Rappelons qu'il est essentiel de scinder les prestations (tout comme les rémunérations qui s'y rapportent) par ligne d'occupation.

De la sorte, tous les secteurs de la sécurité sociale disposent de suffisamment de données pour remplir leur mission. Des données complémentaires ne doivent être envoyées au moyen de la déclaration d'un risque social que si un tel risque se produit au cours d'un trimestre.

Par ailleurs, il est important de savoir qu'un jour ou une période déterminés ne sont déclarés qu'une fois. Vous ne pouvez donc jamais reprendre un jour déterminé sous plus d'un code.

La liste des codes des données de temps de travail se trouve dans l’annexe 8 du glossaire.

Dans la DMFA PPL, les codes sont répartis en "codes ordinaires" et "codes indicatifs".

Pour les codes ordinaires, l'employeur est la source authentique: il est le seul à pouvoir indiquer de quel type de données relatives au temps de travail il s'agit.

· travail effectif normal (également le travail adapté avec perte de salaire);
· prestations supplémentaires sans repos compensatoire;
· repos compensatoire (jour de récupération payé lorsque celui-ci est pris);
· incapacité de travail avec revenu garanti première semaine ou rémunération mensuelle garantie;
· période de préavis ou période couverte par une indemnité de rupture;
· petits chômages;
· raison impérieuse avec maintien du salaire;
· absence couverte par une rémunération journalière garantie pour cause d'incapacité de travail;
· rémunération journalière garantie pour une raison autre que l'incapacité de travail;
· incidents techniques ;
· fermeture à titre de protection de l’environnement.
· jours fériés durant le contrat de travail, jours fériés après la fin du contrat de travail et jours de remplacement d'un jour férié;
· autre absence avec maintien de la rémunération normale et cotisations de sécurité sociale (telle que l'absence autorisée avec maintien du salaire, le congé-éducation, congé politique,...)
· Absence rémunérée pour cause d’évènement familiale ou pour cause d’accomplissement d’une obligation civique ou d’une mission civile (article 30 de la loi du 3 juillet 1978 relative au contrat de travail et AR du 28 août 1963) ;
· vacances légales.

Ce code reprend toutes les prestations pour lesquelles une rémunération soumise aux cotisations ONSSAPL est payée et qui ne doivent pas être déclarées séparément.

Chaque prestation pour laquelle vous avez payé un salaire et que vous ne pouvez placer sous un autre code sera reprise sous ce code.

Vous reprenez également sous ce code la période de rupture du contrat de travail assortie du paiement d'une indemnité de rupture. Les règles actuelles de liaison de cette indemnité à des périodes et à des jours restent inchangées.

Concrètement, ces jours seront repris de la manière suivante:
· sur la première ligne d'occupation, les jours correspondant à la période d'occupation;
· sur la seconde ligne d'occupation, les jours correspondant à la partie de l'indemnité de rupture relative au trimestre de la rupture;
· sur une ligne d'occupation suivante, les jours correspondant à la partie de l'indemnité relative aux autres trimestres de l'année calendrier en cours;
· etc. pour chacune des années calendrier ultérieures.

L'indication de la période concernée par l'indemnité se fait donc toujours au moment de la déclaration de l'indemnité même (c'est-à-dire la date de début et de fin de chaque ligne d'occupation).

Dans la DMFAPPL, les données relatives au temps de travail pour un samedi ou un dimanche ne doivent être indiquées ni à l’aide du code 1, ni à l’aide d’un autre code. Un jour férié que l'employeur doit payer et qui tombe après la fin du contrat de travail, doit toujours être repris sur la déclaration du trimestre pendant lequel le contrat de travail prend fin même si ce jour férié se situe pendant le trimestre suivant.

En ce qui concerne les absences couvertes par un salaire garanti, il est important de noter qu'en cas de rechute après une reprise de travail, en cas de maladie ou d'accident (autre que maladie professionnelle ou accident de travail), un nouveau salaire garanti n'est dû qu'en cas de reprise du travail d'au moins 14 jours.

