2.2.2. Procédure d’affiliation

La demande d’affiliation à l’ONSSAPL doit être effectuée au moyen du formulaire R1 qui est disponible sur le site web de l’ONSSAPL. La demande doit également être accompagnée d’une copie des statuts de l’administration. Un exemplaire ou une copie des statuts de l’administration doit être transmise à l’ONSSAPL pour autant que cela n’ait déjà eu lieu au moment de l’attribution du numéro d’entreprise.

Dans le cadre d’une éventuelle affiliation, les statuts de l’administration provinciale ou locale sont analysés. Ces statuts doivent être établis conformément à la législation applicable à l’administration en question, comme la Loi provinciale et le décret du 12-02-2004 organisant les provinces wallonnes (régie provinciale autonome), la Nouvelle Loi Communale et le Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation –CDLD- (régie communale autonome), la loi sur les CPAS du 8-7-1976 (associations de CPAS), le décret flamand sur les CPAS du 19-12-2008 ou la réglementation régionale en matière d’intercommunales (décret flamand du 6-7-2001 portant réglementation de la coopération intercommunale, livre V de la Première Partie du Code Wallon de la Démocratie locale et de la Décentralisation et la loi du 22-12-1986 relatives aux intercommunales).

Si l’examen des statuts démontre que ceux-ci sont en conformité avec les dispositions légales susvisées, l’administration peut être affiliée à l’ONSSAPL sur base de l’article 32 des lois coordonnées relatives aux allocations familiales des travailleurs salariés.

Via le formulaire R1, l’administration fournit une réponse à un certain nombre de questions essentielles dans le cadre d’une affiliation à l’ONSSAPL:

Quand l’administration engagera-t-elle ses premiers travailleurs et combien de travailleurs seront-ils en service au dernier jour du trimestre du premier engagement?
L’administration va-t-elle engager du personnel nommé? Si oui, qui paiera les cotisations de pension et quelle institution paiera les pensions des agents nommées à titre définitif ?
La nouvelle administration est-elle issue d’une fusion ou d’une scission d’une ou de plusieurs administrations provinciales et locales ? Si oui, ces administrations occupaient-elles des agents nommés à titre définitif ?
De quel montant présupposé l’administration sera-t-elle redevable en matière d’avances mensuelles sur les cotisations de sécurité sociale ?
L’administration est-elle disposée à autoriser l’ONSSAPL à prélever automatiquement le montant des cotisations de sécurité sociale sur son compte en banque ?
L’administration fera-t-elle appel à un secrétariat full service, un prestataire de services ou un développeur de logiciels pour effectuer et éventuellement expédier ses déclarations de sécurité sociale?
Quelles sont les données d’identité du responsable des accès de l’entité qui peut consulter les applications sécurisées de la sécurité sociale ?
L’administration souhaite-t-elle s’affilier au second pilier de pension des contractuels géré par BI-Ethias ? Si oui, à partir de quand et pour quelle prime ?

Dès que l’Office a reçu une réponse à ces différentes questions, l’administration est enregistrée dans le répertoire des employeurs de l’ONSSAPL, qui peut être consulté sur le site portail de la sécurité sociale (www.securitesociale.be).

Seules les administrations provinciales et locales qui occupent des membres du personnel, sont reprises dans le répertoire des employeurs de l’ONSSAPL. Une nouvelle administration provinciale ou locale qui n’a pas (encore) de membre(s) du personnel en service reçoit un numéro BCE mais n’est pas reprise dans le répertoire des employeurs de l’ONSSAPL.

Une administration provinciale ou locale qui est reprise dans le répertoire des employeurs est automatiquement intégrée dans le réseau de la sécurité sociale. Aussi longtemps que ceci n’a pas encore eu lieu, l’administration ne peut effectuer auprès de l’ONSSAPL aucune déclaration DIMONA, DMfAPPL ou toute autre déclaration.

Dans le répertoire des employeurs de l’ONSSAPL, l’employeur peut modifier lui-même un certain nombre de données générales (adresse, personne de contact) au moyen d’un accès sécurisé sur le portail de la sécurité sociale. Les autres données (unités d’établissement, affiliation au second pilier de pensions des contractuels, adhésion au fonds de pension solidarisé de l’ONSSAPL,…) ne peuvent être adaptées que par les membres du personnel de l’ONSSAPL.