Wie erteile oder erhalte ich eine Vollmacht?

Was ist eine Vollmacht?

Eine Vollmacht ist ein Recht, das eine namentlich genannte Rechtsperson einer anderen namentlich genannten Rechtsperson verleiht, um in ihrem Namen und auf ihre Rechnung bestimmte Rechtshandlungen durchzuführen. Bei diesen Stellen kann es sich entweder um Arbeitgeber und Unternehmen ohne Personal handeln oder um zugelassene Sozialsekretariate oder Dienstleister (juristische Personen).

Inhaltliche Angaben einer Vollmacht

In Mahis weist eine Vollmacht die folgenden Elemente auf:

• Vollmachtgeber: die Rechtsperson, die einer anderen Rechtsperson die Vollmacht erteilt. Der Vollmachtgeber muss in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) eindeutig identifiziert sein.
• Bevollmächtigter: die Rechtsperson, die von einer anderen Rechtsperson die Vollmacht erhält. Der Bevollmächtigte muss in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) eindeutig identifiziert sein.
• Gegenstand der Vollmacht: die Gruppe(n) elektronischer Anwendungen, für die die Vollmacht gilt.
• Ein Anfangsquartal und gegebenenfalls ein Endquartal.
• Status: legt den Status der Vollmacht im System fest (aktiv, abgeschlossen…).

Wie erstelle ich eine Vollmacht?

Digitales Verfahren per Identifizierung / Authentifizierung

Sie erstellen im Onlinedienst Mahis ein Mandat. Der Onlinedienst ist gesichert, Sie müssen deshalb auf diesem Portal registriert sein, um den Dienst zu nutzen.

1. Melden Sie sich mit Ihrer eID (elektronischer Personalausweis) oder über itsme beim Onlinedienst Mahis an.
2. Stellen Sie eine Vollmacht aus: Wählen Sie die gewünschte Gruppe an Anwendungen aus.
3. Bestätigen Sie die Vollmacht.
4. Lassen Sie die Vollmacht von der anderen Partei bestätigen.

Verfahren bei einer elektronischen Bevollmächtigung

Im Onlinedienst Mahis erstellen Sie eine digitale Bevollmächtigung, die Sie mit Ihrer elektronischen Unterschrift (per eID) unterzeichnen. Dazu muss mindestens eine der beiden Parteien einen Account auf diesem Portal haben: der Bevollmächtigte, der Vollmachtgeber oder beide.

In Ausnahmefällen können Sie alternativ eine Bevollmächtigung in Papierform ausstellen. Der Sozialdienstleister lädt dann in Mahis einen Scan der Bevollmächtigung hoch.

Wie setze ich meine digitale Unterschrift?

1. Laden Sie Ihre Bevollmächtigung aus Mahis als PDF-Dokument herunter und speichern Sie die Datei ab.
2. Öffnen Sie die PDF-Datei in Ihrem PDF-Leseprogramm. Dazu empfehlen wir Ihnen das kostenfreie Programm Adobe Acrobat Reader. Öffnen Sie das Dokument nicht direkt in Ihrem Browser (d. h. aus der Download-Leiste).
3. Klicken Sie unten im Dokument auf das Feld „Unterschrift“ und unterschreiben Sie die Bevollmächtigung mit Ihrer eID. Geben Sie hierzu Ihren PIN-Code ein.
4. Speichern Sie die neue, unterschriebene Version des PDF-Dokuments ab.
5. Stellen Sie die Bevollmächtigung bei Mahis ein.

Genehmigung der digitalen Vollmacht

Sobald die Bevollmächtigung von beiden Parteien unterschrieben und in Mahis eingestellt wurde, wird eine automatische Prüfung durchgeführt. Die Vollmacht wird umgehend genehmigt.

Verfahren bei einer handschriftlichen Bevollmächtigung

Handelt es sich bei dem Mandatgeber um ein ausländisches Unternehmen oder um ein Unternehmen ohne eigene Rechtspersönlichkeit? Wird das Unternehmen nicht in der Zentralen Unternehmensdatenbank geführt oder hat es keinen gesetzlichen Vertreter, der eine eID besitzt? In diesen Ausnahmefällen lässt Mahis vorübergehend noch eine handschriftlich unterzeichnete Bevollmächtigung zu.

Die genauen Bedingungen für den Einsatz einer handschriftlich unterzeichneten Bevollmächtigung finden Sie in den Handlungsanweisungen für Dienstleister (auf Französisch) .pdf - Neues Fenster.

1. Laden Sie die Bevollmächtigung herunter, drucken und füllen Sie das Dokument aus:
   • Bevollmächtigung FR .pdf - Neues Fenster
   • Bevollmächtigung NL .pdf - Neues Fenster
   • Bevollmächtigung DE .pdf - Neues Fenster
   • Bevollmächtigung EN .pdf - Neues Fenster
2. Unterzeichnen Sie die Bevollmächtigung handschriftlich.
3. Lassen Sie die Bevollmächtigung vom Vollmachtgeber handschriftlich unterzeichnen.
4. Speichern Sie das Dokument im PDF-Format ab.
5. Stellen Sie die PDF-Datei in Mahis ein.

Der Sozialdienstleister muss das Original der handschriftlichen Bevollmächtigung aufbewahren. Die Bevollmächtigung muss zwei rechtsgültige, handschriftliche Unterschriften enthalten (das heißt keine eingescannten Unterschriften).

Genehmigung einer handschriftlichen Vollmacht

Handschriftliche Vollmachten werden vom LSS manuell geprüft und bearbeitet. Die Vollmachten werden daher nicht sofort gültig: Sie müssen ihre Genehmigung abwarten.

Ausnahme: Vollmacht für die „Zentrale Anlaufstelle WIB“ (Working in Belgium)

Falls das Unternehmen oder sein gesetzlicher Vertreter nicht bei der Zentralen Unternehmensdatenbank geführt wird, müssen Sie per E-Mail einen Antrag an idfr@onss.fgov.be richten. Die folgenden Dokumente müssen Sie dem Antrag beifügen:

• Offizielle Ausweisdokumente des Vollmachtgebers
• Identitätsnachweis des gesetzlichen Vertreters
• Nachweis, dass der gesetzliche Vertreter befugt ist, im Namen des Unternehmens Verpflichtungen einzugehen
• Eine eingescannte Version der von beiden Parteien unterschriebenen Originalbevollmächtigung

Die genauen Nutzungsbestimmungen für die „Zentrale Anlaufstelle WIB“ finden Sie in den Handlungsanweisungen für Dienstleister (auf Französisch) .pdf - Neues Fenster.

Nach der Vollmacht

Wenn Sie eine Vollmacht erteilt oder erhalten haben, können Sie in Mahis die folgenden Vorgänge erledigen:

• Vollmachten erstellen
• Vollmachten ansehen
• Vollmachten beenden

Als Sozialdienstleister steht Ihnen noch eine weitere Funktion zur Verfügung: Sie können Ihre Vollmachten auch delegieren.

Für Bevollmächtigte

Hat ein Arbeitgeber oder ein Unternehmen ohne Personal Sie zum Bevollmächtigten bestellt? Dann können Sie – für die Dienste der Gruppen, für die Sie als Bevollmächtigter bestellt wurden – die Daten dieses Unternehmens einsehen und verwalten.

Beispiel:

Ein Arbeitgeber setzt Sie für die DmfA-Dimona-Gruppe als Dienstleister ein. Dann können Sie im Namen dieses Arbeitgebers unter anderem die Dimona- und DmfA-Meldungen einreichen. Die MSR Arbeitslosigkeit können Sie dagegen nicht einreichen.