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Allgemeine Informationen

Häufig gestellte Fragen

Eine elektronische Vollmacht aufsetzen und unterzeichnen

  • Mit welchen Mitteln kann eine elektronische Vollmacht unterzeichnet werden?

    Die elektronische Vollmacht ist ein PDF-Dokument mit zwei Unterschriftfeldern. Jede Partei muss die Vollmacht mit ihrem elektronischen Personalausweis unterzeichnen. Sie benötigen also Ihren elektronischen Personalausweis, Ihren PIN-Code und ein Lesegerät für Ihren Personalausweis.

  • Was sind die zugelassenen Zertifikate für meinen elektronischen Personalausweis?

    Sie können die elektronische Vollmacht nur mit dem Unterschriftenzertifikat Ihres elektronischen Personalausweises unterzeichnen.

    Auf Ihrem Personalausweis befinden sich zwei Zertifikate: ein Authentifizierungszertifikat, mit dem Sie sich im Portal der Sozialen Sicherheit anmelden können, und ein Unterschriftenzertifikat, das das elektronische Äquivalent einer handschriftlichen Unterschrift ist.

    Wenn Sie den Adobe PDF-Leser verwenden, wird Ihr Unterschriftenzertifikat automatisch ausgewählt. Wenn Sie einen anderen Leser benutzen, kann es sein, dass Sie das Zertifikat manuell auswählen müssen.

  • Welche Software muss ich benutzen, um eine elektronische Vollmacht mit einem Personalausweis zu unterzeichnen?

    Um eine Vollmacht zu unterzeichnen, benötigen Sie einen PDF-Leser. Wir empfehlen Ihnen, Adobe Acrobat Reader auf Ihrem PC zu installieren. Das Programm kann kostenlos auf der Website des Lieferanten heruntergeladen werden (https://www.adobe.com). Sie können auch einen anderen PDF-Leser benutzen, dabei kann es allerdings zu Problemen mit der elektronischen Unterschrift kommen.

  • Wie unterzeichne ich meine Vollmacht mit meinem Personalausweis?

    Um eine Vollmacht mit Ihrem Personalausweis zu unterzeichnen, müssen Sie

    • Ihre Vollmacht (PDF-Dokument) vom Onlinedienst Mahis aus auf Ihrem PC speichern.
    • Öffnen Sie das PDF-Dokument in Ihrem PDF-Leser. Klicken Sie dazu auf die Datei, die Sie auf Ihrem PC gespeichert haben. Öffnen Sie die Datei nicht von Ihrem Browser (Download-Balken) aus.
    • Unterzeichnen Sie die Vollmacht mithilfe Ihres elektronischen Personalausweises: Klicken Sie auf das Feld ‚Unterschrift‘ Ihres Unternehmens unten im Dokument. Speichern Sie die neue, unterzeichnete Version der Vollmacht.
    • Sobald Sie die Vollmacht unterzeichnet haben, laden Sie sie wieder in Mahis hoch.

    Weitere Informationen? Weitere Informationen finden Sie in den beiden e-Learning-Videos auf der Website von Mahis.

  • Wer kann die elektronische Vollmacht unterzeichnen?

    Die elektronische Vollmacht kann ausschließlich von gesetzlichen Vertretern Ihres Unternehmens, die in der Zentralen Datenbank der Unternehmen eingetragen sind, unterzeichnet werden.

  • Wie viele Vollmachten gibt es?

    Es gibt eine einzige Vollmacht für alle Anwendungsgruppen in Mahis. Die Gruppen sind in verschiedene Zweige unterteilt:

    • soziale Sicherheit,
    • soziale Risiken und
    • Sonstige.
  • Kann eine elektronische Vollmacht anlässlich einer Ablehnung ersetzt werden?

    Es kann nur eine Vollmacht, die handschriftlich unterzeichnet wurde, ersetzt werden, wenn diese vom Identifizierungsdienst des LSS abgelehnt wird. Wenn eine elektronische Vollmacht abgelehnt wird, muss die Vollmacht erneut eingegeben und unterzeichnet werden.

