Tous les employeurs tant du secteur public que du secteur privé, sont obligés de communiquer électroniquement les entrées et sorties de leur personnel à l'O.N.S.S.

Il s'agit de la déclaration immédiate de l'emploi appelée également DIMONA (déclaration immédiate - onmiddellijke aangifte). Elle vise à signaler immédiatement aux institutions de sécurité sociale le début et la fin d’une relation de travail entre le travailleur et l’employeur.

Les déclarations introduites par l’employeur et immédiatement contrôlées par l’O.N.S.S. alimentent une banque de données appelée "fichier du personnel". L'employeur peut le consulter dans un environnement sécurisé. Les critères de recherches sont nombreux : ils peuvent s'effectuer sur base de caractéristiques et de combinaisons de caractéristiques.

En cas de non respect de cette obligation de déclaration, des sanctions pénales sont prévues par l'article 12 bis de l'arrêté royal du 5 novembre 2002.

De plus, en cas d'omission de déclaration, l'employeur sera redevable à l'O.N.S.S. d'une cotisation de solidarité. Vous trouverez les informations sur cette cotisation ci après.

2. Concept et terminologie

2.1.602

-"Relation employeur-travailleur": relation du couple "employeur- travailleur". Cette relation comporte des données stables (numéro d'identication de l'employeur, NISS du travailleur, date de début de la relation et éventuellement de fin), c'est-à-dire des données qui seront maintenues même en cas de création, clôture, modification ou d'annulation d'une période. Cette relation commence avec le premier engagement du travailleur et se termine à la fin de sa dernière occupation. Dans le fichier du personnel, les relations "employeur-travailleur" constituent le premier niveau de consultation. Le deuxième niveau englobe l'ensemble des périodes Dimona;

- "Période Dimona" :période créée à chaque déclaration IN, donc au début de chaque nouvelle occupation. Elle est clôturée par une date de sortie à la fin de chaque occupation. La relation employeur-travailleur, quant à elle, est maintenue jusqu'à la fin de la dernière occupation. Plusieurs périodes Dimona peuvent ainsi se succéder ou non au sein d'une même relation employeur-travailleur. C'est sur ce deuxième niveau que s'opèrent les éventuels changements générés par une déclaration OUT, une modification (UPDATE) ou une annulation (CANCEL).
Cette période Dimona est identifiée par un "numéro d'identification de la période". Il est attribué à chaque déclaration IN et constitue la clé unique d'identification d'une période pour introduire les déclarations OUT, de modification ou d'annulation;

- "Numéro Dimona" : chaque déclaration Dimona (IN, OUT, UPDATE, CANCEL,...) reçoit un numéro Dimona. Pour une déclaration IN, celui-ci est le numéro d'identification de la période (voir ci-dessus);

- "Caractéristiques Dimona": elles sont obligatoires et toujours liées à une période. En cas de caractéristiques différentes, plusieurs périodes peuvent donc coexister. Elles sont au nombre de quatre : le n° de commission paritaire, le type de travailleur, la sous-entité (réservée à certains employeurs du secteur public) et l'utilisateur (pour les travailleurs intérimaires);

- "Confirmation de réception" : confirme que la déclaration est bien rentrée pour les utilisateurs web (apparaît immédiatement sur l'écran), serveur vocal (communiqué oralement à la fin de la déclaration) et SMS (communiqué via GSM);

- "Accusé de réception": consiste en un « accusé de réception » technique qui signifie que le fichier est utilisable pour l'O.N.S.S. Il ne concerne donc que les expéditeurs batch et est adressé sous forme électronique. Cet "accusé de réception" contient le n° de ticket (= n° d’identification du fichier) et le statut du fichier : accepté ou refusé selon que le fichier est ou non lisible. Le feedback du traitement de la Dimona est transmis via une « notification »;

