PARTIE 2: Réductions de cotisations
TITRE 21: Réduction du temps de travail à moins de 38 heures par semaine et semaine de quatre jours

2.21.02 Modalités pratiques

2.21.01 Description

Le chapitre III de la loi du 10 août 2001 relative à la conciliation entre l'emploi et la qualité de la vie (Moniteur belge du 15 septembre 2001) instaure à partir du 1er octobre 2001, une réduction unique des cotisations patronales en faveur des employeurs qui procèdent à une réduction du temps de travail d’au moins une heure en dessous des 38 heures par semaine et une deuxième réduction de cotisations liée au maintien du système instauré. Une réduction supplémentaire est également accordée en cas d’instauration de la semaine de quatre jours.

La procédure et les conditions d'octroi sont déterminées par l'arrêté royal du 27 septembre 2001 fixant les modalités d'exécution des mesures de la réduction générale du temps de travail à 38 heures par semaine et de la réduction collective du temps de travail (Moniteur belge du 5 octobre 2001). La durée de la réduction de maintien est fixée à dix ans par l'arrêté royal du 27 septembre 2001 pris en exécution de l’article 8, § 1er, alinéa 2, et § 3, de la loi du 10 août 2001 relative à la conciliation entre l’emploi et la qualité de la vie (Moniteur belge du 5 octobre 2001). Il est complété par un arrêté ministériel du 1er octobre 2001fixant les modèles de notification visés aux articles 3, alinéa 3, et 13, alinéa 2, de l’arrêté royal du 27 septembre 2001 fixant les modalités d’exécution des mesures de la réduction générale du temps de travail à 38 heures par semaine et de la réduction collective de la durée du travail (Moniteur belge du 5 octobre 2001).

Les secrétariats sociaux agréés se référeront utilement aux Instructions générales aux employeurs (Partie 3, Titre 4, Chapitres 26 et 27).

1. Employeurs concernés

Il s’agit :
- des employeurs qui tombent dans le champ d’application de la loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail et les commissions paritaires autrement dit la majorité du secteur privé
- et des entreprises publiques autonomes.

2. Travailleurs concernés

Les travailleurs à temps plein occupés le dernier jour du trimestre dans une catégorie de travailleurs dont la durée hebdomadaire de travail a été réduite à moins de 38 par semaine en moyenne, au plus tôt le 1er janvier 2001, en application d’une convention collective de travail et/ ou d’une modification du règlement de travail.

Les travailleurs à temps plein appartenant à une catégorie de travailleurs pour lesquels la semaine de quatre jours a été instaurée, au plus tôt le 1er octobre 2001, en application d’une convention collective de travail et/ ou d’une modification du règlement de travail. Ces travailleurs doivent être occupés dans le régime de la semaine de quatre jours, le dernier jour du trimestre suivant celui de l’instauration.

Les travailleurs à temps partiel occupés le dernier jour du trimestre et dont la durée du temps de travail n’a pas été diminuée mais dont le salaire a été ajusté suite à l’instauration d’une réduction du temps de travail dans l’entreprise pour les travailleurs à temps plein.

3. Conditions d’octroi

La réduction unique :

L'entreprise doit, au plus tôt le 1er janvier 2001, avoir réduit la durée hebdomadaire moyenne de travail de son personnel ou d’une partie de celui-ci d’au moins une heure en deçà de 38 heures. La durée hebdomadaire moyenne s’apprécie sur une période d’un an. La réduction de cotisations sociales peut être demandée au plus tôt le 1er trimestre 2002.
La réduction du temps de travail doit avoir un caractère collectif pour un groupe clairement défini. Elle ne peut dépendre d’une décision individuelle du travailleur ou de l’employeur.
Cette réduction du temps de travail a dû être réalisée, soit par convention collective de travail, soit par modification du règlement de travail mais même dans le premier cas, le règlement de travail doit avoir été adapté.
L’employeur doit avoir notifié, par écrit, à l’Inspection des Lois sociales du lieu où est située l’entreprise, qu’il souhaite faire usage de la mesure relative à la réduction générale de la durée du travail telle que prévue par le chapitre III de la loi du 10 août 2001. Cette notification doit se faire conformément au modèle fixé par l’arrêté ministériel précité. En retour, l’Inspection des Lois sociales attribue un numéro d’enregistrement du règlement de travail et ce numéro devra être mentionné par l’employeur sur sa déclaration à l’ONSS.