  • Regeln für die Verwaltung von Vollmachten

    Die allgemeinen Grundsätze für die Verwaltung von Vollmachten sind in einem PDF-Dokument auf der Website des Onlinedienstes Mahis verfügbar.

  • Wer kann eine Vollmacht eingeben?

    Sowohl die Vollmachtgeber, als auch die Bevollmächtigten können eine Vollmacht eingeben, unter der Voraussetzung, dass sie ein aktives Konto im Portal der Sozialen Sicherheit haben und dass die Benutzer über die entsprechenden Rechte verfügen.

  • Was sind die Grundsätze für die Erstellung oder Annahme einer Vollmacht?

    Die Grundsätze lauten folgendermaßen:

    • Kraft Gesetz (Gesetz vom 29. Dezember 2009) ist für jede Vollmacht eine Bevollmächtigung (Prokura) mit den Angaben der Vollmacht und den Unterschriften des Vollmachtgebers und seines Bevollmächtigten erforderlich.
    • Wenn der Vollmachtgeber bereits einen Bevollmächtigten hat, seine Vollmacht aber an eine andere Person erteilen möchte, muss er dies rechtzeitig tun. Um in einem bestimmten Quartal beginnen zu können, muss die neue Vollmacht spätestens im ersten Monat des betreffenden Quartals eingegeben werden. Wenn Sie also im Januar eine Vollmacht eingeben, kann das erste Quartal das Anfangsquartal sein. Wenn Sie die Vollmacht im Februar eingeben, tritt diese erst im zweiten Quartal in Kraft.
    • Wenn der Vollmachtgeber zum betreffenden Zeitpunkt noch keinen Bevollmächtigten hat, gilt die vorstehende Regel nicht.
    • Das Anfangsquartal kann nicht mehr als ein Jahr in der Zukunft liegen.
    • Ihre Vollmacht ist erst aktiv, wenn sie vom LSS genehmigt wurde (ausgenommen einer handgeschriebenen Vollmacht), oder wenn die elektronische Vollmacht zwei Unterschriften enthält.
    • Im Falle einer Vollmacht für die Identifikation eines Arbeitgebers in Wide ist die Vollmacht erst aktiv, sobald die Identifikationsanfrage vom LSS genehmigt wurde. Es kann eine Verzögerung von höchstens einer Stunde zwischen dem Erhalt der Identifikationsanfrage in Ihrer e-Box und der Genehmigung Ihrer Vollmacht entstehen.
  • Was sind die Grundsätze für die Beendigung einer Vollmacht?

    Sie können nur endgültige Vollmachten ohne Endquartal beenden. Die Beendigung muss darüber hinaus im Voraus erfolgen und das von Ihnen festgelegte Endquartal darf nicht mehr als ein Jahr in der Zukunft liegen.

    Hinsichtlich einer Aufweichung der heutigen Regeln wird die Frist für den Bevollmächtigten um einen Monat verlängert. Der Bevollmächtigte ist verpflichtet, nach der Frist eine Rechtfertigung auszufüllen, auf deren Grundlage das LSS die notwendigen Kontrollen durchführen kann.

  • Was sind die Grundsätze für die Beendigung einer großen Zahl von Vollmachten?

    Sie können mehrere Vollmachten auf einmal beenden, indem Sie sie in eine Liste laden. Die Beendigung erfolgt dann später am Abend. Die Kontrollen und Aktionen, die für jede Vollmacht in Ihrer Input-Datei durchgeführt werden, entsprechen denen für die Beendigung einer Vollmacht über den Onlinedienst. Verspätete Beendigungen sind über diese Funktionalität nicht möglich. Es sind nur frühzeitige Beendigungen zugelassen.

  • Was sind die Grundsätze für die Suche nach einer Vollmacht?