- "Notification" : donne un résultat immédiat des contrôles de forme et de fond. Elle peut être de trois types: positive (Dimona acceptée), négative (Dimona refusée) ou provisoire (uniquement en cas de problème dans le cadre de l'identification du travailleur). La notification provisoire sera toujours suivie d'une notification positive ou négative. Dès que vous avez reçu cette notification, vous disposez de cinq jours ouvrables pour contester l'exactitude des données y mentionnées. A l'expiration de ce délai, ces données seront considérées comme définitives. Pour toute contestation, vous devez vous adresser au Centre de Contact Eranova (tél: 02 511 51 51, email: contactcenter@eranova.fgov.be). A noter que si vous êtes affilié à un secrétariat social agréé, il est possible que la notification lui soit envoyée électroniquement et que vous ne la receviez pas et ce, même pour les déclarations que vous avez introduites personnellement. Vous pouvez toutefois avoir accès au fichier du personnel, dans lequel vous pouvez consulter l'ensemble des données.

3. Canaux : web, serveur vocal, batch et sms

2.1.603

La déclaration Dimona doit parvenir sous la forme d’un message électronique par l'un des canaux suivants:

web

: si vous ne devez introduire qu'un nombre limité de déclarations DIMONA, ce canal constitue une solution conviviale et optimale. Il vous permet d'effectuer la déclaration grâce à deux applications que vous trouverez sur le site portail de la sécurité sociale (www.securitesociale.be) :

- la première est une application non sécurisée. Vous devez encoder tous les renseignements demandés;

- la seconde permet d'effectuer plusieurs déclarations en même temps. Il s'agit de l'application Multi-Dimona. Vous pouvez l'utiliser pour une personne ou pour plusieurs personnes. Les données déjà disponibles dans le fichier du personnel électronique sont utilisées comme base pour une nouvelle série de déclarations.

Un avantage important de cette méthode est que vous ne devez plus introduire un grand nombre de données. Le risque d'erreurs s'en voit donc réduit. En outre, les données existantes ont dans certains cas déjà été contrôlées, ce qui accélère tout le processus;

serveur vocal

: cette technique (comparable au phone-banking) permet d’effectuer la déclaration par téléphone à touches en contactant le numéro 02 511 51 51. Elle est particulièrement indiquée dans les cas où le nombre de déclarations Dimona à introduire est fort limité. La déclaration par serveur vocal n’est possible que si vous possédez déjà un numéro d’identification d’employeur (le cas échéant, provisoire) à l’O.N.S.S. et si vous connaissez les données figurant sur la carte SIS du travailleur. Le serveur vocal vous permet en effet uniquement de communiquer des informations numériques;

batch ou messages structurés

: ce procédé consistant en la transmission des déclarations par voie de transfert de fichiers s’adresse aux employeurs ou intermédiaires qui doivent effectuer chaque semaine plusieurs dizaines de déclarations;

sms

: par gsm et uniquement pour la déclaration des travailleurs occasionnels (agriculture, horticulture et horeca, y compris via l'Intérim).

Le choix de l’un ou l’autre canal n’a aucune incidence sur la déclaration. Vous pouvez donc choisir en toute liberté le canal que vous utiliserez.

Les éventuelles modifications de déclaration peuvent aussi s'effectuer par n'importe quel canal et ne doivent pas nécessairement être transmises par le même canal que celui utilisé pour la déclaration originale.

B. CHAMP D'APPLICATION

1. Personnes concernées

2.1.604

La Dimona doit être établie pour :

d'une part, toutes les personnes qui figurent dans la Dmfa (ouvriers, employés, apprentis, fonctionnaires statutaires, étudiants, travailleurs occasionnels, etc.), c'est-à-dire pour toutes les personnes qui fournissent tout type de prestations pour un employeur. Attention : les employeurs des secteurs de l’agriculture (CP 144), de l’horticulture (CP145), de l’horeca (CP 302) et de l’intérim (CP 322) qui engagent des travailleurs occasionnels doivent remplir une déclaration Dimona spécifique pour ce type de travailleurs;
et d'autre part, pour des personnes qui ne doivent pas figurer sur la Dmfa mais dont l'employeur est soumis à la réglementation sur les documents sociaux. Les personnes qui relèvent de ce cas de figure sont notamment :
- les travailleurs qui étaient assujettis à la sécurité sociale belge et qui sont expatriés à l'étranger par l'employeur (avec pour conséquence que la sécurité sociale belge ne leur est plus applicable);
- les personnes liées par un contrat PFI ou FPI (plan de formation insertion en région wallonne et formation professionnelle individuelle en entreprise en région de Bruxelles-capitale) ;
- les personnes liées par une convention d'immersion professionnelle.

