Loonkarakter
Vanaf 1 januari 2016 kunnen maaltijdcheques enkel in elektronische vorm worden overhandigd. De elektronische maaltijdcheques worden toegekend door de maaltijdchequerekening van de werknemer te crediteren. De maaltijdchequerekening is een databank waarop een aantal elektronische maaltijdcheques worden opgeslagen en beheerd door een erkende uitgever.
Maaltijdcheques beantwoorden aan het begrip loon, tenzij ze tegelijkertijd aan al de hieronder vermelde voorwaarden voldoen.
De maaltijdcheques verleend ter vervanging of ter omzetting van loon, premies, voordelen in natura, of enig ander voordeel, al dan niet bijdrageplichtig voor de sociale zekerheid, beantwoorden echter steeds aan het loonbegrip. Vanaf 1 oktober 2011 mogen maaltijdcheques of een verhoging van het werkgeversaandeel in maaltijdcheques echter wel gegeven worden ter vervanging van ecocheques (voor zover alle hieronder vermelde voorwaarden gerespecteerd worden). Voor het samengaan van maaltijdcheques en maaltijden in het bedrijfsrestaurant gelden bijzondere regels.
Collectieve arbeidsovereenkomst
De toekenning van de maaltijdcheques moet vervat zijn in een cao, gesloten op sectoraal vlak of op ondernemingsvlak. Kan dergelijke overeenkomst niet worden gesloten bij gebrek aan een syndicale delegatie, of gaat het om een personeelscategorie waarvoor het niet de gewoonte is dat ze door zo'n overeenkomst wordt beoogd, dan mag de toekenning worden geregeld door een schriftelijke individuele overeenkomst. In dat geval mag het bedrag van de maaltijdcheque niet hoger zijn dan het hoogste bedrag toegekend bij cao in dezelfde onderneming.
Al de cheques toegekend zonder cao of individuele overeenkomst, of ingevolge een cao of individuele overeenkomst die niet conform is met wat volgt, zijn loon.
Eén cheque per dag
Als algemene regel geldt dat het aantal toegekende maaltijdcheques gelijk moet zijn aan het aantal dagen waarop de werknemer effectief arbeidsprestaties levert. Voor feestdagen, inhaalrustdagen, vakantiedagen, dagen gewaarborgd loon bij ziekte..., mag er dus geen maaltijdcheque worden toegekend. Dit betekent ook dat een cheque moet worden toegekend voor iedere deeltijdse dagprestatie, ongeacht de duur.
Als een werknemer een vorming volgt in het kader van het betaald educatief verlof en deze vorming valt samen met zijn normale werkuren, dan is een maaltijdcheque verschuldigd voor de dagen van effectief gevolgde vorming die samenvallen met deze normale werkuren.
De alternatieve telling:
Onder bepaalde voorwaarden kan een werkgever opteren voor een alternatieve telling van het aantal dagen waarvoor een maaltijdcheque moet worden toegekend:
- als er verschillende arbeidsregelingen zijn voor prestaties binnen de groep van voltijdsen en/of
- als er verschillende arbeidsregelingen zijn voor prestaties binnen de groep van deeltijdsen.
Als er binnen een groep verschillende arbeidsregelingen zijn, dan mag de alternatieve telling toegepast worden enkel voor deze groep of voor heel de onderneming. Dit systeem biedt aan de werkgevers de mogelijkheid om ongelijkheden te voorkomen tussen werknemers die in een systeem met gelijke arbeidsduur zijn tewerkgesteld maar een verschillende arbeidsregeling hebben.
Enkel ondernemingen die verplicht zijn om bij meerprestaties artikel 26bis van de arbeidswet van 16 maart 1971 toe te passen, kunnen van het systeem gebruik maken. Openbare instellingen kunnen naar analogie gebruik maken van dit systeem, ook al vallen ze niet onder deze wet.
Arbeidsregeling:
Dit is het aantal dagen per week dat de werknemer geacht wordt te werken (ongeacht het aantal uren per dag).
- Voorbeeld 1: In onderneming A werken de voltijders (38u) enkel in een 5-dagenregeling. De deeltijdse werknemers (19u of 30u) werken ook enkel in de 5-dagenregeling. Hier kan de alternatieve telling niet worden toegepast.