    Um Ihre Vollmachten einsehen oder ändern zu können, müssen Sie sie über eine Suchmaske suchen.

    Aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit werden Ihnen höchstens 150 Ergebnisse angezeigt. In der Suchmaske haben Sie allerdings die Möglichkeit, alle Ergebnisse in eine Excel-Datei zu importieren. Je größer die Zahl der Vollmachten ist, die exportiert werden muss, umso länger wird es dauern.

  • Welche Informationen einer Vollmacht können eingesehen werden?

    Wenn Sie eine Vollmacht einsehen, sehen Sie die folgenden Informationsfelder:

    • Ein allgemeiner Bereich mit den Identifikationsdaten des Arbeitgebers und des Bevollmächtigten. Diese Informationen sind immer auf dem Konsultationsbildschirm einer Vollmacht sichtbar, ungeachtet der ausgewählten Registerkarte.
    • Eine Registerkarte ‚Details der Vollmacht‘ mit den personenbezogenen Daten des Arbeitgebers und des Bevollmächtigten und den spezifischen Informationen der Vollmacht (Gegenstand der Vollmacht, Gültigkeitsdauer, ...).
    • Eine Registerkarte ‚Vergebene Bevollmächtigungen‘ mit den Bevollmächtigungen, die der gegenwärtige Bevollmächtigte für diese Vollmacht vergeben hat. Sie können jede Bevollmächtigung einsehen. Sie sehen die Details jeder Bevollmächtigung und die personenbezogenen Daten der gegenwärtigen und delegierten Bevollmächtigten.
    • Eine Registerkarte ‚Erhaltene Bevollmächtigungen‘ mit den Bevollmächtigungen, die der gegenwärtige Bevollmächtigte für diese Vollmacht hat. Sie können jede Bevollmächtigung einsehen. Sie sehen die Details jeder Bevollmächtigung und die personenbezogenen Daten der gegenwärtigen und delegierten Bevollmächtigten.
    • Eine Registerkarte ‚Verlauf‘ mit den vorherigen Bevollmächtigten des Arbeitgebers für dieselbe Anwendungsgruppe. Sie können den Verlauf jeder Vollmacht einsehen. Sie sehen die Details des Verlaufs und die personenbezogenen Daten der vorherigen Bevollmächtigten.

Mitteilungen von Mahis

  • Für wen sind die Mitteilungen bestimmt?

    Alle Mitteilungen von Mahis werden an den Vollmachtgeber und den Bevollmächtigten der Vollmacht gesendet, auf die sich die Aktion in Mahis bezieht. Es gibt zwei Ausnahmen von dieser Regel:

    • Bei Bevollmächtigungen erhalten der Vollmachtgeber, der gegenwärtige Bevollmächtigte und der delegierte Bevollmächtigte eine Mitteilung.
    • Bei einer automatischen Beendigung einer Vollmacht anlässlich der Erstellung einer neuen Vollmacht, erhalten der Vollmachtgeber, der neue Bevollmächtigte und der vorherige Bevollmächtigte eine Mitteilung.
  • Über welche Kanäle werden Mitteilungen versandt?

    Die Bevollmächtigten erhalten die Mitteilungen in ihre e-Box Unternehmen.

    Die Vollmachtgeber erhalten die Mitteilungen über die e-Box, wenn sie ein Benutzerkonto in der Benutzerverwaltung der Sozialen Sicherheit haben. Andernfalls erhalten Sie die Mitteilung per Post.

  • Welche Mitteilungen sendet Mahis?

    MAHI001: Erstellung einer Vollmacht

    Diese Mitteilung wird in den folgenden Fällen versandt:

    • Erstellung einer Vollmacht durch den Identifikationsdienst des LSS.
    • Erstellung einer Vollmacht durch einen Vollmachtgeber oder Bevollmächtigten auf der Grundlage einer elektronischen Vollmacht mit zwei elektronischen (eID) Unterschriften der Verantwortlichen. Derselbe Grundsatz gilt, wenn die Vollmacht im Nachhinein unterzeichnet wird.
    • Genehmigung einer Vollmacht auf der Grundlage eines Scans der Vollmacht (altes System).

