- Der Arbeitgeber ist von der Aktualisierung des Personalregisters in Papierform befreit;
- das besondere Personalregister wurde vereinfacht;
- das individuelle Dokument wurde abgeschafft;
- der Arbeitgeber ist von der Verpflichtung zur Übermittlung einer Kopie der Studentenverträge an die Inspektion der Sozialgesetze befreit.

- per Internet: Wenn der Arbeitgeber nur eine beschränkte Anzahl von Dimona-Meldungen vornehmen muss, ist dies die optimale und benutzerfreundlichste Lösung. Die Meldung wird über zwei Anwendungen auf der Portalsite der Sozialen Sicherheit versandt (www.sozialesicherheit.be);

Die erste ist eine nicht gesicherte Anwendung. Sie müssen alle geforderten Angaben eintragen.

Die zweite bietet die Möglichkeit, mehrere Meldungen gleichzeitig vorzunehmen. Es handelt sich um die Anwendung Multi-Dimona. Sie kann für eine Person oder für mehrere Personen gebraucht werden. Dabei werden die bereits verfügbaren Daten aus dem elektronischen Personalbestand als Grundlage für eine neue Reihe von Meldungen verwendet. Das bietet den erheblichen Vorteil, dass eine große Zahl von Daten nicht mehr eingetragen werden muss. Dadurch verkleinert sich die Fehlerwahrscheinlichkeit. Die vorhandenen Daten wurden außerdem in einigen Fällen bereits überprüft, wodurch der gesamte Prozess schneller vorangeht;

- per vokalem Server: Diese bekannte Technik (auch für das Phone-Banking verwendet) bietet die Möglichkeit einer telefonischen Meldung. Der Arbeitgeber ruft unter der Nummer 02/511 51 51 an. Diese Anwendung richtet sich an Arbeitgeber mit wenigen Arbeitnehmern, die nicht viele Meldungen vornehmen müssen. Die Arbeitnehmer werden einzeln eingegeben. Die Meldung über den vokalen Server ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber bereits über eine (vorläufige) Erkennungsnummer beim LSS verfüget und wenn er die Angaben auf der SIS-Karte des Arbeitnehmers kennt. Über den vokalen Server kann man nämlich nur Zahlen weiterleiten;

- per Batch oder strukturierte Berichte: Wenn der Arbeitgeber oder ein Vermittler eine große Zahl von Dimona-Meldungen verschicken muss (wöchentlich einige Dutzend oder mehr), besteht die Möglichkeit, diese Meldungen per Dateiübertragung an das LSS zu senden;

- per SMS: Dimona mit einem Mobiltelefon. Dieser Übertragungsweg dient ausschließlich zur Meldung von Gelegenheitsarbeitnehmern (aus dem Horeca-Sektor und der Landwirtschaft und dem Gartenbau, einschließlich per Aushilfsarbeitsvertrag).

- per Internet: Der Bericht erscheint wenige Sekunden nach dem Versand der Meldung auf dem Bildschirm;

- per vokalem Server: Die Nummer wird am Ende der Meldung gesprochen;

- per Batch oder strukturierte Berichte: Das LSS verschickt einen elektronischen Bericht mit der Nummer;

- per SMS: Die Nummer wird an eine Mobilfunknummer gesendet.

Nach Eingang Ihrer Dimona-Meldung wird sie verarbeitet. So wird u. a. die Richtigkeit der Identifikationsangaben geprüft und jeder Dienstantrittsmeldung eine eindeutige Nummer (= „Dimona-Nummer“) zugeordnet. Bei einer Dienstantrittsmeldung ist dies dieselbe Nummer wie auf der Empfangsbescheinigung. Höchstens zehn Werktage später erhält der Arbeitgeber einen Dimona-Bericht, in dem die Daten der Angaben wiederholt, vervollständigt und/oder angepasst werden.

Der Dimona-Bericht gilt für den Arbeitgeber als gesetzlicher Nachweis über die korrekte Ausführung der Meldung.

