Häufig gestellte Fragen über Flexi at work

Über die Flexi-Datenübermittlung

• Muss ich für einen Flexi-Arbeitnehmer noch eine Dimona einreichen?

  Ja.

• Muss ich für einen Flexi-Arbeitnehmer noch eine DmfA einreichen?

  Ja.

• Ab wann muss ich die Flexi-Daten übermitteln?

  Ab Januar 2025.

• Darf ich für eine Person, die zwei sich überschneidende Verträge als Flexi-Angestellter und Flexi-Arbeiter hat, zwei getrennte Flexi-Datenübermittlungen vornehmen?

  Ja, das ist erlaubt.

  Derselbe Flexi-Jobber arbeitet dann als:

  • Flexi-Arbeiter (Arbeitnehmerkennzahl 050) vom 01.01.2025 bis einschließlich 31.01.2025 mit Gehaltsberechnung am 31.01.2025, und
  • Flexi-Angestellter (Arbeitnehmerkennzahl 450) vom 06.01.2025 bis einschließlich 10.01.2025 mit Gehaltsberechnung am 10.01.2025.

  Der Flexi-Jobber erhält eine separate Gehaltsabrechnung für die Leistung als Arbeiter und als Angestellter.

  Sie können zwei separate Flexi-Datenübermittlungen einreichen: eine für die Gehaltsberechnung für Leistungen als Arbeiter und eine für die Gehaltsberechnung für Leistungen als Angestellter.

Über die Flexi-Datenübermittlung per Batch

• Wie lautet die Nomenklatur für die Dateien, die über den Batch-Kanal ausgetauscht werden?

  Es sollten drei Dateien im Austauschverzeichnis abgelegt werden:

  • eine FI-Datei, die die FLXWAGE-Daten enthält,
  • eine FS-Datei mit der elektronischen Unterschrift, die sich auf die FI-Datei bezieht, und
  • eine (leere) GO-Datei, die signalisiert, dass die FI-Datei für die Verarbeitung zur Verfügung steht.

  Beispiel:

  • FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.1.1
  • FS.FLEX.000640.20240404.00001.R.1.1
  • GO.FLEX.000640.20240404.00001.R.1

  Das Versenden über bestimmte Kanäle kann manchmal zu Problemen führen, wenn die Dateien zu groß sind. Daher ist es möglich, eine Datei in mehrere Bestandteile aufzuteilen. Die Anzahl der Bestandteile ist im Dateinamen angegeben (mindestens 1 Bestandteil und maximal 9 Bestandteile). Der betreffende Bestandteil wird ebenfalls im Dateinamen angegeben.

  Alle Bestandteile werden verschmolzen und im Folgenden durch das LSS komprimiert. Wenn die so entstandene Datei nach der Komprimierung 95 MB überschreitet, werden alle Bestandteile abgelehnt und eine negative Bestätigung gesendet.

  Beispiel für eine in mehrere Bestandteile aufgeteilte Datei:

  • FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.1
  • FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.2
  • FS.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.1
  • FS.FLEX.000640.20240404.00001.R.2.2
  • GO.FLEX.000640.20240404.00001.R.2

  Spezifikationen für Dateinamen

  Die Dateinamen haben eine bestimmte Nomenklatur.

  Das Beispiel „FI.FLEX.000640.20240404.00001.R.1.1“ kann in sieben Bestandteile zerlegt werden

  Bestandteil	Bedeutung	Mögliche Werte
  FI	Datei-Typ	FI: Eingabedatei FS: Datei mit Unterschrift GO: Datei, die die Verarbeitung startet
  FLEX	Inhalt der Datei	FLEX: Flexi-Datenübermittlung
  000640	Absender der Datei
  20240404	Erstellungsdatum der Datei im Format JJJJMMTT
  00001	Nummer zur Unterscheidung von Dateien mit gleichem Absender, Erstellungsdatum und Umgebung
  R	Die Umgebung	R: Produktion T: Test
  1.1	Einteilige Datei	Hinweis: die GO-Datei endet ausschließlich mit .1
  2.1 2.2	In zwei BestandBestandteile zerlegte Datei	Hinweis: die GO-Datei endet ausschließlich mit .2

  Weitere Informationen zur Nomenklatur von Dateien: Strukturierte Nachrichten - Dateiname - Richtlinien für Dateinamen

  Austauschverzeichnisse

  Jeder Absender genehmigt den Zugang zu seinen eigenen Austauschverzeichnissen bei der Transferstelle der Sozialen Sicherheit. Es gibt vier Verzeichnisse:

  • In
  • Intest
  • Out
  • Outtest

  Die Verzeichnisse In und Intest werden für das Versenden von Dateien an den Sektor Soziale Sicherheit verwendet. Die Verzeichnisse Out und Outtest werden für den Empfang von Rückmeldungen aus dem Sektor Soziale Sicherheit verwendet.

