- de werkgever is vrijgesteld van het bijwerken van het papieren personeelsregister;
- het speciaal personeelsregister is vereenvoudigd;
- het individueel document is afgeschaft;
- de werkgever is vrijgesteld van het opsturen van een kopie van de studentencontracten naar de Inspectie van de Sociale Wetten.

- via internet: indien de werkgever slechts een beperkt aantal Dimona-aangiften moet doen, is dit de meest optimale en gebruiksvriendelijke oplossing. De aangifte wordt doorgestuurd via twee toepassingen op de portaalsite van de Sociale Zekerheid (www.socialezekerheid.be).

De eerste is een niet beveiligde toepassing. U moet alle gevraagde gegevens ingeven.

De tweede biedt de mogelijkheid meerdere aangiften tegelijkertijd te verrichten. Het betreft de toepassing Multi-Dimona. Men kan ze gebruiken voor één persoon of voor meerdere personen. Hierbij worden de reeds beschikbare gegevens uit het elektronisch personeelsbestand als basis gebruikt voor een nieuwe reeks aangiften. Dit biedt het belangrijke voordeel dat een groot aantal gegevens niet meer moet worden ingeven. Hierdoor verkleint de kans op fouten. De bestaande gegevens zijn bovendien in sommige gevallen al gecontroleerd, wat het ganse proces versnelt;

- via vocale server: deze bekende techniek (ook gebruikt voor phone-banking) biedt de mogelijkheid de aangifte per telefoon te doen. De werkgever telefoneert naar het nummer 02/511 51 51. Deze toepassing is bestemd voor werkgevers met weinig werknemers die niet veel aangiften moeten doen. Men geeft de werknemers één voor één in. De aangifte via vocale server is alleen mogelijk indien de werkgever reeds een (voorlopig) identificatienummer bij de RSZ heeft en de gegevens op de SIS-kaart van de werknemer kent. Via de vocale server kan men immers alleen cijfergegevens doorgeven;

- via batch of gestructureerde berichten: indien de werkgever of een tussenpersoon een groot aantal Dimona-aangiften moet versturen (wekelijks enkele tientallen of meer), bestaat de mogelijkheid om deze aangiften via bestandsoverdracht naar de RSZ te sturen;

- via SMS: Dimona met een gsm. Dit kanaal is uitsluitend bestemd voor de aangifte van gelegenheidswerknemers (uit de horecasector en de land- en tuinbouw, met inbegrip via uitzendcontract).

- via internet: het bericht verschijnt enkele seconden na het verzenden van de aangifte op het scherm;

- via vocale server: het nummer wordt uitgesproken op het einde van de aangifte;

- via batch of gestructureerde berichten: de RSZ verstuurt een elektronisch bericht met het nummer;

- via SMS: het nummer wordt via gsm meegedeeld.

Na ontvangst van de Dimona-aangifte wordt zij verwerkt. Zo wordt onder andere de juistheid van de identificatiegegevens nagegaan en wordt aan elke indienstmelding een uniek nummer (= 'Dimona-nummer') toegekend. Bij een indienstmelding is dit hetzelfde nummer van het ontvangstbewijs. Ten hoogste tien werkdagen later ontvangt de werkgever een Dimona-bericht waarin de gegevens van de aangifte worden hernomen, vervolledigd en/of aangepast.

Het Dimona-bericht geldt voor de werkgever als het wettelijke bewijs dat de aangifte correct werd uitgevoerd.

Na ontvangst van het Dimona-bericht heeft de werkgever vijf werkdagende tijd om de in het bericht vermelde gegevens te betwisten. Na het verstrijken van deze termijn worden zij als definitief beschouwd.

