Questions fréquentes sur Flexi at work

Sur la transmission de flexi-données

• Dois-je encore introduire une Dimona pour un flexi-travailleur ?

  Oui.

• Dois-je encore introduire une DmfA pour un flexi-travailleur ?

  Oui.

• À partir de quand dois-je transmettre des flexi-données ?

  À partir de janvier 2025.

• Puis-je effectuer deux transmissions de données distinctes pour une personne dont les contrats de flexi-employé et flexi-ouvrier se chevauchent ?

  Oui, cette pratique est autorisée.

  Exemple pour un flexi-travailleur qui preste comme suit :

  • en tant que flexi-ouvrier (code travailleur 050) à partir du 01/01/2025 jusqu’au 31/01/2025 inclus avec calcul de paie le 31/01/2025 ;
  • en tant que flexi-employé (code travailleur 450) à partir du 06/01/2025 jusqu’au 10/01/2025 inclus avec calcul de paie le 10/01/2025.

  Le flexi-travailleur reçoit une fiche de paie distincte pour ses prestations en tant qu’ouvrier et employé.

  Vous pouvez effectuer deux transmissions de flexi-données distinctes : une pour le calcul salarial des prestations d’ouvrier et une pour le calcul salarial des prestations d’employé.

Sur la transmission de flexi-données par batch

• Quelle est la nomenclature des fichiers échangés via le canal batch ?

  Trois fichiers doivent être déposés dans le répertoire d’échange :

  • un fichier FI avec les données FLXWAGE
  • un fichier FS avec la signature électronique en rapport au fichier de données FI ;
  • un fichier GO (vide) GO signalant que le fichier FI est disponible pour traitement.

  Exemple :

  • FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.1.1
  • FS.FLEX.000640.20240404.00001.R.1.1
  • GO.FLEX.000640.20240404.00001.R.1

  La transmission via certains canaux peut être problématique lorsque la taille des fichiers est trop importante. D’où la possibilité de scinder le fichier en morceaux. Le nombre de morceaux est indiqué dans le nom du fichier (minimum 1 morceau et maximum 9 morceaux). Le morceau en question se trouve aussi mentionné dans le nom du fichier.

  Tous les morceaux de fichier sont fusionnés et compressés ensuite par l’ONSS. Si, après compression, le fichier dépasse 95 MB, tous les morceaux seront alors refusés. Un accusé de réception négatif sera envoyé.

  Exemple d’un fichier scindé en plusieurs morceaux :

  • FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.1
  • FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.2
  • FS.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.1
  • FS.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.2
  • GO.FLEX.000640.20240404.00001.R.2

  Spécifications liées aux noms de fichier

  Les noms des fichiers suivent une nomenclature spécifique.

  L’exemple « FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.1.1 » peut être divisé en sept parties.

  Partie	Signification	Valeurs possibles
  FI	Type de fichier	FI : fichier input FS : fichier signature GO : fichier initiant le traitement
  FLEX	Contenu du fichier	FLEX : transmission de flexi-données
  000640	Expéditeur du fichier
  20240404	Date de création du fichier au format YYYYMMDD
  00001	Numéro permettant de différencier les fichiers ayant les mêmes expéditeurs, dates de création et environnements.
  R	Environnement	R : production T : test
  1.1	Fichier en un morceau	Note : le fichier GO se termine par .1 uniquement
  2.1 2.2	Fichier scindé en deux morceaux	Note : le fichier GO se termine par .2 uniquement

  Plus d'information sur la nomenclature des fichiers : Messages structurés – Nom du fichier – Directives pour les noms de fichiers

  Répertoires d’échanges

  Chaque expéditeur donne accès à ses propres répertoires d'échange au point de transmission de la sécurité sociale. Dans ce répertoire se trouvent 4 sous-répertoires :

  • In
  • Intest
  • Out
  • Outtest

  Les répertoires In et Intest servent à envoyer les fichiers au secteur de la sécurité sociale. Les répertoires Out et Outtest servent à la réception du feedback du secteur de la sécurité sociale.

