Aangiften en wijzigingen - annulaties

1. Dimona IN

Een Dimona IN creëert een periode en moet ten laatste verricht zijn voor het moment waarop de werknemer effectief begint te werken. Als begindatum wordt de datum vermeld waarop de contractuele of juridische band met de werknemer start. Het moment waarop de aangifte verricht wordt en de mee te delen begindatum, stemmen dus niet noodzakelijk overeen.
Voorbeeld: de arbeidsovereenkomst (de contractuele band) start op 1 mei. Indien de eerste effectieve werkdag van de werknemer 5 mei is, moet de Dimona IN uiterlijk op die dag doorgestuurd worden maar als begindatum vermeldt de werkgever 1 mei. De Dimona IN mag echter ook vroeger doorgestuurd worden, bijvoorbeeld in de loop van de maand april.

Voor een gewone werknemer met een contract van bepaalde duur, mag tegelijk met de begindatum ook de einddatum ingevuld worden. Voor een student en een IBO-er (Individuele Beroeps Opleiding), is de werkgever verplicht de einddatum mee te delen bij de Dimona IN. Dit geldt ook voor uitzendkrachten en gelegenheidswerknemers.

Indien de werkgever de einddatum meedeelt bij de Dimona IN, hoeft hij nadien geen aparte Dimona OUT meer te verrichten voor deze periode. Indien echter later blijkt dat de opgegeven einddatum niet de juiste is, moet een aparte procedure gevolgd worden.

Indien een personeelslid een contract van bepaalde duur heeft, maar na verloop van dit contract in dienst blijft ingevolge het afsluiten van een nieuw contract, is geen nieuwe aangifte nodig indien er bij de oorspronkelijke aangifte geen einddatum opgegeven werd. Indien de oorspronkelijke aangifte wel een einddatum bevat, kan die verwijderd worden door een wijziging.

Elke Dimona IN ontvangt een "Dimonanummer". Voor een Dimona IN is dit gelijk aan het "identificatienummer van de periode".

Bijzonderheden voor studenten

Enkel voor de studentenovereenkomsten moet de Dimona IN:

• worden opgesteld op basis van een ondertekende studentenovereenkomst. De Dimona mag dus niet worden uitgevoerd als er geen enkele overeenkomst werd afgesloten.
• voor ieder kwartaal van tewerkstelling het aantal 'geplande dagen' vermelden (= het aantal dagen waarop een student bij een werkgever zal werken, zoals voorzien in de studentenovereenkomst).
• de volledige periode van de overeenkomst omvatten. Dit betekent dat er evenveel Dimona's zullen zijn als kwartalen gedekt door een overeenkomst, met uitzondering van de kwartalen waarin geen enkele dag zal worden gepresteerd. Het is dus niet mogelijk om een tewerkstelling met 0 dagen aan te geven.
• Voor studenten die werken in de bouwsector houdt de kwartaalaangifte in dat de C3.2 kaartnummers ieder kwartaal zullen meegedeeld worden.

Voorbeeld

Een student zal van 1 februari 2012 tot 30 mei 2012 iedere zaterdag werken bij werkgever A. Nadat de studentenovereenkomst werd ondertekend dient de werkgever zijn Dimona's in: de aangifte voor het eerste kwartaal heeft als begindatum 1 februari en als einddatum 31 maart en de student zal 9 dagen werken. De begindatum van de aangifte voor het tweede kwartaal is 1 april 2012, de einddatum 30 mei 2012 en het aantal dagen is 8.

2. Dimona OUT

Een Dimona OUT sluit een periode en moet verricht worden ten laatste op de eerste werkdag die volgt op de datum waarop de juridische of contractuele band tussen werkgever en werknemer wordt verbroken. Het gaat dus om de datum waarop de werknemer juridisch of contractueel gezien niet langer in dienst is. In dat laatste geval is de einddatum gelijk aan de laatste dag van het contract.

Deze regel is eveneens van toepassing in het geval de prestaties doorlopen t ot de dag die volgt op de laatste dag van de arbeidovereenkomst. Gelet op het principe van de eenheid van prestatie, is de datum uit dienst die moet worden meegedeeld die van de laaste dag gedekt door de arbeidovereenkomst. Dit betekent dat de datum uit dienst die moet meegedeeld worden voor een werknemer wiens arbeidovereenkomst eindigt op 15 juli maar die zijn prestaties beëindigt op 16 juli om 2 uur's morgens, 15 juli is.

Indien de werknemer wordt ontslagen of ontslag neemt zonder dat er een opzeggingstermijn in acht wordt genomen, verricht de werkgever de Dimona OUT ten laatste op de werkdag na de dag waarop de overeenkomst wordt verbroken.

Indien de werknemer wel een opzeggingsperiode geniet, valt de einddatum op het einde van deze opzeggingsperiode.

Schorsingen in de uitvoering van de arbeidsprestaties zijn geen uitdiensttreding en geven dus geen aanleiding tot een Dimona OUT. Bij deze schorsingen of afwezigheden - ook al zijn zij van lange duur zoals detachering naar het buitenland voor enkele jaren - wordt de juridische of contractuele band tussen werkgever en werknemer immers niet verbroken.