In geval van de betwisting moet de werkgever contact opnemen met het contactcenter Eranova:

tel: 02/511.51.51
email: contactcenter@eranova.fgov.be

Alleen voor de personen hieronder opgesomd moet er geen Dimona gebeuren:

- twee categorieën stagiairs:
> de stagiairs voor arbeidsprestaties uitgevoerd bij een werkgever in het kader van een opleiding die hij volgt in een door de bevoegde gemeenschap of het bevoegde gewest ingerichte, gesubsidieerde of erkende onderwijsinstelling of opleidingscentrum, voor zover de totale duur van deze arbeidsprestaties zestig dagen bij eenzelfde werkgever of stagemeester niet overschrijdt in de loop van een school- of academiejaar wat de onderwijsinstellingen betreft of in de loop van een burgerlijk jaar wat de opleidingscentra betreft;
> de stagiairs voor arbeidsprestaties geleverd in het kader van een stage waarvan de duur expliciet is vastgesteld door de bevoegde overheid binnen het kader van een cursus die leidt tot het afleveren van een diploma, getuigschrift of bewijs van beroepsbekwaamheid.
- de werknemers die arbeid verrichten in het kader van een PWA-overeenkomst;
- de dienstboden die niet onderworpen zijn aan de sociale zekerheid;
- het andere huispersoneel dat niet onderworpen is aan de sociale zekerheid;
- de werknemers die maximum 25 dagen tewerkgesteld zijn in de loop van een kalenderjaar:
> in de socio-culturele sector of op de dag van een sportmanifestatie: monitor of animator;
> in bepaalde taken in de hop-, teenwilgen- en tabaksteelt.
- de vrijwilligers;
- de werknemers die vanuit een in het buitenland gevestigde onderneming naar België worden gedetacheerd, op voorwaarde dat zij ingevolge een internationaal akkoord tijdens hun tewerkstellingen in België onderworpen blijven aan een buitenlands stelsel voor sociale zekerheid (over het algemeen moet voor hen een Limosa aangifte gebeuren);
- de kunstenaars met specifieke kleine vergoedingen;
- de personen die prestaties leveren in de onderneming, en daarvoor onderworpen zijn aan het sociaal statuut der zelfstandigen.

- zijn identificatienummer bij de RSZ;
- of het ondernemingsnummer (KBO-nummer);
- of het voorlopige identificatienummer dat de werkgever van de RSZ heeft ontvangen, indien hij nog niet over een definitief identificatienummer beschikt;
- of de andere identificatiegegevens die worden gevraagd, indien de werkgever geen van de vermelde nummers in zijn bezit heeft.

Werkgevers uit de openbare sector moeten eraan denken dat:

124 voor arbeiders en leerlingen uit de bouwsector (PC 124);

140 voor arbeiders en leerlingen uit de transportsector (PC 140);

322 voor arbeiders en bedienden uit de uitzendsector (PC 322).

Opgelet: werknemers die een uitzendkantoor tewerkstelt met een arbeidsovereenkomst in het kader van de dienstencheques, zijn niet gebonden door een arbeidsovereenkomst voor uitzendkrachten. Voor hen mag het PC 322 niet gebruikt worden. Voor arbeiders die een uitzendkantoor tewerkstelt in de bouwsector moet wel PC 322 meegedeeld worden (en dus niet 124).

144 voor gelegenheidsarbeiders uit de landbouw (PC 144);

145 voor gelegenheidsarbeiders uit de tuinbouw (PC 145);

302 voor gelegenheidswerknemers uit de Horeca (PC 302).

Een 'IBO-er' is iemand die een individuele beroepsopleiding bij een werkgever volgt, maar gedurende zijn opleiding nog steeds het statuut van werkloze heeft en door de werkgever dus niet in de DmfA-aangifte moet worden opgenomen.

Een 'student' is iemand die aangeworven wordt met een specifieke arbeidsovereenkomst voor studenten. Voor hen moet altijd een Dimona-aangifte gebeuren. Het speelt daarbij geen rol of voor deze student al dan niet de gewone RSZ-bijdragen moeten worden betaald, enkel de aard van de overeenkomst is hier belangrijk.