Nach Empfang des Dimona-Berichtes hat der Arbeitgeber fünf Werktage Zeit, um die im Bericht erwähnten Angaben anzufechten. Nach dieser Frist werden sie als endgültig betrachtet.

Im Falle einer Anfechtung kontaktiert der Arbeitgeber das Eranova-Contact-Center unter folgender Rufnummer:

Tel.: 02/511.51.51
E-Mail: contactcenter@eranova.fgov.be

Nur für die nachfolgend genannten Personengruppen ist keine Dimona erforderlich:

- zwei Kategorien von Praktikanten:
> Praktikanten für Arbeitsleistungen, die bei einem Arbeitgeber im Rahmen einer Ausbildung ausgeführt werden, die er in einer von der zuständigen Gemeinschaft oder der zuständigen Region eingerichteten, bezuschussten oder anerkannten Unterrichtsanstalt oder einem entsprechenden Ausbildungszentrum besucht, sofern die Gesamtdauer dieser Arbeitsleistungen bei ein und demselben Arbeitgeber oder Praktikumsleiter im Laufe eines Schul- oder Hochschuljahres bei Bildungseinrichtungen sechzig Tage oder bei Ausbildungszentren ein bürgerliches Jahr nicht überschreitet;
> Praktikanten für Arbeitsleistungen, die im Rahmen eines Praktikums erbracht werden, dessen Dauer von der zuständigen Behörde explizit im Rahmen eines Kurses festgestellt wird, der zur Ausstellung eines Diploms, eines Zeugnisses oder eines Berufsbefähigungsnachweises führt;
- Arbeitnehmer, die im Rahmen eines LBA-Arbeitsvertrags tätig sind;
- nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegende Hausangestellte;
- anderes, nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegendes Hauspersonal;
- die Arbeitnehmer, die maximal 25 Tage im Lauf eines Kalenderjahres beschäftigt sind:
> im soziokulturellen Sektor oder am Tag einer Sportveranstaltung: Betreuer oder Animator;
> bei bestimmten Aufgaben im Hopfen-, Korbweide- und Tabakanbau.
- freiwillige Mitarbeiter;
- Arbeitnehmer, die aus einem im Ausland ansässigen Unternehmen nach Belgien entsendet werden, sofern sie auf Grund eines internationalen Abkommens während ihrer Beschäftigung in Belgien weiterhin einem ausländischen Sozialversicherungssystem unterliegen (in der Regel muss für sie eine Limosa-Meldung vorgenommen werden);
- Künstler mit besonderen geringen Vergütungen;
- Personen, die Leistungen im Unternehmen erbringen und dazu dem Sozialstatut der Selbständigen unterliegen.

- seiner Erkennungsnummer beim LSS,
- der Unternehmensnummer (ZUD-Nummer),
- der vorläufigen Eintragungsnummer, die der Arbeitgeber vom LSS erhalten hat, solange er noch nicht über eine endgültige Eintragungsnummer verfügt,
- den anderen Identifikationsangaben, die verlangt werden, wenn der Arbeitgeber über keine Eintragungsnummer verfügt.

Arbeitgeber aus dem öffentlichen Sektor müssen an folgendes denken:

- Wenn Sie ZDFA-Mitglied sind und keine eigene LSS-Nummer haben, geben Sie hier die LSS-Nummer des belgischen Staats an: 0009354-67, sowohl für die niederländisch- als auch die französischsprachigen Personalmitglieder. In diesem Fall müssen Sie einen zusätzlichen Code angeben, der für Ihre Anstalt, Abteilung oder Ihren Standort spezifisch ist. Dieser Code wird als die „Teileinheit“ angegeben. Dieser Code muss gemeldet werden, damit die Kommunikation mit dem ZDFA zügig erfolgen kann. Eine Liste mit diesen Codes finden Sie im Rundschreiben Nr. 522 vom 06.06.2002.