    MAHI002: Anfrage einer Vollmacht

    Diese Mitteilung wird in den folgenden Fällen versandt:

    • Erstellung einer Vollmacht durch einen Vollmachtgeber oder Bevollmächtigten auf der Grundlage einer elektronischen Vollmacht, die nur die Unterschrift des Verantwortlichen der Körperschaft, die die Vollmacht eingibt, enthält. Die Vollmacht befindet sich dann in Erwartung der Annahme durch die andere Partei.
    • Erstellung einer Vollmacht auf der Grundlage eines Scans der Vollmacht (altes System). Die Vollmacht befindet sich dann in Erwartung der Genehmigung durch den Identifikationsdienst des LSS.
    • Erstellung einer Unternehmensvollmacht, um die Identifikationsanfrage des Arbeitgebers auf der Grundlage einer elektronischen Vollmacht durchzuführen. Die Vollmacht befindet sich dann in Erwartung der Genehmigung Identifikationsanfrage des Arbeitgebers.

    MAHI003: Beendigung der Vollmacht

    Diese Mitteilung wird bei der Beendigung einer Vollmacht durch den Vollmachtgeber oder den Bevollmächtigten versandt.


    MAHI004: Automatische Beendigung der Vollmacht

    Diese Mitteilung wird bei der Erstellung einer Vollmacht durch den Vollmachtgeber, der bereits einen Bevollmächtigten hat, versandt. Bei der Erstellung einer neuen Vollmacht kann der neue Bevollmächtigte die automatische Beendigung der gegenwärtigen Vollmacht des Vollmachtgebers beantragen.


    MAHI005: Änderung der Vollmacht

    Diese Mitteilung wird bei der Änderung einer Vollmacht durch den Identifikationsdienst des LSS versandt. Unter einer Änderung werden verstanden:

    • Beendigung einer Vollmacht,
    • Reaktivierung einer Vollmacht,
    • Änderung des Anfangsquartals und
    • Änderung des Endquartals.

    MAHI006: Erstellung einer Bevollmächtigung

    Diese Mitteilung wird bei der Erstellung einer Bevollmächtigung durch den gegenwärtigen Bevollmächtigten an den vorherigen Bevollmächtigten des Vollmachtgebers versandt.


    MAHI007: Beendigung einer Bevollmächtigung

    Diese Mitteilung wird bei der Beendigung einer Bevollmächtigung durch den gegenwärtigen Bevollmächtigten versandt.


    MAHI008: Automatische Annullierung einer Vollmacht

    Diese Mitteilung wird bei einer automatischen Annullierung einer Vollmacht versandt, die nicht innerhalb von zwei Monaten nach ihrer Erstellung aktiviert wurde. Dabei handelt es sich um Vollmachten, die darauf warten, unterzeichnet oder genehmigt zu werden, oder die abgelehnt wurden.


    MAHI009: Ablehnung einer Vollmachtsanfrage

    Diese Mitteilung wird bei der Ablehnung einer Vollmachtsanfrage versandt. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

    • Der Identifikationsdienst des LSS lehnt die eingegebene Vollmacht ab, weil der PDF-Scan der Vollmacht nicht korrekt ist.
    • Der Vollmachtgeber oder der Bevollmächtigte lehnen die Vollmachtsanfrage der jeweils anderen Partei ab.

    MAHI010: Annullierung der Vollmacht

    Diese Mitteilung wird anlässlich der Annullierung einer Vollmacht versandt. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

    • Annullierung durch den Identifikationsdienst des LSS oder
    • Annullierung durch den Vollmachtgeber oder den Bevollmächtigten, wenn die Vollmacht unterzeichnet werden muss oder in Erwartung ist (nur gültig für die Körperschaft, die die Vollmachtsanfrage eingereicht hat).