  Les répertoires In et Out contiennent les fichiers réels tandis que les répertoires Intest et Outtest contiennent les fichiers de tests.

  Règles sur le regroupement de fichiers XML

  Plusieurs fichiers XML peuvent être regroupés dans un seul.

  Avec les règles suivantes d’application :

  • maximum 3.500 blocs Form dans un fichier ;
  • taille du fichier de maximum 35 MB
• Une anomalie bloquante entraîne-t-elle le refus de la transmission complète des flexi-données ou seulement de la partie concernant le flexi-travailleur à l’origine de l'anomalie bloquante ?

  Prenons l’exemple d’une transmission de flexi-données relatives aux flexi-travailleurs A et B. Une anomalie bloquante est signalée pour le flexi-travailleur A.

  En cas d’anomalie bloquante, l’ensemble de la transmission de données est refusée. Les transmissions de données pour les personnes A et B sont donc refusées.

• Comment fonctionne la transmission d’annulation ? Est-ce une annulation complète de transmission de flexi-données ou une annulation par personne ?

  L'annulation se fait par bloc « Relation ».

• J’envoie une première transmission de flexi-données d’un flexi-travailleur pour une période déterminée et pour un montant de 100 euros. J’effectue ensuite une transmission de modification avec mention d’un montant de 120 euros (régularisation = + 20 euros) avant de finalement effectuer une transmission de données d’annulation. Quel est l'état de la situation dans la banque de données de l'ONSS : 0 euro (annulation de la transmission complète) ou 100 euros (annulation de la dernière transmission) ?

  Le dernier état des lieux correspond à 0 euro.

• Les instructions évoquent un générateur UUID. Devons-nous utiliser un générateur UUID de l'ONSS ou notre propre générateur UUID ?

  L'expéditeur génère l'UUID à l'aide du générateur UUID de son choix.

• Un même UUID ne peut figurer qu’une fois dans un même formulaire. Mais peut-il figurer dans plusieurs formulaires différents ?

  L’UUID doit être unique à travers tous les formulaires.

  Prenons l’exemple d’un flexi-travailleur prestant en janvier dans une unité d’établissement A et dans une unité d’établissement B. Dans ce cas de figure, vous créez deux blocs « Relation » : le bloc 1 avec l'UUID 1 et le bloc 2 avec l'UUID 2.

  En février, le travailleur preste de nouveau dans les deux unités d'établissement. Dans le formulaire relatif à février, vous utilisez deux nouveaux UUIDs, par exemple UUID 3 et UUID 4. Et vous n’utilisez plus les précédentes UUIDs 1 et 2.

• Mon flexi-travailleur étant payé deux fois par mois, je remplis mon formulaire au même rythme : deux fois par mois. Ainsi, pour décembre 2025, j’envoie un formulaire deux fois. Mais, au 20/12/2025, une prime exceptionnelle est calculée et lui est versée. Comment la déclarer ?

  Vous effectuez trois transmissions de flexi-données originales :

  • transmission #1 avec information sur le salaire de la première moitié du mois (sans info sur la prime exceptionnelle et sur le salaire de la deuxième moitié du mois) ;
  • transmission #2 avec information sur la prime exceptionnelle (sans info sur le salaire des première et deuxième moitiés du mois) ;
  • transmission #3 avec information sur le salaire de la deuxième moitié du mois (sans info sur la prime exceptionnelle et sur le salaire de la première moitié du mois).

  Répéter les rémunérations dans plusieurs transmissions originales de flexi-données entraînerait un double comptage. En effet, ces trois transmissions originales différentes coexistent.

  Un scénario alternatif existe, basé sur deux transmissions originales et une transmission de modification :

  • transmission #1 avec information sur le salaire de la première moitié du mois (sans info sur la prime exceptionnelle et sur le salaire de la deuxième moitié du mois) ;
  • transmission #2 avec information sur la prime exceptionnelle (sans info sur le salaire des première et deuxième moitiés du mois).