- Wenn der Arbeitgeber ZDFA-Mitglied ist und dennoch eine eigene LSS-Nummer hat, genügt es, die eigene Nummer zu melden;

- Wenn der Arbeitgeber keine einzige Nummer benutzen kann, muss er alle Identifikationsangaben mitteilen, die bei der Meldung verlangt werden. Beachten Sie, dass die nicht numerischen Identifikationsangaben nicht telefonisch übermittelt werden können, sondern über die Website.

- Wenn der Arbeitgeber als Unterrichtanstalt Meldungen für Personalmitglieder vornimmt, die nicht aus eigenen Arbeitsmitteln bezahlt werden, benutzt er die Erkennungsnummer des Niederländischsprachigen, Französischsprachigen oder Deutschsprachigen Bildungswesens,

- die Erkennungsnummer des Arbeitnehmers bei der sozialen Sicherheit (INSS-Nummer). Diese Nummer steht in der rechten oberen Ecke des Sozialausweises (SIS-Karte);
- oder, wenn der Arbeitgeber nicht über die Angaben der SIS-Karte verfügt, die anderen Identifikationsangaben, die angefordert werden. Diese Identifikationsangaben befinden sich auf dem Personalausweis des Arbeitnehmers.

124 für Arbeiter und Lehrlinge aus dem Bausektor (PK 124);

140 für Arbeiter und Lehrlinge aus dem Transportsektor (PK 140);

322 für Arbeiter und Angestellte aus dem Sektor der Aushilfsarbeit (PK 322);

Achtung: Arbeitnehmer, die von einem Unternehmen für Aushilfsarbeit mit einem Arbeitsvertrag im Rahmen der Dienstleistungsschecks beschäftigt werden, sind nicht durch einen Arbeitsvertrag für Aushilfskräfte gebunden. Für sie kann die PK 322 nicht gebraucht werden. Für Arbeiter, die von einem Unternehmen für Aushilfsarbeit im Bausektor beschäftigt werden, ist PK 322 mitzuteilen (und folglich nicht PK 124).

144 für Gelegenheitsarbeitnehmer aus dem Sektor Landwirtschaft (PK 144);

145 für Gelegenheitsarbeitnehmer aus dem Sektor Gartenbau (PK 145);

302 für Gelegenheitsarbeitnehmer aus dem Horeca-Sektor (PK 302);

Ein „IBU-ler“ besucht eine individuelle Berufsausbildung bei einem Arbeitgeber, hat aber während seiner Ausbildung noch stets den Status eines Arbeitslosen, weshalb er vom Arbeitgeber nicht in die DmfA-Meldung aufzunehmen ist.

Ein „Student“ ist jemand, der mit einem besonderen Arbeitsvertag für Studenten eingestellt wird. Für sie muss noch stets eine Dimona-Meldung vorgenommen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob für diesen Studenten die normalen LSS-Beiträge gezahlt werden müssen. Nur die Art des Vertrags ist hier wichtig.

Vorher musste eine Kopie dieses Vertrags an die Inspektionsdienste der Sozialgesetze gesandt werden. Diese Verpflichtung entfällt durch die Einführung der Dimona-Meldung. Bedingung für diese Vereinfachung ist allerdings, dass der Arbeitgeber bei der Dienstantrittsmeldung genau angibt, wo der Student beschäftigt wird. Deshalb ist es äußerst wichtig, dass der korrekte Arbeitsplatz angegeben wird.

Wenn der Student nicht an der Adresse beschäftigt wird, die der Arbeitgeber dem LSS als Adresse des Gesellschaftssitzes seines Unternehmens oder offizielle Adresse des öffentlichen Dienstes gemeldet hatte, muss er hier die Adresse des Ortes ausfüllen, an dem der Student physisch beschäftigt sein wird. Wenn der Student an der offiziellen Adresse des Gesellschaftssitzes oder des öffentlichen Dienstes beschäftigt werden wird, gibt der Arbeitgeber dies an, ohne weitere Angaben ausfüllen zu müssen.

