INFO

Il y a une instruction intermédiaire : Indemnité kilométrique pour les déplacements domicile-lieu de travail et pour les déplacements professionnels (01/04/2026)

Frais

Remboursements de frais

Sont exclues de la notion de rémunération, les sommes qui constituent un remboursement des frais dont la charge incombe à l'employeur.

Un remboursement de frais n'est exonéré de cotisations de sécurité sociale que si les trois conditions suivantes sont simultanément remplies:

les frais ont été exposés dans le cadre de la relation de travail;
les frais sont réels;
l'exactitude des dépenses peut être établie par l'employeur au moyen de pièces justificatives.

En cas de contestation, il incombe à l'employeur de prouver la réalité des frais exposés et l'exactitude des dépenses.

Les frais peu élevés qu'il est difficile de prouver à l'aide de justificatifs, peuvent cependant être évalués de manière forfaitaire. Dans ce cas, il va de soi que l'employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte. Les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale.

Le tableau des frais ci-après reprend une description des différents postes pour lesquels l’ONSS accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués. Il est donc clair que ces forfaits ne peuvent être octroyés à tort et à travers mais doivent correspondre à des frais réellement exposés. A la demande de l’ONSS, l’employeur doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et pouvoir démontrer quand l’un ou l’autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c’est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail.

Les montants repris dans le tableau sont des montants maximums. Si l’employeu r estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l’ensemble des frais afférents à un poste. L’employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.

En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées. L’acceptation par l’ONSS du remboursement forfaitaire des frais ci-dessous implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d’une autre manière.

MONTANTS	CONDITIONS	TYPES DE FRAIS
Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la voiture	0,4326 EUR/km	- le véhicule utilisé ne peut appartenir à l'employeur ou être financé par lui. - les forfaits sont "tout-compris": entretien, assurances, carburant, ...
Déplacements domicile lieu de travail s avec la bicyclette (à propulsion électrique ou pas) ou avec le speed pedelec	0,37 EUR/km	- max. 3.700,00 EUR/an
Déplacements professionnels avec la bicyclette (à propulsion électrique ou pas) ou avec le speed pedelec	0,37 EUR/km	- l'indemnité ne peut être octroyée que si la bicyclette ou le speed pedelec appartient au travailleur
Frais de route des travailleurs itinérants absence de commodités	10,00 EUR/jour	- itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures consécutives) et n'a pas accès aux commodités sanitaires et autres facilités telles que lavabos, réfectoires, toilettes qui sont présentes dans l'entreprise, dans l'une de ses succursales ou sur certains chantiers.
Frais de route des travailleurs itinérants repas	9,00 EUR/jour ~~7,00 EUR/jour~~	- itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures consécutives). - le montant des frais de repas n'est accepté que si le travailleur n'a d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur.
Frais de séjour en Belgique	35,00 EUR/nuit	- si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné. - comprend repas du soir, logement et petit déjeuner.
Voyages de service à l'étranger maximum 30 jours calendrier: plus de 30 jours calendrier successifs:	catégorie 1 et 2	voir 'Voyages de service à l'étranger'
Transports internationaux	indemnités de séjour +indemnité RGPT + complément	le complément ne peut-être octroyé que lorsque le chauffeur est obligé de prendre son temps de repos journalier ou hebdomadaire à l'étranger et pour autant que: - l'indemnité complémentaire couvre les frais supplémentaires et soit donc strictement liée aux temps de repos; - le montant total de l'indemnité (séjour, RGPT + complément) n'excède pas les montants forfaitaires que le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et coopération au développement accorde à ses fonctionnaires pour les missions officielles à l'étranger (catégorie 1 - voir liste).
Frais de bureau travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile	160,99 EUR/mois à partir du 1^er mars 2026	- voir 'Indemnité pour travail à la maison' ci-dessous.
Connexion internet (abonnement compris)	20 EUR/mois
PC (périphériques et logiciels compris)	20 EUR/mois
Frais de bureau travailleurs à domicile (contrat de travail ou conditions similaires)	10 %	- 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations à domicile.
Frais de bureau télétravailleurs	10 %	- 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations en télétravail. Ce régime se termine à partir du 1^er juin 2022 et cette indemnité ne peut ensuite encore être octroyée qu'aux travailleurs à qui elle était déjà octroyée avant cette date, et pour autant que la partie télétravail n'ait pas augmenté.
Outils de travail	1,25 EUR/jour	- le travailleur doit utiliser son propre matériel.
Achat des vêtements de travail	2,20 EUR/jour	- vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...).
Entretien des vêtements de travail	2,20 EUR/jour	- vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...).
Vêtements du travailleur entretien et usure	1,10 EUR/jour	- concerne les vêtements (jeans, t-shirts, ...) et sous-vêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d'un environnement très sale.
Frais de voiture garage	50,00 EUR/mois	- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - si l'employeur l'exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s'impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. En outre, il n'est pas fait de distinction selon que le travailleur est ou non propriétaire de son garage.
Frais de voiture parking	15,00 EUR/mois	- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking.
Frais de voiture car-wash	15,00 EUR/mois	- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable.