  Die Verzeichnisse In und Out enthalten echte Dateien. Die Verzeichnisse Intest und Outtest enthalten Testdateien.

  Regeln für die Gruppierung von XML-Dateien

  Mehrere XML-Dateien können in einer XML-Datei gruppiert werden.

  Dabei gelten die folgenden Regeln:

  • Maximal 3500 Formularblöcke in einer Datei
  • Die Datei darf nicht größer als 35 MB sein
• Führt eine blockierende Anomalie zu einer vollständigen Ablehnung der Flexi-Datenübermittlung oder nur zu einer Ablehnung der Flexi-Datenübermittlung des Flexi-Jobbers, für den die blockierende Anomalie signalisiert wird?

  Beispiel: Die Flexi-Datenübermittlung enthält Daten für die Flexi-Jobber A und B. Für Person A wird eine blockierende Anomalie signalisiert.

  Bei einer blockierenden Anomalie wird die gesamte Datenübermittlung abgelehnt. Somit wird die Datenübermittlung sowohl für Person A als auch für Person B abgelehnt.

• Was ist das Prinzip der stornierenden Übermittlung? Wird eine vollständige Flexi-Datenübermittlung storniert oder erfolgt die Stornierung pro Person?

  Das Stornieren erfolgt durch den Block „Beziehung“.

• Ich sende eine erste Flexi-Datenübermittlung eines Flexi-Jobbers für einen bestimmten Zeitraum in Höhe von 100 Euro. Dann sende ich eine Änderungsübermittlung mit einem Betrag von 120 Euro (Regularisierung von +20 Euro). Schließlich sende ich eine stornierende Datenübermittlung. Wie ist der Stand der Dinge in der LSS-Datenbank: 0 Euro (Stornierung der gesamten Übermittlung) oder 100 Euro (Stornierung der letzten Übermittlung)?

  Der letzte Stand der Dinge ist 0 Euro.

• In den Anweisungen ist von einem UUID-Generator die Rede. Sollen wir dafür einen UUID-Generator des LSS verwenden, oder geht es um unseren eigenen UUID-Generator?

  Die UUID wird vom Absender über einen selbst gewählten UUID-Generator erzeugt.

• Die UUID kann nur einmal im selben Formular vorkommen. Kann ein und dieselbe UUID in verschiedenen Formularen vorkommen?

  Die UUID wird vom Absender über einen selbst gewählten UUID-Generator erzeugt.

  Ein Beispiel: Ein Flexi-Arbeitnehmer arbeitet im Januar in Niederlassung A und Niederlassung B. In diesem Szenario erstellen Sie zwei „Beziehungsblöcke“: Block 1 mit UUID 1 und Block 2 mit UUID2.

  Im Februar arbeitet der Arbeitnehmer wieder in beiden Niederlassungen. Im Formular für Februar verwenden Sie zwei neue UUIDs, z.B. UUID3 und UUID4. Sie verwenden die früheren UUID1 und UUID2 nicht wieder.

• Da mein Flexi-Jobber zweimal im Monat bezahlt wird, erstelle ich mein Formular auch zweimal im Monat. Für den Monat Dezember 2025 sende ich dann zwei Formulare. Am 20.12.2025 wird zudem eine Sonderprämie berechnet und gezahlt. Wie soll ich das melden?

  Sie senden drei Original-Flexi-Datenübermittlungen:

  • Übermittlung Nr. 1 mit Angabe des Gehalts für die erste Monatshälfte (ohne Angabe zur Sonderprämie und ohne Angabe zum Gehalt für die zweite Monatshälfte)
  • Übermittlung #2 mit Angabe der Sonderprämie (ohne Angabe des Gehalts für die erste und zweite Monatshälfte)
  • Übermittlung #3 mit Angabe des Gehalts für die zweite Monatshälfte ( ohne Angabe der Sonderprämie und ohne Angabe des Gehalts für die erste Monatshälfte)

  Wenn Sie die Gehälter in den verschiedenen ursprünglichen Flexi-Datenübermittlungen wiederholen würden, käme es zu Doppelzählungen. Das liegt daran, dass die drei verschiedenen Original-Übermittlungen nebeneinander bestehen.

