Häufig gestellte Fragen

Eine elektronische Vollmacht aufsetzen und unterzeichnen

• Was benötige ich, um eine Vollmacht über eine elektronische Bevollmächtigung zu erstellen?

  Beim elektronischen Verfahren wird in Mahis ein PDF-Dokument mit zwei Signaturfeldern erstellt.

  1. Jede Partei muss die Vollmacht mit ihrem elektronischen Personalausweis (eID) unterzeichnen. Dazu benötigen Sie ein Lesegerät für Ihren Personalausweis, Ihre eID und den dazugehörigen PIN-Code.
  2. Auf Ihrem Personalausweis befinden sich zwei Zertifikate: ein Authentifizierungszertifikat, mit dem Sie sich im Portal der Sozialen Sicherheit anmelden können, und ein Unterschriftenzertifikat, das die elektronische Entsprechung einer handschriftlichen Unterschrift ist. Dieses letztgenannte Zertifikat benötigen Sie, um Ihre digitale Unterschrift zu setzen.
  3. Hierzu benötigen Sie außerdem ein PDF-Leseprogramm (PDF-Reader). Wir empfehlen Ihnen, Acrobat Reader zu installieren (kostenfrei verfügbar auf der Website des Anbieters Adobe Neues Fenster). Sie können auch einen anderen PDF-Reader verwenden, aber in diesem Fall kann es zu Problemen mit der digitalen Signatur kommen. Wenn Sie Adobe PDF Reader verwenden, wird Ihr Unterschriftenzertifikat automatisch ausgewählt. Wenn Sie ein anderes Leseprogramm verwenden, müssen Sie das Zertifikat möglicherweise selbstständig auswählen.
• Wer kann die elektronische Vollmacht unterzeichnen?

  Die elektronische Vollmacht kann ausschließlich von gesetzlichen Vertretern Ihres Unternehmens, die in der Zentralen Datenbank der Unternehmen eingetragen sind, unterzeichnet werden.

• Wie viele Vollmachten gibt es?

  Es gibt eine einzige Vollmacht für alle Anwendungsgruppen in Mahis. Die Gruppen sind in verschiedene Zweige unterteilt:

  • soziale Sicherheit,
  • soziale Risiken und
  • sonstige.
• Was muss ich tun, wenn meine Vollmacht abgelehnt wird?

  Wenn Ihre Vollmacht abgelehnt wird, liegt das wahrscheinlich daran, dass sich ein Fehler in die Daten oder Signaturen eingeschlichen hat. Sie erhalten eine Nachricht (umgehend, wenn Sie das digitale Verfahren gewählt haben oder innerhalb von 5 Werktagen, wenn Sie eine handschriftliche Bevollmächtigung gewählt haben), in der das Problem benannt wird. Geben Sie die Vollmacht erneut mit den korrekten Daten und Unterschriften ein.

Regeln für die Verwaltung von Vollmachten

Detaillierte Informationen zu den Grundsätzen, die bei der Verwaltung von Vollmachten zu beachten sind, finden Sie in den Handlungsanweisungen für Dienstleister (auf Französisch).

• Wer kann eine Vollmacht eingeben?

  Sowohl die Vollmachtgeber, als auch die Bevollmächtigten können eine Vollmacht eingeben. Voraussetzung ist, dass sie ein aktives Konto im Portal der Sozialen Sicherheit haben und dass die Benutzer über die entsprechenden Rechte verfügen.

• Wann wird meine Vollmacht als aktiv eingestuft?

  Ihre Vollmacht ist erst dann aktiv, wenn die elektronische Vollmacht zwei Unterschriften enthält bzw. wenn sie vom Onlinedienst des LSS genehmigt wurde (im Ausnahmefall einer handgeschriebenen Vollmacht).

• Wie viele Bevollmächtigte darf ein Vollmachtgeber ernennen?

  Für bestimmte Gruppen von Anwendungen kann ein Vollmachtgeber mehrere Bevollmächtigte gleichzeitig ernennen. Im Onlinedienst Mahis können Sie prüfen, wie viele Bevollmächtigte pro Anwendungsgruppe ernannt werden können.

  Diese Angaben finden Sie auch im Dokument Liste der Anwendungsgruppen (auf Französisch) .xls - Neues Fenster.

• Wann kann ich meinen Bevollmächtigten wechseln?

