Rappelons qu'il est essentiel de scinder les prestations (tout comme les rémunérations qui s'y rapportent) par ligne d'occupation.

De la sorte, tous les secteurs de la sécurité sociale disposent de suffisamment de données pour remplir leur mission. Des données complémentaires ne doivent être envoyées au moyen de la déclaration d'un risque social que si un tel risque se produit au cours d'un trimestre.

Par ailleurs, il est important de savoir qu'un jour ou une période déterminés ne sont déclarés qu'une fois. Vous ne pouvez donc jamais reprendre un jour déterminé sous plus d'un code.

Après une brève description des modifications les plus importantes et le détail des codes prestations, vous trouverez, à la fin du chapitre consacré aux codes prestations, deux tableaux exposant la relation entre les codes à utiliser dans la DMFA PPL et les codes prestations utilisés dans la déclaration ONSSAPL antérieure à 2004. La liste des données de temps de travail se trouve dans l’annexe 8 du glossaire.

Pour les codes ordinaires, l'employeur est la source authentique: il est le seul à pouvoir indiquer de quel type de données relatives au temps de travail il s'agit.

Les codes prestations 101 à 199, destinés avant le 1.1.2005 à désigner les périodes pour lesquelles l’employeur verse un salaire donnant lieu au paiement des cotisations de sécurité sociale, sont remplacés dans la DMFAPPL par un code prestation unique (le code 1).

CODE 1

· travail effectif normal (également le travail adapté avec perte de salaire);
· prestations supplémentaires sans repos compensatoire;
· repos compensatoire autre que le repos compensatoire dans le cadre d'une réduction de la durée du travail ;
· incapacité de travail avec revenu garanti première semaine ou rémunération mensuelle garantie;
· période de préavis ou période couverte par une indemnité de rupture;
· petits chômages;
· raison impérieuse avec maintien du salaire;
· absence couverte par une rémunération journalière garantie pour cause d'incapacité de travail;
· rémunération journalière garantie pour une raison autre que l'incapacité de travail;
· incidents techniques ;
· fermeture à titre de protection de l’environnement.
· jours fériés durant le contrat de travail, jours fériés après la fin du contrat de travail et jours de remplacement d'un jour férié;
· autre absence avec maintien de la rémunération normale et cotisations de sécurité sociale (telle que l'absence autorisée avec maintien du salaire, le congé-éducation, congé politique,...)
· vacances légales.

Ce code reprend toutes les prestations pour lesquelles une rémunération soumise aux cotisations ONSSAPL est payée et qui ne doivent pas être déclarées séparément.

Chaque prestation pour laquelle vous avez payé un salaire et que vous ne pouvez placer sous un autre code sera reprise sous ce code.

Vous reprenez également sous ce code la période de rupture du contrat de travail assortie du paiement d'une indemnité de rupture. Les règles actuelles de liaison de cette indemnité à des périodes et à des jours restent inchangées.

Concrètement, ces jours seront repris de la manière suivante:
· sur la première ligne d'occupation, les jours correspondant à la période d'occupation;
· sur la seconde ligne d'occupation, les jours correspondant à la partie de l'indemnité de rupture relative au trimestre de la rupture;
· sur une ligne d'occupation suivante, les jours correspondant à la partie de l'indemnité relative aux autres trimestres de l'année calendrier en cours;
· etc. pour chacune des années calendrier ultérieures.

L'indication de la période concernée par l'indemnité se fait donc toujours au moment de la déclaration de l'indemnité même (c'est-à-dire la date de début et de fin de chaque ligne d'occupation).

Dans la DMFAPPL, les données relatives au temps de travail pour un samedi ou un dimanche ne doivent être indiquées ni à l’aide du code 1, ni à l’aide d’un autre code. Un jour férié que l'employeur doit payer et qui tombe après la fin du contrat de travail, doit toujours être repris sur la déclaration du trimestre pendant lequel le contrat de travail prend fin même si ce jour férié se situe pendant le trimestre suivant.

En ce qui concerne les absences couvertes par un salaire garanti, il est important de noter qu'en cas de rechute après une reprise de travail, en cas de maladie ou d'accident (autre que maladie professionnelle ou accident de travail), un nouveau salaire garanti n'est dû qu'en cas de reprise du travail d'au moins 14 jours.