Beispiel: Der Arbeitsvertrag (vertragliche Beziehung) beginnt am 1. Mai. Falls der erste effektive Arbeitstag des Arbeitnehmers der 5. Mai ist, muss die Dimona-Meldung spätestens an diesem Tag zurückgeschickt werden, aber als ‘Dienstantrittsdatum’ gibt der Arbeitgeber den 1. Mai an. Die Dienstantrittsmeldung kann jedoch auch früher übermittelt werden, z. B. im Laufe des Monats April.

Für einen einfachen Arbeitnehmer mit einem befristeten Vertrag kann gleichzeitig mit dem Dienstantrittsdatum auch das Dienstaustrittsdatum des Beschäftigungsverhältnisses angegeben werden. Für einen Studenten oder einen IBU-ler (Individuelle Berufsausbildung) ist der Arbeitgeber verpflichtet, das Dienstaustrittsdatum bei der Dienstantrittsmeldung anzugeben. Dies gilt auch für Aushilfskräfte und Gelegenheitsarbeitnehmer.

Wenn der Arbeitgeber das Dienstaustrittsdatum bei der Dienstantrittsmeldung meldet, erübrigt sich eine nachträgliche Dienstaustrittsmeldung. Wenn sich aber später herausstellt, dass das angegebene Dienstaustrittsdatum falsch ist, muss die ursprüngliche Meldung gemäß den nachstehend erläuterten Regeln geändert werden.

Falls ein Personalmitglied einen befristeten Vertrag hat, jedoch nach Vertragsablauf infolge des Abschlusses eines neuen Vertrags weiterhin im Dienst bleibt, ist nur dann eine neue Meldung erforderlich, wenn bei der ersten Meldung eine Dienstaustrittsmeldung erfolgt ist. Das Dienstantrittsdatum der neuen Meldung ist dann der Tag, der auf das erste mitgeteilte Datum des Dienstaustritts folgt.

Wenn der Arbeitnehmer entlassen wird oder kündigt, ohne dass eine Kündigungsfrist eingehalten wird, meldet der Arbeitgeber den Dienstaustritt spätestens am Werktag nach dem Tag, an dem der Vertrag gekündigt wurde.

Wenn der Arbeitnehmer eine Kündigungsperiode in Anspruch nimmt, entspricht das Dienstaustrittsdatum dem Ende dieser Kündigungsperiode.

Ein Aussetzen der Ausführung der Arbeitsleistungen stellt keinen Dienstaustritt dar und führt deshalb nicht zu einer Dienstaustrittsmeldung. Bei diesen Aussetzungen oder Abwesenheiten – auch wenn diese länger dauern, wie zum Beispiel bei einer Entsendung ins Ausland für einige ahre – wird das Rechts- und Vertragsverhältnis zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer ja nicht beendet.

In der Praxis kann auch eine Annullierung durchgeführt werden für:

Die Gelegenheitsarbeitnehmer sind mit einer Full-Dimona anzugeben, ausgenommen Gelegenheitsarbeitnehmer im Horeca-Sektor.
Ab 01.07.2007 gibt es für diese Arbeitnehmer 2 parallele Systeme von Dimona-Meldungen. full-Dimona und Dimona-light. Es obliegt dem Arbeitgeber, eine Wahl zu treffen.

Beide Systeme legen auf unmissverständliche und einheitliche Weise die Beziehung zwischen einem Arbeitnehmer und seinem Arbeitgeber fest. Diese Angaben werden automatisch an die Einrichtungen innerhalb des sozialen Sicherheitsnetzes geleitet, so dass der Arbeitgeber folgende Vorteile in Anspruch nehmen kann:

- Befreiung von der Verpflichtung, ein Anwesenheitsregister in Papierform zu führen;
- gegebenenfalls Befreiung von der Verpflichtung, ein inviduelles Anwesenheitsregister zu führen,
- Der Arbeitgeber muss nicht länger an seinen Fonds für Existenzsicherheit ein Exemplar des Identifikationsteils oder das Anwesenheitsblatt aus seinem Anwesenheitsregister senden.

