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Infos générales

Questions fréquentes (FAQ)

A propos de la déclaration

  • Quelles données déclarer ?

    Veuillez indiquer 2 données chiffrées :

    • le nombre de personnes en service la 1re journée de travail du mois
    • le nombre de personnes en service la 1re journée de travail du mois, qui exercent une fonction non exécutable en télétravail

    Votre entreprise possède plusieurs unités d’établissement ? Veuillez alors renseigner les données chiffrées par unité d’établissement.

    Il s’agit ici simplement de données statistiques et de données de contact.

  • Quand introduire votre déclaration ?

    Vous devez introduire votre déclaration tous les mois, au plus tard le 6e jour calendrier du mois, à l’exception de la première déclaration, que vous devez soumettre pour le 30 novembre au plus tard.

  • Pourquoi faut-il déclarer les chiffres ?

    Les services d’inspection sociale utiliseront ces données chiffrées comme point de référence afin de contrôler le respect du télétravail. Tout travailleur qui occupe une fonction exécutable en télétravail, mais qui sera présent dans l’entreprise, devra justifier de sa présence. Ces chiffres permettront également au gouvernement de disposer d’une image plus globale de l’évolution du télétravail au sein des entreprises.

  • Les chiffres peuvent rapidement évoluer. Est-ce un problème ?

    Non. Il s’agit d’un instantané de votre entreprise au premier jour ouvrable du mois. Il vous est possible de mettre à jour votre déclaration si vous commettez une erreur. La nouvelle déclaration remplacera l’ancienne.

  • Pouvez-vous consulter votre déclaration ?

    L’entreprise recevra une confirmation à l’adresse électronique indiquée dans la déclaration.

  • L’employeur qui n’introduit pas sa déclaration relative au télétravail s’expose-t-il à des sanctions ?

    Si l’employeur ne remplit pas ses obligations dans le cadre de la déclaration relative au télétravail, il risque des sanctions.

  • La situation dans mon entreprise n’a pas changé depuis la précédente déclaration. Dois-je introduire une nouvelle déclaration pour le mois suivant ?

    L’AR stipule qu’il n’est PAS nécessaire d’effectuer une nouvelle déclaration mensuelle, sauf si le nombre de personnes actives au sein de l’entreprise et/ou le nombre de personnes exerçant une fonction non télétravaillable diffère, le premier jour ouvrable du mois, de ce qui est indiqué dans la dernière déclaration effectuée.

    En cas de modification de l’une des deux valeurs, vous devez introduire une nouvelle déclaration comportant ces deux données chiffrées au plus tard le 6e jour calendrier du mois.

Qui est soumis à la déclaration obligatoire ?

  • Qui doit introduire la déclaration ?

    Tous les employeurs doivent introduire cette déclaration à l’exception :

    • des PME employant moins de 5 personnes, quelle que soit la nature de leur relation de travail ;
    • des établissements relevant de l’accord de coopération du 16 février 2016 entre l’État fédéral et les régions relatif aux établissements et aux activités impliquant des substances dangereuses;
    • des employeurs du secteur des soins de santé visés à l’article 40 de la loi du 20 décembre 2020 ;
    • des services de police visés à l’article 2, 2°, de la loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à 2 niveaux ;
    • des établissements d’enseignement, tant pour le personnel rémunéré par les pouvoirs organisateurs que pour le personnel rémunéré par les communautés. En revanche, la dispense ne concerne pas les universités, les écoles privées et les autres établissements d’enseignement qui rémunèrent eux-mêmes leurs collaborateurs ;
    • les services opérationnels de la sécurité civile visés à l'article 2, §1, 1°, de la loi du 15 mai 2007 relative à la sécurité civile ;
    • les établissements pénitentiaires, l'ordre judiciaire et les services de renseignement.

    Si vous n’employez pas de personnel, vous n’avez pas de déclaration à effectuer.

  • J’ai une entreprise de construction active sur 200 chantiers. Les déclarations s’effectuent toutes via Checkin@work. Y a-t-il également lieu de déclarer le télétravail ?