Les travailleurs qui exercent leurs prestations dans plusieurs pays de l' EEE pour un ou plusieurs employeurs, et qui ne sont pas assujettis à la sécurité sociale belge (parce qu'ils ne sont pas domiciliés en Belgique, par exemple), devront aussi faire l'objet d'une déclaration Dimona par tout employeur soumis pour eux à la législation belge sur les documents sociaux.

2. Exclusions

2.1.605

Seules les personnes reprises ci-après ne doivent pas faire l’objet de la déclaration:

- deux catégories de stagiaires:

- les stagiaires pour des prestations de travail effectuées auprès d'un employeur dans le cadre de la formation qu'ils suivent dans un établissement d'enseignement ou un organisme de formation créé, subventionné ou agréé par la communauté ou la région compétente, pour autant que la durée totale de ces prestations de travail n'excède pas 60 jours auprès d'un même employeur ou maître de stage au cours d'une année scolaire ou académique pour les établissements d'enseignements ou au cours d'une année civile pour les organismes de formation;

- les stagiaires pour des prestations fournies dans le cadre de stages dont la durée est explicitement fixée par l'autorité compétente dans le cadre d'un cursus conduisant à la délivrance d'un diplôme, d'un certificat ou d'une attestation de compétence professionnelle;

- les travailleurs qui sont occupés dans le cadre d’un contrat ALE;
- les domestiques qui ne sont pas soumis à la sécurité sociale;
- le personnel de maison qui n'est pas soumis à la sécurité sociale;
- les travailleurs qui sont occupés 25 jours maximum par année civile :

- dans les secteurs socio-culturel et sportif : moniteur ou animateur,

- dans certaines occupations relatives au houblon, au tabac ou aux ypréaux;

- les volontaires ;
- les artistes sous le régime des petites indemnités;
- les personnes qui fournissent des prestations pour une entreprise lorsqu'elles relèvent du système de sécurité sociale des indépendants.
- les travailleurs qui sont détachés d’une entreprise établie à l’étranger vers la Belgique, à condition que, en vertu d’un accord international, ils restent assujettis à la sécurité sociale du pays étranger pendant leur occupation en Belgique (dans ce cas, il feront généralement l'objet d'une Limosa);

C. DONNÉES PRINCIPALES A RENSEIGNER

1. Identification employeur

2.1.606

Pour pouvoir effectuer une Dimona, un des numéros renseignés ci-après est obligatoire:

- numéro O.N.S.S. définitif
- numéro O.N.S.S. provisoire
- numéro d'entreprise.

Si vous ne possédez aucun de ces numéros, il y a lieu de procéder à l'identification préalablement à la première déclaration Dimona. L' identification s'effectue via l'application "Wide" - Werkgevers-IDentificatie/ion-Employeurs - , laquelle est intégrée dans l'application Dimona.

Le "numéro d'identification provisoire" est un numéro que l'employeur reçoit dans l'attente de son identification définitive à l'O.N.S.S.

Ce numéro provisoire peut uniquement être utilisé pour introduire d'autres déclarations Dimona jusqu'au moment où l'employeur reçoit son numéro d'identification définitif. A ce moment, le numéro provisoire est supprimé et il ne pourra plus être utilisé. Toutes les déclarations Dimona introduites avec le numéro provisoire seront automatiquement adaptées. C'est seulement à partir de ce moment que l'employeur ou son mandataire peut consulter les données du fichier du personnel.

