Veelgestelde vragen over Flexi at work

Over de flexi-gegevensoverdracht

• Moet ik nog een Dimona indienen voor een flexi-werknemer?

  Ja.

• Moet ik nog een DmfA indienen voor een flexi-werknemer?

  Ja.

• Vanaf wanneer moet ik flexi-gegevens overdragen?

  Vanaf januari 2025.

• Mag ik twee aparte flexi-gegevensoverdrachten doen voor een persoon die twee overlappende contracten heeft als flexi-bediende en flexi-arbeider?

  Ja, dat is toegestaan.

  Dezelfde flexi-jobber werkt dan als:

  • flexi-arbeider (werknemerskengetal 050) vanaf 01/01/2025 t.e.m. 31/01/2025 met loonberekening op 31/01/2025, en
  • flexi-bediende (werknemerskengetal 450) vanaf 06/01/2025 t.e.m. 10/01/2025 met loonberekening op 10/01/2025.

  De flexi-jobber ontvangt een aparte loonbrief voor de prestaties als en arbeider en als bediende.

  U mag twee aparte flexi-gegevensoverdrachten indienen: een voor de loonberekening voor de arbeiderprestaties en een voor de loonberekening voor de bediendenprestaties.

Over de flexi-gegevensoverdracht in batch

• Wat is de nomenclatuur van de bestanden uitgewisseld via het batchkanaal?

  Er moeten drie bestanden in de uitwisselingsdirectory worden geplaatst:

  • een FI-bestand met de FLXWAGE-gegevens,
  • een FS-bestand met de elektronische handtekening met betrekking tot het FI-gegevensbestand, en
  • een (leeg) GO-bestand dat signaleert dat het FI-bestand beschikbaar is voor verwerking.

  Bijvoorbeeld:

  • FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.1.1
  • FS.FLEX.000640.20240404.00001.R.1.1
  • GO.FLEX.000640.20240404.00001.R.1

  De verzending via bepaalde kanalen levert soms problemen op als de bestanden te groot zijn. Daarom is het mogelijk om een bestand in meerdere delen te splitsen. Het aantal delen wordt aangeduid in de bestandsnaam (minimum 1 deel en maximaal 9 delen). Het deel in kwestie wordt ook vermeld in de bestandsnaam.

  Alle delen worden gefuseerd en vervolgens gecomprimeerd door de RSZ. Als het resulterende bestand na compressie groter is dan 95 MB, dan zullen alle delen worden geweigerd en zal een negatieve ontvangstbevestiging worden verzonden.

  Voorbeeld van een bestand gesplitst in meerdere delen:

  • FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.1
  • FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.2
  • FS.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.1
  • FS.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.2
  • GO.FLEX.000640.20240404.00001.R.2

  Specificaties bestandsnamen

  De bestandsnamen kennen een specifieke nomenclatuur.

  Het voorbeeld ‘FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.1.1’ kan worden gesplitst in zeven delen.

  Deel	Betekenis	Mogelijke waarden
  FI	Type bestand	FI: inputbestand FS: handtekening-bestand GO: bestand dat de verwerking start
  FLEX	Inhoud van het bestand	FLEX: flexi-gegevensoverdracht
  000640	Verzender van het bestand
  20240404	Creatiedatum van het bestand in het formaat YYYYMMDD
  00001	Nummer dat toelaat om bestanden met dezelfde verzender, creatiedatum en omgeving te onderscheiden
  R	De omgeving	R: productie T: test
  1.1	Bestand in één deel	Opmerking: het GO-bestand eindigt met enkel .1
  2.1 2.2	Bestand gesplitst in twee delen	Opmerking: het GO-bestand eindigt met enkel .2

  Meer info over de nomenclatuur van de bestanden: Gestructureerde berichten – Bestandsnaam – Richtlijnen voor bestandsnamen

  Uitwisselingsdirectories

  Elke verzender geeft toegang tot zijn eigen uitwisselingdirectories bij het transferpunt van de sociale zekerheid. Er bestaan vier directories:

  • In
  • Intest
  • Out
  • Outtest

  De directories In en Intest worden gebruikt voor het verzenden van bestanden naar de socialezekerheidssector. De directories Out en Outtest worden gebruikt voor de ontvangst van de feedback van de socialezekerheidssector.

