Een elektronische procuratie opstellen en ondertekenen

  • Wat heb ik nodig om een mandaat elektronisch in te voeren?

    De elektronische procedure genereert in Mahis een pdf-document met twee handtekeningvelden.

    1. Elke partij moet de procuratie ondertekenen met haar elektronische identiteitskaart. U hebt dus uw elektronische identiteitskaart, uw PIN-code en een identiteitskaartlezer nodig.
    2. Op uw identiteitskaart staan twee certificaten: een authenticatiecertificaat waarmee u zich kunt aanmelden op het portaal van de sociale zekerheid, en een handtekeningcertificaat dat het elektronische equivalent is van de handgeschreven handtekening. Enkel met het handtekeningcertificaat van de elektronische identiteitskaart kunt u de elektronische procuratie ondertekenen.
    3. Om een procuratie te ondertekenen, hebt u ook een pdf-lezer nodig. We raden u aan om Adobe Acrobat Reader te installeren op uw pc. Het programma is gratis beschikbaar op de site van de leverancier (https://www.adobe.com). U kunt een andere pdf-lezer gebruiken, maar dan is het mogelijk dat u problemen ondervindt met de elektronische handtekening. Als u de Adobe pdf-lezer gebruikt, wordt uw handtekeningcertificaat automatisch gekozen. Als u een andere lezer gebruikt, is het mogelijk dat u het certificaat manueel moet kiezen.
  • Wie kan de elektronische procuratie ondertekenen?

    Enkel de wettelijke verantwoordelijken die voor uw entiteit gekend zijn bij de Kruispuntbank van Ondernemingen kunnen de elektronische procuratie ondertekenen.

  • Hoeveel procuraties bestaan er?

    Er bestaat een enkele procuratie voor alle toepassingsgroepen in Mahis. De groepen worden onderverdeeld in verschillende takken:

    • sociale zekerheid;
    • sociale risico's;
    • andere
  • Wat moet ik doen als mijn procuratie geweigerd wordt?

    Als uw procuratie geweigerd wordt, is dat waarschijnlijk omdat er een fout in de gegevens of de handtekeningen geslopen is. Voer het mandaat opnieuw in met de correcte gegevens en handtekeningen. U krijgt een bericht (meteen als u de digitale procedure gevolgd hebt, of binnen 5 werkdagen als u de papieren procuratie gebruikt hebt) om te zeggen wat er niet klopt. Voer het mandaat opnieuw in met de correcte gegevens en handtekeningen.

  • Regels voor het beheer van mandaten

    De principes voor het beheer van mandaten worden in detail beschreven in de Guidelines voor sociale dienstverrichters.

  • Wie kan een mandaat invoeren?

    Zowel mandaatgevers als mandatarissen kunnen een mandaat invoeren, op voorwaarde dat ze een actief account hebben op het portaal van de sociale zekerheid en dat de gebruiker er de rechten voor heeft.

  • Wanneer wordt mijn mandaat als actief beschouwd?

    Uw mandaat is actief als de elektronische procuratie twee handtekeningen bevat en goedgekeurd is door de onlinedienst of door de RSZ (in het uitzonderlijke geval van een handgeschreven procuratie).

  • Hoeveel mandatarissen mag een mandaatgever aanstellen?

    Voor sommige groepen van toepassingen mag een mandaatgever meerdere mandatarissen tegelijk aanstellen. Het aantal mogelijke mandatarissen per groep van toepassingen ziet u in Mahis.

    Ze staan ook vermeld in het document Lijst van groepen van toepassingen .xls - Nieuw venster.

  • Wanneer mag ik van mandataris veranderen?

    Als u al een mandataris hebt, maar het mandaat aan iemand anders wil geven, dan moet u dat op tijd doen. Om in een specifiek kwartaal te kunnen beginnen, moet het nieuwe mandaat ten laatste in de eerste maand van dat kwartaal ingevoerd worden. Het oude mandaat wordt automatisch afgesloten in het kwartaal dat voorafgaat aan het kwartaal waarin het (goedgekeurde) nieuwe mandaat ingaat.

  • Hoe ver op voorhand mag ik een mandaat geven?

    Het beginkwartaal van een mandaat kan niet meer dan een jaar in de toekomst liggen.

  • Wat zijn de basisprincipes om een mandaat stop te zetten?

    U kunt enkel definitieve mandaten zonder eindkwartaal stopzetten. De stopzetting  moet bovendien op voorhand gebeuren, en het eindkwartaal dat u vastlegt, mag niet meer dan een jaar in de toekomst liggen.

    Er zijn een paar uitzonderingen op deze basisregels. U leest er meer over onder punt 4 ‘Wijzigingen aan het mandaat’ van de Guidelines voor sociale dienstverrichters .pdf - Nieuw venster.

  • Hoe zoekt u een mandaat op in Mahis?

    Om uw mandaten te kunnen raadplegen of wijzigen, moet u ze opzoeken via een zoekscherm.

    U ziet maximaal 150 resultaten op uw scherm. Meer resultaten kunt u exporteren in een Excelbestand. Afhankelijk van het aantal resultaten gebeurt de export meteen, of met uitstel. In het laatste geval ziet u de export ’s anderendaags in Mahis.

  • Welke gegevens zie ik als ik een mandaat raadpleeg in Mahis?