La réduction de maintien :

L’employeur maintient le système de la réduction de la durée du travail qui lui a permis de bénéficier de la réduction unique.
Le système de réduction collective du temps de travail introduit dans l’entreprise doit avoir donné lieu au moins une fois à l’octroi de la réduction unique de cotisations sociales.

La réduction pour la semaine de quatre jours

L’entreprise doit, au plus tôt le 1er octobre 2001, avoir instauré la semaine de quatre jours pour son personnel ou une partie de celui-ci.
On entend par semaine de quatre jours, le régime dans lequel la durée hebdomadaire de travail est répartie
- soit sur 4 jours de travail par semaine
- soit sur 5 jours de travail par semaine comportant 3 jours de travail complets et 2 demi-jours de travail. On entend par “ demi-jour de travail ”, au plus la moitié du nombre d’heures de travail prévu dans l’horaire de celui des 3 jours complets qui comporte le plus d’heures.
L’instauration de la semaine de quatre jours doit avoir un caractère collectif pour un groupe clairement défini. Elle ne peut dépendre d’une décision individuelle du travailleur ou de l’employeur.
L’instauration de la semaine de quatre jours peut mais ne doit pas nécessairement être combinée avec une réduction collective du temps de travail.
L’instauration de la semaine de quatre jours a dû être réalisée, soit par convention collective de travail, soit par modification du règlement de travail mais même dans le premier cas, le règlement de travail doit avoir été adapté.
L’employeur doit avoir notifié, par écrit, à l’Inspection des Lois sociales du lieu où est située l’entreprise qu’il souhaite faire usage de la mesure relative à l’instauration de la semaine de quatre jours telle que prévue par le chapitre III de la loi du 10 août 2001. Cette notification doit se faire conformément au modèle fixé par l’arrêté ministériel précité. En retour, l’Inspection des Lois sociales attribue un numéro d’enregistrement du règlement de travail et ce numéro devra être mentionné par l’employeur sur sa déclaration à l’ONSS.

4. Période concernée

La mesure entre en vigueur le 1er octobre 2001.

La réduction unique est octroyée le trimestre qui suit celui au cours duquel la durée hebdomadaire de travail est réduite d’au moins une heure entière en dessous de 38 heures lorsque ce régime a été instauré après le 30 septembre 2001.

Elle est accordée au premier trimestre 2002 lorsque la réduction de la durée du travail a été introduite entre le 1er janvier 2001 et le 30 septembre 2001 par CCT.

En pratique, cette réduction ne peut être demandée qu’à partir du 1er trimestre 2002.

L’employeur a la possibilité de répartir sur quatre trimestres le bénéfice de cette réduction qui sera alors divisée en quatre tranches égales. Ce choix s’effectue par travailleur concerné et est définitif.

La réduction de maintien est octroyée à partir du 3ème trimestre qui suit celui au cours duquel la réduction unique ou la première tranche de celle-ci a été accordée.

En pratique, cette réduction ne peut être demandée qu’à partir du 4ème trimestre 2002.

L’employeur peut bénéficier de la réduction de maintien durant une période de 10 ans à condition que le système de réduction de la durée du travail ait été introduit avant le 1er avril 2006.

Cette période de 10 ans commence à courir à partir du premier trimestre au cours duquel une réduction de maintien est accordée pour la première fois. En cas de réductions successives du temps de travail, la période de 10 ans n’est pas prolongée.

La réduction unique pour la semaine de quatre jours est octroyée le trimestre qui suit celui au cours duquel ce régime est instauré dans l’entreprise.

En pratique, cette réduction ne peut être demandée qu’à partir du 1er trimestre 2002.

L’employeur a la possibilité de répartir sur quatre trimestres le bénéfice de cette réduction qui sera alors divisée en quatre tranches égales. Ce choix s’effectue par travailleur concerné mais le travailleur devait être en service le dernier jour du trimestre suivant celui de l’instauration de la semaine de quatre jours pour ouvrir le droit.

5. Montant de la réduction

La réduction unique

La réduction est une prime unique de 800 EUR par heure complète de réduction de la durée hebdomadaire de travail en deçà de 38 heures. Elle est attribuée pour chaque travailleur à temps plein occupé à la fin du trimestre dans la catégorie concernée par ce nouveau régime.