Voyages de service à l'étranger

L'employeur peut octroyer une indemnité de séjour forfaitaire journalière pour les voyages de service à l’étranger. L'ONSS se base sur les principes repris dans la circulaire fiscale 2025/C/70 du 27 octobre 2025 et accepte les montants qui sont valables pour les membres du personnel et les représentants du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement durant les voyages de service à l'étranger ou lors de participation à des commissions internationales. Ces montants sont fixés dans l'arrêté ministériel du 14 juillet 2025 et sont subdivisés en catégorie 1 et catégorie 2, dépendant de la durée du séjour.

Application des indemnités journalières

Les montants de la catégorie 1 sont d'application aux voyages de service avec une durée de maximum 30 jours. Pour les voyages de service avec une durée de plus de 30 jours, ce sont les montants de la catégorie 2 qui sont d'application.

Portée de l'indemnité journalière forfaitaire

L'indemnité journalière forfaitaire pour les voyages de service à l'étranger comprend une série de dépenses spécifiques qui sont effectuées par le travailleur durant le voyage de service:

coûts pour lunch et dîner;
coûts pour boissons et snacks;
coûts pour transport local;
coûts pour communications téléphoniques;
coûts pour autres petites dépenses.

Avec effet au 1^er janvier 2025, l'ONSS accepte que:

une indemnité de séjour forfaitaire journalière complète peut être accordée pour les voyages de service à l’étranger dont l’aller et le retour s’effectuent le même jour, même si ces voyages durent moins de 10 heures;
pour le jour de départ et le jour de retour d’un voyage de service à l’étranger qui dure plusieurs jours, l'employeur peut accorder l'indemnité de séjour forfaitaire journalière complète au lieu d'une indemnité limitée à 50 %.

Réduction de l'indemnité journalière forfaitaire

Si le travailleur ne doit pas supporter lui-même certains coûts, l'indemnité journalière forfaitaire doit être réduite. Ce qui est, entre autres, le cas lorsque:

l'employeur prend en charge le coût des repas;
le travailleur bénéficie d'un repas gratuit chez un client, un fournisseur ou un tiers.

Les réductions sont de:

35% de l'indemnité journalière forfaitaire lorsque le repas de midi n'est pas à charge de l'employeur;
45% de l'indemnité journalière forfaitaire lorsque le repas du soir n'est pas à charge de l'employeur.

Remboursement sur base de pièces justificatives

Certains coûts sont pris en considération par l'ONSS pour le remboursement, exclusivement sur base de justificatifs, en ce compris:

les frais de séjour, limités par le montant maximum fixé par pays comme déterminé dans l'arrêté ministériel du 14 juillet 2025
les frais de voyage de et vers la destination.