  Wenn Sie bereits einen Bevollmächtigten haben, Ihre Vollmacht aber einer anderen Person erteilen möchten, müssen Sie dies rechtzeitig tun. Damit die neue Vollmacht in einem bestimmten Quartal beginnen kann, muss sie spätestens im ersten Monat des gewünschten Quartals eingegeben werden. Die alte Vollmacht wird automatisch in dem Quartal beendet, das dem Quartal vorausgeht, in dem die (genehmigte) neue Vollmacht beginnt.

• Wie früh im Voraus kann ich eine Vollmacht erteilen?

  Das Anfangsquartal kann nicht mehr als ein Jahr in der Zukunft liegen.

• Was sind die Grundsätze für die Beendigung einer Vollmacht?

  Sie können nur endgültige Vollmachten ohne Endquartal beenden. Die Beendigung muss darüber hinaus im Voraus erfolgen und das von Ihnen festgelegte Endquartal darf nicht mehr als ein Jahr in der Zukunft liegen.

  Es gibt einige Ausnahmen von diesen grundsätzlichen Regeln. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt 4 „Änderungen der Vollmacht“ im Dokument Handlungsanweisungen für Dienstleister (auf Französisch)s .pdf - Neues Fenster.

• Wie können Sie in Mahis nach einer Vollmacht suchen?

  Um Ihre Vollmachten einsehen oder ändern zu können, müssen Sie sie über eine Suchmaske suchen.

  Standardmäßig ist die Anzeige auf 150 Suchergebnisse begrenzt, es sei denn, Sie entscheiden sich für den Export über eine Excel-Datei. Je nach der Anzahl der Ergebnisse erfolgt der Export sofort oder mit Verzögerung. Im letzteren Fall sind die exportierten Ergebnisse am Folgetag in Mahis verfügbar.

• Welche Informationen einer Vollmacht können eingesehen werden?
  • Einen allgemeinen Bereich mit den Identifikationsdaten des Arbeitgebers und des Bevollmächtigten. Diese Informationen sind immer im Anzeigefenster einer Vollmacht sichtbar, unabhängig davon, welche Registerkarte aufgerufen wurde.
  • Eine Registerkarte „Details der Vollmacht“ mit den Kenndaten des Arbeitgebers und des Bevollmächtigten und den spezifischen Daten der Vollmacht (Gegenstand der Vollmacht, Gültigkeitsdauer...).
  • Eine Registerkarte „Vergebene Bevollmächtigungen“ mit den Untervollmachten, die der gegenwärtige Bevollmächtigte für diese Vollmacht erteilt hat. Jede Untervollmacht ist einsehbar und Sie können die Kenndaten des Bevollmächtigten und des Inhabers der Untervollmacht aufrufen.
  • Eine Registerkarte „Erhaltene Bevollmächtigungen“ mit den Untervollmachten, die dem Inhaber der Untervollmacht für diese Vollmacht erteilt wurden. Jede Untervollmacht ist einsehbar und Sie können die Kenndaten des Bevollmächtigten und des Inhabers der Untervollmacht aufrufen.
  • Eine Registerkarte „Verlauf“ mit den vorherigen Bevollmächtigten des Arbeitgebers für dieselbe Anwendungsgruppe. Sie können den Verlauf jeder Vollmacht einsehen und die Details des Verlaufs sowie die Kenndaten der vorherigen Bevollmächtigten abrufen.

Mitteilungen von Mahis

• An wen werden die Mitteilungen versendet?

  Alle Mitteilungen von Mahis werden an den Vollmachtgeber und den Bevollmächtigten der Vollmacht gesendet, auf die sich die Aktion in Mahis bezieht. Es gibt zwei Ausnahmen von dieser Regel:

  • Bei der Weitergabe von Vollmachten erhalten der Vollmachtgeber, der aktuelle Bevollmächtigte und der Inhaber der Untervollmacht eine Mitteilung.
  • Bei einer automatischen Beendigung einer Vollmacht infolge der Erstellung einer neuen Vollmacht erhalten alle betroffenen Parteien, d. h. der Vollmachtgeber, der neue Bevollmächtigte und der vorherige Bevollmächtigte, eine Mitteilung.
• Über welche Kanäle werden Mitteilungen versandt?

  Alle Bevollmächtigten erhalten die Mitteilungen in ihrer e-Box Enterprise.

  Die Vollmachtgeber erhalten die Mitteilungen über die e-Box Enterprise, wenn sie sich für den digitalen Versand aller Dokumente entschieden haben. Wenn sie dies nicht getan haben, erhalten sie die Dokumente per Post in Papierform.

• Welche Mitteilungen versendet Mahis?

