Comment donner ou recevoir un mandat ?

Qu'est-ce qu'un mandat ?

Un mandat est un droit octroyé par une entité identifiée à une autre entité identifiée dans le but d’accomplir certains actes juridiques en son nom et pour son compte. Ces entités peuvent être, d’une part, des employeurs ou des entreprises sans personnel et, d’autre part, des secrétariats sociaux agréés ou des prestataires de services.

Données d'un mandat

Dans Mahis, un mandat contient les éléments suivants :

• Un mandant : l’entité qui délivre le mandat à une autre entité. Le mandant doit être identifié de façon univoque à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).
• Un mandataire : l’entité qui reçoit le mandat d’une autre entité. Le mandataire doit être identifié de façon univoque à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).
• Un objet de mandat : le(s) groupe(s) d'applications électroniques auquel (auxquels) se rapporte le mandat.
• Un trimestre de début et éventuellement un trimestre de fin.
• Un statut : détermine le statut du mandat dans le système (actif, clôturé…).

Comment créer un mandat ?

Procédure numérique via identification/authentification

Vous créez un mandat dans le service en ligne Mahis. Le service en ligne est sécurisé, vous devez donc être enregistré sur ce portail pour l'utiliser.

1. Connectez-vous à Mahis avec votre eID (carte d'identité électronique) ou itsme.
2. Etablissez un mandat : sélectionnez le groupe d'applications souhaité.
3. Validez le mandat.
4. Faites aussi valider le mandat par l'autre partie.

Procédure avec une procuration électronique

Vous créez une procuration numérique dans le service en ligne Mahis et la signez électroniquement (eID). Pour ce faire, une des parties au moins doit avoir un compte sur ce portail : le mandataire, le mandant ou les deux.

Dans des cas exceptionnels, vous pouvez préparer une procuration sur papier. Le prestataire de services sociaux introduit alors un scan dans Mahis.

Comment placer une signature numérique ?

1. Téléchargez votre procuration au format PDF à partir de Mahis et enregistrez-la.
2. Ouvrez le document PDF dans votre lecteur de PDF. Nous vous recommandons le programme gratuit Adobe Acrobat Reader. N'ouvrez pas le document à partir de votre navigateur (barre de téléchargement).
3. Cliquez sur le champ "Signature" de votre entreprise en bas du document et signez la procuration avec votre eID en saisissant votre code pin.
4. Enregistrez la nouvelle version signée du PDF.
5. Rechargez la procuration dans Mahis.

Approbation du mandat numérique

Dès que la procuration est signée par les deux parties et ajoutée dans Mahis, un contrôle automatique a lieu. Le mandat est approuvé immédiatement.

Procédure avec une procuration manuscrite

Le mandant est-il une société étrangère ou une entreprise sans personnalité juridique ? L'entreprise ne figure pas dans la Banque-Carrefour des Entreprises ou n'a pas de représentant légal disposant d'une eID ? Dans ces cas exceptionnels, Mahis autorise encore la procuration avec signature manuscrite pendant une période de transition.

Vous pouvez lire les conditions précises d'utilisation de la procuration manuscrite dans les Lignes de conduite pour les prestataires de services .pdf - Nouvelle fenêtre.

1. Téléchargez la déclaration, imprimez-la et remplissez-la :
   • Procuration FR .pdf - Nouvelle fenêtre
   • Procuration NL .pdf - Nouvelle fenêtre
   • Procuration DE .pdf - Nouvelle fenêtre
   • Procuration EN .pdf - Nouvelle fenêtre
2. Signez la procuration à la main.
3. Faites signer la procuration à la main par votre mandant.
4. Numérisez le document au format PDF.
5. Entrez le PDF dans Mahis.

Le prestataire de services sociaux doit conserver l’original de la procuration manuscrite. La procuration doit contenir 2 signatures authentiques et manuscrites (donc pas de scan).

Approbation de la version manuscrite

Les mandats manuscrits sont vérifiés manuellement et traités par l'ONSS. Ils ne sont donc pas immédiatement effectifs : vous devez attendre leur approbation.

Exception : mandat « Guichet unique WIB » (Working in Belgium)

Si l'entreprise ou son représentant légal n'est pas connu à la Banque-Carrefour des Entreprises, vous devez introduire une demande par mail à l'adresse idfr@onss.fgov.be. Vous devez joindre les documents suivants :

• documents d'identification officiels du mandant ;
• preuve de l'identité du représentant légal ;
• preuve que le représentant légal est autorisé à prendre un engagement au nom de l'entreprise ;
• un scan de la procuration originale, signée par les deux parties.

Vous pouvez lire les dispositions précises concernant l'utilisation du « guichet unique WIB » dans les Lignes de conduite pour les prestataires de services .pdf - Nouvelle fenêtre.

Après le mandat

Si vous avez donné ou reçu un mandat, vous pouvez utiliser Mahis pour :

• créer des mandats ;
• consulter vos mandats ;
• clôturer vos mandats.

En tant que prestataire de services, vous disposez d’une fonctionnalité supplémentaire : vous pouvez déléguer des mandats.

Pour les mandataires

Un employeur ou une entreprise sans personnel vous a désigné comme mandataire ? Vous pouvez alors consulter et gérer ses données pour les services repris dans les groupes pour lesquels il vous a désigné.

Exemple :

Un employeur vous désigne comme prestataire de services sociaux pour le groupe DmfA-Dimona. Vous pouvez alors entre autres envoyer les déclarations Dimona et DmfA au nom de cet employeur. Vous ne pouvez en revanche pas introduire de DRS Chômage.