Ainsi, un employeur qui réduit le régime hebdomadaire de son personnel de 37h 30 à 37h ne pourra pas bénéficier de la réduction de cotisations mais si par contre, il passe de 37h 30 à 36h30, il bénéficiera de la prime de 800 EUR pour tous les travailleurs concernés.

En cas de réductions successives de la durée hebdomadaire de travail, la prime unique est octroyée chaque fois que la réduction du temps de travail comporte au moins une heure entière. Dans le cas du dernier exemple ci-dessus, si ultérieurement, l'employeur adopte un régime de 35h par semaine, il pourra à nouveau bénéficier d’une réduction de 800 EUR pour tous les travailleurs concernés.

Le montant de la réduction est plafonné au total des cotisations patronales trimestrielles dues pour le travailleur concerné et destinées aux régimes suivants :
· pensions de retraite et de survie des travailleurs salariés;
· assurance maladie et invalidité (secteur des soins de santé et des indemnités);
· chômage (y compris la cotisation spéciale due par les employeurs qui occupaient au moins 10 travailleurs au 30 juin de l’année précédente );
· allocations familiales;
· accidents du travail et maladies professionnelles;
ainsi que sur la cotisation de modération salariale.

L’employeur a la possibilité de répartir le montant de la prime unique sur quatre trimestres en quatre tranches de 200 EUR par heure complète de réduction de la durée hebdomadaire de travail en deçà de 38 heures. Ce choix est définitif et si le travailleur quitte l’entreprise avant la fin des quatre trimestres, l’employeur ne pourra pas réclamer les réductions non encore attribuées.

La réduction de maintien

Cette deuxième réduction de cotisations est liée au maintien du système de la réduction collective du temps de travail qui a donné lieu à l’octroi de la prime unique. Elle varie en fonction du nombre moyen d’heures par semaine qui est atteint.

Elle s’élève à :
· 62,5 EUR lorsque la durée hebdomadaire de travail réduite atteint 37 heures
· 100 EUR lorsque la durée hebdomadaire de travail réduite atteint 36 heures
· 150 EUR lorsque la durée hebdomadaire de travail réduite atteint 35 heures ou moins

Pour fixer ce montant, la durée de travail adoptée est toujours arrondie à l’unité supérieure.
Ainsi, une diminution du temps de travail de 37h20 à 36h20 par semaine ouvrira le droit à une réduction de cotisations trimestrielle de € 62,5.

Elle est attribuée pour chaque travailleur à temps plein occupé à la fin du trimestre dans une catégorie concernée par le régime hebdomadaire de temps réduit pour lequel l’employeur a bénéficié de la réduction unique pour un travailleur au moins.

Si au fil du temps, l’employeur modifie la durée hebdomadaire de travail, le montant de la réduction de maintien sera adapté en conséquence même si cette modification ne permet pas à l’employeur de bénéficier d’une nouvelle prime unique.

En cas de fluctuations successives de la durée du travail dans l’entreprise, cette réduction de maintien, tout comme la prime unique, ne peut être accordée deux fois pour une même réduction de la durée du travail et pour une même catégorie de travailleurs. Les réductions de cotisations seront, le cas échéant, seulement accordées dans la mesure où une réduction ultérieure entraîne une réduction supplémentaire de la durée du travail dans la catégorie de travailleurs qui avait déjà bénéficié de l’avantage.

Exemple : Un employeur instaure une diminution de la durée du travail de 38h à 36h par semaine. Il bénéficie alors d’une réduction unique de 2 x 800 EUR par travailleur concerné puis de la réduction de maintien à 100 EUR.
Si ultérieurement, il remonte le temps de travail à 37 h par semaine pour ensuite le redescendre à 36 h, il n’aura pas droit à une nouvelle prime unique et la réduction de maintien sera réduite à 62,5 EUR avant de remonter à 100 EUR à partir du trimestre qui suit le passage à 36 h.
Une réduction de la durée hebdomadaire de travail à 35 h lui permettrait par contre de bénéficier d’une prime unique supplémentaire d’une fois 800 EUR et la réduction de maintien passerait à 150 EUR pour le solde de la période de 10 ans restant à courir depuis le premier octroi d’une réduction de maintien.

Mode de calcul pour les travailleurs à temps partiels

Ces deux réductions, prime unique et réduction de maintien, peuvent également être octroyées à certains travailleurs à temps partiel mais uniquement à ceux qui continuent à prester le même nombre d’heures par semaine et dont la rémunération a été revue suite à la réduction collective du temps de travail instaurée pour les travailleurs à temps plein de l’entreprise.