  Hier ist ein alternatives Szenario, bei dem zwei Original-Übermittlungen und eine Änderungsübermittlung gesendet werden:

  • Übermittlung #1 mit Angabe des Gehalts für die erste Monatshälfte ( ohne Angabe der Sonderprämie und ohne Angabe des Gehalts für die zweite Monatshälfte)
  • Übermittlung #2 mit Angabe der Sonderprämie ( ohne Angabe des Gehalts für die erste und zweite Monatshälfte)

  Bei der Berechnung des Gehalts für die zweite Monatshälfte wird die Übermittlung #2 geändert. Diese Änderungsmeldung zeigt die komplette letzte Situation an: die Sonderprämie + das Gehalt für die zweite Monatshälfte.

• Wenn der Vertrag eines Arbeitnehmers im Laufe des Monats beginnt oder endet, hat das Auswirkungen auf den Zeitraum, den ich im Block „Berechnung“ und/oder im Block „Merkmale“ angeben muss?

  Beispiel 1: Der Vertrag beginnt am 17.01.2025.

  Beispiel 2: Der Vertrag beginnt am 17.01.2025 aber letztendlich wird erst am 23.01.2025 mit der Arbeit begonnen.

  Der Berechnungszeitraum hängt von den internen Abläufen der Versender ab. Wenn die Gehaltsberechnung auf monatlicher Basis erfolgt, ist der Berechnungszeitraum der 1.1.2025 - 31.1.2025.

  Der Zeitraum für die Merkmale ist der 17.01.2025 - 31.01.2025.

• Wenn ich eine Änderung vornehmen möchte, kann ich dann die beiden Original-Flexi-Datenübermittlungen separat ändern, indem ich die entsprechende Referenznummer korrekt angebe?

  Ja, das ist richtig.

• Wenn jemand sein Geschlecht ändert, ändert sich die ENSS. Wie funktioniert das bei der neuen Flexi-Datenübermittlung?

  Sie müssen dafür keine eigenen Schritte unternehmen. Die ENSS wird automatisch angepasst (siehe auch die ENSS-Änderungen in den anderen Meldungen).

• Erwartet das LSS, dass sich irgendein Element in der Gehaltsabrechnung ändert, wenn sich die Flexi-Datenübermittlung ändert? Mit anderen Worten, sollte ich eine neue Flexi-Datenübermittlung senden, wenn sich kein Element der Flexi-Datenübermittlung ändert?

  Nein, wenn sich ein Element ändert, das nicht in der Flexi-Datenübermittlung enthalten ist (z. B. Leistungen), brauchen Sie keine geänderte Flexi-Datenübermittlung zu senden.

• Der Identifikationsschlüssel für Änderungen „Identifikation des Schuldners / ENSS des Empfängers / UUID der Beziehung“ enthält die ENSS. Bedeutet das, dass wir bei einer Änderung der ENSS den ursprünglichen Schlüssel beibehalten müssen, oder wird die ENSS im Falle einer Änderung intern gleichgesetzt und wir dürfen die neue ENSS innerhalb des Schlüssels verwenden?

  Bei einer Original-Datenübermittlung müssen Sie die aktuelle ENSS angeben.

  Wenn Sie eine modifizierende Datenübermittlung oder eine Stornierung durchführen möchten, können Sie entweder mit der ursprünglich angegebenen (alten) ENSS oder mit der neuen ENSS arbeiten. Es werden beide Optionen akzeptiert.

  Intern arbeitet das ENSS immer mit der aktuellen INSZ.

• In den ersten Beispielen wurde in jedem Tag der Namensraum „FLXWAGE“ verwendet. In den neuen Beispieldateien wird kein Namensraum mehr verwendet. Welche Methode ist richtig?

  Beide Methoden (mit Namensraum und ohne Namensraum) werden akzeptiert.

FTP und SFTP bei der Flexi-Datenübermittlung

• Kann der FTP-Server für die bestehenden Meldungen auch für die Flexi-Datenübermittlung verwendet werden?

  Ja.

• Bislang habe ich den FTP-Kanal für die Übertragung strukturierter Berichte verwendet. Beim Aufbau der Flexi-Datenübermittlung möchte ich den SFTP-Kanal verwenden. Ist das erlaubt?

  Ja, Sie können die neuen Flexi-Datenübermittlungen über FTP oder SFTP versenden.

• Darf ich sowohl den FTP-Kanal als auch den SFTP-Kanal verwenden?

  Sie können verschiedene Kanäle für verschiedene Arten von Meldungen verwenden, z.B. DmfA per FTP senden und FLXWAGE per SFTP senden.