De plus, les situations spécifiques suivantes peuvent se présenter dans le secteur public :

- si vous êtes affilié au Service Central des Dépenses Fixes (SCDF) et ne possédez pas de numéro d'identification distinct à l'ONSS, vous indiquez ici celui de l'Etat belge: 0009354-67. Dans ce cas, vous devez également mentionner un code supplémentaire, propre à votre institution, département ou service. Ce code est considéré comme une 'sous-entité' et son indication est indispensable au bon échange des informations avec le SCDF. Vous trouverez une liste de ces codes dans la circulaire n° 522 du 6 juin 2002;
- si vous êtes affilié au SCDF mais possédez néanmoins votre propre numéro d'identification à l'ONSS, il suffit de communiquer celui-ci;
- si vous ne pouvez utiliser aucun numéro, vous devez prendre contact avec l'O.N.S.S. avant de pouvoir effectuer une Dimona;
- si vous remplissez des déclarations, en tant qu'établissement d'enseignement, pour les membres du personnel qui ne sont pas rémunérés sur fonds propres, vous utilisez un numéro différent selon qu'il s'agit de l'enseignement francophone, néerlandophone ou germanophone;
- si vous remplissez cependant, en tant qu'établissement d'enseignement, des déclarations pour les membres du personnel qui sont bien rémunérés sur fonds propres, vous utilisez votre propre numéro d'identification.

2. Identification travailleur

2.1.607

Lors d'un premier contact c'est-à-dire lors de la première occupation d'un travailleur et si l'employeur ne connaît pas le NISS (numéro d'identification de l'intéressé auprès de la sécurité sociale) qui se trouve dans le coin supérieur droit de la carte d'identité sociale (carte SIS), l'ensemble des MID (Minimal Identification Data) doivent être renseignées.

Par contre, lors d'un contact ultérieur, l'identification peut se faire en communiquant le NISS uniquement.

Pour la Dimona "occasionnel", l’utilisation du NISS (numéro d’identification à la sécurité sociale) du travailleur est obligatoire. Afin de pouvoir déclarer ces travailleurs occasionnels, vous devez disposer pour ces travailleurs d’un NISS ou d’un numéro bis valide. Si un travailleur ne peut le présenter, vous ne pouvez pas le déclarer via Dimona. Le travailleur doit alors d’abord se rendre à l’administration communale du lieu où il/elle réside ou de l’hôtel dans lequel il/elle loge. Cette administration fera une demande de numéro bis.

3. Caractéristiques principales
a) Commission paritaire

2.1.608

L'employeur indique le numéro de la commission paritaire du travailleur pour lequel la déclaration est faite. La mention des 6 commissions paritaires décrites ci-dessous est en tout cas indispensable. Les autres commissions paritaires peuvent être renseignées sous la valeur XXX (commission paritaire pour les autres secteurs).

- 124 pour les ouvriers et les apprentis du secteur de la Construction (CP 124), à l'exception des ouvriers engagés dans le secteur de l'intérim qui doivent être renseignés sous la CP 322;

- 140 pour les ouvriers et les apprentis du secteur du transport (CP 140);

- 144 pour les travailleurs occasionnels de l'agriculture (CP 144);

- 145 pour les travailleurs occasionnels de l'horticulture (CP 145);

- 302 pour les travailleurs occasionnels de l'horeca (CP 302);

- 322 pour les ouvriers et les employés du secteur intérimaire (CP 322).

REMARQUES :

Travailleurs occasionnels occupés par une société intérimaire : les travailleurs occasionnels dans les secteurs de l'agriculture, horticulture et Horeca occupés dans les liens d'un "contrat de travail intérimaire" doivent toujours être renseignés sous la CP 322 avec les heures de début et de fin. Les utilisateurs doivent obligatoirement appartenir aux secteurs de l'agriculture, de l'horticulture ou de l'horeca.