  De directories In en Out bevatten reële bestanden. De directories Intest en Outtest bevatten testbestanden.

  Regels rond het groeperen van XML-bestanden

  Meerdere XML-bestanden kunnen worden gegroepeerd in één XML-bestand.

  De volgende regels zijn hierbij van toepassing:

  • Maximaal 3500 Form-blokken in een bestand
  • Het bestand mag niet groter zijn dan 35 MB
• Leidt een blokkerende anomalie tot een volledige weigering van de flexi-gegevensoverdracht of enkel een weigering van de flexi-gegevensoverdracht van de flexi-jobber waarvoor de blokkerende anomalie gesignaleerd wordt?

  Bijvoorbeeld: de flexi-gegevensoverdracht bevat gegevens voor flexi-jobbers A en B. Er wordt een blokkerende anomalie gesignaleerd voor persoon A.

  Bij een blokkerende anomalie wordt de volledige gegevensoverdracht geweigerd. De gegevensoverdracht voor persoon A én persoon B wordt dus geweigerd.

• Wat is het principe van de annulerende overdracht? Wordt een volledige flexi-gegevensoverdracht geannuleerd of wordt er geannuleerd op persoon?

  Er wordt geannuleerd per blok ‘relatie’.

• Ik verzend een eerste flexi-gegevensoverdracht van een flexi-jobber voor een bepaalde periode voor een bedrag van 100 euro. Vervolgens verzend ik een wijzigende overdracht met een bedrag van 120 euro (regularisatie van +20 euro). Uiteindelijk verzend ik een annulerende gegevensoverdracht. Wat is de stand van zaken in de RSZ databank: 0 euro (annulering van de volledige overdracht) of 100 euro (annulering van de laatste overdracht)?

  De laatste stand van zaken is 0 euro.

• Er wordt gesproken van een UUID-generator in de instructies. Moeten wij hiervoor een UUID-generator van de RSZ gebruiken, of is dat onze eigen UUID-generator?

  De UUID wordt gegenereerd door de ve rzender via een zelf te kiezen UUID-generator.

• De UUID kan maar een keer voorkomen in eenzelfde formulier. Kan eenzelfde UUID voorkomen in verschillende formulieren?

  De UUID moet uniek zijn over de formulieren heen.

  Bijvoorbeeld: een flexi-werknemer werkt in januari in vestigingseenheid A en vestigingseenheid B. U creëert in dit scenario twee blokken ‘relatie’: blok 1 met UUID 1 en blok 2 met UUID2.

  In februari werkt de werknemer opnieuw in beide vestigingseenheden. In het formulier voor februari gebruikt u twee nieuwe UUID’s, bijvoorbeeld UUID3 en UUID4. U gebruikt de eerdere UUID1 en UUID2 niet opnieuw.

• Omdat mijn flexi-jobber twee keer per maand wordt uitbetaald, maak ik ook twee keer per maand mijn formulier op. Voor de maand december 2025 stuur ik dan twee keer een formulier. Maar op 20/12/2025 wordt er ook een exceptionele premie berekend en uitbetaald. Hoe moet ik dat aangeven?

  U verzendt drie originele flexi-gegevensoverdrachten:

  • Overdracht #1 met info over het loon voor de eerste helft van de maand (en geen info over de exceptionele premie en geen info over het loon voor de tweede helft van de maand)
  • Overdracht #2 met info over de exceptionele premie (en geen info over het loon voor de eerste en de tweede helft van de maand)
  • Overdracht #3 met info over het loon voor de tweede helft van de maand (en geen info over de exceptionele premie en geen info over het loon voor de eerste helft van de maand)

  Als u bezoldigingen zou herhalen in de verschillende originele flexi-gegevensoverdrachten, zouden er dubbeltellingen gebeuren. De drie verschillende originele overdrachten bestaan immers naast elkaar.