Par contre, en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle, en cas de rechute après reprise du travail, un nouveau salaire garanti est toujours dû.

Les jours de vacances légales qu'un employé n'a pas pu prendre suite à une incapacité de travail ne peuvent pas être repris sous ce code. Vous devez les reprendre sous le code indicatif de l'incapacité de travail.

CODE 2

- vacances légales pour ouvrier (uniquement à utiliser pour les artistes)

Sous ce code vous mentionnez les jours de vacances légales qu’un artiste prend durant le trimestre. Ce sont les jours couverts par l’Office des Vacances annuelles.

CODE 10

salaire garanti deuxième semaine ;

jours fériés et jours de remplacement pendant les périodes de chômage temporaire ;

fonction de juge en matière sociale (absence non rémunérée pour exercice intermittent d'une fonction au sein des juridictions du travail ou de commissions et de juridictions instituées en vue de l'application de la législation sociale – article 28, 3° de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail) ;

devoirs civiques et missions civiles (journées d'absence rémunérées consacrées à l'accomplissement de devoirs civiques ou de missions civiles (à titre d'exemples : tuteur, membre d'un conseil de famille, témoin en justice, juré, électeur, membre d'un bureau de vote) - art. 30 de la loi du 03.07.1978 sur les contrats de travail et AR du 28.08.1963- réservé au personnel contractuel.

Les jours d'incapacité de travail complète temporaire par suite d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle donnant droit à une indemnisation ne sont pas inclus dans ce code, mais seront déclarés sous un code indicatif spécifique.

CODE 11

incapacité de travail avec complément ou avance conformément à la C.C.T. 12bis/13bis

Il s'agit :
· des journées après la deuxième semaine de maladie ou d'accident de droit commun pour lesquelles l'employeur paie un supplément en sus de l'intervention de l'assurance maladie ;
· des journées après la première semaine d’accident du travail pour laquelle l’employeur paie un supplément en plus de l’indemnité dans le cadre du régime des accidents du travail du secteur privé.

CODE 13

promotion sociale (journées de cours ou d'études consacrées à la promotion sociale organisée en vertu de l'article 1er, alinéa 1er de la loi du 1er juillet 1963 portant instauration de l'octroi d'une indemnité de promotion sociale; les journées de stages ou d'études consacrées à l'éducation ouvrière ou à la formation syndicale organisées par les groupements représentatifs des travailleurs ou par des instituts spécialisés reconnus par le Ministre compétent)

CODE 21

les jours de grève (à condition que cette grève ait eu l'accord ou l'appui d'une des organisations syndicales inter-professionnelles représentées au Conseil national du Travail)

lock-out

Vous reprenez sous ce code les jours de grève auxquels le travailleur a participé et les jours où le travailleur était absent du travail en raison d'un lock-out.

S'il est question de chômage temporaire pour des jours complets en raison d'une grève à laquelle les travailleurs n'ont pas pris part, ces jours seront déclarés sous le code indicatif prévu pour le chômage temporaire.

CODE 22

mission syndicale (en qualité de délégué dans une délégation syndicale, un comité syndical national ou régional ou un congrès syndical national)

Vous reprenez sous ce code les jours de mission syndicale pour lesquels vous n'avez pas payé de rémunération. Si toutefois vous avez payé une rémunération pour cette période, placez-la sous le code 1.

CODE 23

jour de carence (première journée d'une période inférieure à 14 jours pour une incapacité temporaire de travail à la suite d'une maladie ou d'un accident pour laquelle aucune rémunération n'est payée (art. 52 § 1, 2° alinéa de la loi du 03.07.1978) - réservé aux travailleurs manuels contractuels et aux travailleurs intellectuels contractuels en période d'essai ou engagés pour une durée de moins de 3 mois)

Dans ce cas, il ne peut aussi s'agir que de jours pour lesquels vous ne payez pas de rémunération. Si toutefois c'est le cas, vous reprenez ce jour sous le code 1.

CODE 24

congé pour raisons impérieuses sans maintien de la rémunération

Il s'agit en l'occurrence d'absences au travail (en raison d'un événement imprévu indépendant du travail) résultant de la suspension de l'exécution du contrat de travail en application de l'article 30bis de la loi sur les contrats de travail du 3 juillet 1978.