Indien een werknemer overschakelt van een voltijdse naar een halftijdse tewerkstelling (of vice versa) blijft de arbeidsrelatie bestaan. Er is geen Dimona OUT, Dimona IN of wijziging van de eerder gedane aangifte nodig.

3. Wijzigingen - annulaties

Begin- en einddatum van de periode

Een wijziging van de begin- of einddatum van een eerder gedane aangifte kan slechts in drie gevallen:

• de opgegeven begindatum is niet correct; de werkelijke begindatum ligt vroeger in de tijd: de werkgever moet de wijziging melden volgens dezelfde regels als deze die gelden voor een Dimona IN, dus ten laatste op het ogenblik waarop de werknemer in dienst treedt.
• de werkelijke einddatum is later dan de opgegeven einddatum: de werkgever moet de wijziging melden volgens dezelfde reg els als deze die gelden voor een Dimona OUT, dus ten laatste op de eerste we rkdag die volgt op de datum van de opgegeven einddatum.
• de werkelijke einddatum ligt vroeger in de tijd dan de opgegeven einddatum: de werkgever moet de wijziging melden volgens dezelfde regels als deze die gelden voor een Dimona OUT, dus ten laatste op de eerste werkdag die volgt op de datum waarop de contractuele band tussen werkgever en werknemer wordt verbroken.

Evenwel, indien de werkelijke begindatum later is dan de meegedeelde datum, mag de werkgever geen wijzigende aangifte uitvoeren. In dat geval kan de werkgever de begindatum slechts veranderen door de periode te annuleren en een nieuwe periode te creëren.

Karakteristieken

Indien een karakteristiek (nr. van het paritair comité, type werknemer, deelentiteit of gebruiker) verandert, kan zij enkel aangepast worden door een Dimona OUT gevolgd door een Dimona IN, die de nieuwe karakteristiek herneemt. Daarentegen, indien een karakteristiek aangepast moet worden omdat een foutieve karakteristiek was meegedeeld, moet de werkgever de periode annuleren en opnieuw creëren. De annulatie verwijdert de volledige Dimona periode. Dit betekent dat het geheel van de aangiften die betrekking hebben op een tewerkstelling geannuleerd worden: de Dimona IN, de Dimona OUT en de DIMONA UPDATE.

Studenten: aantal geplande dagen

De werkgever mag het aantal geplande dagen van tewerkstelling wijzigen tot op de laatste dag van de maand die volgt op het betrokken aangiftekwartaal. Het studentencontingent zal dan automatisch aangepast worden. Indien het aantal dagen in Dimona nog wordt gewijzigd nadat de kwartaalgegevens (DmfA) van hetzelfde aangiftekwartaal werden ontvangen, zal dit echter geen invloed meer hebben op het studentencontingent.

Uitzondering: de Dimona IN voor de kwartalen waarin de student geen prestaties heeft of niet betaald wordt (zie contingent 50 dagen) moet geannuleerd worden en niet gewijzigd. Enkel de kwartalen waarin er minstens één prestatiedag of bezoldigde dag overblijft, moeten in Dimona worden opgenomen. Het is dus niet mogelijk om 0 dagen aan te geven.

Ondanks de mogelijkheid tot wijzigen, is het ten sterkste aanbevolen om op de Dimona IN het aantal geplande dagen zo exact mogelijk op te nemen en het aantal dagen enkel te wijzigen bij onvoorziene omstandigheden, want:

• als een werkgever A te weinig dagen plant, dan is het niet uitgesloten dat een andere werkgever B dezelfde student in Dimona aangeeft en zo het aantal resterende dagen van het studentencontingent opgebruikt vooraleer werkgever A zijn wijziging heeft overgemaakt. Werkgever A zal in voorkomend geval de solidariteitsbijdrage niet meer kunnen toepassen op de dagen die hij heeft opgenomen in de wijziging.
• als een werkgever A te veel dagen plant, dan worden de student en werkgever B benadeeld, aangezien zij de solidariteitsbijdrage niet meer kunnen toepassen voor de dagen die werkgever A te veel heeft aangegeven.

Het studentencontingent wordt ook aangepast op basis van de DmfA-gegevens. Dat zal meestal echter pas gebeuren van zodra de kwartaalgegevens die overeenstemmen met het laatste kalenderkwartaal waarvoor de werkgever dagen heeft aangegeven in Dimona beschikbaar zijn (als een student een overeenkomst heeft voor de eerste drie kwartalen van het jaar, dan kan de aanpassing op basis van DmfA pas worden uitgevoerd wanneer de DmfA van het derde kwartaal werd ingediend). Om bovenstaande negatieve effecten te vermijden is het dus aangewezen om het aantal geplande dagen indien nodig zo snel mogelijk te wijzigen in Dimona, en niet te wachten op de aanpassingen op basis van DmfA.