  Hier is een alternatief scenario waarbij twee originele overdrachten en één wijzigende overdracht worden verzonden:

  • Overdracht #1 met info over het loon voor de eerste helft van de maand (en geen info over de exceptionele premie en geen info over het loon voor de tweede helft van de maand)
  • Overdracht #2 met info over de exceptionele premie (en geen info over het loon voor de eerste en tweede helft van de maand)

  Bij de berekening van het loon voor de tweede helft van de maand wordt overdracht #2 gewijzigd. In dit wijzigende bericht wordt de volledige laatste situatie vermeld: de exceptionele premie + het loon voor de tweede helft van de maand.

• Als het contract van een werknemer start of eindigt in de loop van de maand, heeft dat dan impact op de periode die ik moet aangeven in het blok ‘berekening’ en/of het blok ‘kenmerken’?

  Voorbeeld 1: het contract start op 17/01/2025.

  Voorbeeld 2: het contract start op 17/01/2025, maar uiteindelijk wordt pas de eerste dag gewerkt op 23/01/2025.

  De berekeningsperiode is afhankelijk van de interne werking van de verzenders. Als de loonberekening op maandbasis uitgevoerd wordt, is de berekeningsperiode 1/1/2025 - 31/1/2025.

  De kenmerkenperiode is 17/01/2025 - 31/01/2025.

• Als ik een wijziging zou willen doorvoeren, kan ik de twee originele flexi-gegevensoverdrachten dan apart wijzigen door correct te refereren naar het betreffende referentienummer?

  Ja, dat is correct.

• Als iemand een geslachtswijziging ondergaat, wijzigt het INSZ. Hoe gaat dat in zijn werk in de nieuwe flexi-gegevensoverdracht?

  U hoeft hiervoor zelf geen stappen te ondernemen. Het INSZ zal automatisch aangepast worden (zie ook de INSZ-mutaties in de andere aangiften).

• Verwacht de RSZ bij een wijzigende flexi-gegevensoverdracht dat gelijk welk element in de loonbrief wijzigt? Met andere woorden: moet ik een nieuwe flexi-gegevensoverdracht verzenden als geen enkel element in de flexi-gegevensoverdracht wijzigt?

  Nee, als een gegeven dat niet is opgenomen in de flexi-gegevensoverdracht (bijv. prestaties) wijzigt, hoeft u geen wijzigende flexi- gegevensoverdracht te versturen.

• De identificatiesleutel voor wijzigingen ‘identificatie van debiteur / INSZ van begunstigde / UUID van de relatie’ bevat het INSZ. Wil dat zeggen dat we bij een wijziging van INSZ de initiële sleutel moeten aanhouden, of wordt het INSZ intern gelijkgesteld in geval van een wijziging en mogen we binnen de sleutel het nieuwe INSZ gebruiken?

  In een originele gegevensoverdracht moet u het recentste INSZ vermelden.

  Als u een wijzigende gegevensoverdracht of annulering wilt uitvoeren, dan kunt u werken met ofwel het initieel aangegeven (oude) INSZ, ofwel met het nieuwe INSZ. Beide opties worden aanvaard.

  Intern zal de RSZ altijd werken met het recentste INSZ.

• In de eerste voorbeelden werd gebruik gemaakt van de namespace ‘FLXWAGE’ in elke tag. In de nieuwe voorbeeldbestanden wordt geen namespace meer gebruikt. Wat is correct?

  Beide methoden (met namespace en zonder namespace) worden aanvaard.

Over FTP en SFTP bij flexi-gegevensoverdracht

• Zal de FTP-server voor de bestaande aangiften ook worden gebruikt voor de flexi-gegevensoverdracht?

  Ja.

• Ik gebruik tot nu toe het FTP-kanaal om gestructureerde berichten over te maken. Bij de ontwikkeling van de flexi-gegevensoverdracht wil ik het SFTP-kanaal gebruiken. Mag dat?

  Ja, u mag de nieuwe flexi-gegevensoverdrachten verzenden via FTP of SFTP.

• Mag ik zowel het FTP-kanaal als het SFTP-kanaal gebruiken?

  U mag verschillende kanalen voor verschillende soorten aangiften gebruiken, bijvoorbeeld DmfA verzenden via FTP en FLXWAGE verzenden via SFTP.

  Als u dat wilt, mag u meerdere kanalen per soort aangifte gebruiken – bijvoorbeeld FLXWAGE verzenden via FTP en via SFTP is mogelijk. U moet dan wel een voorkeurskanaal aanduiden voor de ontvangst van RSZ-feedbackberichten.