    Oui, les entreprises du bâtiment sont également tenues d’introduire une déclaration relative au télétravail. À cet égard, il convient de procéder par unité d’établissement si l’entreprise dispose de plusieurs de ces unités. Mais, un chantier n’est pas une unité d’établissement.

    Vous devez déclarer les ouvriers et autres techniciens sur les chantiers comme des personnes occupant des fonctions non exécutables en télétravail. En toute logique, l’inspection ne contrôle pas le télétravail sur les chantiers. Elle peut certes vérifier le respect du télétravail obligatoire au siège social ou dans d’autres unités d’établissement administratives de l’entreprise de construction.

  • L’obligation concerne-t-elle également les entreprises étrangères ?

    Non, seules les entreprises qui disposent d’un établissement en Belgique sont tenues de déclarer le télétravail.

  • Une boucherie, entreprise familiale dans laquelle ne travaillent que le gérant, sa femme et son fils, tous indépendants, doit-elle introduire la déclaration de télétravail ?

    Non, la déclaration ne doit être introduite que par les entreprises qui emploient du personnel.

  • Une petite société informatique créée par deux associés indépendants doit-elle introduire la déclaration ? Dans le cadre de l'exécution de certaines missions, un ou deux travailleurs d'une entreprise partenaire travaillent chez eux.

    Non, la société informatique n’emploie pas son propre personnel et ne doit donc pas introduire de déclaration.

  • Nous sommes une boulangerie, une entreprise familiale dans laquelle ma femme et moi sommes tous deux indépendants. Le week-end, nous employons trois travailleurs avec un contrat de travail flexi-job. Doit-on introduire la déclaration ?

    Oui, dans la mesure où votre entreprise emploie du personnel, vous devez introduire la déclaration. Vous devez non seulement déclarer les travailleurs, mais aussi votre conjointe et vous-même. Au total, 5 personnes sont actives au sein de votre entreprise. Vous êtes, par conséquent, tenu d’introduire une déclaration. Seules les PME occupant moins de cinq personnes, quelle que soit la nature de leur relation de travail, sont dispensées de déclaration.

  • Les entreprises qui se rendent chez des particuliers pour fournir des services à domicile (ménage, préparation de repas, courses,....) doivent-elles déclarer le télétravail ?

    Elles doivent également remettre une déclaration indiquant le nombre total de travailleurs, qu’il s’agisse du personnel administratif ou des travailleurs qui travaillent au domicile des clients. En raison de la nature de leur fonction, les travailleurs qui travaillent chez les clients auront une fonction incompatible avec le télétravail. Pour le personnel administratif, cela dépendra de la nature du travail.

  • Faut-il introduire une déclaration pour l’assistant personnel d’une personne handicapée qui dispose d’un budget d’assistance personnelle ?

    Non, une dispense de déclaration s’applique dans ce cas-ci.

  • Faut-il déclarer le personnel employé dans un établissement scolaire ?

    L’ensemble du personnel occupé dans les écoles maternelles, primaires, secondaires et supérieures est dispensé de cette déclaration. Cette dispense concerne aussi bien le personnel que les pouvoirs organisateurs rémunèrent et déclarent eux-mêmes à l’ONSS que le personnel rémunéré et déclaré à l’ONSS via les communautés. Tous les établissements d’enseignement sont concernés (enseignement libre, écoles dépendant des communautés, écoles provinciales et communales, etc.).

    Attention : la dispense ne concerne pas, par contre, les universités, les écoles privées et les instituts de formation qui paient eux-mêmes les salaires de l’ensemble de leurs collaborateurs.

  • Les sociétés de management doivent-elles effectuer elles aussi une déclaration ?

    Les sociétés de management qui n’occupent pas de travailleurs ne doivent pas effectuer de déclaration.

    Les sociétés qui emploient du personnel, en revanche, sont bel et bien soumises à l’obligation de déclaration. La déclaration concerne toutes les personnes qui travaillent structurellement pour l’entreprise, via une société de management ou non.

    L’éventualité que le siège de la société coïncide avec le domicile privé de son gérant n’a aucune incidence. Vous devez évaluer si la fonction est télétravaillable indépendamment du lieu où le siège est établi.

