Votre navigateur ne prend pas en charge le javascript, dès lors, certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles
Infos générales

Questions fréquentes

Comment établir et signer une procuration électronique ?

  • Quels sont les moyens de signature de la procuration électronique ?

    La procuration électronique est un document PDF contenant deux champs de signature. Chaque partie doit signer la procuration via sa carte d’identité électronique. Vous avez donc besoin de votre carte d’identité électronique, de connaître votre code PIN et d’un lecteur de carte d’identité.

  • Quels sont les certificats autorisés de ma carte d’identité électronique ?

    Seul le certificat de signature de la carte d’identité électronique est autorisé pour signer la procuration électronique.

    Sur votre carte d’identité, vous disposez de deux certificats : un certificat d’authentification vous permettant de vous connecter au portail de la sécurité sociale et un certificat de signature qui est l’équivalent électronique de la signature manuscrite.

    Si vous utilisez le programme de lecteur PDF Adobe, votre certificat de signature sera automatiquement choisi. Si vous utilisez un autre lecteur, il est possible que vous deviez choisir votre certificat.

  • Quel outil dois-je utiliser pour signer une procuration électronique avec ma carte d’identité ?

    Afin de signer une procuration, vous aurez besoin d’un programme de lecture de PDF. Nous vous conseillons d’installer sur votre PC Adobe Acrobat Reader qui est un programme gratuit disponible sur le site du fournisseur (https://www.adobe.com). Vous pouvez utiliser un autre lecteur de PDF, mais vous pourrez alors rencontrer certains problèmes au niveau de la signature électronique.

  • Comment signer ma procuration avec ma carte d’identité ?

    Pour signer une procuration au moyen de votre carte d’identité, veuillez suivre les étapes suivantes :

    1. A partir de l’application Mahis, sauvegarder votre procuration (document PDF) sur votre ordinateur
    2. Ouvrez le document PDF dans votre lecteur PDF. Vous devez donc cliquer sur le fichier sauvegardé sur votre ordinateur et non à partir de votre navigateur (barre de téléchargement).
    3. Signer la procuration au moyen de votre carte d’identité électronique en cliquant sur le champ signature de votre entreprise (en bas du document). Signer le document implique de sauvegarder la nouvelle version du PDF (contenant votre signature).
    4. Une fois la procuration signée, rechargée celle-ci dans Mahis.

    Plus d’informations ? N’hésitez-pas à visionner les deux vidéos d’e-Learning disponibles sur la page Mahis.

  • Qui peut signer la procuration électronique ?

    Seuls les responsables légaux de votre entreprise connus à la Banque Carrefour des Entreprises peuvent signer la procuration électronique.

  • Combien de procuration existe-t-il ?

    Il n’existe plus qu’une seule procuration pour l’ensemble des groupes d’applications repris dans Mahis. Les groupes sont répartis en différents business :

    • Sécurité sociale
    • Risques sociaux
    • Autres
  • Une procuration électronique peut-elle être remplacée suite à un refus ?

    Seule la procuration signée de manière manuscrite peut être remplacée suite à un refus du service identification de l’ONSS. Si la procuration électronique est refusée, il faut ré-encoder le mandat et signer à nouveau la procuration.

  • Quelles sont les règles liées à la gestion des mandats ?

    Les principes généraux liés à la gestion des mandats sont disponibles dans un document PDF sur la page portail de l’application Mahis.

  • Qui peut encoder un mandat ?

    Les mandants ainsi que les mandataires peuvent encoder un mandat, à condition qu’ils aient un compte actif sur le portail de la sécurité sociale et que l’utilisateur ait les droits pour le faire.

  • Quels sont les principes de base pour la création ou acceptation d’un mandat ?

    Les principes de base sont les suivants :

    • En accord avec la législation (loi du 29 décembre 2009), tout mandat requiert une procuration reprenant les données du mandat et les signatures du mandant et de son mandataire.
    • Si le mandant est actuellement affilié à un mandataire, le trimestre de début de votre mandat devra être anticipatif excepté le premier mois du trimestre courant. Ainsi, durant le mois de janvier, votre mandat peut être encodé avec comme trimestre de début le 1er trimestre de l’année.
    • Si le mandat n’est actuellement pas affilié à un mandataire, la règle ci-dessus n’est pas d’application.
    • Le trimestre de début du mandat ne peut être de plus d’un an dans le futur.
    • Pour que votre mandat soit actif, celui-ci doit soit être validé par l’ONSS (cas d’exception sur base d’une procuration manuscrite), soit contenir les deux signatures sur la procuration électronique.
    • Dans le cas d’un mandat entreprise pour l’introduction d’un Wide, le mandat ne sera actif qu’une fois la demande d’identification validée par l’ONSS. Un délai de 1h maximum peut être appliqué entre la réception de la validation de la demande d’identification dans votre eBox et la validation de votre mandat.
  • Quels sont les principes de base pour clôturer un mandat ?

    La clôture d’un mandat n’est possible que sur un mandat définitif et sans trimestre de fin. De plus, la clôture doit être anticipative et le trimestre de fin ne peut être de plus d’un an dans le futur.

    Cependant, dans une optique d’assouplissement des règles actuelles, le mandataire pourra bénéficier d’un délai supplémentaire d’un mois. Au-delà de ce délai, le mandataire sera obligé d’introduire une justification qui permettra à l’ONSS de faire les contrôles nécessaires.

  • Quels sont les principes de base pour clôturer en masse des mandats ?

    Le chargement d’une liste de mandats à clôturer permet la clôture de plusieurs de vos mandats en une seule manipulation. Ces clôtures sont réalisées en différé, le soir. Les contrôles et actions réalisées pour chaque mandat repris dans votre fichier input sont identiques à ceux réalisés dans la clôture d’un mandat via l’application web. Les clôtures tardives ne sont pas possibles via cette fonctionnalité. Seules les clôtures anticipatives sont permises.