Conditions pour l'octroi de l'indemnité journalière forfaitaire

L'indemnité journalière forfaitaire peut uniquement être octroyée s'il est satisfait aux conditions suivantes:

le travailleur doit voyager à l'étranger pour raisons professionnelles;
il doit s'agir de vrais voyages de service, ce qui signifie que les travailleurs exercent une profession sédentaire et doivent de temps en temps aller à l'étranger pour des raisons de service;
les revenus du travailleur provenant de prestations à l'étranger doivent être soumis à l'impôt belge.

Indemnité pour travail à la maison

En ce qui concerne la qualification de la mise à disposition de matériel et des remboursements dans le cadre des frais liés au travail à la maison, l'ONSS suit complètement les principes établis de commun accord figurant dans la circulaire publiée le 26 février 2021 par le SPF Finances (Circulaire 2021/C/20 ) et correspondant fortement à la manière dont l'ONSS appliquait ce remboursement de frais dans le passé.

Cela veut dire aussi que lorsqu'il y a un doute sur la question de savoir si quelque chose doit ou ne doit pas être considéré comme rémunération en cas de remboursement de frais dont on pense qu'ils sont à charge de l'employeur, on renvoie en première instance à cette circulaire.

En grande ligne, cette circulaire traite de :

remboursements de
- frais de bureau
- frais relatifs à du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique
- frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés
- frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé
- frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d'ordinateur, d'une imprimante et/ou d'un scanner propres sans ordinateur privé ( avec un nouveau forfait de 5,00 EUR/mois par appareil et un maximum de 10,00 EUR/mois pour tous les appareils ensemble )
l'avantage découlant de la mise à disposition par l'employeur de
- mobilier de bureau et/ou de matériel informatique.

Cela concerne

le travail à la maison,
- donc le travail effectué dans des locaux privatifs du travailleur qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur
- aux journées de travail normales et aux heures normales de travail.

Un employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau d’un montant maximal de 154,74 EUR par mois (160,99 EUR à partir du 1^er mars 2026) aux travailleurs qui effectuent du travail à la maison de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail, aussi bien pour les travailleurs à temps partiel que pour les travailleurs à temps plein. Par structurel et de manière régulière on entend l'équivalent d'une journée de travail par semaine aussi bien pour les travailleurs à temps partiel que pour les travailleurs à temps plein. Cela peut être organisé sur une base mensuelle de différentes manières (sans proratisation):

1 jour / semaine
2 1/2 jours / semaine
2 heures/jour dans une semaine de 5 jours
1 semaine / mois.

Le montant de 154,74 EUR (160,99 EUR à partir du 1^er mars 2026) est un montant maximum. Un montant moins élevé peut donc aussi être octroyé, mais il n'est pas obligatoire de proratiser le montant en cas de prestations à temps partiel.

En plus de cela, une indemnité supplémentaire peut être accordée

de 20,00 EUR maximum /mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'une connexion et d'un abonnement internet privés ET
de 20,00 EUR maximum /mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques
- OU de 10,00 EUR maximum /mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels, sans ordinateur privé (5,00 EUR/mois par élément pendant 3 ans maximum, l'ensemble des éléments pour un maximum de 10,00 EUR/mois).

Disposition transitoire - règle des 10% pour télétravailleurs:

Pour les télétravailleurs qui effectuent du travail à la maison au sens de la CCT n° 85, une indemnité à titre de remboursement de leurs frais peut être prise en compte à raison de 10 % de la rémunération brute afférente aux jours de télétravail. Ce régime d'indemnité se termine cependant à partir du 1^er juin 2022. Ce qui signifie qu'à partir de juin 2022 il n'est plus possible d'entrer dans le système de l'indemnité de 10 % qui se rapporte aux jours de travail à la maison.

Pour les travailleurs qui se trouvaient déjà dans ce système avant le 1^er juin 2022, il peut encore être fait utilisation de ce régime à condition que rien ne soit modifié à la convention.

Cadres étrangers et chercheurs

Des modifications majeures sont apportées au régime fiscal des cadres étrangers et chercheurs avec effet au 1^er janvier 2022. Cette nouvelle réglementation est reprise à l'art.13 et suivants de la loi-programme du 27 décembre 2021 (MB du 31/12/2021), et est insérée dans le Code des impôts sur les revenus.