  Lors du calcul salarial de la deuxième moitié du mois, la transmission #2 est modifiée. Cette transmission de modification rend compte de la dernière situation dans son ensemble, comprenant la prime exceptionnelle et le salaire pour la deuxième moitié du mois.

• Si le contrat d’un travailleur commence ou se termine dans le courant du mois, où se marque l’impact : sur la période à déclarer dans le bloc « Calcul » et/ou dans le bloc « Caractéristiques » ?

  Exemple 1 : le contrat démarre le 17/01/2025.

  Exemple 2 : le contrat démarre le 17/01/2025, mais le premier jour n’est finalement presté que le 23/01/2025.

  La période de calcul dépend du fonctionnement interne des expéditeurs. Si le calcul salarial s’effectue mensuellement, la période dans le bloc « Calcul » s’étend du 1/1/2025 au 31/1/2025.

  La période dans le bloc « Caractéristiques » s’étend du 17/01/2025 au 31/01/2025

• Si je voulais apporter une modification, pourrais-je alors modifier séparément les deux transmissions de flexi-données originales en mentionnant correctement le numéro de référence correspondant ?

  Oui, c’est exact.

• Si une personne change de sexe, le NISS change aussi. Comment procéder pour la nouvelle transmission de flexi-données ?

  Vous n’avez aucune démarche à entreprendre vous-même. Le NISS sera adapté automatiquement (voir les mutations du NISS dans les autres déclarations).

• L’ONSS attend-il une transmission de flexi-données de modification si un quelconque élément de la fiche de paie est modifié ? Autrement dit, dois-je effectuer une nouvelle transmission de flexi-données si aucun élément dans la transmission de flexi-données ne change ?

  Non. Si une donnée non reprise dans la transmission de flexi-données change (p. ex. les prestations), vous ne devez pas effectuer de transmission de flexi-données de modification.

• La clé d'identification pour les changements « identification du débiteur / NISS du bénéficiaire / UUID de la relation » contient le NISS. En cas de changement de NISS, devons-nous alors appliquer la clé initiale ? Ou le NISS est-il mis en équation interne en cas de changement et sommes-nous autorisés à utiliser le nouveau NISS dans la clé ?

  Dans une transmission de données originale, vous devez mentionner le NISS le plus récent.

  Si vous souhaitez effectuer une transmission de données de modification ou d’annulation, vous pouvez travailler soit avec le NISS initialement déclaré (l’ancien NISS), soit avec le nouveau NISS. Les deux options sont acceptées.

  En interne, l'ONSS travaillera toujours avec le NISS le plus récent.

• Les premiers exemples utilisaient le namespace « FLXWAGE » dans chaque tag. Les namespaces ne sont plus repris dans les nouveaux fichiers d'exemple. Que convient-il de faire ?

  Les deux méthodes (avec et sans namespace) sont acceptées.

Sur FTP et SFTP lors de transmission de flexi-données

• Le serveur FTP pour les déclarations existantes servira-t-il toujours pour la transmission de flexi-données ?

  Oui.

• Jusqu’à présent, j’utilise le canal FTP pour transférer des messages structurés. Avec le développement de la transmission de flexi-données, puis-je recourir au canal SFTP ?

  Oui. Vous pouvez effectuer les nouvelles transmissions de flexi-données via FTP ou SFTP.

• Puis-je utiliser tant le canal FTP que le SFTP ?

  Vous pouvez utiliser différents canaux pour différents types de déclarations (par exemple, envoyer la DmfA via FTP et envoyer FLXWAGE via SFTP).

  Vous pouvez, si souhaité, utiliser plusieurs canaux par type de déclaration (par exemple, l'envoi de FLXWAGE via FTP et via SFTP est possible). Toutefois, vous devez alors indiquer un canal privilégié pour recevoir les messages de feedback de l'ONSS.