Travailleurs titres-services occupés par une société intérimaire : les travailleurs engagés par les sociétés d'intérim dans le cadre du système des titres-services ne se trouvent pas dans les liens d'un "contrat de travail intérimaire" mais d'un "contrat de travail titres-services". Ces travailleurs titres-service ne peuvent donc en aucun cas être déclarés sous la Commission paritaire de l'intérim (CP 322) mais bien sous la valeur XXX.

b) Type travailleur

2.1.609

Les codes "type de travailleur" à renseigner sont les suivants :

- BCW : pour un travailleur ou un apprenti agréé (ou assimilé) dans le secteur de la construction;

- EXT : pour un travailleur occasionnel engagé dans le secteur de l'horeca, de l'agriculture, de l'horticulture ou de l'intérim;

- IVT : pour une personne liée par un contrat PFI (FPI) c'est-à-dire celle qui suit un plan de formation insertion en région wallonne (ou une formation professionnelle individuelle en entreprise en région de Bruxelles-capitale) et qui, durant sa formation, conserve sa qualité de chômeur et n'est pas repris en DmfA;

- RTA : pour l'apprenti agréé ou assimilé à l'exception de celui qui est occupé dans le secteur de la construction;

- STU : pour un étudiant c'est-à-dire une personne engagée dans les liens d'un contrat de travail spécifique pour étudiants. Pour lui, il faut toujours établir une déclaration Dimona. Le fait que vous deviez payer ou non des cotisations ONSS ordinaires pour cet étudiant n'a pas d'importance à cet égard. Seul le type de contrat joue un rôle;

- STX : pour l'étudiant occupé comme travailleur occasionnel;

- OTH : pour les autres travailleurs non repris ci-avant.

REMARQUE:

STU-STX : si l'étudiant n'est pas occupé au siège social de votre entreprise ou de votre service public, il est indispensable de renseigner son lieu d'occupation physique exact. S'il y a plusieurs lieux de travail prévus, seul le premier doit être renseigné. Si le lieu de travail change au cours d'une même période, il ne faut pas procéder à sa modification.

D. DÉCLARATIONS ET MODIFICATIONS-ANNULATIONS

1. Dimona IN

2.1.610

La Dimona IN crée une période. Elle doit être établie au plus tard avant le moment où le travailleur débute physiquement ses prestations. La date à renseigner est celle du début de la relation professionnelle entre vous et votre travailleur c'est-à-dire le moment où le lien contractuel ou juridique commence avec votre travailleur.

Le moment où vous établissez la déclaration et la date de début à communiquer ne correspondront donc pas nécessairement.

Exemple : si un contrat de travail prend cours le 1er mai et que le travailleur commence effectivement ses prestations le 5 mai, la Dimona IN sera établie avant le début effectif du travail (peut-être après le 1er mai) mais la date de début renseignée sera le 1er mai, date juridique. A noter que la Dimona IN peut aussi être effectuée plus tôt, par exemple dans le courant du mois d'avril.

Si vous établissez une Dimona IN pour un travailleur que vous avez engagé dans les liens d’un contrat à durée déterminée, vous pouvez également indiquer la date de fin.

Si la déclaration porte sur un contrat d’étudiant, un contrat de type PFI (Plan de Formation Insertion en région wallonne) ou FPI (Formation Professionnelle Individuelle en entreprise en Région de Bruxelles-capitale), vous êtes obligé de mentionner la date de fin de service dans la Dimona IN. Ceci vaut aussi pour les intérimaires et les travailleurs occasionnels.

Si vous indiquez la date de fin lors de la Dimona IN, vous ne devrez plus établir de Dimona OUT pour cette période. S’il devait cependant s’avérer par la suite que la date de fin indiquée n’est pas correcte, vous devrez néanmoins modifier votre déclaration originale selon les règles énoncées ci-dessous.

Lorsqu'un membre du personnel est sous contrat à durée déterminée et qu'à la fin du contrat, il reste en service dans le cadre d'un nouveau contrat, aucune nouvelle déclaration ne doit être introduite s'il n'y avait pas de date de fin renseignée. Si la déclaration initiale reprenait une date de fin, il y a lieu de la modifier via une déclaration de modification.