• Mag ik verschillende kanalen gebruiken met eenzelfde verzendernummer?

  Ja.

Over wijzigingen van de overdracht

• Moeten de overdracht en de loonbrief voor eenzelfde berekeningsperiode gelijklopen, of volstaat de laatste situatie zolang de termijn van 5 dagen niet is verstreken?

  U mag zich tot de laatste situatie beperken, zolang de termijn van 5 dagen niet is verstreken.

• Als ik een loonbrief op dezelfde dag overdraag en corrigeer, verstuur ik dan alle gegevens van de originele loonbrief opnieuw of verstuur ik alleen de laatste stand van zaken?

  Bij een correctie op dezelfde dag, draagt u alleen de laatste situatie over.

• Als ik een flexi-gegevensoverdracht wijzig met oorspronkelijk verschillende werknemers en ik wijzig alleen de gegevens van één werknemer, moet ik dan de gegevens voor al die werknemers opnieuw in de wijzigende gegevensoverdracht vermelden?

  Nee, in de wijzigende gegevensoverdracht vermeldt u alleen de werknemer waarvoor u een wijziging uitvoert.

  Voorbeeld:

  U verzendt op 3/2/2025 de originele flexi-gegevensoverdracht van januari 2025 voor werknemers A, B en C. Op 5/3/2025 verzendt u een wijzigende gegevensoverdracht met alleen de gegevens voor werknemer A. Na de verwerking van de wijzigende gegevensoverdracht bevat de databank van de RSZ dan de volgende informatie:

  • de gewijzigde gegevens van werknemer A (gegevens overgedragen op 5/3/2025)
  • de oorspronkelijke gegevens van werknemer B (gegevens overgedragen op 3/2/2025)
  • de oorspronkelijke gegevens van werknemer C (gegevens overgedragen op 3/2/2025)
• Controleert de RSZ of wijzigende gegevensoverdrachten effectief aanpassingen bevatten?

  De RSZ aanvaardt wat u verzendt en controleert niet of u wijzigingen hebt doorgevoerd. Daarbij blijven de controles vermeld in het FLXWAGE-glossarium van toepassing.

  Voorbeeld:

  Voor een flexi-jobber hebt u de prestaties niet aangegeven. U geeft de prestaties in de wijziging aan, maar zonder effect op de verloning. Er volgt dan een nieuwe loonberekening. In dat geval is er voor Flexi at work geen wijziging nodig. Voor de DmfA moet u wel de wijziging aangeven.

Over de verplichte startdatum

• Moet ik de loonperiodes van 2024 en vroeger opnemen in Flexi at work?

  Nee. Hoewel de onlinedienst Flexi at work beschikbaar is sinds 2 december 2024, geldt de verplichting om loongegevens over te dragen pas voor flexi-prestaties geleverd vanaf 1 januari 2025.

  Voert u in 2025 regularisaties uit van flexiloon van prestaties uit 2024, dan hoeft u die gegevens niet via Flexi at work over te dragen.

  Voorbeeld:

  Een regularisatie in januari 2025 voor een flexiloon van december 2024 hoeft u niet over te dragen in Flexi at work. Een regularisatie in 2026 voor een flexiloon van 2025 moet u wel overdragen via Flexi at work.

Over opsplitsen en bundelen van periodes of gegevens

• Wanneer de loonperiode december overschrijdt, dan moet ik die periode opsplitsen in een deel tot 31/12 en een ander deel vanaf 01/01 van het nieuwe jaar. Waarom geldt dat niet bij de andere maand- en kwartaaloverschrijdingen?

  De teller wordt van 1 januari tot 31 december van eenzelfde jaar bijgehouden. Daarom moet u de periode bij de jaarwisseling opsplitsen.

• Als iemand met pensioen gaat, moet ik de flexi-gegevensoverdracht dan opsplitsten in de periode voor en vanaf zijn pensioen?

  Ja, als u een flexi-gegevensoverdracht doet over twee opeenvolgende maanden, waarvan een flexi-jobber de tweede maand met pensioen gaat, dan moet u de periode vanaf de pensioendatum apart overdragen. De limiet van 12.000 euro geldt namelijk niet meer voor een gepensioneerde. Binnen de pensioenperiode mag u wel loongegevens overdragen die over opeenvolgende maanden lopen.

