Déclarations et modifications-annulations

Déclaration d’entrée en service ("avis d’entrée en service")

La déclaration d'entrée en service ou l'avis d'entrée en service doit être établi au plus tard au moment où le travailleur commence à travailler.

La déclaration peut évidemment être effectuée même avant, à condition que l’employeur veille à ce que tous les membres de son personnel soient repris dans la déclaration Dimona au plus tard au moment où ils commencent à fournir des prestations.

La “date d’entrée en service” à mentionner est celle à laquelle la relation contractuelle ou le lien juridique avec le travailleur commence. La date d’établissement de la déclaration et celle devant être communiquée comme date de début de la relation de travail ne correspondent pas nécessairement.

Pour la déclaration d'un agent statutaire, l’administration ne doit donc pas attendre l'arrêté de nomination formelle, mais fera part de l'entrée en service au plus tard au moment où le membre du personnel se présentera à son service. L’employeur ne pourra dès lors pas attendre que la date d'entrée en service (c'est-à-dire la date à laquelle la relation juridique avec le membre du personnel prend cours) soit fixée officiellement.

Si l’administration conclut un second contrat de travail avec un membre du personnel contractuel qui travaillait déjà pour elle dans les liens d'un contrat de travail qui n'a pas été résilié, elle ne doit pas effectuer de nouvelle déclaration. En effet, au moment où le second contrat de travail est conclu et pour autant que les dates de début et de fin de travail soient identiques, il existe déjà une relation de travail entre le membre du personnel et l’administration. Grâce à l'avis d'entrée en service effectué lors de la conclusion du premier contrat, cette relation de travail est déjà enregistrée dans le système Dimona.

Lorsque l’administration établit un avis d'entrée en service pour un travailleur qu’elle a engagé dans les liens d'un contrat de travail à durée déterminée, il lui est loisible d'indiquer la date 'de sortie'.

Si la déclaration porte sur un contrat d'étudiant ou sur un contrat de formation professionnelle individuelle en entreprise, la date 'de sortie' doit être mentionnée lors de l'entrée en service.

Dans le cas où la date « de sortie » a été indiquée lors de la déclaration d'entrée en service, il n’y aura pas lieu d’établir ultérieurement un avis de sortie distinct. S'il devait cependant s'avérer par la suite que la date 'de sortie' indiquée n'est pas la bonne, la déclaration originale devra être modifiée ou annulée selon les règles explicitées ci-dessous.

Lorsqu'un travailleur est sous contrat à durée déterminée et qu'à la fin de ce contrat il reste en service dans le cadre d'un nouveau contrat, aucune nouvelle déclaration ne doit être introduite sauf si, et uniquement si, la déclaration originale contenait une date de sortie. La date « entrée en service » de la nouvelle déclaration sera celle du jour suivant celle précédemment communiquée comme étant la date de sortie de service.

Déclaration de sortie de service ("avis de sortie de service")

La date de sortie de service est le dernier jour de la relation de travail.

La déclaration de sortie ou l'avis de sortie doit être établi au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de rupture du lien juridique entre l’administration et le membre du personnel. Il s'agit donc de la date à laquelle le membre du personnel n'est juridiquement plus en service.

Cette règle est également d’application dans le cas où les prestations se poursuivent jusqu’au jour qui suit le dernier jour du contrat de travail. Compte tenu du principe de l’unité de prestation, la date de sortie de service qui doit être communiquée est celle du dernier jour couvert par le contrat de travail. Cela signifie que la date de sortie de service qui doit être communiquée pour un travailleur dont le contrat de travail prend fin le 15 juillet mais qui termine ses prestations le 16 juillet à 2 heures du matin, est le 15 juillet.

L’employeur doit procéder à cette déclaration pour chaque sortie de service.

Lorsque le travailleur est licencié ou démissionne sans qu’aucun délai de préavis ne soit pris en considération, l’employeur doit déclarer la sortie de service au plus tard le jour suivant celui auquel le contrat a été rompu.

Lorsque le travailleur a bénéficié d’un délai de préavis, la date de sortie de service sera celle à laquelle le délai de préavis prendra fin.

Les membres du personnel nommés à titre définitif qui sont mis d’office à la retraite anticipée en raison d’une incapacité médicale ne sont plus en service. Au moment du commencement de la retraite anticipée (temporaire ou définitive) un avis de sortie de service doit être établi.

Les suspensions de l'exécution des prestations de travail ne constituent pas une sortie de service et ne donnent, dès lors, pas lieu à un avis de sortie. En effet, dans les cas de suspensions ou absences - même si elles sont de longue durée - le lien juridique entre le membre du personnel et l’administration n'est pas rompu.

L’employeur ne doit dès lors établir aucun avis de sortie en cas d'absence d'un membre du personnel, par exemple en raison d'un congé sans solde, d'une interruption totale de la carrière professionnelle, d’une mise en disponibilité ou d'une absence de longue durée pour convenances personnelles.

Lorsque le travailleur passe d’un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel (ou inversement) la relation de travail demeure. Il ne sera donc pas nécessaire d’effectuer une déclaration de sortie, ni une déclaration d’entrée en service ni une modification à la déclaration précédemment introduite.

 

Modification ou annulation d’une déclaration

La modification d'une déclaration préalablement établie n'est possible que dans deux cas:

1. la date d'entrée en service indiquée n'est pas correcte; la date réelle est antérieure.
   L’employeur doit communiquer la modification selon les mêmes règles que celles qui sont d'application pour la communication d'une entrée en service, donc au plus tard au moment où le membre du personnel entre en service.
   Si par contre la date réelle est postérieure, alors il ne sera plus possible de modifier la déclaration. Dans ce cas, la déclaration doit être annulée et une nouvelle déclaration doit être effectuée par l’employeur.
2. la date de départ indiquée n'est pas correcte; la date réelle est antérieure.
   Dans ce cas, l’employeur doit signaler la modification selon les mêmes règles que celles qui sont d'application pour la communication d'une sortie, donc au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de rupture du lien juridique entre l’administration et le travailleur.
   Si par contre la date réelle de sortie de service est postérieure à celle déclarée, aucune modification ni annulation ne peut intervenir à cet égard. Dans ce cas, une nouvelle déclaration doit être effectuée avec comme date de début la date erronée qui avait été précédemment communiquée comme date de sortie de service.

L'annulation porte sur toute la déclaration Dimona. En principe, l’annulation –qui peut intervenir au plus tard à la date indiquée comme date d’entrée en service- peut être effectuée pour annuler une déclaration d’entrée en service dans le cas d’un travailleur qui n’a pas commencé à travailler. Lorsque celui-ci commence quand même à une autre date, alors une nouvelle déclaration d’entrée de service devra être introduite.   

Lorsqu’un travailleur de manière inattendue ne se présente pas, une déclaration DIMONA qui le concerne peut être annulée jusqu’à la fin du jour calendrier auquel elle se rapporte. Lorsque la déclaration DIMONA concerne une période de deux ou plusieurs jours calendrier, elle doit être annulée au plus tard à la fin du premier jour calendrier de la prestation prévue.