Par contre, en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle, en cas de rechute après reprise du travail, un nouveau salaire garanti est toujours dû.

Les jours de vacances légales qu'un employé n'a pas pu prendre suite à une incapacité de travail ne peuvent pas être repris sous ce code. Vous devez les reprendre sous le code indicatif de l'incapacité de travail.

CODE 2

- vacances légales pour ouvrier (uniquement à utiliser pour les artistes)

Sous ce code vous mentionnez les jours de vacances légales qu’un artiste prend durant le trimestre. Ce sont les jours couverts par l’Office des Vacances annuelles.

CODE 10

salaire garanti deuxième semaine ;

jours fériés et jours de remplacement pendant les périodes de chômage temporaire ;

fonction de juge en matière sociale (absence non rémunérée pour exercice intermittent d'une fonction au sein des juridictions du travail ou de commissions et de juridictions instituées en vue de l'application de la législation sociale – article 28, 3° de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail) -

Les jours d'incapacité de travail complète temporaire par suite d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle donnant droit à une indemnisation ne sont pas inclus dans ce code, mais seront déclarés sous un code indicatif spécifique.

CODE 11

incapacité de travail avec complément ou avance conformément à la C.C.T. 12bis/13bis

Il s'agit :
· des journées après la deuxième semaine de maladie ou d'accident de droit commun pour lesquelles l'employeur paie un supplément en sus de l'intervention de l'assurance maladie ;
· des journées après la première semaine d’accident du travail pour laquelle l’employeur paie un supplément en plus de l’indemnité dans le cadre du régime des accidents du travail du secteur privé.

CODE 13

promotion sociale (journées de cours ou d'études consacrées à la promotion sociale organisée en vertu de l'article 1er, alinéa 1er de la loi du 1er juillet 1963 portant instauration de l'octroi d'une indemnité de promotion sociale; les journées de stages ou d'études consacrées à l'éducation ouvrière ou à la formation syndicale organisées par les groupements représentatifs des travailleurs ou par des instituts spécialisés reconnus par le Ministre compétent)

CODE 21

les jours de grève (à condition que cette grève ait eu l'accord ou l'appui d'une des organisations syndicales inter-professionnelles représentées au Conseil national du Travail)

lock-out

Vous reprenez sous ce code les jours de grève auxquels le travailleur a participé et les jours où le travailleur était absent du travail en raison d'un lock-out.

S'il est question de chômage temporaire pour des jours complets en raison d'une grève à laquelle les travailleurs n'ont pas pris part, ces jours seront déclarés sous le code indicatif prévu pour le chômage temporaire.

CODE 22

mission syndicale (en qualité de délégué dans une délégation syndicale, un comité syndical national ou régional ou un congrès syndical national)

Vous reprenez sous ce code les jours de mission syndicale pour lesquels vous n'avez pas payé de rémunération. Si toutefois vous avez payé une rémunération pour cette période, placez-la sous le code 1.

CODE 23

jour de carence (première journée d'une période inférieure à 14 jours pour une incapacité temporaire de travail à la suite d'une maladie ou d'un accident pour laquelle aucune rémunération n'est payée (art. 52 § 1, 2° alinéa de la loi du 03.07.1978) - réservé aux travailleurs manuels contractuels et aux travailleurs intellectuels contractuels en période d'essai ou engagés pour une durée de moins de 3 mois)

Dans ce cas, il ne peut aussi s'agir que de jours pour lesquels vous ne payez pas de rémunération. Si toutefois c'est le cas, vous reprenez ce jour sous le code 1.

CODE 24

congé pour raisons impérieuses sans maintien de la rémunération

Il s'agit en l'occurrence d'absences au travail (en raison d'un événement imprévu indépendant du travail) résultant de la suspension de l'exécution du contrat de travail en application de l'article 30bis de la loi sur les contrats de travail du 3 juillet 1978.

Les employeurs des gardiens et des gardiennes d'enfants doivent utiliser ce code pour un maximum de 20 jours de vacances non rémunérés et pour les jours fériés légaux lorsqu'il n'y a pas accueil d'enfants (art. 3, 9° et art. 27bis de l’AR du 28.11.1969).

