DEEL 2: De verplichtingen van de werkgever
TITEL 1: Verplichtingen tegenover de RSZ
HOOFDSTUK 6: DIMONA - De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling

2.1.601 A. ALGEMEEN
2.1.601 1. Begrippen
2.1.602 2. Gevolgen
2.1.604 3. Kanalen: internet, vocale server, batch en SMS
2.1.605 4. Ontvangstbewijs, Dimona-nummer en Dimona-bericht
2.1.606 B. "KLASSIEKE" DIMONA
2.1.606 1. Toepassingsgebied
2.1.607 2. Gevraagde gegevens
2.1.611 3. Twee soorten aangiften
2.1.613 4. De wijziging van een aangifte
2.1.614 5. Annulatie van een aangifte
2.1.615 C. DIMONA VOOR GELEGENHEIDSWERKNEMERS
2.1.615 1. Algemeen
2.1.616 2. Full-Dimona (met uren)
2.1.620 3. Dimona-light (met tijdsblok)

A. ALGEMEEN

1. Begrippen

2.1.601

Vanaf 1 januari 2003 zijn alle werkgevers van zowel de privé- als de openbare sector verplicht alle aanwervingen en alle uitdiensttredingen van hun werknemers elektronisch mee te delen aan de RSZ.

Het gaat om de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, ook wel DIMONA (déclaration immédiate - onmiddellijke aangifte) genoemd. De aangifte signaleert onmiddellijk aan de instellingen van sociale zekerheid, het begin en het einde van een arbeidsrelatie tussen werknemer en werkgever.

Bij het niet respecteren van deze verplichting, voorziet artikel 12bis van het KB van 5 november 2002 de toepassing van strafsancties.

De aangiften, doorgestuurd door de werkgever en aanvaard door de RSZ, zijn de basis voor de opmaak van een databank met alle relaties tussen werkgever en werknemer. Ze zijn consulteerbaar in een beveiligde omgeving, gekend als het "Personeelsbestand".
Top


2. Gevolgen
a. Identificatie van de nieuwe werkgever

2.1.602

Elke werkgever, of het nu gaat om een natuurlijke persoon of een groepering van natuurlijke personen (bijv. een feitelijke vereniging), of een rechtspersoon (een vennootschap, een vereniging zonder winstoogmerk, een openbare instelling, ...), die voor de eerste keer één of meerdere werknemers aanwerft, moet dit aan de RSZ melden om een identificatienummer te verkrijgen.

Op het ogenblik dat een nieuwe werkgever een Dimona-aangifte doet voor de eerste werknemer voldoet hij aan deze meldingsplicht en wordt de identificatieprocedure automatisch opgestart. De nieuwe werkgever moet dan geen bijkomende melding doen om een identificatienummer te krijgen. Top


b. Vereenvoudiging van sociale documenten en toegang tot het Personeelsbestand

2.1.603

Indien alle Dimona-aangiften op tijd en correct ingediend werden, kan de werkgever genieten van een aantal vereenvoudigingen op het vlak van sociale documenten:
Voor werkgevers uit de openbare sector, aangesloten bij de Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven, zorgt de Dimona-aangifte ervoor dat de CDVU sneller op de hoogte is van de personeelsbewegingen binnen het bestuur of de dienst. Daardoor zullen er minder dubbele betalingen voorkomen en minder fouten in de personeelsadministratie.

Bovendien kunnen alle werkgevers (zowel privé als openbaar) het eigen personeelsbestand te allen tijde consulteren en dit in een beveiligde omgeving; iedere lijn in het personeelsbestand komt overeen met een Dimonarelatie en elke relatie bestaat uit alle Dimona-aangiften die voor deze relatie ingediend werden.
Meer uitleg over deze toegang vindt u op het portaal: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Infos/registration_gen/index.htm
Top


3. Kanalen: internet, vocale server, batch en SMS

2.1.604

De Dimona-aangiften moeten verplicht via elektronische weg ingediend worden, in de vorm en volgens de modaliteiten bepaald door de RSZ. De Dimona-aangiften kunnen ingediend worden via verschillende communicatiekanalen:
De keuze voor eender welk kanaal is van geen belang voor de aangifte zelf. De werkgever kan dus steeds vrij kiezen welk kanaal hij gebruikt. Ook voor eventuele wijzigingen van de aangifte kan eender welk aangiftekanaal gebruikt worden. Het speelt dus geen rol via welk kanaal de oorspronkelijke aangifte doorgestuurd werd.
Top


4. Ontvangstbewijs, Dimona-nummer en Dimona-bericht

2.1.605

Van zodra de Dimona-aangifte bij de RSZ binnenkomt, wordt een ontvangstbewijs verstuurd. Dit ontvangstbewijs wordt meegedeeld onder de vorm van een nummer (= ‘ontvangstbewijsnummer’) en bezorgd langs dezelfde weg als deze waarlangs de aangifte werd gedaan:
Het ontvangstbewijsnummer geldt als bewijs dat de RSZ de Dimona-aangifte goed ontvangen heeft. Aan de hand van dit nummer kan de originele aangifte worden getraceerd.