Un "numéro Dimona" est attribué à chaque Dimona IN. Il correspond au numéro d'identification de la période.

2. Dimona OUT

2.1.611

La Dimona OUT clôture une période. Elle doit être établie au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de la fin de la relation professionnelle c'est-à-dire la date à laquelle le membre du personnel n’est juridiquement ou contractuellement plus en service. Dans ce dernier cas, la date de fin à renseigner est le dernier jour du contrat.

Si le travailleur est licencié ou démissionne sans qu’un préavis ne lui soit accordé, vous établirez la Dimona OUT au plus tard le jour ouvrable qui suit la date de rupture du contrat.

Si votre travailleur bénéficie d'un préavis, la date de fin tombera à l'issue de cette période de préavis.

Les suspensions de l’exécution des prestations de travail, même de longue durée (comme le détachement d'un travailleur à l'étranger pour plusieurs années), ne constituent pas une sortie de service puisque le lien contractuel ou juridique entre le membre du personnel et l’employeur n’est pas rompu. Elles ne nécessitent donc pas une Dimona OUT.

De même, lorsqu’un travailleur passe d’un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel (ou vice-versa), la relation de travail continue à exister. Il ne faut donc pas procéder à une Dimona OUT, ni à une modification de la déclaration.

3. Modification des dates de début et de fin de période

2.1.612

Une déclaration de modification d’une date de début ou de fin de période préalablement introduite n’est possible que dans trois cas :

- la date de début réelle est antérieure à celle renseignée : vous devez faire part de la modification selon les mêmes règles que celles d’application pour la Dimona IN, donc au plus tard au moment où le travailleur entre en service.
- la date de fin réelle est antérieure à celle renseignée : vous devez signaler la modification selon les mêmes règles que celles d’application pour la Dimona OUT, donc au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de rupture du lien contractuel entre votre travailleur et vous
- la date de fin réelle est postérieure à celle renseignée : vous devez signaler la modification selon les mêmes règles que celles d’application pour la Dimona OUT, donc au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de la fin renseignée.
Par contre, si la date réelle de début est postérieure à la date renseignée, il n'y a aucune possibilité de la changer via une déclaration de modification. Vous
devez procéder à une annulation de la période et à la création d'une nouvelle (voir § suivant).

4. Changement des caractéristiques

2.1.613

Si une caractéristique (n° commission paritaire, type de travailleur, sous-entité ou utilisateur) change, elle ne pourra être adaptée que moyennant une Dimona OUT suivie d'une Dimona IN, laquelle reprendra la nouvelle caractéristique. Par contre, si une caractéristique doit être modifiée parce qu'une caractéristique fautive a été communiquée, la période devra être annulée et recréée. L’annulation porte sur toute la période Dimona. C’est donc l’ensemble de toutes les déclarations concernant une occupation donnée qui sera annulé : Dimona IN, Dimona OUT et le cas échéant, Dimona UPDATE.

E. DIMONA POUR LES TRAVAILLEURS OCCASIONNELS

1. Généralités

2.1.614

Dans les secteurs de l'agriculture, de l'horticulture et de l'horeca, il existe des règles particulières pour les travailleurs occasionnels. Depuis le 3e trimestre 2007, le système des superextra dans le secteur horeca a évolué vers un système plus général de 'travail occasionnel". Les travailleurs qui, aux mêmes conditions, sont mis à disposition d'utilisateurs actifs dans ces secteurs via un bureau d'intérim sont également traités comme des travailleurs occasionnels.

Les travailleurs occasionnels doivent impérativement être déclarés via une Dimona-full, à l'exception des travailleurs occasionnels dans le secteur de l'horeca. Depuis le 1er juillet 2007, ces derniers peuvent être déclarés via une Dimona-full ou une Dimona-light selon un choix à opérer par l'employeur.