  Wenn Sie möchten, können Sie für jede Art Meldung mehrere Kanäle verwenden - z.B. ist es möglich, FLXWAGE über FTP und über SFTP zu senden. Allerdings müssen Sie dann einen bevorzugten Kanal für den Empfang von LSS-Feedback-Meldungen festlegen.

• Darf ich verschiedene Kanäle mit der gleichen Versendungsnummer verwenden?

  Ja.

Änderungen an der Übermittlung

• Müssen die Übermittlung und die Gehaltsabrechnung für denselben Berechnungszeitraum gleichzeitig erfolgen oder reicht letzteres aus, solange die 5-Tage-Frist noch nicht abgelaufen ist?

  Sie können sich auf die letztere Situation beschränken, solange die 5-Tage-Frist noch nicht abgelaufen ist.

• Wenn ich eine Gehaltsabrechnung am selben Tag übermittle und korrigiere, muss ich dann alle Angaben der ursprünglichen Gehaltsabrechnung erneut übermitteln oder nur den aktuellen Stand?

  Wenn Sie am selben Tag korrigieren, übertragen Sie nur die letzte Angabe.

• Wenn ich eine Flexi-Datenübermittlung mit ursprünglich verschiedenen Arbeitnehmern ändere und ich nur die Daten eines Arbeitnehmers ändere, muss ich dann in der modifizierenden Datenübermittlung die Daten für alle diese Arbeitnehmer erneut übermitteln?

  Nein, in der modifizierenden Datenübermittlung führen Sie nur den Arbeitnehmer auf, für den Sie eine Änderung vornehmen.

  Beispiel:

  Sie senden die Original-Flexi-Datenübermittlung vom Januar 2025 für die Arbeitnehmer A, B und C am 2.3.2025. Am 3.5.2025 senden Sie eine modifizierende Datenübermittlung, die nur die Daten des Arbeitnehmers A enthält. Nach der Verarbeitung der modifizierenden Datenübermittlung enthält die LSS-Datenbank dann die folgenden Informationen

  • die geänderten Daten von Arbeitnehmer A (am 5.3.2025 übermittelte Daten)
  • die ursprünglichen Daten von Arbeitnehmer B (übermittelte Daten am 3/2/2025)
  • die ursprünglichen Daten von Arbeitnehmer C (übermittelte Daten am 3/2/2025).
• Prüft das LSS, ob die modifizierenden Datenübermittlungen tatsächlich Anpassungen enthalten?

  Das LSS akzeptiert, was Sie übermitteln und prüft nicht, ob Sie Änderungen vorgenommen haben. Dabei gelten weiterhin die im FLXWAGE-Glossar genannten Prüfungen.

  Beispiel:

  Für einen Flexi-Jobber haben Sie die Leistungen nicht angegeben. Sie geben die Leistungen in der Änderung an, jedoch ohne Auswirkung auf die Vergütung. Es folgt dann eine neue Gehaltsberechnung. In diesem Fall ist für Flexi at work keine Änderung erforderlich. Für die DmfA müssen Sie die Änderung jedoch angeben.

Über das obligatorische Startdatum

• Muss ich die Gehaltszeiträume 2024 und früher in Flexi at work einbeziehen?

  Nein. Obwohl der Onlinedienst Flexi at work seit dem 2. Dezember 2024 zur Verfügung steht, gilt die Verpflichtung zur Übermittlung von Lohndaten erst für Flexi-Leistungen, die ab dem 1. Januar 2025 erbracht werden.

  Wenn Sie Regularisierungen von Flexi-Gehältern aus Leistungen des Jahres 2024 im Jahr 2025 durchführen, müssen Sie diese Daten nicht über Flexi at work übertragen.

  Beispiel:

  Sie müssen eine Regularisierung im Januar 2025 für einen Flexilohn vom Dezember 2024 nicht in Flexi at work übertragen. Sie müssen jedoch eine Regularisierung im Jahr 2026 für einen Flexiloon von 2025 über Flexi at work übermitteln.

Aufteilen und Bündeln von Zeiträumen oder Daten

• Wenn der Gehaltszeitraum über den Dezember hinausgeht, muss ich diesen Zeitraum in einen Bestandteil bis zum 31.12. und einen weiteren Bestandteil ab dem 01.01. des neuen Jahres aufteilen. Warum gilt das nicht auch für die anderen monatlichen und vierteljährlichen Überschreitungen?

  Der Zähler wird vom 1. Januar bis zum 31. Dezember desselben Jahres geführt. Daher müssen Sie den Zeitraum zum Jahreswechsel aufteilen.