Les employeurs des gardiens et des gardiennes d'enfants doivent utiliser ce code pour un maximum de 20 jours de vacances non rémunérés et pour les jours fériés légaux lorsqu'il n'y a pas accueil d'enfants (art. 3, 9° et art. 27bis de l’AR du 28.11.1969).

CODE 25

devoirs civiques sans maintien de rémunération

mandat public

Dans ce cas aussi, il s'agit exclusivement des jours pour lesquels aucune rémunération n'est payée.

CODE 30

congé sans solde ;

toutes les autres données relatives au temps de travail pour lesquelles l'employeur ne paie pas de rémunération ou d'indemnité, à l'exception de celles reprises sous un autre code.

Ce code est une catégorie résiduelle. Il regroupe tous les jours où le travailleur n'a pas travaillé et pour lesquels vous n'avez pas payé de rémunération et qui ne peuvent être pris en charge par la sécurité sociale.

Vous ne reprenez donc sous ce code que les jours qui ne peuvent être placés sous un autre code (ordinaire ou indicatif).

Le code 30 ne doit pas être complété pour les travailleurs en interruption de carrière lorsque le travailleur reçoit une indemnisation de l’ONEM . Dans la DmfAppl aucune prestation ne doit plus être indiquée pour les congés suivants :

- interruption complète de carrière (avant le 1.1.2005 déclaré sous le code prestation 302)
- interruption partielle de carrière (avant le 1.1.2005 déclaré sous le code prestation 303)
- interruption de carrière ou réduction des prestations pour prodiguer des soins palliatifs à une personne (avant le 1.1.2005 déclaré sous le code prestation 306)
- congé parental dans le cadre de l’interruption de la carrière professionnelle (avant le 1.1.2005 déclaré sous le code prestation 307)
- interruption de carrière pour l’assistance ou l’octroi de soins à un membre du ménage ou de la famille gravement malade (avant le 1.1.2005 déclaré sous le code 308)

Pour les travailleurs en interruption de carrière, une nouvelle ligne travailleur et une nouvelle ligne occupation doit être créée (voir 1.4.308). Leurs absences s’expriment par un nombre d’heures réduit dans la zone « nombre d’heures moyen par semaine du travailleur ».

CODE 301

- toutes les données de temps de travail couvertes par de la rémunération exonérée de cotisation de sécurité sociale, à l’exception de celles qui sont renseignées sous un autre code.

Le code est utilisé pour des prestations couvertes par une indemnité qui n’a pas encore été déclarée avec un autre code prestation. Cela concerne les prestations qui correspondent aux indemnités accordées aux membres du personnel nommé pour les heures supplémentaires exonérées (code rémunération 401), les indemnités complémentaires exonérées du personnel enseignant (code rémunération 501,502, 503 et 506) et les indemnités exonérées des pompiers volontaires (code rémunération 541 et 542).

Le code 301 n’est pas renseigné pour les prestations dont l’indemnité a été déclarée avec un autre code prestation, à propos desquelles un supplément (sous un autre régime d’assujettissement) a été versé. Par exemple : concernant les prestations de nuit, le personnel infirmier et soignant reçoit un supplément de 0,81 € par heure qui est exonéré de cotisation de sécurité sociale ; les prestations de nuit sont déjà déclarées avec le code prestation 1 et ne sont pas une deuxième fois déclarées sous le code 301.

L'utilisation de ces codes évite des lacunes dans le trimestre de la déclaration. Ces codes sont nécessaires car ils permettent à l'ONSSAPL de voir de quels jours/heures l'employeur a tenu compte pour calculer les réductions de cotisations.

Les données pourvues d'un code indicatif sont déclarées de la même manière que les autres données relatives au temps de travail (c.-à-d. aussi en heures et en jours).

Les codes indicatifs suivants sont prévus :

Il s'agit toujours d'absences pour lesquelles l'employeur ne paie pas de rémunération.

Ces codes indicatifs ne sont utilisés qu'en cas d'absences ne pouvant pas être communiquées à l'aide d'un code ordinaire ; chaque type de présence et d'absence ne peut être communiqué que par un seul code.