2. Dimona-full (avec heures)
a) Champ d'application

2.1.615

Les travailleurs occasionnels concernés sont :

- les travailleurs engagés pour une durée maximale de deux jours consécutifs chez le même employeur qui relève de la Commission paritaire de l'horeca (CP 302) par un contrat de travail conclu pour une durée déterminée ou par un contrat de travail conclu pour un travail nettement défini;
- les travailleurs manuels engagés par un employeur relevant de la Commission paritaire pour l'horticulture (CP 145) : le travailleur manuel occupé durant un maximum de 65 jours par année civile à moins que l'emploi ne consiste en la plantation et l'entretien de parcs et jardins. Le travailleur manuel du secteur du chicon qui peut, sous certaines conditions, être occupé 35 jours supplémentaires, entre également en compte;
- les travailleurs manuels engagés par un employeur relevant de la Commission paritaire de l'agriculture (CP 144) : le travailleur manuel occupé aux travaux sur les terrains propres de l'employeur ou de l'utilisateur de services, durant un maximum de 30 jours par année civile;
- les travailleurs engagés par un employeur relevant de la Commission paritaire pour le travail intérimaire (CP 322) pour des travaux visés ci-avant dans les secteurs de l'horticulture,de l'agriculture et de l'horeca.

b) Règles

2.1.616

Cette déclaration doit être remplie par prestation toujours pour un seul jour, ce qui implique que les dates d'entrée et de sortie doivent être identiques. Une nouvelle déclaration doit être effectuée pour chaque jour au cours duquel les travailleurs occasionnels effectuent des prestations. Elle doit reprendre l’heure de début et l’heure de fin (envisagée) de la prestation.

Lorsque les prestations s'exercent sur deux jours, il est toutefois possible que la date de sortie ne corresponde pas à la date d'entrée. Dans ce cas, il y a lieu de renseigner les dates et heures de début et de fin "réelles".

Exemple: un travailleur dans l'horeca commence son service le 11 avril à 22h et le termine le 12 avril à 2 h

L'employeur doit renseigner les données réelles :
- date et heure d'entrée en service: 11 avril à 22h
- date et heure de sortie de service: 12 avril à 2h

Dans la notification et le fichier du personnel, ce sont ces données réelles qui apparaîtront. Par contre, si vous souhaitez effectuer une recherche des travailleurs actifs dans le fichier du personnel, vous devez la faire sur base de la date de début (le 11 avril, dans l'exemple). Une recherche sur base de la date de sortie (le 12 avril dans l'exemple), ne donnera pas de résultat.

c) Modification des dates et heures

2.1.617

1. Date et heure d'entrée en service

Si les prestations du travailleur commencent plus tôt que l'heure initialement déclarée, l'heure de début doit être modifiée au plus tard au moment où ces prestations commencent.

Si les prestations du travailleur commencent plus tard que l'heure initialement déclarée, l'heure de début doit être modifiée au plus tard à minuit du jour d'entrée en service.

Si l'occupation se produit un jour antérieur à celui indiqué dans la déclaration, la date peut être modifiée. Cette modification doit être effectuée avant que le travailleur ne commence ses prestations. Si la date effective du début des prestations est postérieure à la date indiquée dans la déclaration, la déclaration initiale doit être annulée et une nouvelle déclaration doit être effectuée avec la nouvelle date.

Dans les cas où les prestations déclarées un jour donné n'ont pas lieu, la déclaration peut être annulée et ce, au plus tard avant minuit le jour calendrier auquel les prestations se rapportent.

2. Heure de sortie de service

Lorsque la prestation est arrêtée plus tôt que prévu, vous pouvez communiquer l’heure de fin réelle dans les heures qui suivent l’heure de fin initialement prévue mais au plus tard jusqu’à minuit.

Lorsque la prestation est arrêtée plus tard que prévu vous pouvez communiquer l’heure de fin réelle dans les 8 heures qui suivent l’heure de fin initialement prévue. Si l’heure de fin initiale est prévue entre 20h et 24h, vous avez cependant jusqu’à 8 h le lendemain pour transmettre l’heure de fin correcte.