  • Un centre de vaccination doit-il lui aussi effectuer une déclaration ?

    Non, les centres de vaccination sont dispensés de déclaration.

Qui déclarer dans la rubrique « nombre total de travailleurs ? »

  • Qui considérer comme « occupé auprès de l’entreprise » ?

    Il s’agit du nombre total de personnes engagées dans les liens d’un contrat de travail, un contrat d’apprentissage, un statut, etc.

    Pour les flexi-travailleurs on se réfère aux contrats-cadres en cours.

    Les malades de longue durée et les personnes en crédit-temps sont aussi pris en considération, ainsi que les collaborateurs avec une fonction ambulante (par exemple coursiers, inspecteurs, ...).

    Si votre entreprise recourt de manière structurelle à du personnel intérimaire ou travaille d’une façon structurelle avec du personnel d’un autre employeur dans votre unité d’établissement (par exemple sous-traitants, détachés, personnel de garde,…), alors vous ajoutez au total le nombre de ceux qui sont actifs chez vous.

    Structurellement signifie que ce personnel travaille effectivement pour cette entreprise pendant un mois.

    Si ces travailleurs prestent pour divers clients au cours du mois, leur employeur doit tout de même les inclure dans la déclaration.

    Cela vaut également pour les personnes occupées de manière structurelle sur une base indépendante (consultants, associés, ...). Il ne s'agit donc pas de présences ponctuelles comme pour les réparations, le nettoyage, l'entretien,...

  • Devez-vous tenir compte des intérimaires et des indépendants ?

    Si votre entreprise recourt de manière structurelle à du personnel intérimaire ou travaille d'une façon structurelle avec du personnel d'un autre employeur dans votre unité d'établissement (par exemple sous-traitants, détachés, personnel de garde,...), alors vous ajoutez au total le nombre de ceux qui sont actifs chez vous.

    Structurellement signifie que ce personnel travaille effectivement pour cette entreprise pendant un mois.

    Si ces travailleurs prestent pour divers clients au cours du mois, leur employeur doit tout de même les inclure dans la déclaration.

    Cela vaut également pour les personnes occupées de manière structurelle sur une base indépendante (consultants, associés, ...). Il ne s'agit donc pas de présences ponctuelles comme pour les réparations, le nettoyage, l'entretien,... .

  • Le conjoint aidant doit-il également être repris dans la déclaration ?

    Oui. Le conjoint aidant fait partie du nombre total de personnes occupées dans l’entreprise.

  • Faut-il reprendre un chef d’entreprise dans la déclaration ?

    Le chef d’entreprise fait partie du nombre total de personnes occupées dans l’entreprise.

  • Faut-il mentionner les étudiants dans la déclaration ?

    Vous devez aussi reprendre les étudiants occupés dans votre entreprise au niveau de la déclaration.

  • Faut-il mentionner les bénévoles dans la déclaration ?

    Les bénévoles sans rémunération, les bénévoles avec indemnité de frais, les travailleurs associatifs et les autres bénévoles non liés par un contrat de travail ou un statut ne doivent pas être déclarés.

  • J’ai une entreprise de construction. Qui faut-il mentionner dans la déclaration ?

    Une entreprise de construction soumet une déclaration pour son entreprise ou par unité d’établissement si l’entreprise a plusieurs unités d’établissement. Mais, un chantier n’est pas une unité d’établissement. La chaîne de sous-traitance sur un site de travail n’est donc pas pertinente pour la déclaration de télétravail. Chaque entrepreneur doit introduire une déclaration de télétravail pour son propre personnel et pour le personnel qui travaille pour lui sur base structurelle (comme les travailleurs intérimaires ou le personnel des sous-traitants). L’évaluation du télétravail est effectuée par chaque sous-traitant et non par le contractant principal.

  • Notre société informatique emploie des responsables informatiques d'autres sociétés ou d’administrations locales. Qui faut-il mentionner dans la déclaration ?