- Voorbeeld 2: In onderneming B werken de voltijders (38u) enkel in een 5-dagenregeling. De deeltijdse werknemers (19u of 30u) werken enkel in een 4-dagen weekregeling. Hier kan de alternatieve telling niet worden toegepast.
- Voorbeeld 3: In onderneming C werken enkel voltijders (38u). Een deel van de voltijders presteren de geldende 38u op 5 dagen per week, de andere voltijders presteren de 38u op 4 dagen per week. Hier kan de alternatieve telling wel worden toegepast.
- Voorbeeld 4: In onderneming D werken de voltijders (38u) enkel in een 5-dagenregeling. De deeltijdse werknemers (30u) werken in een 4-dagen weekregeling, andere (19u) in een 3-dagenregeling. Hier kan de alternatieve telling wel worden toegepast voor de groep van deeltijders alleen of voor heel de onderneming.
Telling:
Aantal effectief gepresteerde uren van de werknemer tijdens het kwartaal / normale dagduur in de onderneming en afronden op de hogere eenheid.
Het aantal maaltijdcheques moet beperkt worden tot het maximum aantal werkbare dagen van de voltijds tewerkgestelde werknemer in de onderneming.
Normale dagduur:
Het aantal uren per dag dat er gewoonlijk gewerkt wordt (dus niet het gemiddeld aantal uren per week). In veel ondernemingen met een 40-urenweek in een 5-dagenregeling is dit 8 uur per dag. Arbeidsduurverminderingsdagen en –uren zijn geen effectief gepresteerde uren.
- Voorbeeld 1: Een bedrijf heeft zowel weekendwerkers als weekwerkers. De alternatieve telling wordt toegepast voor de hele onderneming (zowel de weekwerkers als de weekendwerkers.
In de veronderstelling dat de weekwerkers werken in een 5 dagensweek van 38 uur, zal het ‘normale aantal arbeidsuren per dag van de maatpersoon’ 7,6 bedragen (38/5). Dit geeft bij volledige effectieve tewerkstelling:
- (effectief gepresteerde uren op kwartaalbasis/normaal aantal arbeidsuren per dag = (65 x 7,6) /7,6 = 65 maaltijdcheques op kwartaalbasis voor een weekwerker.
- (effectief gepresteerde uren op kwartaalbasis/normaal aantal arbeidsuren per dag) = (26 x 12)/7,6 = 42 maaltijdcheques op kwartaalbasis voor een weekendwerker.
- Voorbeeld 2: Een bedrijf heeft zowel weekendwerkers als weekwerkers. De alternatieve telling wordt enkel toegepast voor de weekendwerkers (die verschillende arbeidsregelingen hebben)
- Voor de weekwerkers wordt het principe van 1 cheque per dag toegepast.
- Voor de weekendwerkers (12 uur/dag) wordt de alternatieve telling toegepast. In dat geval zal het ‘normaal aantal arbeidsuren per dag van de maatpersoon’ 12 bedragen (24/2).
Dit geeft bij volledige effectieve tewerkstelling:- (effectief gepresteerde uren op kwartaalbasis/normaal aantal arbeidsuren per dag) = 312/12 = 26 maaltijdcheques op kwartaalbasis voor een weekendwerker
Ondernemingen die voor dit alternatief opteren moeten dat vaststellen bij cao of bij gebrek daaraan in het arbeidsreglement voor ondernemingen die gemiddeld geen vijftig werknemers tewerkstellen en geen syndicale delegatie hebben opgericht. De cao of het arbeidsreglement bepaalt het normale aantal arbeidsuren per dag in de onderneming en de wijze waarop het maximum aantal werkbare dagen in de onderneming in het kwartaal wordt berekend. Deze bepaling mag niet strijdig zijn met de arbeidswetgeving.
De elektronische cheques worden iedere maand gecrediteerd op de maaltijdchequerekening van de werknemer, in één of meer keren, in functie van het aantal dagen van die maand waarop de werknemer vermoedelijk effectief arbeidsprestaties zal leveren. Uiterlijk de laatste dag van de eerste maand volgend op het kwartaal wordt het aantal cheques in overeenstemming gebracht met het exacte aantal dagen.
Zijn loon, al de te veel en al de te weinig toegekende cheques. De vaststelling van het aantal te veel of te weinig toegekende cheques gebeurt op basis van de toestand bij het verstrijken van de eerste maand die volgt op het kwartaal waarop de cheques betrekking hebben.