CODE 50 (maladie ou accident de droit commun et congé prophylactique)

Les jours de l'interruption de travail due à un accident autre qu'un accident du travail ou à une maladie autre qu'une maladie professionnelle (à l'exclusion du jour de carence et des jours payés avec un salaire plein) – réservé aux membres du personnel contractuel ;
Les jours d'absence dans le cadre d'une reprise de travail autorisée après une interruption de travail totale suite à un accident autre qu'un accident de travail ou à une maladie autre qu'une maladie professionnelle (articles 230 et 232 de l'A.R. du 3.7.1996) – réservé aux membres du personnel contractuel ;
Congé prophylactique = Journées d'interruption de travail imposées en cas de contact avec une personne atteinte d'une maladie contagieuse (art. 239, §1 de l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités coordonnée le 14 juillet 1994) ;
Absence, au-delà de la 1re année pour accident autre qu'un accident de travail ou pour maladie autre que maladie professionnelle – réservé aux membres du personnel contractuel.

Repos de maternité et de paternité : journées de repos de maternité (sept semaines avant et huit semaines après l'accouchement ; le jour de l'accouchement doit être compris dans le repos post-natal). Si l'accouchement a lieu après la date prévue, la durée du congé de repos prénatal est prolongée jusqu'au jour de l'accouchement sans diminuer la durée du congé postnatal. Si l'intéressée a cessé son activité professionnelle moins de sept semaines avant l'accouchement, le congé de repos post-natal est prolongé d'une durée qui correspond à la période pendant laquelle l'intéressée a continué à travailler à partir de la sixième semaine précédant son accouchement (art. 39 alinéa 6 de la loi du 16.03.1971 sur les contrats de travail). Lors du décès ou de l'hospitalisation de la mère durant le congé de maternité, le père, peut, à sa demande, bénéficier d'un congé de paternité en vue d'assurer l'accueil de l'enfant (art. 39 de la loi du 16.03.1971 sur les contrats de travail et Arrêté royal du 17 octobre 1994) - réservé aux travailleurs contractuels.
Travailleuse enceinte ou d'une travailleuse qui allaite son enfant : journées d’interruption de travail d’une travailleuse enceinte ou d'une travailleuse qui est dans l'incapacité de continuer son travail habituel en raison soit d'un travail de nuit, soit d'une exposition à un risque (autre que le risque de maladie professionnelle) et qui est, en outre, dans l'impossibilité d'effectuer d'autres travaux compatibles avec son état. Pour la travailleuse qui allaite son enfant, ce code ne peut toutefois être utilisé que pour une période limitée à 5 mois après l'accouchement (art. 42 à 43bis de la loi du 16.03.1971 sur les contrats de travail) - réservé aux travailleurs contractuels.
Pauses d’allaitement : suspension des prestations de travail de deux fois une demi-heure ou une heure par journée complète de travail afin de permettre l’allaitement ou de tirer le lait jusqu’à sept mois après la naissance de l’enfant (article 116bis des lois coordonnées du 14.7.1994) – réservé aux travailleurs contractuels

Jours d’accident du travail pour les travailleurs qui ressortent de la réglementation sur les accidents du travail du secteur privé, organisée par la loi du 10 avril 1971 sur les accidents du travail (uniquement pour les médecins en formation de médecin spécialiste, les accueillantes d’enfants et les artistes ou pour les travailleurs d’une intercommunale sans personnel nommé).

Jours de maladies professionnelles pour les travailleurs qui ressortent de la réglementation sur les maladies professionnelles du secteur privé, organisée par les lois coordonnées du 3 juin 1970 relatives à la réparation des dommages résultant des maladies professionnelles (uniquement pour les accueillantes d’enfants et les artistes)

Journées ou journées partielles de chômage suite à un manque de travail résultant de causes économiques (article 51 de la loi du 3 juillet 1978 sur les contrats de travail).

Les journées d'interruption de travail due aux intempéries (art. 50 de la loi du 3.7.1978 sur les contrats de travail).

Jours de vacances supplémentaires pour jeunes travailleurs (loi du 28.06.1971 - article 5).

Heures fictives qui correspondent à des prestations prévues mais non effectuées, suite à l'absence d'enfants normalement accueillis par un(e) gardien(ne) d'enfants mais qui sont absents pour des raisons indépendantes de sa volonté (art. 3, 9° et art. 27 bis de l'AR du 28.11.1969).