Voorheen moest de werkgever een kopie van deze overeenkomst opsturen naar de inspectie der sociale wetten. Deze verplichting verdwijnt door de invoering van de Dimona-aangifte. Voorwaarde voor deze vereenvoudiging is wel dat de werkgever bij de indienstmelding de plaats waar de student wordt tewerkgesteld precies opgeeft. Het is dus van het grootste belang dat de correcte plaats van tewerkstelling wordt opgegeven.

Indien de student niet tewerkgesteld wordt op het adres dat de werkgever aan de RSZ heeft doorgegeven als zijnde het adres van de maatschappelijke zetel van zijn onderneming of het officiële adres van de overheidsdienst, moet hij hier het adres invullen van de plaats waar de student fysiek zal tewerkgesteld zijn. Indien de student wel tewerkgesteld zal worden op het officiële adres van de maatschappelijke zetel of van de overheidsdienst, duidt de werkgever dit aan zonder dat hij verdere gegevens moet invullen.

Voorbeeld: de arbeidsovereenkomst (de contractuele band) start op 1 mei. Indien de eerste effectieve werkdag van de werknemer 5 mei is, moet de Dimona-aangifte uiterlijk op die dag doorgestuurd worden maar als ‘datum van indiensttreding’ vermeldt de werkgever 1 mei. De indienstmelding mag echter ook vroeger doorgestuurd worden, bijvoorbeeld in de loop van de maand april.

Voor een gewone werknemer met een contract van bepaalde duur, mag tegelijk met de datum van indiensttreding ook de datum van uitdiensttreding ingevuld worden. Voor een student en een IBO-er (Individuele Beroeps Opleiding), is de werkgever verplicht de datum van de uitdiensttreding te melden in de indienstmelding. Dit geldt ook voor uitzendkrachten en gelegenheidswerknemers.

Indien de werkgever de datum 'uit dienst' meedeelt bij de indienstmelding, hoeft hij nadien geen aparte uitdienstmelding meer te verrichten. Indien echter later blijkt dat de opgegeven datum 'uit dienst' niet de juiste is, moet de oorspronkelijke aangifte worden gewijzigd volgens de regels die hierna worden uitgelegd.

Indien de werknemer wordt ontslagen of ontslag neemt zonder dat er een opzeggingstermijn in acht wordt genomen, meldt de werkgever de uitdiensttreding ten laatste op de werkdag na de dag waarop de overeenkomst wordt verbroken.

Indien de werknemer wel een opzeggingsperiode geniet, valt de datum van de uitdiensttreding op het einde van deze opzeggingsperiode.

Schorsingen in de uitvoering van de arbeidsprestaties zijn geen uitdiensttreding en geven dus geen aanleiding tot een uitdienstmelding. Bij deze schorsingen of afwezigheden - ook al zijn zij van lange duur zoals detachering naar het buitenland voor enkele jaren - wordt de juridische of contractuele band tussen werkgever en werknemer immers niet verbroken.

In de praktijk kan eveneens een annulatie uitgevoerd worden voor:

De gelegenheidswerknemers moeten verplicht worden aangegeven met een full-Dimona, met uitzondering van de gelegenheidswerknemers in de horeca sector.
Voor deze werknemers bestaan vanaf 1 juli 2007 twee systemen van Dimona-aangiften naast elkaar: full-Dimona en Dimona-light. Het is aan de werkgever om een keuze te maken.

Beide systemen stellen op ondubbelzinnige en uniforme wijze de band vast tussen een werknemer en zijn werkgever. Deze informatie wordt automatisch doorgestuurd naar de instellingen binnen het netwerk van de sociale zekerheid, zodat de werkgever kan genieten van volgende voordelen:

- vrijstelling van de verplichting om een papieren aanwezigheidsregister in te vullen;
- in voorkomend geval vrijstelling van de verplichting om een individueel aanwezigheidsboekje bij te houden;
- de werkgever hoeft niet langer een exemplaar van het identificatieluik, noch van het aanwezigheidsblad uit zijn aanwezigheidsregister door te zenden aan zijn fonds voor bestaanszekerheid.