Na ontvangst van de Dimona-aangifte wordt zij verwerkt. Zo wordt onder andere de juistheid van de identificatiegegevens nagegaan en wordt aan elke indienstmelding een uniek nummer (= 'Dimona-nummer') toegekend. Bij een indienstmelding is dit hetzelfde nummer van het ontvangstbewijs. Ten hoogste tien werkdagen later ontvangt de werkgever een Dimona-bericht waarin de gegevens van de aangifte worden hernomen, vervolledigd en/of aangepast.

Het Dimona-bericht geldt voor de werkgever als het wettelijke bewijs dat de aangifte correct werd uitgevoerd.

Na ontvangst van het Dimona-bericht heeft de werkgever vijf werkdagende tijd om de in het bericht vermelde gegevens te betwisten. Na het verstrijken van deze termijn worden zij als definitief beschouwd.

In geval van de betwisting moet de werkgever contact opnemen met het contactcenter Eranova:

Let op! Indien de werkgever aangesloten is bij een sociaal secretariaat, zou het kunnen dat hij geen Dimona-berichten ontvangt. In dat geval worden de Dimona-berichten elektronisch naar de sociaal secretariaat gestuurd, ook als ze betrekking hebben op aangiften die de werkgever zelf deed. De werkgever heeft echter wel toegang tot het personeelsbestand, waar hij alle gegevens kan consulteren.
Top


B. "KLASSIEKE" DIMONA

1. Toepassingsgebied

2.1.606

De Dimona-aangifte moet gebeuren voor alle personen die prestaties leveren voor de werkgever. Dat betekent dus voor iedereen die vermeld moet worden op de DmfA (arbeiders, bedienden, leerlingen, vastbenoemde ambtenaren, ....), en ook de personen die niet moeten voorkomen op de kwartaalaangifte, maar die prestaties leveren in het kader van een opleiding, stage of vorming. Het toepassingsgebied van de Dimona-aangifte is dus ruimer dan de DmfA. Het valt in feite samen met de reglementering inzake sociale documenten.

Alleen voor de personen hieronder opgesomd moet er geen Dimona gebeuren:


Voor personen die tewerkgesteld worden in uitvoering van een arbeidsovereenkomst voor studenten, moet echter steeds een Dimona gebeuren.

Voor de gelegenheidswerknemers van de sectoren landbouw (PC 144), tuinbouw (PC 145) en horeca (PC 302) - inclusief degenen aangeworven als uitzendkracht (PC 322) - geldt een specifiek systeem van Dimona. Top


2. Gevraagde gegevens
a. De identificatie van de werkgever

2.1.607

De werkgever wordt geïdentificeerd aan de hand van:
Het “voorlopige identificatienummer” is een nummer dat de werkgever ontvangt in afwachting van een definitieve identificatie bij de RSZ. De werkgever krijgt dit nummer als gevolg van de Dimona-indienstmelding van zijn eerste werknemer. Dit voorlopige nummer mag alleen gebruikt worden om andere Dimona-aangiften te doen tot het moment dat de werkgever zijn definitief RSZ-identificatienummer ontvangen heeft. Op dat moment vervalt het voorlopige nummer en mag het niet meer gebruikt worden. Automatisch worden alle identificatienummers in de reeds bestaande Dimona-aangiften aangepast. Pas op dat moment kan de werkgever (of zijn mandataris) de gegevens consulteren in het personeelsbestand.

Werkgevers uit de openbare sector moeten eraan denken dat:

Top

b. De identificatie van de werknemer

2.1.608

De werknemer wordt geïdentificeerd aan de hand van: Top

c. Het nummer van het paritair comité

2.1.609

De werkgever duidt het paritair comité aan dat betrekking heeft op de werknemer waarvoor hij de aangifte doet. De zes onderstaande nummers zijn in dit verband absoluut vereist. De andere paritaire comités mogen doorgegeven worden als 'andere'.