  • Quels sont les principes de base pour rechercher un mandat ?

    Afin de pouvoir consulter ou modifier vos mandats, vous devez passer par un écran de recherche.

    Pour des questions de convivialité, la recherche online de vos mandats est limitée à 150 résultats. Cependant, une fonctionnalité d’export de vos mandats via un fichier Excel vous est offerte à partir de l’écran de recherche. Plus le nombre de mandats à exporter sera important, plus la durée de l’export sera longue.

  • Quelles sont les données consultables sur un mandat ?

    La consultation d’un mandat vous permet la consultation des blocs d’informations suivants :

    • Un bandeau général reprenant les données d’identification de l’employeur et du mandataire. Ces données sont toujours visibles sur l’écran de consultation d’un mandat, quel que soit l’onglet sélectionné.
    • Un onglet « Détail du mandat » qui contient la signalétique de l’employeur et du mandataire ainsi que les données spécifiques du mandat (objet du mandat, période de validité,…).
    • Un onglet « Délégations émises » qui contient les délégations émises par le mandataire courant à partir de ce mandat. Chaque délégation est consultable et permet de consulter les détails de la délégation et les signalétiques des mandataires courant et délégué.
    • Un onglet « Délégations reçues » qui contient les délégations reçues par le mandataire délégué pour ce mandat. Chaque délégation est consultable et permet de consulter les détails de la délégation et les signalétiques des mandataires courant et délégué.
    • Un onglet « Historique » qui reprend les anciens mandataires de l’employeur pour ce même groupe d’applications. Chaque historique est consultable et permet de consulter les détails de l’historique et la signalétique de l’ancien mandataire.

Notifications Mahis

  • Qui sont les destinataires des notifications ?

    Toutes les notifications sont envoyées au mandant et mandataire du mandat concerné par l’action dans Mahis. Deux exceptions à cette règle :

    • Dans le cadre des délégations, le mandant, le mandataire courant et le mandataire délégué sont repris dans les destinataires.
    • Dans le cadre de la clôture automatique d’un mandat, le mandant, le nouveau mandataire et le mandataire du mandat qui sera clôturé automatiquement suite à la création du nouveau mandat seront repris dans les destinataires.
  • Quels sont les canaux d’envoi des notifications ?

    Tous les mandataires reçoivent les notifications dans leur eBox Entreprise.

    Les mandants reçoivent les notifications via eBox s’ils ont un compte dans le User Management de la sécurité sociale, sinon via envoi postal.

  • Quelles sont les notifications envoyées par Mahis ?

    MAHI001 : Création du mandat

    Cette notification est envoyée dans les cas suivants :

    • Création d’un mandat par le service identification de l’ONSS
    • Création d’un mandat par un mandant ou mandataire sur base d’une procuration électronique contenant les deux signatures eID des responsables. Même principe si vous passez par la signature ultérieure du mandat.
    • Validation d’un mandat créé sur base d’un scan de la procuration (ancien circuit)

    MAHI002 : Demande de mandat

    Cette notification est envoyée dans les cas suivants :

    • Création d’un mandat par un mandant ou mandataire sur base d’une procuration électronique contenant uniquement la signature du responsable de l’entité qui encode le mandat. Le mandat est alors en attente d’acceptation de l’autre partie.
    • Création d’un mandat créé sur base d’un scan de la procuration (ancien circuit). Le mandat est alors en attente de validation du service identification de l’ONSS.
    • Création d’un mandat entreprise afin de réaliser la demande d’identification de l’employeur sur base d’une procuration électronique. Le mandat est alors en attente de validation de la demande d’identification de l’employeur.

    MAHI003 : Clôture du mandat

    Cette notification est envoyée lors de la clôture d’un mandat par le mandant ou mandataire.


    MAHI004 : Clôture automatique du mandat

    Cette notification est envoyée suite à la création d’un mandat pour un mandant ayant déjà un mandataire courant. Lors de la création du nouveau mandat, le mandataire peut demander la clôture automatique du mandat actuel du mandant.


    MAHI005 : Modification du mandat

    Cette notification est envoyée lors de toute modification d’un mandat par le service identification de l’ONSS. Par modification, nous entendons :

    • Clôture du mandant
    • Réactivation du mandat
    • Modification du trimestre de début
    • Modification du trimestre de fin

    MAHI006 : Création d'une délégation

    Cette notification est envoyée lors de la création d’une délégation par le mandataire courant vers un ancien mandataire du mandant.


    MAHI007 : Clôture d'une délégation

    Cette notification est envoyée lors de la clôture d’une délégation par le mandataire courant.


    MAHI008 : Annulation automatique du mandat

    Cette notification est envoyée suite à l’annulation automatique du mandat n’ayant pas été rendu actif dans les 2 mois après sa création. Les mandats concernés sont les mandats en attente, à signer, à valider ou refusé.


    MAHI009 : Refus de la demande de mandat

    Cette notification est envoyée suite à un refus de la demande de mandat. Deux cas sont possibles :

    • Refus de la part du service identification de l’ONSS suite à un scan PDF incorrect de la procuration par rapport au mandat encodé
    • Refus de la part du mandant ou mandataire suite à la demande de mandat de l’autre partie.

    MAHI010 : Annulation du mandat

    Cette notification est envoyée suite à l’annulation d’un mandat. Deux cas sont possibles :

    • Annulations de la part du service identification de l’ONSS
    • Annulation de la part du mandant ou mandataire si le mandat est en statut à signer ou en attente (uniquement valable pour l’entité ayant fait la demande de mandat).