• Als er meerdere korte contracten zijn in een maand, doe ik dan de gegevensoverdracht vanaf de begindatum van het eerste contract tot de einddatum van het laatste contract binnen diezelfde maand?

  Nee, korte contracten splitst u op in aparte blokken, zogenaamde ‘kenmerken’. Toch hoeft u tijdens de pilootfase (overdracht van het flexiloon) nog geen prestaties over te dragen. Daarom mag u tijdens die pilootfase de periodes om praktische redenen samenvoegen.

• Mag een flexi-gegevensoverdracht verschillende identieke berekeningsperiodes en verschillende identieke kenmerkenperiodes bevatten voor eenzelfde begunstigde? Of moet ik de financiële elementen samenvoegen onder één berekeningsperiode en één kenmerkenperiode?

  De twee kunnen: u hebt de keuze om de financiële elementen te groeperen of op te splitsen. Als u ze afzonderlijk aangeeft, dan moet u verschillende relatieblokken (met elk een unieke UUID) met identieke berekenings- en kenmerkenperiodes aangeven.

• Hoe en wanneer ontvang ik het door de RSZ gegenereerde ticketnummer?

  Het ticketnummer vindt u in de notificatie die de RSZ aan de verzender van de flexi-gegevens stuurt.

• In welke gevallen wordt een flexi-gegevensoverdracht geweigerd?

  Alle blokkerende anomalieën vindt u in de documentatie op dit portaal.

• Mag ik originele, wijzigende en annulerende flexi-gegevensoverdrachten bundelen in eenzelfde XML-bestand voor verschillende werkgevers?

  Nee, in één flexi-gegevensoverdracht mag er geen vermenging zijn van verschillende doelen (origineel, wijziging, annulering).

  De RSZ laat wel toe om verschillende flexi-gegevensoverdrachten voor eenzelfde werkgever in één bestand te bundelen. Toch raden we aan om hier voorzichtig mee te zijn, want de kans bestaat dat die overdrachten niet in de chronologische volgorde verwerkt worden. Dat leidt tot ongewenste situaties.

  Bijvoorbeeld:

  De RSZ verwerkt een wijziging voordat zij de originele gegevensoverdracht uit eenzelfde bundel heeft verwerkt. Op dat moment bestaat er voor de RSZ geen originele flexi-gegevensoverdracht en weigert hij die wijziging.

  Draag daarom binnen eenzelfde verzending maar één doel voor eenzelfde gegevensoverdracht over.

  Voorbeeld:

  Een bundel met een wijziging voor januari en een originele flexi-gegevensoverdracht voor februari voor dezelfde werkgever/werknemer(s) levert geen problemen op.

  Een bundel met een wijziging voor januari en de originele flexi-gegevensoverdracht van januari voor dezelfde werkgever/werknemer(s) kan tot een weigering van de wijziging leiden.

Over de identificatie en herkenning van een flexi-gegevensoverdracht

• Met welke sleutel identificeer ik een te wijzigen of een te annuleren gegevensoverdracht?

  De sleutel bestaat uit het ondernemingsnummer of het RSZ-nummer van de debiteur, het INSZ van de begunstigde en de UUID van de relatie.

  U vindt meer informatie in sectie 4.4 van de technische instructies.

• Herken ik het doel van de bestandsoverdracht in de naam van het bestand? Dus of het over een originele overdracht, een wijzigende overdracht of een annulering gaat?

  Flexi at work maakt dat onderscheid niet. In de DmfA herkent u wel het doel:

  • Originele aangifte:

    identificatie van het formulier = ‘DMFA’

    bestandsnaam = ‘FI.DMFA.XXXXXX.YYYYMMDD.00001.R.1.1’

  • Wijzigende aangifte:

    identificatie van het formulier = ‘DMFAUPD’

    bestandsnaam = ‘FI.DMWA.XXXXXX.YYYYMMDD.00001.R.1.1’

  De structuur van de bestandsnaam blijft dezelfde voor alle doelen (origineel, wijziging, annulering).