• Puis-je utiliser différents canaux avec un même numéro d’expéditeur ?

  Oui.

Sur les modifications de la transmission

• Transmission et fiche de paie doivent-elles être identiques pour une même période de calcul ? Ou la dernière situation suffit-elle tant que le délai de 5 jours n’a pas expiré ?

  Vous pouvez vous limiter à la dernière situation, tant que ce délai de 5 jours n’a pas expiré.

• Si je corrige et transmets une fiche de paie le même jour, dois-je de nouveau envoyer toutes les données de la fiche de paie originale ou simplement envoyer la dernière situation ?

  En cas de correction le même jour, vous pouvez seulement envoyer la dernière situation.

• Je modifie une transmission de flexi-données qui contenait au départ plusieurs travailleurs en ne rectifiant que les données d’un seul d’entre eux. Dois-je alors mentionner de nouveau les données pour tous ces travailleurs dans la transmission de données de modification ?

  Non. Dans la transmission de données de modification, vous ne mentionnez que le travailleur pour lequel vous effectuez une modification.

  Exemple :

  Vous effectuez, le 3/2/2025, la transmission originale de janvier 2025 pour les travailleurs A, B et C. Le 5/3/2025, vous effectuez une transmission de modification avec les seules données du travailleur A. Après traitement de la transmission de modification, la base de données de l’ONSS contiendra les informations suivantes :

  • les données modifiées du travailleur A (données transmises le 5/3/2025) ;
  • les données originales du travailleur B (données transmises le 3/2/2025) ;
  • les données originales du travailleur C (données transmises le 3/2/2025)
• L’ONSS contrôle-t-il si les transmissions de données de modification comprennent effectivement des adaptations ?

  L’ONSS accepte ce que vous envoyez et ne vérifie pas si vous avez apporté des modifications.

  Par ailleurs, les contrôles mentionnés dans le glossaire FLXWAGE restent d'application.

  Exemple :

  Vous n'avez pas déclaré de prestations pour un flexi-travailleur. Vous déclarez par contre les prestations dans la modification, mais sans effet sur la rémunération. S’ensuit alors un nouveau calcul salarial. Dans ce cas, aucune modification n'est requise pour Flexi at work. Mais pour la DmfA, vous devez indiquer la modification.

Sur la date de début obligatoire

• Dois-je inclure les périodes de calcul 2024 et antérieures dans Flexi at work ?

  Non. Bien que le service en ligne Flexi at work soit disponible depuis le 2 décembre 2024, l’obligation de transmettre les données salariales ne vaut que pour les flexi-prestations réalisées depuis le 1er janvier 2025.

  Si vous effectuez, en 2025, des régularisations de flexi-salaires pour des prestations de 2024, vous ne devez pas transmettre ces données via Flexi at work.

  Exemple :

  Vous ne devez pas transmettre, via Flexi at work, une régularisation en janvier 2025 d’un flexi-salaire de décembre 2024. Mais bien une régularisation en 2026 d’un flexi-salaire de 2025.

Sur le fractionnement et regroupement des périodes de données

• Si la période de calcul excède le mois de décembre, dois-je alors la fractionner en une partie jusqu’au 31/12 et une autre démarrant au 01/01 de l’année suivante. Pourquoi la question ne se pose-t-elle pas pour les autres dépassements mensuels et trimestriels ?

  Le compteur opère du 1er janvier au 31 décembre. D’où la nécessité de fractionner la période au passage à la nouvelle année.

• Si une personne prend sa pension, dois-je alors fragmenter la transmission de flexi-données en une période avant et après sa pension ?

  Oui. Si vous effectuez une transmission de flexi-données couvrant deux mois consécutifs pour un flexi-travailleur qui part en pension le deuxième mois, vous devez effectuer une transmission distincte pour la période à partir de la date de sa pension. La limite de 12.000 euros ne vaut notamment plus pour un pensionné. Vous pouvez par contre transmettre des données salariales pour une période couvrant plusieurs mois consécutifs durant la période de pension.