    Les entreprises ne sont pas tenues de déclarer le personnel qu’elles fournissent à une autre entreprise ou qu’elles font prester structurellement dans une autre entreprise.

    Structurellement signifie que ce personnel travaille effectivement pour cette entreprise pendant un mois. Si ce personnel est employé par d’autres clients au cours du mois, l’employeur doit tout de même l’inclure dans la déclaration.

  • Nous sommes une administration communale. Qui faut-il mentionner dans la déclaration ?

    Une administration communale introduit une déclaration pour son personnel communal et d’autres collaborateurs qui travaillent structurellement pour elle, c’est-à-dire les unités d’établissement liées au numéro BCE de cette commune. Le personnel d’une salle de sport ou d’une piscine à structure autonome, etc. n’est donc pas repris dans la déclaration communale.

  • Dois-je déclarer les stagiaires qui travaillent dans mon entreprise dans les liens d’un contrat de formation ?

    S’il s’agit de stagiaires assujettis à la sécurité sociale (des stagiaires qui suivent un programme de formation en alternance, par exemple), ils sont soumis aux règles normales et doivent dès lors être comptabilisés dans le décompte (aussi bien le décompte total que le décompte des fonctions non télétravaillables).

    En revanche, si l’on parle de stagiaires non assujettis à la sécurité sociale (des élèves du secondaire ou des étudiants envoyés par leur (haute) école pour effectuer un stage en entreprise), il ne faut les inclure dans le décompte que s’ils travaillent structurellement au sein de l’entreprise (pour au moins tout le mois, dès lors).

  • Dois-je déclarer un artiste comme travailleur de mon entreprise si je lui confie des missions de courte durée ?

    Comme pour les contrats de courte durée, la règle veut que si l’artiste engagé dans le cadre d’une mission de courte durée est au travail le premier jour ouvrable du mois, il doit être intégré dans la déclaration. Quant à savoir s’il doit également être repris dans le décompte des fonctions non télétravaillables, cela dépend de la fonction qu’il exerce.

  • Dois-je également déclarer les personnes ayant un statut spécial (ALE, art. 60§7, art. 17, mandataires politiques, etc.) ?

    Les personnes travaillant au sein d’une agence locale pour l’emploi (ALE) en qualité de chômeur mis au travail doivent elles aussi être déclarées.

    Les personnes qui relèvent du statut art. 60, §7 doivent être considérées de la même manière que les travailleurs intérimaires :

    • si elles travaillent dans les locaux du CPAS, elles doivent être reprises dans la déclaration de ce dernier ;
    • si elles travaillent chez un tiers, elles doivent apparaître dans la déclaration de ce tiers. Les personnes qui relèvent de l’art. 17 (moniteurs non assujettis à la sécurité sociale) travaillent dans les liens d’un contrat de travail et doivent par conséquent être intégrées dans la déclaration.

    Les mandataires politiques (ministres, parlementaires, bourgmestres, échevins, conseillers communaux, etc.) ne relèvent pas du champ d’application de la présente mesure et ne doivent par conséquent pas être déclarés.

  • Quid des personnes qui travaillent à différents endroits au sein de mon entreprise / organisation (travailleurs salariés, etc.) ?

    Il s’agit ici de suivre la logique DmfA pour déterminer l’unité d’établissement dont relève une personne, même s’il n’est pas nécessaire d’établir une déclaration DmfA pour toutes les personnes travaillant au sein de l’entreprise. Cela veut dire que la personne doit être déclarée auprès de l’unité d’établissement dont elle dépend (et où elle travaille également la plupart du temps) le premier jour ouvrable du mois.

  • Que dois-je faire si je recrute ou licencie quelqu’un dans le courant du mois ?

    Rien. La déclaration concerne le nombre total de travailleurs et le nombre de travailleurs exerçant une fonction non télétravaillable que vous occupez le premier jour ouvrable du mois. Vous ne devez pas déclarer les changements qui surviennent en cours de mois. Vous ne devez introduire une rectification que si vous vous rendez compte que la déclaration que vous avez envoyée contenait des données incorrectes.

Qui déclarer dans la rubrique « fonctions incompatibles avec le télétravail » ?

