4.1.3.1. Mahlzeitschecks

Mahlzeitschecks werden in Papierform oder elektronischer Form gewährt. Mahlzeitschecks in Papierform können nur bis 30.09.2015 gewährt werden. Die Ausstellung elektronischer Mahlzeitschecks erfolgt durch Gutschrift auf das Mahlzeitscheckkonto des Arbeitnehmers. Das Mahlzeitscheckkonto ist eine von einem anerkannten Aussteller verwaltete Datenbank, in der die elektronischen Mahlzeitschecks für einen Arbeitnehmer gespeichert werden.

Der in Form eines Mahlzeitschecks gewährte Vorteil wird für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge grundsätzlich als Lohn behandelt.

Mahlzeitschecks, die als Ersatz für oder zur Umsetzung von Lohn, Prämien, Sachvorteilen oder anderen Vorteilen gewährt werden, für die gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge geschuldet werden, entsprechen jedoch stets dem Begriff „sozialversicherungspflichtiger Lohn“.

Mahlzeitschecks oder eine Erhöhung des Arbeitgeberanteils an den Mahlzeitschecks, die als Ersatz für die von Sozialversicherungsbeiträgen befreiten Öko-Schecks gewährt werden, gelten nicht als Lohn. Dies ist eine Ausnahme vom allgemeinen Prinzip eines Umwandlungsverbots.

Der Vorteil in Form von Mahlzeitschecks wird dagegen nicht als Lohn behandelt, wenn folgende Bedingungen erfüllt werden:

• Die Anzahl der gewährten Mahlzeitschecks muss der Anzahl der Tage entsprechen, an denen der Arbeitnehmer normale effektive Arbeit, Mehrleistungen ohne Ausgleichsruhe, Mehrleistungen mit Ausgleichsruhe und andere Überarbeit mit Ausgleichsruhe vollbringt. Verwaltungen, die eine Tätigkeit industrieller oder kommerzieller Art ausüben oder medizinische, prophylaktische oder hygienische Hilfe leisten, und in denen gleichzeitig verschiedene Arbeitsregelungen anwendbar sind, können die Anzahl Tage berechnen, indem sie die Summe der normalen effektiven Arbeitsstunden, Überarbeit ohne Ausgleichsruhe, Überarbeit mit Ausgleichsruhe und andere Überarbeit mit Ausgleichsruhe, die der Arbeitnehmer während des Quartals erbracht hat, durch die normale Anzahl der Stunden pro Tag der Referenzperson in der Verwaltung teilen (sogenannte Pro-rata-Regelung). Entsteht bei diesem Rechenvorgang eine Stelle hinter dem Komma, so wird auf die höhere Einheit aufgerundet. Wenn die auf diese Weise erhaltene Zahl die Höchstzahl der Tage, an denen die Referenzperson in der Verwaltung im Quartal arbeiten kann, überschreitet, ist sie auf letztere Zahl zu begrenzen.
  Tage mit völliger Dienstbefreiung wie Urlaubstage zur Abgabe von Blut, Blutplasma und Blutplättchen sind keine vom Arbeitnehmer tatsächlich geleisteten Arbeitstage. Für diese Tage können keine von Sozialversicherungsbeiträgen befreite Mahlzeitschecks ausgestellt werden.
  Mahlzeitschecks, deren Anzahl über die der Leistungstage hinausgeht, gelten als Lohn. Falls der Arbeitnehmer weniger Schecks erhält als die Anzahl der Tage, an denen er Leistungen erbrachte, wird der Betrag des Arbeitgeberbeitrags an zu wenig erhaltenen Schecks als Lohn betrachtet. Um zu ermitteln, ob zu viel bzw. zu wenig Mahlzeitschecks gewährt wurden, wird die Situation am Ende des ersten Monats berücksichtigt, der dem Quartal folgt, auf das sich die Mahlzeitschecks beziehen.
  Die Mahlzeitschecks auf Papier werden jeden Monat, ein- oder mehrmals, dem Arbeitnehmer entsprechend der Anzahl der Tage übergeben, an denen der Arbeitnehmer Arbeitsleistungen erbringt.
  Die elektronischen Mahlzeitschecks werden je nach der Anzahl der Tage, für die der Arbeitnehmer tatsächlich Leistungen erbringt, ein- oder mehrmals monatlich seinem Mahlzeitscheckkonto gutgeschrieben. Es wird davon ausgegangen, dass sie dem Arbeitnehmer zum Zeitpunkt, zu dem die Gutschrift auf dem Mahlzeitscheckkonto eingeht, überreicht werden.
  Spätestens am letzten Tag des ersten Monats nach dem Quartal wird die Anzahl der Schecks der Anzahl der Tage angeglichen, an denen der Arbeitnehmer während des Quartals Leistungen erbrachte, wie im vorausgehenden Absatz dargelegt wurde.
• Der Mahlzeitscheck wird auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt. Diese Bedingung gilt als erfüllt, wenn die betreffende Gewährung und die Angaben, die sich darauf beziehen (Anzahl der Mahlzeitschecks, Bruttobetrag der Mahlzeitschecks abzüglich des Arbeitnehmeranteils) auf der individuellen Rechnung des Arbeitnehmers gemäß den Regeln über das Führen von Sozialdokumente vermerkt sind.
• Auf dem Mahlzeitscheck wird deutlich angegeben, dass seine Gültigkeitsdauer auf 12 Monate begrenzt ist, gerechnet ab dem ersten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, auf den sich der Mahlzeitschecks bezieht, auch wenn der Arbeitnehmer diesen später erhält. Abweichend davon sind 2015 ausgegebene Mahlzeitschecks in Papierform nur bis 31.12.2015 gültig. Für einen elektronischen Mahlzeitscheck ist die Gültigkeitsdauer ebenfalls auf 12 Monate ab dem Zeitpunkt beschränkt, an dem der Betrag auf dem Mahlzeitscheckkonto eingeht.
• Der Mahlzeitscheck darf ausschließlich zur Bezahlung einer Mahlzeit oder zum Kauf verbrauchsfertiger Lebensmittel verwendet werden.
• Der Arbeitgeberanteil am Mahlzeitscheck darf höchstens 5,91 EUR je Mahlzeitscheck betragen,und wird mit Wirkung vom 01.01.2016 auf maximal 6,91 EUR je Mahlzeitscheck erhöht.
• Der Arbeitnehmeranteil beträgt mindestens 1,09 EUR.