CODE 25

devoirs civiques sans maintien de rémunération

mandat public

Dans ce cas aussi, il s'agit exclusivement des jours pour lesquels aucune rémunération n'est payée.

CODE 30

congé sans solde ;

toutes les autres données relatives au temps de travail pour lesquelles l'employeur ne paie pas de rémunération ou d'indemnité, à l'exception de celles reprises sous un autre code.

Ce code est une catégorie résiduelle. Il regroupe tous les jours où le travailleur n'a pas travaillé et pour lesquels vous n'avez pas payé de rémunération et qui ne peuvent être pris en charge par la sécurité sociale.

Vous ne reprenez donc sous ce code que les jours qui ne peuvent être placés sous un autre code (ordinaire ou indicatif).

Le code 30 ne doit pas être complété pour les travailleurs en interruption de carrière lorsque le travailleur reçoit une indemnisation de l’ONEm. Aucune prestation ne doit être indiquée pour les congés suivants :

- interruption complète de carrière
- interruption partielle de carrière
- interruption de carrière ou réduction des prestations pour prodiguer des soins palliatifs à une personne
- congé parental dans le cadre de l’interruption de la carrière professionnelle
- interruption de carrière pour l’assistance ou l’octroi de soins à un membre du ménage ou de la famille gravement malade

Les jours d’absence dans le cadre de la semaine volontaire de quatre jours et du départ anticipé à mi-temps ne sont pas non plus déclarés sous le code 30.

Pour les travailleurs en interruption de carrière, une nouvelle ligne travailleur et une nouvelle ligne occupation doit être créée (voir § 6.4.307). Leurs absences s’expriment par un nombre d’heures réduit dans la zone « nombre d’heures moyen par semaine du travailleur ».

CODE 301

- toutes les données de temps de travail couvertes par de la rémunération exonérée de cotisation de sécurité sociale, à l’exception de celles qui sont renseignées sous un autre code.

Le code est utilisé pour des prestations couvertes par une indemnité qui n’a pas encore été déclarée avec un autre code prestation. Cela concerne les prestations qui correspondent aux indemnités accordées aux membres du personnel nommé pour les heures supplémentaires exonérées (code rémunération 401), les indemnités complémentaires exonérées du personnel enseignant (code rémunération 501,502, 503 et 506) et les indemnités exonérées des pompiers volontaires (code rémunération 541 et 542).

L'utilisation de ces codes évite des lacunes dans le trimestre de la déclaration. Ces codes sont nécessaires car ils permettent à l'ONSS APL de voir de quels jours/heures l'employeur a tenu compte pour calculer les réductions de cotisations.

Les données pourvues d'un code indicatif sont déclarées de la même manière que les autres données relatives au temps de travail (c.-à-d. aussi en heures et en jours).

Les codes indicatifs suivants sont prévus :

Il s'agit toujours d'absences pour lesquelles l'employeur ne paie pas de rémunération.

Ces codes indicatifs ne sont utilisés qu'en cas d'absences ne pouvant pas être communiquées à l'aide d'un code ordinaire ; chaque type de présence et d'absence ne peut être communiqué que par un seul code.

CODE 50 (maladie ou accident de droit commun et congé prophylactique)

Les jours de l'interruption de travail due à un accident autre qu'un accident du travail ou à une maladie autre qu'une maladie professionnelle (à l'exclusion du jour de carence et des jours payés avec un salaire plein) ;
Les jours d'absence dans le cadre d'une reprise de travail autorisée après une interruption de travail totale suite à un accident autre qu'un accident de travail ou à une maladie autre qu'une maladie professionnelle (articles 230 et 232 de l'A.R. du 3.7.1996) ;
Congé prophylactique = Journées d'interruption de travail imposées en cas de contact avec une personne atteinte d'une maladie contagieuse (art. 239, §1 de l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités coordonnée le 14 juillet 1994)

Tous les jours payés par l’assurance maladie suivant les trois jours rémunérés par l’employeur (loi du 10 août 2001 et AR du 11 juin 2002).