Cette réglementation contient les conditions explicites auxquelles il y a lieu de satisfaire pour bénéficier de ce régime spécial d'imposition (voir ci-dessous), et prévoit que certains frais exonérés d'impôt peuvent être remboursés aux travailleurs à qui ce régime est applicable.

Une distinction est faite à cet égard entre des frais qui peuvent être remboursés sur base de pièces justificatives:

les frais de déménagement vers la Belgique;
les frais d'aménagement du logement;
les frais scolaires des enfants;

et des frais répétitifs qui peuvent être remboursés sur base forfaitaire:

les frais supplémentaires liés au logement en Belgique par rapport au pays d'origine;
les frais supplémentaires liés au coût de la vie en Belgique par rapport au pays d'origine;
les frais des voyages privés vers le pays d'origine.

Le forfait peut s'élever à maximum 30% de la rémunération, et ne peut pas être supérieur à 90.000 EUR sur base annuelle.

Les frais réels et forfaitaires qui sont remboursés suivant ce régime, sont également exonérés de cotisations sociales.

Vu qu'il s'agit d'une indemnité de frais, sur laquelle aucune cotisation n'est due, le montant de celle-ci ne doit pas être mentionnée dans la DmfA.

A partir du premier trimestre, il est cependant obligatoire d'identifier les personnes auxquelles s'applique ce régime spécial d'imposition avec un code 'statut' spécifique 'FE' dans la DmfA.

Ce nouveau statut remplace l'ancien statut fiscal, mais comporte un certain nombre de différences importantes. Par exemple, la période maximale pendant laquelle une personne peut bénéficier de ce statut est limitée à 5 ans (qui peut être prolongée une fois jusqu'à 8 ans) et il existe des conditions plus strictes, comme le fait de ne pas avoir résidé dans un rayon de 150 kilomètres de la frontière pendant les 60 mois précédant l'entrée en service en Belgique et, pour les cadres, de disposer d'un salaire brut annuel d'au moins 75.000,00 EUR (70.000, EUR à partir du 1^er janvier 2025) sans tenir compte des coûts susmentionnés.

Pour toutes questions sur les conditions pour relever de ce statut, et sur les conditions exactes ainsi que le mode de calcul des diverses indemnités de frais, l'ONSS vous renvoie au SPF Finances. Ce système est également repris dans la circulaire fiscale 2022/C/47 .

Le nouveau régime contient également un régime transitoire pour les personnes qui fin 2021 relevaient du (précédent) régime spécial d'imposition. C'est la circulaire fiscale 2022/C/9 qui traite de ce régime transitoire et de l'abrogation de l'ancien régime.

À compter du 1^er janvier 2025, des modifications rétroactives seront apportées au régime fiscal applicable aux cadres et chercheurs étrangers (art. 15 et suivants).

Le nouveau régime prévoit les adaptations suivantes:

la part maximale des coûts à charge de l'employeur est augmentée de 30 % à 35 % de la rémunération;
le plafond annuel maximal de 90.000,00 EUR est supprimé;
la rémunération brute minimale pour bénéficier de ce régime est abaissée de 75 000,00 EUR à 70 000,00 EUR.

L'arrêté royal du 28 novembre 1969 n'est pas modifié. Par conséquent, à partir du 1^er janvier 2025, les règles applicables resteront, pour l'ONSS, celles qui étaient en vigueur au 1^er janvier 2022 en ce qui concerne la part maximale des coûts et le plafond annuel maximal.

Indemnité kilométrique pour les déplacements domicile-lieu de travail et pour les déplacements professionnels

Utilisation de la voiture personnelle

A partir du 1^er octobre 2022, une nouvelle indemnité kilométrique est calculée chaque trimestre pour les services publics fédéraux. Ce montant vaut également comme montant maximum qui est accepté au titre de remboursement de frais exonéré de cotisations ONSS pour les déplacements domicile - lieu de travail et pour les déplacements professionnels avec son véhicule personnel.