• Si plusieurs contrats courts surviennent dans un mois, dois-je alors effectuer la transmission de données de la date de début du premier contrat à la date de fin du dernier contrat du même mois ?

  Non. Vous devez scinder les contrats courts en blocs distincts, appelés « caractéristiques ». Toutefois, dans la phase pilote (transmission de flexi-salaire), aucune prestation ne doit encore être déclarée. Vous pouvez dès lors, dans cette phase pilote, regrouper les périodes pour des raisons pratiques.

• Une transmission de flexi-données peut-elle contenir plusieurs périodes de calcul identiques et plusieurs périodes de caractéristiques identiques pour un même bénéficiaire ? Ou dois-je regrouper les éléments financiers sous une seule période de calcul et une seule période de caractéristiques ?

  Les deux options sont possibles. Vous avez le choix de regrouper les éléments financiers ou de les scinder. Si vous les transmettez séparément, vous devez transmettre plusieurs blocs de relations (chacun avec un UUID unique) avec des périodes de calcul et des périodes de caractéristiques identiques.

• Comment et quand vais-je recevoir le numéro de ticket généré par l’ONSS ?

  Le numéro de ticket est repris dans la notification envoyée par l’ONSS à l’expéditeur des flexi-données.

• Dans quels cas une transmission de flexi-données peut-elle être refusée ?

  Toutes les anomalies bloquantes sont décrites dans la documentation sur le site portail.

• Puis-je regrouper les transmissions de flexi-données originales, de modification et d’annulation dans un même fichier XML pour des employeurs différents ?

  Non. Une transmission de flexi-données ne peut pas comprendre un regroupement de finalités différentes (original, modification, annulation).

  L’ONSS permet bien par contre de regrouper plusieurs transmissions de flexi-données pour un même employeur dans un seul fichier. Nous vous conseillons toutefois d’être prudent, car vous n’avez aucune garantie que ces transmissions soient traitées dans l’ordre chronologique. Ce qui peut mener à des situations indésirables.

  Exemple :

  L’ONSS traite une modification avant d'avoir traité la transmission originale de données du même regroupement. À ce moment, l’ONSS n’est au courant d’aucune transmission originale de flexi-données et refuse la modification.

  N’incluez dès lors, au sein d’un même regroupement, qu’une seule finalité pour une même transmission de données.

  Exemple :

  Un regroupement contenant une modification de janvier et une transmission originale de flexi-données de février pour les mêmes employeurs/salarié(s) ne posera pas de problème.

  Un regroupement contenant une modification de janvier et une transmission originale de flexi-données de janvier pour les mêmes employeurs/salarié(s) peut mener à un rejet de la modification.

Sur l’identification et la reconnaissance d’une transmission de flexi-données

• Avec quelle clé dois-je identifier une transmission de données de modification ou d’annulation ?

  La clé se compose du numéro d’entreprise ou d’un numéro ONSS du débiteur, du NISS du bénéficiaire et de l’UUID de la relation.

  Plus d’information dans le chapitre 4.4 des instructions techniques.

• Puis-je reconnaître la finalité de la transmission de fichier dans le nom du fichier ? Et donc savoir s’il s’agit d’une transmission originale, de modification ou d’annulation.

  Flexi at work ne fait pas cette distinction. Dans la DmfA, vous reconnaissez la finalité :

  • Transmission originale :

    identification du formulaire = « DMFA »

    nom du fichier = « FI.DMFA.XXXXXX.YYYYMMDD.00001.R.1.1 »

  • Transmission de modification :

    identification du formulaire = « DMFAUPD »

    nom du fichier = « FI.DMWA.XXXXXX.YYYYMMDD.00001.R.1.1 »

  La structure du nom de fichier reste la même pour toutes les finalités (originale, modification, annulation).