Zur Feststellung der Anzahl der Arbeitstage können 2 verschiedene Berechnungsmethoden angewandt werden.

Gemäß der Standardregelung verleiht jeder Tag, an dem der Arbeitnehmer effektive Arbeitsleistungen erbracht hat, unabhängig von der Anzahl der Stunden, die er an diesem Tag gearbeitet hat, das Recht auf einen Mahlzeitscheck Bei dieser Regelung kann für Ausgleichstage kein Mahlzeitscheck gewährt werden, weil für diese Tage keine effektiven Arbeitsleistungen erbracht werden.

Bei der Pro-rata-Regelung wird die Anzahl der dem Arbeitnehmer zu gewährenden Mahlzeitschecks auf der Grundlage der Anzahl der Arbeitsstunden ermittelt. In der Praxis akzeptiert das ASRSV, dass alle provinzialen und lokalen Verwaltungen die Pro-rata-Regelung anwenden können.

Um von Beiträgen zur sozialen Sicherheit befreit zu werden, muss der elektronische Mahlzeitscheck eine Reihe von Bedingungen gleichzeitig erfüllen:

• Die Anzahl der elektronischen Mahlzeitschecks und der Bruttobetrag der Mahlzeitschecks abzüglich des Arbeitnehmeranteils werden auf dem Lohnzettel des Arbeitnehmers angegeben.
• Vor der Nutzung der elektronischen Mahlzeitschecks kann der Arbeitnehmer den Restbetrag und die Gültigkeitsdauer der Mahlzeitschecks überprüfen, die erteilt, aber noch nicht benutzt wurden.
• Die elektronischen Mahlzeitschecks können nur von einem anerkannten Aussteller zur Verfügung gestellt werden. Der Aussteller muss gemeinsam vom Minister der Sozialen Angelegenheiten, dem Minister der Beschäftigung, dem für Selbständigen zuständigen Minister und dem Minister der Wirtschaft anerkannt werden.
• Die Benutzung von elektronischen Mahlzeitschecks darf für den Arbeitnehmer außer bei Diebstahl oder Verlust keine Kosten verursachen. Im letztgenannten Fall dürfen die Kosten des Ersatzträgers nicht größer als der Nennwert eines Mahlzeitschecks sein.

Alle Mahlzeitschecks in elektronischer Form, die nicht alle diese Bedingungen erfüllen, gelten als Lohn.

Als sozialversicherungspflichtiger Lohn gelten die Mahlzeitschecks auch für die Tage, an denen der Arbeitnehmer eine Mahlzeit unter dem Selbstkostenpreis in der Kantine erhält, es sei denn, die Mahlzeitschecks werden zu dem Zweck verwendet, diesen Vorteil in Anspruch zu nehmen.

Mit Selbstkostenpreis einer Mahlzeit ist der gesamte Preis gemeint, den die Mahlzeit den Arbeitgeber kostet (Zutaten, Löhne usw.).

Der Selbstkostenpreis einer Mahlzeit beträgt in der Regel in etwa so viel wie der maximale Anteil des Arbeitgebers am Mahlzeitscheck und wird mit mindestens 5,91 EUR veranschlagt.

Ein Mahlzeitscheck darf nicht mit einer Unkostenentschädigung für ein und dieselbe Mahlzeit für ein und denselben Tag kumuliert werden.