Montants maximaux:

du 1^er avril 2025 au 30 juin 2025 inclus : 0,4320 EUR/km
du 1^er juillet 2025 au 30 septembre 2025 inclus: 0,4309 EUR/km
du 1^er octobre 2025 au 31 décembre 2025 inclus: 0,4312 EUR/km
du 1^er janvier 2026 au 31 mars 2026 inclus: 0,4326 EUR/km.

Utilisation d'un montant annuel:

Outre le montant trimestriel pour l'indemnité kilométrique maximale, le 20 juin 2025 une circulaire n° 754 a également été publiée avec un montant annuel de 0,4449 EUR/km en ce qui concerne l'indemnité kilométrique pour la période du 1^er juillet 2025 au 30 juin 2026 inclus.

Le calcul des indemnités kilométriques respectives est basé sur deux formules différentes, repris dans deux dispositions légales distinctes. En ce qui concerne l'exonération-ONSS, on se base sur le calcul par trimestre (indemnité kilométrique pour fonctionnaires fédéraux). L'indemnité kilométrique sur base annuelle est toutefois également acceptée comme norme sérieuse.

Ceci implique que :

aussi bien l'indemnité kilométrique forfaitaire qui a été fixée pour un trimestre que l'indemnité kilométrique forfaitaire qui a été fixée pour la période du 1^er juillet 2025 au 30 juin 2026 inclus, sont qualifiées de norme sérieuse;
les employeurs qui optent pour l'application du système forfaitaire sur base annuelle doivent s'y tenir pour toute la période du 1^er juillet 2025 au 30 juin 2026 inclus; ils ne peuvent pas, durant cette période, passer au système forfaitaire trimestriel;
un éventuel basculement vers le système forfaitaire sur base trimestrielle pour ceux qui utilisent le forfait sur base annuelle durant le 3^ème trimestre 2025 peut avoir lieu au plus tôt le 1^er juillet 2026.

La circulaire fiscale à ce sujet n'a pas encore été publiée.

Utilisation d'une bicyclette ou speed pedelec

La CCT n° 164 prévoit un régime selon lequel dans certaines situations, une indemnité kilométrique pour l'utilisation d'une bicyclette pour les déplacements domicile-lieu de travail doit obligatoirement être payée. Cette CCT n'a toutefois aucun impact sur les modalités d'exonération pour l'indemnité kilométrique pour les déplacements domicile-lieu de travail et professionnels avec une bicyclette (avec ou sans propulsion électrique) ou le speed pedelec.

Indemnités de mobilité

Dans les branches d'activité où le lieu de travail n'est pas fixe, il existe, dans certains cas, un régime forfaitaire de remboursement de frais de déplacement, dénommé le plus souvent indemnités de mobilité. Cet avantage est exclu de la notion de rémunération lorsque les conditions ci-dessous sont simultanément réunies:

le régime forfaitaire de remboursement et les indemnités qu'il détermine doivent être définis par des conventions collectives de travail conclues au sein d'un organe paritaire et rendues obligatoires par arrêté royal;
le montant de l'indemnité ne peut excéder la somme de 0,1929 EUR par kilomètre de distance entre le domicile et le lieu de travail, à calculer sur la distance aller et retour.

L'attention des employeurs est attirée sur le fait que tout dépassement, prévu par C.C.T. ou non, de la somme de 0,1929 EUR/km lors de certains déplacements entraînera l'assujettissement total de la prime accordée pour ces déplacements.

Si l'employeur ne tombe pas dans le champ d'application de la loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail, alors l'octroi doit être réglé, selon le cas,

par un protocole d'accord conclu au niveau du comité de négociation compétent ou
par le régime fixé par la commission paritaire visée soit à l'article 30 soit à l'article 31 de la loi du 21 mars 1991 portant réforme de certaines entreprises publiques économiques.

Cela ouvre donc la possibilité pour les entreprises publiques économiques de faire aussi usage du système d'indemnités de mobilité pour les travailleurs qui n'ont pas un lieu de travail fixe.