- de werknemers die met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur of voor een bepaald werk in dienst worden genomen, voor een maximumduur van twee achtereenvolgende dagen bij eenzelfde werkgever en ressorterend onder het Paritair Comité voor de Horeca (PC 302);

- de handarbeiders tewerkgesteld bij een werkgever die valt onder het Paritair Comité voor het Tuinbouwbedrijf (PC 145), met uitzondering van de sector inplanting en onderhoud van parken en tuinen: zij mogen niet meer dan 65 dagen per jaar werken bij meerdere werkgevers uit de sector samen; de handarbeiders die onder bepaalde voorwaarden nog 35 bijkomende dagen actief zijn in de witloofteelt, komen eveneens in aanmerking.

Het gebruik van het INSZ (identificatienummer bij de sociale zekerheid) van de werknemer is verplicht. Om gelegenheidswerknemers kunnen aan te geven, dient de werkgever voor deze werknemers in het bezit te zijn van een geldig INSZ- of INSZ-bisnummer. Als een werknemer dat niet heeft, kan hij via Dimona niet in dienst worden gemeld. De werknemer moet dan eerst naar de administratieve diensten van de gemeente/stad waar hij/zij verblijft of op hotel is. Die gemeente zal dan een bisnummer aanmaken.

Als de werknemer zijn prestaties vroeger aanvangt dan het oorspronkelijk meegedeelde beginuur, dan moet het beginuur gewijzigd zijn uiterlijk op het moment dat de werknemer zijn prestaties aanvangt.

Als de werknemer zijn prestaties aanvangt later dan het oorspronkelijk meegedeelde beginuur, dan moet het beginuur gewijzigd zijn uiterlijk tegen middernacht van dag waarop hij begon te werken.

Als de tewerkstelling plaatsvindt op een vroegere dag dan oorspronkelijk meegedeeld, moet de datum gewijzigd worden. Deze wijziging moet gebeuren voordat de werknemer zijn prestaties aanvangt. Als de effectieve datum later is dan de oorspronkelijk meegedeelde, dan moet de oorspronkelijke aangifte geannuleerd worden (zie d. 'Een aangifte annuleren), en moet er een nieuwe gedaan worden.

- kort voor een prestatie die kleiner of gelijk is aan 5 uur;
- lang voor een prestatie groter dan 5 uur, maar kleiner dan 11 uur, of voor een onderbroken tewerkstelling (bijv. de werknemer werkt op een dag van 11u tot 13u en van 16u tot 18u).

Om voor het daarop volgende kalenderjaar van systeem te wijzigen, moet de werkgever ten laatste op 1 oktober van het lopende kalenderjaar zijn keuze kenbaar maken. De wijziging start dan op 1 januari van het daarop volgende kalenderjaar.

Als de werknemer zijn prestaties vroeger aanvangt dan het oorspronkelijk meegedeelde beginuur, dan moet het beginuur gewijzigd zijn uiterlijk op het moment dat de werknemer zijn prestaties aanvangt.

Als de werknemer zijn prestaties later aanvangt dan het oorspronkelijk meegedeelde beginuur, dan moet het beginuur gewijzigd zijn uiterlijk tegen middernacht van dag waarop hij begon te werken.

Als de tewerkstelling plaatsvindt op een vroegere dag dan oorspronkelijk meegedeeld, moet de datum gewijzigd worden. Als de effectieve datum later is dan de oorspronkelijk meegedeelde, dan moet de oorspronkelijke aangifte geannuleerd worden (zie d. 'Een aangifte annuleren'), en moet er een nieuwe gedaan worden.