Identificatie bij de RSZ in het kader van de Kruispuntbank van de Ondernemingen
Vanaf 1 januari 2005 moet elke werkgever worden geïdentificeerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en beschikken over een uniek ondernemingsnummer. Indien de werkgever dit wenst kan hij zich vanaf diezelfde datum door de overheid laten identificeren, enkel op basis van zijn ondernemingsnummer (KBO-nummer).
De basisgegevens van elke onderneming, zijn dus beschikbaar bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Elke wijziging die zich in de schoot van de onderneming voordoet (maatschappelijke zetel, adres, activiteit, rechtsvorm, ...) wordt bijgehouden door deze gegevensbank die nu reeds fungeert als authentieke gegevensbron. Binnenkort zal het ondernemingsnummer (KBO) het enige identificatienummer van de onderneming worden en dus het RSZ-identificatienummer volledig vervangen.
Meer informatie kan u vinden op de website van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie (www.mineco.fgov.be) onder de rubriek "ondernemen".
De RSZ heeft een dubbele rol ten overstaan van de KBO. Enerzijds signaleren wij wie de hoedanigheid van "werkgever" verwerft of wie deze hoedanigheid verliest. Anderzijds nemen wij ook het initiatief voor het toekennen van het ondernemingsnummer en het nummer van de vestigingseenheid voor de natuurlijke personen die werkgever worden en die geen ambachtelijke of commerciële activiteit uitoefenen (vrije beroepen of werkgevers van huispersoneel) en feitelijke verenigingen, alsook voor de buitenlandse natuurlijke personen en rechtspersonen die niet duurzaam in België gevestigd zijn of er geen vestiging hebben.
Naargelang van uw rechtspersoonlijkheid en naargelang van het feit of u reeds beschikt over een ondernemingsnummer, zal de RSZ u om bijkomende gegevens vragen inzake identificatie (ID122/0) of kwalificatie (ID122, 120, 119, B01).
Meer informatie vindt u nog op de website van de RSZ of op de portaalsite van de sociale zekerheid.
De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (DIMONA) voor een eerste werknemer, start automatisch de procedure voor de inschrijving als werkgever. Een nieuwe werkgever die een DIMONA-aangifte doet, moet zich dus niet meer melden om zijn inschrijvingsnummer te krijgen.
Elke natuurlijke persoon of groepering van natuurlijke personen (bv. een feitelijke vereniging) of een rechtspersoon (vennootschap, vereniging zonder winstoogmerk...), die voor de eerste maal één of meer werknemers aanwerft, moet dit aan de RSZ meedelen om de toekenning van zijn hoedanigheid van werkgever te bekomen.
Van zodra de RSZ op de hoogte is van het aanwerven van personeel (via de Dimona-aangifte) of van de toekomstige aanwerving van personeel, stuurt de RSZ aan de werkgever een vragenlijst die hij onmiddellijk moet invullen en ondertekend terugsturen. De vragenlijsten zijn ook terug te vinden op de twee genoemde websites.
Op basis van de aldus verzamelde gegevens bepaalt de RSZ de economische activiteitsklasse en de werkgeverskengetallen van de nieuwe werkgever. Dit wordt aan de werkgever meegedeeld, eventueel samen met zijn KBO-nummer (al dan niet toegekend door de RSZ) en zijn intern identificatienummer bij de RSZ (vroeger immatriculatienummer).
Het inschrijvingsnummer is samengesteld uit een getal van zeven cijfers. Het wordt gevolgd door een controlegetal van twee cijfers dat toelaat vast te stellen of het vermelde inschrijvingsnummer juist is. Vóór het inschrijvingsnummer staat ook een kengetal van drie cijfers. Dit kengetal wordt toegekend in functie van bijzonderheden die voor de werkgever gelden bij de berekening van zijn verschuldigde bijdragen. Zolang het identificatienummer nog intern door de RSZ wordt gebruikt, blijft dit nummer uniek en is het gekoppeld aan het toegekende ondernemingsnummer.
Een werkgever die gedurende een volledig kwartaal geen personeel meer in dienst heeft, moet de RSZ daarvan op de hoogte brengen ten laatste op de laatste dag van de maand die volgt op dat kwartaal. Door een correcte Dimona-aangifte van de uitdiensttreding van de laatste werknemer, wordt aan deze verplichting voldaan.
De werkgever die de uitdiensttreding van zijn laatste werknemer meldt via Dimona, en die overweegt om in de nabije toekomst opnieuw personeel tewerk te stellen, moet verder niets doen. Indien hij een volledig kwartaal geen personeel tewerkstelt moet hij dus ook geen aangifte doorsturen (het vroegere systeem van de zgn. NIHIL-aangiften bestaat dus niet meer vanaf het eerste kwartaal van 2003).
Indien de werkgever zijn activiteit volledig stopzet, of ervan uitgaat dat hij gedurende een periode van ten minste twee volledige kwartalen geen personeel meer zal tewerkstellen, moet hij de laatste werknemer uit dienst melden in Dimona en een schriftelijke bevestiging daarvan sturen aan de Directie Identificatie van de RSZ. In dat geval wordt zijn identificatienummer bij de RSZ geschrapt, alsook zijn hoedanigheid van werkgever bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.
De RSZ zal trouwens systematisch de werkgevers contacteren die gedurende vier opeenvolgende kwartalen geen aangifte meer binnensturen en die de schrapping van hun identificatienummer nog niet gevraagd hebben.
De RSZ kan echter alleen dan een gunstig gevolg geven aan een verzoek tot schrapping van het identificatienummer, als voor alle werknemers een DIMONA uitdienstmelding gebeurd is. Gelieve er dus op toe te zien dat dit gebeurd is, vooraleer de schrapping aan te vragen.
Het spreekt voor zich dat werkgevers die geen personeel meer tewerkstellen, maar nog steeds aan de RSZ bijdragen verschuldigd zijn in het kader van het conventioneel brugpensioen en de werkgevers die een bijdrage verschuldigd zijn die van toepassing is op extralegale pensioenen, niet moeten melden dat zij geen personeel meer tewerkstellen, maar hun aangifte tijdig moeten indienen.