  • Que devez-vous indiquer dans la rubrique « fonctions incompatibles avec le télétravail » ?

    Pour toutes les personnes reprises dans la rubrique « nombre total de travailleurs », vous devez déterminer si elles occupent ou non une fonction compatible avec le télétravail. Une telle détermination doit donc être faite pour chaque personne reprise dans la rubrique « nombre total de travailleurs » et cela, même s’il s’agit d’une absence de longue durée pour cause de maladie par exemple.

  • Qu’est-ce qu’une fonction incompatible avec le télétravail ?

    Par fonction incompatible avec le télétravail, l’on entend toutes les fonctions, qui par leur nature, ne peuvent être exercées que sur place, par exemple ouvriers, personnel technique, personnel d'accueil, personnel de cuisine, personnel de nettoyage, collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas exercer leurs tâches depuis leur domicile, les fonctions ambulantes comme inspecteurs, coursiers, ... C’est l’employeur qui détermine quelle fonction est compatible ou non avec le télétravail.

  • Devez-vous mentionner les personnes présentes exceptionnellement sur le lieu de travail dans la rubrique des fonctions incompatibles avec le télétravail ?

    Non, ce n’est pas nécessaire. Les personnes qui sont exceptionnellement présentes parce qu'elles doivent par exemple récupérer du matériel, imprimer certains documents ou participer à un entretien d'évaluation, peuvent en fournir une justification et ne sont pas reprises dans les fonctions incompatibles avec le télétravail.

  • Devez-vous déclarer le management dans la rubrique des fonctions incompatibles avec le télétravail ?

    Les membres de la direction et les personnes qui appartiennent au management en ligne (par exemple les chefs d'ateliers, chefs d’équipes, ...) qui se rendent occasionnellement sur le lieu de travail, peuvent justifier leur présence et ne doivent pas être reprises dans le nombre des fonctions incompatibles avec le télétravail. Si l’entreprise estime que ces personnes doivent être en permanence présentes pour la continuité de l’entreprise, il faudrait les reprendre dans la rubrique des fonctions incompatibles avec le télétravail.

  • Faut-il reprendre un gérant dans la rubrique des fonctions incompatibles avec le télétravail ?

    Le gérant fait partie du nombre total de personnes occupées dans l’entreprise.

    Si le gérant exerce des activités qui, par leur nature, doivent être réalisées sur place, comme la vente ou le traitement de la viande, la fonction est incompatible avec le télétravail. Dans les autres cas, la fonction est compatible avec le télétravail. Ce sera à lui de pouvoir justifier sa présence sur le lieu de travail dans le cadre de ses fonctions de management en cas de contrôle des services de l’inspection sociale.

  • Nous fonctionnons avec un système de bulle. La bulle A travaille lundi et mardi, la bulle B travaille du mercredi au vendredi. Ces fonctions sont-elles compatibles avec le télétravail ?

    La fonction peut s’exercer depuis le domicile, elle est donc compatible avec le télétravail. Celui qui exerce une fonction compatible avec le télétravail mais est présent dans l’entreprise, devra être en mesure de justifier sa présence en cas de contrôle des services de l’inspection sociale.

  • Nous sommes organisés de façon telle qu’un seul collaborateur est présent en alternance afin d’assurer l’accueil ou de préparer des dossiers papier. Ces fonctions sont-elles compatibles avec le télétravail ?

    La fonction peut s’exercer principalement depuis le domicile, elle est donc compatible avec le télétravail. Les personnes qui exceptionnellement sont présentes parce qu’elles doivent par exemple récupérer du matériel, imprimer certains documents ou participer à un entretien d’évaluation, peuvent en fournir une justification et ne sont pas reprises dans le nombre des fonctions incompatibles avec le télétravail.

  • Le conjoint aidant doit-il également être repris dans la rubrique des fonctions incompatibles avec le télétravail ?

    Le conjoint aidant fait partie du nombre total de personnes occupées dans l’entreprise. Le fait de reprendre ou non le conjoint dans les activités compatibles avec le télétravail dépend de sa fonction. Les tâches administratives sont en principe compatibles avec le télétravail, contrairement à la vente.