    Wanneer u een mandaat raadpleegt, ziet u de volgende informatieblokken:

    • Een algemene zone met de identificatiegegevens van de werkgever en de mandataris. Die gegevens zijn altijd zichtbaar op het consultatiescherm van een mandaat, ongeacht het geselecteerde tabblad.
    • Een tabblad ‘Details van het mandaat’ dat de persoonsgegevens van de werkgever en de mandataris en de specifieke gegevens van het mandaat (mandaatvoorwerp, geldigheidsperiode…) bevat.
    • Een tabblad ‘Gegeven delegaties’ dat de delegaties bevat die de huidige mandataris gegeven heeft voor dit mandaat. Elke delegatie kunt u raadplegen. U ziet de details van elke delegatie en de persoonsgegevens van de huidige en gedelegeerde mandatarissen.
    • Een tabblad ‘Ontvangen delegaties’ dat de delegaties bevat die de gedelegeerde mandataris ontvangen heeft voor dit mandaat. Elke delegatie kunt u raadplegen. U ziet de details van elke delegatie en de persoonsgegevens van de huidige en gedelegeerde mandatarissen.
    • Een tabblad ‘Historiek’ dat de vroegere mandatarissen van de werkgever voor dezelfde toepassingsgroep vermeldt. Van elk mandaat kunt u de historiek raadplegen. U ziet de details van de historiek en de persoonsgegevens van de vroegere mandataris.

Notificaties van Mahis

  • Voor wie zijn deze notificaties bestemd?

    Alle notificaties worden verstuurd naar de mandaatgever en mandataris van het mandaat waarop de actie in Mahis betrekking heeft. Er zijn twee uitzonderingen op deze regel:

    • Bij delegaties krijgen de mandaatgever, de huidige mandataris en de gedelegeerde mandataris een notificatie.
    • Bij automatische stopzetting van een mandaat naar aanleiding van de creatie van een nieuw mandaat krijgen de mandaatgever, de nieuwe mandataris en de vroegere mandataris een notificatie.
  • Via welke kanalen worden de notificaties verstuurd?

    Mandatarissen ontvangen de notificaties in hun e-Box Enterprise.

    Mandaatgevers ontvangen notificaties via e-Box Enterprise als ze in e-Box het hokje aangevinkt hebben om alle beschikbare documenten digitaal te ontvangen. Hebben ze dat niet gedaan, dan krijgen ze een papieren versie met de post.

  • Welke notificaties stuurt Mahis?

    MAHI001: Creatie van een mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd in de volgende gevallen:

    • Creatie van een mandaat door de identificatiedienst van de RSZ.
    • Creatie van een mandaat door een mandaatgever of mandataris op basis van een elektronische volmacht met twee elektronische (eID) handtekeningen van de verantwoordelijken. Hetzelfde principe geldt als het mandaat achteraf wordt ondertekend.
    • Goedkeuring van een mandaat gecreëerd op basis van een scan van de volmacht (oud systeem).

    MAHI002: Verzoek om een mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd in de volgende gevallen:

    • Creatie van een mandaat door een mandaatgever of mandataris op basis van een elektronische volmacht, met enkel de handtekening van de verantwoordelijke van de entiteit die het mandaat invoert. Het mandaat is dan in afwachting van aanvaarding door de andere partij.
    • Creatie van een mandaat op basis van een scan van de volmacht (oud systeem). Het mandaat is dan in afwachting van goedkeuring door de identificatiedienst van de RSZ.
    • Creatie van een bedrijfsmandaat om de identificatie-aanvraag van de werkgever uit te voeren op basis van een elektronische volmacht. Het mandaat is dan in afwachting van goedkeuring van de identificatie-aanvraag van de werkgever.

    MAHI003: Stopzetting van het mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd bij de stopzetting van een mandaat door de mandaatgever of mandataris.


    MAHI004: Automatische stopzetting van het mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd bij de creatie van een mandaat voor een mandaatgever die al een mandataris heeft. Bij de creatie van het nieuwe mandaat kan de nieuwe mandataris de automatische stopzetting vragen van het huidige mandaat van de mandaatgever.


    MAHI005: Wijziging van het mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd bij wijziging van een mandaat door de identificatiedienst van de RSZ. Onder wijziging wordt verstaan:

    • afsluiting van het mandaat
    • reactivering van het mandaat
    • wijziging van het beginkwartaal, en
    • wijziging van het eindkwartaal.

    MAHI006: Creatie van een delegatie

    Deze notificatie wordt naar de vroegere mandataris van de mandaatgever verstuurd bij de creatie van een delegatie door de huidige mandataris.


    MAHI007: Stopzetting van een delegatie

    Deze notificatie wordt verstuurd bij de stopzetting van een delegatie door de huidige mandataris.


    MAHI008: Automatische annulatie van een mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd bij automatische annulatie van een mandaat dat niet geactiveerd is binnen de twee maanden na de creatie. Het gaat om mandaten die in afwachting zijn, ondertekend of goedgekeurd moeten worden, of geweigerd zijn.


    MAHI009: Weigering van het mandaatsverzoek

    Deze notificatie wordt verstuurd bij weigering van een mandaatsverzoek. Er zijn twee mogelijke redenen:

    • De identificatiedienst van de RSZ weigert het ingevoerde mandaat omdat de pdf-scan van de volmacht niet correct is.
    • De mandaatgever of mandataris weigert het mandaatsverzoek van de andere partij.

    MAHI010: Annulatie van het mandaat

    Deze notificatie wordt verstuurd naar aanleiding van de annulatie van het mandaat. Er zijn twee mogelijkheden:

    • annulatie door de identificatiedienst van de RSZ, of
    • annulatie door de mandaatgever of mandataris als het mandaat ondertekend moet worden of in afwachting is (enkel geldig voor de entiteit die het mandaatsverzoek heeft ingediend).