Questions fréquentes

Comment établir et signer une procuration électronique ?

• De quoi ai-je besoin pour établir un mandat via une procuration électronique ?

  La procédure électronique génère, dans Mahis, un document PDF contenant deux champs de signature.

  1. Chaque partie doit signer la procuration via sa carte d’identité électronique (eID). Vous avez donc besoin d’un lecteur de carte d’identité, de votre eID et de connaître votre code PIN.
  2. Sur votre carte d’identité, vous disposez de deux certificats : un certificat d’authentification vous permettant de vous connecter au portail de la sécurité sociale et un certificat de signature qui est l’équivalent électronique de la signature manuscrite. Seul ce dernier vous permet d’apposer votre signature numérique.
  3. Pour signer une procuration, vous avez également besoin d'un lecteur PDF. Nous vous recommandons d'installer Acrobat Reader disponible sur le site Adobe Nouvelle fenêtre. Vous pouvez utiliser un autre lecteur PDF, mais vous risquez de rencontrer des problèmes avec la signature numérique. Si vous utilisez le lecteur Adobe PDF, votre certificat de signature est automatiquement sélectionné. Si vous utilisez un autre lecteur, vous devrez peut-être sélectionner le certificat manuellement.
• Qui peut signer la procuration électronique ?

  Seuls les représentants légaux de votre entité, connus à la Banque-Carrefour des Entreprises peuvent signer la procuration électronique.

• Combien de procurations existe-t-il ?

  Il n’existe plus qu’une seule procuration pour l’ensemble des groupes d’applications repris dans Mahis. Les groupes sont répartis en différents business :

  • sécurité sociale ;
  • risques sociaux ;
  • autres.
• Que faire en cas de refus d'une procuration ?

  Si votre procuration est refusée, c'est probablement parce qu'une erreur s'est glissée dans les données ou les signatures. Vous recevrez un message (immédiatement si vous avez suivi la procédure numérique, ou dans les 5 jours ouvrables si vous avez utilisé la procuration manuscrite) pour préciser ce qui ne va pas. Veuillez réencoder le mandat avec les bonnes données et signatures.

Règles de gestion des mandats

Les principes de gestion des mandats sont décrits en détail dans les Lignes de conduite pour les prestataires de services.

• Qui peut encoder un mandat ?

  Les mandants ainsi que les mandataires peuvent encoder un mandat, à condition qu’ils aient un compte actif sur le portail de la sécurité sociale et que l’utilisateur ait les droits pour le faire.

• Quand mon mandat est-il considéré comme actif ?

  Votre mandat est actif dès lors qu’il contient les deux signatures sur la procuration électronique et qu’il est validé par le service en ligne ou par l'ONSS (cas d’exception sur base d’une procuration manuscrite).

• Combien de mandataires un mandant peut-il désigner ?

  Pour certains groupes d’applications, le mandant peut désigner plusieurs mandataires en même temps. Le service en ligne Mahis vous permet de consulter le nombre de mandataires possibles par groupes d’applications. Vous pouvez aussi télécharger la présentation des groupes d'applications .xls - Nouvelle fenêtre.

• Quand puis-je changer de mandataire ?

  Si vous avez déjà un mandataire mais que vous voulez mandater quelqu'un d'autre, vous devez le faire à temps. Pour pouvoir commencer dans un trimestre donné, le nouveau mandat doit être introduit au plus tard dans le premier mois de ce trimestre. L’ancien mandat sera clôturé automatiquement au trimestre précédent le trimestre au cours duquel le nouveau mandat (approuvé) commence.

• Combien de temps à l'avance puis-je établir un mandat ?

  Le trimestre de début d'un mandat ne peut pas se situer plus d'un an dans le futur.

• Quels sont les principes de base pour la création ou acceptation d'un mandat ?

  La clôture d’un mandat n’est possible que sur un mandat définitif et sans trimestre de fin. De plus, la clôture doit être anticipative et le trimestre de fin ne peut être de plus d’un an dans le futur.

  Il existe quelques exceptions à ces règles de base. Vous en saurez plus dans la section 4 "Modifications du mandat" dans le document Lignes de conduite pour prestataires de services .pdf - Nouvelle fenêtre.

• Comment retrouver vos mandats dans Mahis ?

  Afin de pouvoir consulter ou modifier vos mandats, vous devez passer par un écran de recherche.

  Par défaut, celle-ci est limitée à 150 résultats sauf si vous optez pour l’export via un fichier Excel. Selon le nombre de résultats, l’export est effectué immédiatement ou plus tard. Dans ce dernier cas, l’export sera disponible le lendemain dans Mahis.