  MAHI001: Erstellung einer Vollmacht

  Diese Mitteilung wird in den folgenden Fällen versandt:

  • Erstellung einer Vollmacht durch den Identifikationsdienst des LSS.
  • Erstellung einer Vollmacht durch einen Vollmachtgeber oder Bevollmächtigten auf der Grundlage einer elektronischen Vollmacht mit zwei elektronischen (eID) Unterschriften der Verantwortlichen. Derselbe Grundsatz gilt, wenn die Vollmacht im Nachhinein unterzeichnet wird.
  • Genehmigung einer Vollmacht auf der Grundlage eines Scans der Vollmacht (altes System).

  
  

  MAHI002: Anfrage einer Vollmacht

  Diese Mitteilung wird in den folgenden Fällen versandt:

  • Erstellung einer Vollmacht durch einen Vollmachtgeber oder Bevollmächtigten auf der Grundlage einer elektronischen Vollmacht, die nur die Unterschrift des Verantwortlichen der Körperschaft, die die Vollmacht eingibt, enthält. Die Vollmacht befindet sich dann in Erwartung der Annahme durch die andere Partei.
  • Erstellung einer Vollmacht auf der Grundlage eines Scans der Vollmacht (altes System). Die Vollmacht befindet sich dann in Erwartung der Genehmigung durch den Identifikationsdienst des LSS.
  • Erstellung einer Unternehmensvollmacht, um die Identifikationsanfrage des Arbeitgebers auf der Grundlage einer elektronischen Vollmacht durchzuführen. Die Vollmacht befindet sich dann in Erwartung der Genehmigung Identifikationsanfrage des Arbeitgebers.

  
  

  MAHI003: Beendigung der Vollmacht

  Diese Mitteilung wird bei der Beendigung einer Vollmacht durch den Vollmachtgeber oder den Bevollmächtigten versandt.

  
  

  MAHI004: Automatische Beendigung der Vollmacht

  Diese Mitteilung wird bei der Erstellung einer Vollmacht durch den Vollmachtgeber, der bereits einen Bevollmächtigten hat, versandt. Bei der Erstellung einer neuen Vollmacht kann der neue Bevollmächtigte die automatische Beendigung der gegenwärtigen Vollmacht des Vollmachtgebers beantragen.

  
  

  MAHI005: Änderung der Vollmacht

  Diese Mitteilung wird bei der Änderung einer Vollmacht durch den Identifikationsdienst des LSS versandt. Unter einer Änderung werden verstanden:

  • Beendigung einer Vollmacht,
  • Reaktivierung einer Vollmacht,
  • Änderung des Anfangsquartals und
  • Änderung des Endquartals.

  
  

  MAHI006: Erstellung einer Bevollmächtigung

  Diese Mitteilung wird bei der Erstellung einer Bevollmächtigung durch den gegenwärtigen Bevollmächtigten an den vorherigen Bevollmächtigten des Vollmachtgebers versandt.

  
  

  MAHI007: Beendigung einer Bevollmächtigung

  Diese Mitteilung wird bei der Beendigung einer Bevollmächtigung durch den gegenwärtigen Bevollmächtigten versandt.

  
  

  MAHI008: Automatische Annullierung einer Vollmacht

  Diese Mitteilung wird bei einer automatischen Annullierung einer Vollmacht versandt, die nicht innerhalb von zwei Monaten nach ihrer Erstellung aktiviert wurde. Dabei handelt es sich um Vollmachten, die darauf warten, unterzeichnet oder genehmigt zu werden, oder die abgelehnt wurden.

  
  

  MAHI009: Ablehnung einer Vollmachtsanfrage

  Diese Mitteilung wird bei der Ablehnung einer Vollmachtsanfrage versandt. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Der Identifikationsdienst des LSS lehnt die eingegebene Vollmacht ab, weil der PDF-Scan der Vollmacht nicht korrekt ist.
  • Der Vollmachtgeber oder der Bevollmächtigte lehnen die Vollmachtsanfrage der jeweils anderen Partei ab.

  
  

  MAHI010: Annullierung der Vollmacht

  Diese Mitteilung wird anlässlich der Annullierung einer Vollmacht versandt. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Annullierung durch den Identifikationsdienst des LSS oder
  • Annullierung durch den Vollmachtgeber oder den Bevollmächtigten, wenn die Vollmacht unterzeichnet werden muss oder in Erwartung ist (nur gültig für die Körperschaft, die die Vollmachtsanfrage eingereicht hat).