Dans ce cas, le montant des deux réductions de cotisations est réduit proportionnellement à leur durée de travail et est déterminé à l’aide de la formule suivante :

B = A x D/V

où
B = le montant de la réduction accordée au travailleur à temps partiel pour le trimestre en cours ;

A = le montant de la réduction accordée, pour le trimestre en cours, aux travailleurs à temps plein de la même catégorie que le travailleur à temps partiel concerné ;

D = la durée hebdomadaire de travail du travailleur à temps partiel ;

V = la durée hebdomadaire de travail d’un travailleur à temps plein de la même catégorie après réduction du temps de travail.

La réduction unique pour la semaine de quatre jours

La réduction est une prime unique de 400 EUR par travailleur concerné par la semaine de quatre jours. Il s’agit des travailleurs à temps plein occupés dans ce régime à la fin du trimestre suivant l’instauration.

L’employeur a la possibilité de répartir le montant de la prime unique sur quatre trimestres en quatre tranches de 100 EUR. Ce choix est définitif et si le travailleur quitte l’entreprise avant la fin des quatre trimestres, l’employeur ne pourra pas réclamer les réductions non encore attribuées.

6. Cumuls autorisés

Ces réductions sont cumulables avec toutes les autres réductions de cotisations sociales. Elles ne peuvent toutefois pas dépasser le montant des cotisations patronales de base dues pour chaque travailleur concerné auquel cas, elles devront être réduites en conséquence.

2.21.02 Modalités pratiques

1. au sein de l’entreprise :

Modification du règlement de travail conformément aux dispositions de la loi du 8 avril 1965 sur le règlement de travail.

2. auprès de l’Inspection des Lois sociales :

Dépôt du règlement de travail modifié et notification écrite auprès de l’Inspection des Lois sociales du lieu où est située l’entreprise, conformément au modèle fixé par arrêté ministériel et en se référant au chapitre III de la loi du 10 août 2001.

Si tout est conforme, enregistrement du règlement de travail par l’Inspection des Lois sociales et attribution d’un numéro d’enregistrement spécifique communiqué à l’employeur.

! Sauf s’il s’agit d’un système de réduction du temps de travail instauré entre le 1er janvier 2001 et le 30 septembre 2001, la date d’entrée en vigueur de la réduction collective du temps de travail ou de la semaine de quatre jours ne peut pas précéder la date du jour où l’Inspection des lois sociales a informé par écrit l’employeur du numéro d’enregistrement attribué au règlement de travail modifié !

Plus d’informations concernant l’instauration du temps de travail réduit ou de la semaine de quatre jours et les formalités à accomplir auprès de l’ILS pourront être trouvées sur le site web du Ministère de l’Emploi et du Travail à l’adresse :

http://www.meta.fgov.be

Les formulaires à transmettre à l’Inspection des lois sociales peuvent être téléchargés à partir de ce site.

3. auprès de l’ONSS :

L’employeur ne doit pas transmettre le règlement de travail modifié à l’ONSS mais simplement communiquer le numéro d’enregistrement du règlement de travail attribué et indiquer les travailleurs concernés par la réduction sur sa déclaration trimestrielle de la manière développée ci-dessous.

L’ONSS transmet les demandes de réduction introduites par les employeurs à l’ILS qui est chargé d’en vérifier le bien fondé.

DECLARATION

1) Supports électroniques et print-out
Les S.S.A. qui introduisent leurs déclarations sur supports électroniques ou sur print-out trouveront les données nécessaires dans la version 021 du manuel d’instructions concernant la communication des relevés du personnel sur supports électroniques.