• Wenn jemand in den Ruhestand geht, sollte ich die Flexi-Datenübermittlung in den Zeitraum vor und nach dem Ruhestand aufteilen?

  Ja, wenn Sie eine Flexi-Datenübermittlung über zwei aufeinanderfolgende Monate vornehmen, von denen ein Flexi-Jobber im zweiten Monat in den Ruhestand geht, müssen Sie den Zeitraum ab dem Ruhestandsdatum separat übermitteln. Der Grund dafür ist, dass die Grenze von 12.000 € für einen Rentner nicht mehr gilt. Innerhalb des Ruhestandszeitraums können Sie jedoch Lohndaten übermitteln, die sich über aufeinanderfolgende Monate erstrecken.

• Wenn in einem Monat mehrere Kurzzeitverträge bestehen, übertrage ich dann die Daten vom Anfangsdatum des ersten Vertrags bis zum Enddatum des letzten Vertrags innerhalb desselben Monats?

  Nein, Kurzzeitverträge zerlegen Sie in separate Blöcke, sogenannte „Merkmale“. Während der Pilotphase (Übermittlung des Flexi-Lohns) müssen Sie jedoch noch keine Leistung übermitteln. Daher können Sie während dieser Pilotphase aus praktischen Gründen Zeiträume zusammenlegen.

• Wie und wann erhalte ich die vom LSS generierte Ticketnummer?

  Sie finden die Ticketnummer in der Benachrichtigung, die das LSS an den Versender der Flexi-Daten sendet.

• In welchen Fällen wird eine Flexi-Datenübermittlung abgelehnt?

  Alle blockierenden Anomalien sind in der Dokumentation auf diesem Portal zu finden.

• Darf ich Original-, Änderungs- und Storno-Flexi-Datenübermittlungen für verschiedene Arbeitgeber in derselben XML-Datei bündeln?

  Nein, in einer Flexi-Datenübermittlung dürfen keine verschiedenen Zwecke (Original, Änderung, Storno) vermischt werden.

  Das LSS erlaubt zwar, mehrere Flexi-Datenübermittlungen für denselben Arbeitgeber in derselben Datei zu bündeln. Wir raten jedoch zur Vorsicht, da die Möglichkeit besteht, dass diese Übermittlungen nicht in chronologischer Reihenfolge verarbeitet werden. Dies führt zu unerwünschten Situationen.

  Beispiel:

  Das LSS verarbeitet eine Änderung, bevor es die Original-Datenübermittlung aus demselben Bündel verarbeitet hat. Zu diesem Zeitpunkt existiert für das LSS keine Original-Flexi-Datenübermittlung und es lehnt diese Änderung ab.

  Übertragen Sie daher nur einen Zweck für dieselbe Datenübermittlung innerhalb derselben Übermittlung.

  Beispiel:

  Ein Bündel mit einer Änderung für Januar und einer Original-Flexi-Datenübermittlung für Februar für denselben Arbeitgeber/Arbeitnehmer bereitet keine Probleme.

  Ein Bündel mit einer Änderung für Januar und der Original-Flexi-Datenübermittlung für Januar für denselben Arbeitgeber/Arbeitnehmer(n) kann zu einer Ablehnung der Änderung führen.

Über die Identifizierung und Erkennung einer Flexi-Datenübermittlung

• Welchen Schlüssel verwende ich, um eine zu ändernde oder zu stornierende Datenübermittlung zu identifizieren?

  Der Schlüssel besteht aus der Unternehmensnummer oder LSS-Nummer des Schuldners, der ENSS-Nummer des Begünstigten und der UUID der Beziehung.

  Weitere Informationen finden Sie in Rubrik 4.4 der technischen Anweisungen.

• Erkenne ich den Zweck der Dateiübertragung im Namen der Datei? Etwa ob es sich um eine Original-Übermittlung, eine Änderungsübermittlung oder eine Stornierung handelt?

  Flexi at work macht diese Unterscheidung nicht. In der DmfA können Sie jedoch den Zweck erkennen:

  • Orignial-Meldung:

    Formularbezeichnung = „DMFA“

    Dateiname = „FI.DMFA.XXXXXX.YYYYMMDD.00001.R.1.1“

  • Änderungsmeldung:

    Formularbezeichner = „DMFAUPD“

    Dateiname = „FI.DMWA.XXXXXX.YYYYMMDD.00001.R.1.1“

  Die Struktur des Dateinamens bleibt für alle Zwecke (Original, Änderung, Stornierung) gleich.