  • Faut-il reprendre les techniciens uniquement présents au bureau le matin et en déplacement le reste de la journée dans la rubrique des fonctions incompatibles avec le télétravail ?

    Les techniciens de votre entreprise qui de manière structurelle rendent des visites aux clients, font partie du nombre total de personnes occupées dans l’entreprise. Mais leur fonction est incompatible avec le télétravail.

    Si votre entreprise occupe des techniciens de manière structurelle auprès d’un client fixe, il incombe au client de reprendre les techniciens dans la déclaration. Pas à vous.

  • Faut-il reprendre les consultants détachés par une autre entreprise dans la rubrique des fonctions incompatibles avec le télétravail ?

    Comme le personnel détaché travaille de manière structurelle dans votre entreprise, vous devez les reprendre dans votre déclaration. Le fait de reprendre ou non le travail du personnel détaché dans les activités compatibles avec le télétravail dépend de la fonction qu’ils occupent.

    L’entreprise qui détache des travailleurs ne doit donc pas les inclure dans ses déclarations.

  • Nous dispensons des formations à des clients. Cette tâche se prête au télétravail, à moins que le client ne soit pas équipé pour suivre une formation en ligne. Que dois-je indiquer dans la rubrique « fonctions incompatibles avec le télétravail » ?

    Les formateurs exercent en principe une fonction exécutable en télétravail. Toute personne occupant une fonction compatible avec le télétravail, mais qui se trouve malgré tout sur le lieu de travail ou celui d’un client devra être en mesure de justifier sa présence en cas de contrôle des services de l’inspection sociale.

Comment procéder à la déclaration ?

  • Comment y avoir accès ?

    Cela dépend de la situation.

    1. L'entreprise est déjà connue dans le système CSAM et la personne qui veut introduire une déclaration au nom de l'entreprise dispose déjà des droits d'accès fournis par l’entreprise.
      Dans ce cas, la personne peut se connecter en tant que représentant de l'entreprise.
    2. L'entreprise est déjà connue dans le système CSAM, mais la personne désirant introduire une déclaration au nom de l'entreprise ne dispose pas de droits d'accès fournis par l'entreprise.
      Dans ce cas, le gestionnaire d'accès principal de l'entreprise peut lui accorder ces droits par le biais du service en ligne « Gestion des accès ». Une fois cela réalisé, la personne pourra se connecter en tant que représentant de l'entreprise.
    3. L'entreprise n'est pas encore connue dans le système CSAM et la personne désirant introduire une déclaration au nom de l'entreprise ne dispose pas de droits d'accès fournis par l'entreprise.
      Dans ce cas, la personne en question doit se connecter en tant que citoyen à l’aide d’e-ID ou d’Itsme. Veuillez toutefois indiquer dans la déclaration que vous agissez en tant que mandataire de l’entreprise. L’entreprise reçoit toujours une confirmation de la déclaration.
  • Comment procéder si votre entreprise dispose de plusieurs unités d’établissement ?

    Il vous faut communiquer les chiffres pour chacune d’entre elles. Les déclarations pour l’ensemble de l’entreprise ne doivent pas être introduites en une fois par une seule personne. Cette tâche peut-être déléguée à un ou plusieurs responsables locaux.

    Les entreprises qui disposent de plus de 20 unités d’établissement peuvent déclarer les données demandées concernant chacune de leurs unités au moyen d’un document Excel structuré.

  • Est-il encore possible de modifier vos déclarations ?

    Oui, vous avez la possibilité de corriger le nombre total de personnes occupées ainsi que le nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail. Pour ce faire, il vous suffit d’introduire une nouvelle déclaration comportant les nouveaux chiffres. La déclaration envoyée en dernier lieu remplace les déclarations précédentes.

    En revanche, vous ne pouvez pas annuler vous-même la déclaration. Si vous avez malgré tout introduit une déclaration erronée, cette dernière doit-être supprimée. Dans ce cas, envoyez un courriel à teleworkcontact@onss.fgov.be.