2) Modèle officiel

a) Relevés du personnel.
Sur le relevé du personnel, mentionner en regard du nom de chacun des travailleurs concernés, les données suivantes :

dans la colonne

13a :

la lettre-code “

” pour la réduction unique de moins de 38h par semaine calculée en une fois

la lettre-code “

” pour la réduction unique de moins de 38h par semaine calculée en quatre tranches

la lettre-code “

” pour la réduction de maintien de moins de 38h par semaine

la lettre-code “

” pour la réduction unique semaine de 4 jours calculée en une fois

la lettre-code “

” pour la réduction unique semaine de 4 jours calculée en 4 fois

sur la première ligne de la colonne

13b :

le montant de la réduction éventuellement réduit en cas de dépassement des cotisations patronales de base dues pour le travailleur

sur la seconde ligne de la colonne 13 b :

la date d’entrée en vigueur du régime de temps de travail réduit ou de la semaine de quatre jours ou, lorsque la réduction du temps de travail a été instaurée entre le 1er janvier 2001 et le 30 septembre 2001 par CCT, la date de la convention collective de travail

dans la colonne 14 (en utilisant le nombre de lignes nécessaires) :

- le nombre d’heures de travail hebdomadaire moyen, avant et après l’instauration de la réduction du temps de travail

- le numéro d’enregistrement du règlement de travail attribué par l’ILS

ou lorsque la réduction du temps de travail a été instaurée entre le 1er janvier 2001 et le 30 septembre 2001 par CCT, soit le numéro de la Commission paritaire, soit le numéro d’enregistrement délivré par le greffe de l’Administration des relations collectives du travail si la CCT est conclue en dehors d’un organe paritaire.

Si l'employeur a procédé à la réduction du temps de travail en plusieurs étapes, il doit également mentionner sur sa déclaration les numéros d'enregistrement des règlements de travail intermédiaires avec leur date d'entrée en vigueur et le nombre d'heures avant - après. Sauf pour la réduction de maintien “ R4 ” pour laquelle le dernier règlement de travail suffit et pour la réduction semaine de 4 jours “ R5 ou R6 ”, il peut y avoir plusieurs numéros de règlement de travail et pour chacun d’eux, il faut reprendre les différentes mentions en utilisant le nombre de lignes nécessaires. La place est prévue pour introduire deux numéros de règlement de travail maximum sur le relevé. Si ce nombre est dépassé, il est possible de télécharger à partir du site web de l’ONSS dans la partie "Instructions aux employeurs", un formulaire pour indiquer les autres modifications effectuées dans le cadre de la réduction du temps de travail. Ce formulaire peut aussi être obtenu auprès des Services du contrôle de l’O.N.S.S. sur simple demande téléphonique au n° 02 509 34 16.

b) Cadres comptables.
Le total des montants indiqués dans la colonne 13b des relevés en regard des codes “ R1, R2, R3, R4, R5, R6 ” doit être reporté sur le Cadre comptable II. Déductions de cotisations, cadre 6 avec le code travailleur 762.

RECTIFICATIONS

a) Relevés rectificatifs.
Les S.S.A. qui établissent leurs relevés rectificatifs sur support électronique ou sur print-out sont invités à se référer au manuel d’instructions concernant la communication des relevés du personnel sur support électronique.

Les S.S.A. qui utilisent les relevés rectificatifs papier doivent mentionner les données suivantes en regard de chacun des travailleurs concernés par la demande de rectification :

dans la colonne 13a

:
la lettre-code “

” pour la réduction unique de moins de 38h par semaine calculée en une fois

la lettre-code “

” pour la réduction unique de moins de 38h par semaine calculée en quatre tranches

la lettre-code “

” pour la réduction de maintien de moins de 38h par semaine

la lettre-code “

” pour la réduction unique semaine de 4 jours calculée en une fois

la lettre-code “

” pour la réduction unique semaine de 4 jours calculée en 4 fois

sur la première ligne de la colonne 13b

le montant de la réduction éventuellement réduit en cas de dépassement des cotisations patronales de base dues pour le travailleur ou l’adaptation de ce montant précédé du signe “ plus ” s’il s’agit d’une demande de rectification en crédit ou du signe “ moins ” s’il s’agit d’une demande de rectification en débit.

sur la seconde ligne de la colonne 13 b :

dans la colonne 14 (en utilisant le nombre de lignes nécessaires) :

- le nombre d’heures de travail hebdomadaire moyen, avant et après l’instauration de la réduction du temps de travail

- le numéro d’enregistrement du règlement de travail attribué par l’ILS

b) Avis rectificatifs.
En cas de rectification de cette réduction, il y a lieu de mentionner :

- dans la colonne 3 : le code travailleur

762

- dans la colonne 4 : le total des montants indiqués dans la colonne 13b des relevés en regard des codes “ R1, R2, R3, R4, R5, R6 ”, précédé du signe “ moins ” s’il s’agit d’une demande de rectification en crédit ou du signe “ plus ” s’il s’agit d’une demande de rectification en débit.