Op naam van de werknemer
De maaltijdcheques zijn op naam van de werknemer afgeleverd. Deze voorwaarde is vervuld, indien de toekenning ervan en de gegevens die er betrekking op hebben (aantal maaltijdcheques, brutobedrag van de maaltijdcheques verminderd met het persoonlijk aandeel van de werknemer) voorkomen op de individuele rekening van de werknemer, overeenkomstig de reglementering betreffende het bijhouden van de sociale documenten.
Alle cheques toegekend zonder dat deze voorwaarde vervuld is, zijn loon.
Geldigheidsduur
De geldigheidsduur van de elektronische maaltijdcheque is beperkt tot 12 maanden te rekenen vanaf het ogenblik dat de maaltijdcheque op de maaltijdchequerekening wordt geplaatst en hij mag enkel worden gebruikt ter betaling van een eetmaal of voor de aankoop van verbruiksklare voeding.
Bedrag werkgeverstussenkomst
De tussenkomst van de werkgever in de kost van de maaltijdcheque mag ten hoogste 6,91 EUR per cheque bedragen. Al de cheques met een werkgeverstussenkomst van meer dan 6,91 EUR zijn loon.
Bedrag werknemerstussenkomst
De tussenkomst van de werknemer moet minstens 1,09 EUR bedragen. Al de cheques met een werknemerstussenkomst van minder dan 1,09 EUR zijn loon.
Cumulverbod maaltijdcheque en kostenvergoeding voor eenzelfde maaltijd voor dezelfde dag
Als de werkgever de werkelijke kost van één of meerdere maaltijden (met uitzondering van het ontbijt) op een dag ten laste neemt, moet het werkgeversaandeel van de maaltijdcheque één keer worden afgetrokken van de totale vergoeding voor die dag, ongeacht de duur van de werkdag en het aantal maaltijden vergoed door de werkgever.
Als de werkgever kiest voor een forfaitaire maaltijdvergoeding, houdt de RSZ rekening met de duur van de werkdag om de tweede forfaitaire maaltijdvergoeding al dan niet vrij te stellen van socialezekerheidsbijdragen:
- als de werkdag maximum 8 uren duurt: het werkgeversaandeel van de maaltijdcheque moet worden afgetrokken van de forfaitaire maaltijdvergoeding;
- als de werkdag langer dan 8 uren duurt: de werknemer kan de forfaitaire maaltijdvergoeding en de maaltijdcheque krijgen indien de werkgever kan aantonen dat de werknemer een tweede maaltijd heeft genuttigd.
Vermeldingen op de afrekening
Het aantal maaltijdcheques en het brutobedrag ervan, verminderd met het persoonlijk aandeel van de werknemer, worden vermeld op de afrekening, bedoeld in artikel 15, eerste lid, van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers.
Controle voor gebruik
Vóór het gebruik van de elektronische maaltijdcheques kan de werknemer het saldo en de geldigheidsduur nagaan van de toegekende maaltijdcheques die nog niet werden gebruikt.
Erkende uitgever
De maaltijdcheques in een elektronische vorm kunnen enkel ter beschikking worden gesteld door een uitgever gezamenlijk erkend door de Minister bevoegd voor Sociale zaken, de Minister bevoegd voor Werk, de Minister bevoegd voor Zelfstandigen en de Minister bevoegd voor Economische zaken, zoals bepaald in het koninklijk besluit van 12 oktober 2010.
In geval van diefstal of verlies van kaart
Het gebruik van de elektronische maaltijdcheques mag geen kosten voor de werknemer teweegbrengen, behalve in geval van diefstal of verlies onder de voorwaarden vast te stellen bij collectieve arbeidsovereenkomst op sectoraal- of ondernemingsvlak, of in het arbeidsreglement wanneer de toekenning geregeld is door een individuele schriftelijke overeenkomst. In ieder geval kan de kost van de vervangende drager in geval van diefstal of verlies de nominale waarde van één maaltijdcheque niet overschrijden.
Openbare sector
Werkgevers uit de openbare sector kunnen voor hun ambtenaren (zowel voor contractuele als statutaire ambtenaren), onder dezelfde voorwaarden als werkgevers die vallen onder de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en paritaire comités, in gelijkaardige toekenningsomstandigheden gebruik maken van maaltijdcheques vrij van socialezekerheidsbijdragen.