124 voor arbeiders en leerlingen uit de bouwsector (PC 124);

140 voor arbeiders en leerlingen uit de transportsector (PC 140);

322 voor arbeiders en bedienden uit de uitzendsector (PC 322).

Opgelet: werknemers die een uitzendkantoor tewerkstelt met een arbeidsovereenkomst in het kader van de dienstencheques, zijn niet gebonden door een arbeidsovereenkomst voor uitzendkrachten. Voor hen mag het PC 322 niet gebruikt worden. Voor arbeiders die een uitzendkantoor tewerkstelt in de bouwsector moet wel PC 322 meegedeeld worden (en dus niet 124).

144 voor gelegenheidsarbeiders uit de landbouw (PC 144);

145 voor gelegenheidsarbeiders uit de tuinbouw (PC 145);

302 voor gelegenheidswerknemers uit de Horeca (PC 302).

Gelegenheidswerknemers, tewerkgesteld via een uitzendkantoor, moeten steeds aangegeven worden met PC 322, doch wel als 'gelegenheidswerknemer' en dus steeds met begin- en einduur (zie hierna). De gebruikers moeten verplicht behoren tot de landbouw-, tuinbouw- of horecasector. Top


d. De hoedanigheid van de werknemer

2.1.610

Bij de aangifte indienst wordt eveneens gevraagd de 'hoedanigheid van de werknemer' op te geven. De werkgever duidt aan of het gaat om een 'gelegenheidswerknemer', 'IBO-er', een 'student' of een 'andere werknemer'. Een werkgever in de bouwsector deelt vervolgens ook mee of het om een erkende leerling (of daarmee gelijkgestelde) gaat of niet.

Een 'IBO-er' is iemand die een individuele beroepsopleiding bij een werkgever volgt, maar gedurende zijn opleiding nog steeds het statuut van werkloze heeft en door de werkgever dus niet in de DmfA-aangifte moet worden opgenomen.

Een 'student' is iemand die aangeworven wordt met een specifieke arbeidsovereenkomst voor studenten. Voor hen moet altijd een Dimona-aangifte gebeuren. Het speelt daarbij geen rol of voor deze student al dan niet de gewone RSZ-bijdragen moeten worden betaald, enkel de aard van de overeenkomst is hier belangrijk.

Voorheen moest de werkgever een kopie van deze overeenkomst opsturen naar de inspectie der sociale wetten. Deze verplichting verdwijnt door de invoering van de Dimona-aangifte. Voorwaarde voor deze vereenvoudiging is wel dat de werkgever bij de indienstmelding de plaats waar de student wordt tewerkgesteld precies opgeeft. Het is dus van het grootste belang dat de correcte plaats van tewerkstelling wordt opgegeven.

Indien de student niet tewerkgesteld wordt op het adres dat de werkgever aan de RSZ heeft doorgegeven als zijnde het adres van de maatschappelijke zetel van zijn onderneming of het officiële adres van de overheidsdienst, moet hij hier het adres invullen van de plaats waar de student fysiek zal tewerkgesteld zijn. Indien de student wel tewerkgesteld zal worden op het officiële adres van de maatschappelijke zetel of van de overheidsdienst, duidt de werkgever dit aan zonder dat hij verdere gegevens moet invullen.

De werkgever kan voor de aangifte van een student dus enkel de telefoon gebruiken, indien de plaats waar deze student tewerkgesteld zal worden de maatschappelijke zetel van de onderneming of het officiële adres van de overheidsdienst is. Indien het nodig is een ander adres op te geven, moet de aangifte via een ander kanaal worden doorgestuurd. Top


3. Twee soorten aangiften
a. De aangifte van indiensttreding van een werknemer ("indienstmelding")

2.1.611

De indienstmelding moet ten laatste verricht zijn voor het moment waarop de werknemer effectief begint te werken. Als ‘datum van indiensttreding’ wordt de datum vermeld waarop de contractuele of juridische band met de werknemer start. Het moment waarop de aangifte verricht wordt en de mee te delen datum van het begin van de arbeidsrelatie, stemmen dus niet noodzakelijk overeen.

Voorbeeld: de arbeidsovereenkomst (de contractuele band) start op 1 mei. Indien de eerste effectieve werkdag van de werknemer 5 mei is, moet de Dimona-aangifte uiterlijk op die dag doorgestuurd worden maar als ‘datum van indiensttreding’ vermeldt de werkgever 1 mei. De indienstmelding mag echter ook vroeger doorgestuurd worden, bijvoorbeeld in de loop van de maand april.