• Quelles sont les données consultables sur un mandat ?
  • Un bandeau général reprenant les données d’identification de l’employeur et du mandataire. Ces données sont toujours visibles sur l’écran de consultation d’un mandat, quel que soit l’onglet sélectionné.
  • Un onglet « Détail du mandat » qui contient la signalétique de l’employeur et du mandataire ainsi que les données spécifiques du mandat (objet du mandat, période de validité,…).
  • Un onglet « Délégations émises » qui contient les délégations émises par le mandataire courant à partir de ce mandat. Chaque délégation est consultable et permet de consulter les détails de la délégation et les signalétiques des mandataires courant et délégué.
  • Un onglet « Délégations reçues » qui contient les délégations reçues par le mandataire délégué pour ce mandat. Chaque délégation est consultable et permet de consulter les détails de la délégation et les signalétiques des mandataires courant et délégué.
  • Un onglet « Historique » qui reprend les anciens mandataires de l’employeur pour ce même groupe d’applications. Chaque historique est consultable et permet de consulter les détails de l’historique et la signalétique de l’ancien mandataire.

Notifications Mahis

• Qui sont les destinataires des notifications ?

  Toutes les notifications sont envoyées au mandant et mandataire du mandat concerné par l’action dans Mahis. Deux exceptions à cette règle :

  • Dans le cadre des délégations, le mandant, le mandataire courant et le mandataire délégué sont repris dans les destinataires.
  • En cas de clôture automatique d’un mandat suite à la création d’un nouveau, toutes les parties concernées, soit le mandant, le nouveau mandataire et l’ancien mandataire, reçoivent une notification.
• Quels sont les canaux d’envoi des notifications ?

  Tous les mandataires reçoivent les notifications dans leur e-Box Enterprise.

  Les mandants reçoivent les notifications via e-Box Enterprise s’ils ont opté pour l’envoi de tous les documents sous forme numérique. S’ils ne l’ont pas fait ils reçoivent une version papier par envoi postal.

• Quelles sont les notifications envoyées par Mahis ?

  MAHI001 : Création du mandat

  Cette notification est envoyée dans les cas suivants :

  • Création d’un mandat par le service identification de l’ONSS
  • Création d’un mandat par un mandant ou mandataire sur base d’une procuration électronique contenant les deux signatures eID des responsables. Même principe si vous passez par la signature ultérieure du mandat.
  • Validation d’un mandat créé sur base d’un scan de la procuration (ancien circuit)

  
  

  MAHI002 : Demande de mandat

  Cette notification est envoyée dans les cas suivants :

  • Création d’un mandat par un mandant ou mandataire sur base d’une procuration électronique contenant uniquement la signature du responsable de l’entité qui encode le mandat. Le mandat est alors en attente d’acceptation de l’autre partie.
  • Création d’un mandat créé sur base d’un scan de la procuration (ancien circuit). Le mandat est alors en attente de validation du service identification de l’ONSS.
  • Création d’un mandat entreprise afin de réaliser la demande d’identification de l’employeur sur base d’une procuration électronique. Le mandat est alors en attente de validation de la demande d’identification de l’employeur.

  
  

  MAHI003 : Clôture du mandat

  Cette notification est envoyée lors de la clôture d’un mandat par le mandant ou mandataire.

  
  

  MAHI004 : Clôture automatique du mandat

  Cette notification est envoyée suite à la création d’un mandat pour un mandant ayant déjà un mandataire courant. Lors de la création du nouveau mandat, le mandataire peut demander la clôture automatique du mandat actuel du mandant.

  
  

  MAHI005 : Modification du mandat

  Cette notification est envoyée lors de toute modification d’un mandat par le service identification de l’ONSS. Par modification, nous entendons :

  • Clôture du mandant
  • Réactivation du mandat
  • Modification du trimestre de début
  • Modification du trimestre de fin

  
  

  MAHI006 : Création d'une délégation

  Cette notification est envoyée lors de la création d’une délégation par le mandataire courant vers un ancien mandataire du mandant.

  
  

  MAHI007 : Clôture d'une délégation

  Cette notification est envoyée lors de la clôture d’une délégation par le mandataire courant.

  
  

  MAHI008 : Annulation automatique du mandat

  Cette notification est envoyée suite à l’annulation automatique du mandat n’ayant pas été rendu actif dans les 2 mois après sa création. Les mandats concernés sont les mandats en attente, à signer, à valider ou refusé.

  
  

  MAHI009 : Refus de la demande de mandat

  Cette notification est envoyée suite à un refus de la demande de mandat. Deux cas sont possibles :

  • Refus de la part du service identification de l’ONSS suite à un scan PDF incorrect de la procuration par rapport au mandat encodé
  • Refus de la part du mandant ou mandataire suite à la demande de mandat de l’autre partie.

  
  

  MAHI010 : Annulation du mandat

  Cette notification est envoyée suite à l’annulation d’un mandat. Deux cas sont possibles :

  • Annulations de la part du service identification de l’ONSS
  • Annulation de la part du mandant ou mandataire si le mandat est en statut à signer ou en attente (uniquement valable pour l’entité ayant fait la demande de mandat).