- Arbeitnehmer, die mit einem befristeten Arbeitsvertrag oder mit einem Vertrag für eine bestimmte Arbeit für eine Dauer von höchstens zwei aufeinanderfolgenden Tagen bei ein und demselben Arbeitgeber, der unter die Paritätische Kommission für den Horeca-Sektor (PK 302) fällt, eingestellt werden;

- Handarbeiter, die bei einem Arbeitgeber beschäftigt sind, der unter die Paritätische Kommission für Gartenbau (PK 145) fällt, mit Ausnahme des Sektors Anlage und Pflege von Parks und Gärten: Sie dürfen zusammengerechnet nicht mehr als 65 Tage pro Jahr bei mehreren Arbeitgebern des Sektors arbeiten; Handarbeiter, die unter bestimmten Bedingungen noch 35 zusätzliche Tage im Chicoreeanbau tätig sind, kommen ebenfalls in Betracht.

Die Verwendung der INSS (Identifizierungsnummer der sozialen Sicherheit) des Arbeitnehmers ist obligatorisch. Um Gelegenheitsarbeitnehmer melden zu können, muss der Arbeitgeber für diese Arbeitnehmer im Besitz einer gültigen INSS- oder INSS-bisnummer sein. Ohne eine dieser Nummern kann die Einstellung des Arbeitnehmers nicht per Dimona gemeldet werden. Der Arbeitnehmer muss sich dann erst an die Verwaltungsbehörden der Gemeinde/Stadt wenden, wo er seinen Aufenthalt hat oder in einem Hotel ist. Die Gemeinde wird dann eine Bisnummer einrichten.

Wenn der Arbeitnehmer seine Leistungen vor der ursprünglich gemeldeten Beginnuhrzeit aufnimmt, muss die Beginnuhrzeit spätestens zu dem Zeitpunkt geändert werden, an dem der Arbeitnehmer seine Leistungen aufnimmt.

Wenn der Arbeitnehmer seine Leistungen nach der ursprünglich gemeldeten Beginnuhrzeit aufnimmt, muss die Beginnuhrzeit spätestens um Mitternacht des Tages, an dem er seine Arbeit aufgenommen hat, geändert werden.

Wenn die Beschäftigung an einem früheren Tag als ursprünglich angegeben erfolgt, muss das Datum geändert werden. Diese Änderung muss vorgenommen werden, bevor der Arbeitnehmer seine Leistungen beginnt. Wenn das tatsächliche Datum zeitlich nach dem ursprünglich gemeldeten Datum liegt, muss die ursprüngliche Meldung annulliert (siehe „Eine Meldung löschen“) und eine neue Meldung vorgenommen werden.

- kurz für eine Leistung von 5 Stunden oder weniger;
- lang für eine Leistung von 5 Stunden oder mehr, aber weniger als 11 Stunden, oder für eine unterbrochene Beschäftigung (Beispiel: Der Arbeitnehmer arbeitet an einem Tag von 11 Uhr bis 13 Uhr und von 16 Uhr bis 18 Uhr).

Um das System für das darauffolgende Kalenderjahr zu ändern, muss der Arbeitgeber spätestens am 1. Oktober des laufenden Kalenderjahres seine Wahl mitteilen. Die Änderung tritt am 1. Januar des darauffolgenden Kalenderjahres in Kraft.

Wenn der Arbeitnehmer seine Leistungen vor der ursprünglich gemeldeten Beginnuhrzeit aufnimmt, muss die Beginnuhrzeit spätestens zu dem Zeitpunkt geändert werden, an dem der Arbeitnehmer seine Leistungen aufnimmt.

Wenn der Arbeitnehmer seine Leistungen nach der ursprünglich gemeldeten Beginnuhrzeit aufnimmt, muss die Beginnuhrzeit spätestens um Mitternacht des Tages, an dem er seine Arbeit aufgenommen hat, geändert werden.

Wenn die Beschäftigung an einem früheren Tag als ursprünglich angegeben erfolgt, muss das Datum geändert werden. Wenn das tatsächliche Datum zeitlich nach dem ursprünglich gemeldeten Datum liegt, muss die ursprüngliche Meldung annulliert (siehe „Eine Meldung löschen“) und eine neue Meldung vorgenommen werden.