Voor een gewone werknemer met een contract van bepaalde duur, mag tegelijk met de datum van indiensttreding ook de datum van uitdiensttreding ingevuld worden. Voor een student en een IBO-er (Individuele Beroeps Opleiding), is de werkgever verplicht de datum van de uitdiensttreding te melden in de indienstmelding. Dit geldt ook voor uitzendkrachten en gelegenheidswerknemers.

Indien de werkgever de datum 'uit dienst' meedeelt bij de indienstmelding, hoeft hij nadien geen aparte uitdienstmelding meer te verrichten. Indien echter later blijkt dat de opgegeven datum 'uit dienst' niet de juiste is, moet de oorspronkelijke aangifte worden gewijzigd volgens de regels die hierna worden uitgelegd.

Indien een personeelslid een contract van bepaalde duur heeft, maar na verloop van dit contract in dienst blijft ingevolge het afsluiten van een nieuw contract, is alleen een nieuwe aangifte nodig indien er bij de oorspronkelijke aangifte een uitdienstmelding opgegeven werd. De datum indienst van die nieuwe aangifte is dan de dag die volgt op de eerder meegedeelde datum uit dienst. Top


b. De aangifte van uitdiensttreding van een werknemer ("uitdienstmelding")

2.1.612

De uitdienstmelding moet verricht worden ten laatste op de eerste werkdag die volgt op de datum waarop de juridische of contractuele band tussen werkgever en werknemer wordt verbroken. Het gaat dus om de datum waarop de werknemer juridisch gezien niet langer in dienst is.

Indien de werknemer wordt ontslagen of ontslag neemt zonder dat er een opzeggingstermijn in acht wordt genomen, meldt de werkgever de uitdiensttreding ten laatste op de werkdag na de dag waarop de overeenkomst wordt verbroken.

Indien de werknemer wel een opzeggingsperiode geniet, valt de datum van de uitdiensttreding op het einde van deze opzeggingsperiode.

Schorsingen in de uitvoering van de arbeidsprestaties zijn geen uitdiensttreding en geven dus geen aanleiding tot een uitdienstmelding. Bij deze schorsingen of afwezigheden - ook al zijn zij van lange duur zoals detachering naar het buitenland voor enkele jaren - wordt de juridische of contractuele band tussen werkgever en werknemer immers niet verbroken.

Indien een werknemer overschakelt van een voltijdse naar een halftijdse tewerkstelling (of vice versa) blijft de arbeidsrelatie bestaan. Er is geen uitdienstmelding, indienstmelding of wijziging van de eerder gedane aangifte nodig. Top


4. De wijziging van een aangifte

2.1.613

Een wijziging van een eerder gedane aangifte kan slechts in twee gevallen: 5. Annulatie van een aangifte

2.1.614

De annulatie verwijdert de hele Dimonarelatie. Dit betekent dat het geheel van aangiften die betrekking hebben op een arbeidsrelatie worden geannuleerd: indienstmelding, uitdienstmelding en eventuele wijzigingen. In principe kan een annulatie -die moet gebeuren uiterlijk op de meegedeelde datum van indiensttreding- enkel worden gedaan om een indienstmelding teniet te doen in het geval de werknemer niet begint te werken. Als hij op een andere dag toch begint te werken, dan moet er een nieuwe indienstmelding gebeuren.

In de praktijk kan eveneens een annulatie uitgevoerd worden voor:

Top

C. DIMONA VOOR GELEGENHEIDSWERKNEMERS

1. Algemeen

2.1.615

Zowel in de land- en tuinbouw als in de horeca, zijn er specifieke regelingen ingevoerd voor 'gelegenheidsarbeid'. Intussen werd het systeem van de 'superextra's' in de horeca vanaf het 3de kwartaal 2007 omgevormd naar een meer algemene regeling 'gelegenheidsarbeid'. Werknemers die via een interimbureau bij een gebruiker actief in één van deze sectoren onder dezelfde omstandigheden werken, worden eveneens als 'gelegenheidswerknemers' behandeld.


De gelegenheidswerknemers moeten verplicht worden aangegeven met een full-Dimona, met uitzondering van de gelegenheidswerknemers in de horeca sector.
Voor deze werknemers bestaan vanaf 1 juli 2007 twee systemen van Dimona-aangiften naast elkaar: full-Dimona en Dimona-light. Het is aan de werkgever om een keuze te maken.