3. Dimona-light (avec durée de la prestation courte ou longue)
a) Champ d'application

2.1.618

Cette possibilité concerne uniquement les employeurs du secteur de l'horeca (CP 302) qui engagent des travailleurs occasionnels.

Elle n'est pas d'application pour les bureaux intérimaires. Ceux-ci doivent dans tous les cas établir une Dimona-full pour leurs travailleurs occasionnels dans le secteur de l'horeca.

Vous trouverez plus d'informations dans le manuel des utilisateurs sur le site portail: https://www.socialsecurity.be/site_fr/Applics/dimona/documents/pdf/dimona_light_F.pdf

b) Règles

2.1.619

Ce système permet à l'employeur de ne plus indiquer ni la date, ni l'heure de fin de prestation.

L'employeur doit uniquement indiquer l'heure de début et la durée de la prestation :

court

si la prestation est inférieure ou égale à 5 heures;

long

si la prestation est supérieure à 5 heures et inférieure à 11 heures ou si le

service est coupé. Par "service coupé", il faut entendr

les prestations qui, au cours d'une journée, sont interrompues

emple : prestations

de 11 heures à 13 heures et de 16 heures à 18 heures).

A l'exception de l'entreprise intérimaire qui doit utiliser le système Dimona-full, l'employeur doit choisir le système qu'il va appliquer : Dimona-light ou Dimona-full. En déclarant pour la première fois via l'un ou l'autre système, il fait un choix pour un système de déclaration qui le lie pour une année civile à l'égard de l'ensemble de ses travailleurs occasionnels. Si l'employeur désire changer de système de déclaration pour l'année civile suivante, il doit le signaler au plus tard le 1er octobre de l'année civile courante pour avoir effet le 1er janvier de l'année civile nouvelle.
Les déclarations doivent être entièrement cohérentes par rapport au choix opéré par l'employeur et qui figure dans le répertoire des employeurs : soit Dimona-light, soit Dimona-full.

c) Modification des date et heure de début et de la durée de la prestation

2.1.620

1. Date et heure de début

Si les prestations du travailleur commencent plus tôt que l'heure initialement déclarée, l'heure de début doit être modifiée au plus tard au moment où ces prestations commencent.

Si les prestations du travailleur commencent plus tard que l'heure initialement déclarée, l'heure de début doit être modifiée au plus tard à minuit du jour d'entrée en service.

Si l'occupation se produit un jour antérieur à celui indiqué dans la déclaration, la date peut être modifiée. Si la date effective du début des prestations est postérieure à la date indiquée dans la déclaration, la déclaration initiale doit être annulée et une nouvelle doit être effectuée avec la nouvelle date.

Dans les cas où les prestations déclarées un jour donné n'ont pas lieu, il faut établir une Dimona d'annulation. Celle-ci doit être effectuée au plus tard avant minuit le jour calendrier auquel les prestations se rapportent.

2. Durée de la prestation

Lorsque la durée de la prestation (courte ou longue) a été déclarée et que vous vous rendez compte avant le début des prestations, qu'il y a lieu d'opter pour l'autre durée, la situation peut être rectifiée en annulant immédiatement la déclaration et en en établissant une nouvelle reprenant le type de la durée de prestation exact. Ceci doit s'effectuer avant le début des prestations.

Si, par contre, vous constatez l'erreur après le début des prestations, la durée de prestation renseignée en Dimona ne poura plus être modifiée. Cependant, dans la Dmfa, le forfait correspondant à la durée longue sera renseigné lorsque la durée courte a été déclarée en Dimona mais que le travailleur preste plus de 5 heures. Ceci n'est pas valable dans le cas contraire. Lorsque la durée longue a été déclarée mais que le travailleur preste 5 heures ou moins, c'est le forfait de la durée longue qui sera utilisé dans la Dmfa.