Beide systemen stellen op ondubbelzinnige en uniforme wijze de band vast tussen een werknemer en zijn werkgever. Deze informatie wordt automatisch doorgestuurd naar de instellingen binnen het netwerk van de sociale zekerheid, zodat de werkgever kan genieten van volgende voordelen:


Voor bijkomende informatie en meer in het bijzonder voor de documenten bij te houden door werkgevers uit de horeca en de land- en tuinbouw, verwijzen we naar deel 3 van deze instructies.
Top


2. Full-Dimona (met uren)
a. Toepassingsgebied

2.1.616

Full-Dimona is van toepassing op volgende gelegenheidswerknemers:

Top

b. Regels voor full-Dimona

2.1.617

De aangifte full-Dimona moet gebeuren per prestatie en per dag. Dit betekent dat de datum van indienst en uitdienst dezelfde moet zijn. Voor elke werkdag waarop de gelegenheidswerknemers een prestatie verrichten, moet een nieuwe aangifte gebeuren. Het beginuur van de prestatie en het (verwachte) einduur moet worden meegedeeld. In tegenstelling tot de datum van indienst en uitdienst, zijn de datums die meegedeeld worden bij het beginuur en het einduur wel verschillend als er een overlapping is van twee kalenderdagen.

Het gebruik van het INSZ (identificatienummer bij de sociale zekerheid) van de werknemer is verplicht. Om gelegenheidswerknemers kunnen aan te geven, dient de werkgever voor deze werknemers in het bezit te zijn van een geldig INSZ- of INSZ-bisnummer. Als een werknemer dat niet heeft, kan hij via Dimona niet in dienst worden gemeld. De werknemer moet dan eerst naar de administratieve diensten van de gemeente/stad waar hij/zij verblijft of op hotel is. Die gemeente zal dan een bisnummer aanmaken.

Meer inlichtingen vindt u in de handleiding Dimona: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/dimona/documents/pdf/manuel_dimona_N.pdf Top


c. Een aangifte wijzigen

2.1.618

1. Datum en uur van indiensttreding
2. Uur van uitdiensttreding
Top

d. Een aangifte annuleren

2.1.619

Wanneer een Dimona-aangifte werd gedaan en de werknemer kwam niet opdagen of verrichtte geen prestaties, moet de betrokken Dimona-aangifte uiterlijk om middernacht, van de kalenderdag waarop de aangifte slaat, geannuleerd worden. Top

3. Dimona-light (met tijdsblok)
a. Toepassingsgebied

2.1.620

Dimona-light is enkel van toepassing op werkgevers uit de horecasector (PC 302) die gelegenheidswerknemers in dienst nemen. Uitzendkantoren kunnen geen gebruik maken van Dimona-light. Zij moeten voor hun gelegenheidswerknemers in de horeca steeds een full-Dimona doen.


Meer inlichtingen vindt u terug in de gebruikershandleiding op het portaal: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/dimona/documents/pdf/dimona_light_N.pdf
Top


b. Regels voor Dimona-light

2.1.621

Bij een indienstmelding moet de werkgever enkel de datum en het beginuur van de prestatie aangeven en het type prestatie aanduiden: De werkgever uit de horecasector moet kiezen welk systeem hij voor zijn gelegenheidswerknemers zal toepassen: full-Dimona of Dimona-light. Door voor de eerste keer een aangifte in één van de twee systemen te doen, maakt de werkgever een keuze die bindend is voor één kalenderjaar en voor al zijn gelegenheidswerknemers. Alle Dimona aangiften voor gelegenheidswerknemers die de werkgever verricht moeten dus coherent zijn met de keuze die de werkgever maakte en die in het werkgeversrepertorium is opgeslagen: hetzij Dimona-light, hetzij full-Dimona.

Om voor het daarop volgende kalenderjaar van systeem te wijzigen, moet de werkgever ten laatste op 1 oktober van het lopende kalenderjaar zijn keuze kenbaar maken. De wijziging start dan op 1 januari van het daarop volgende kalenderjaar.

Opgelet, uitzendkantoren hebben geen keuze en moeten voor hun werknemers steeds een full-Dimona doen. Top


c. De aangifte wijzigen

2.1.622

1. Datum en uur van indiensttreding
2. Het tijdsblok
Top

d. Een aangifte annuleren

2.1.623

Een annulatie kan enkel gedaan worden om een indienstmelding teniet te doen, wanneer er geen prestaties geweest zijn. De betrokken Dimona-aangifte moet uiterlijk om middernacht, van de kalenderdag waarop de aangifte slaat, geannuleerd worden. Top