Cette démarche, assez ancienne, poursuit plusieurs buts:

- utiliser des informations communiquées par les employeurs en vue d'établir des statistiques de l'emploi, des rémunérations et des journées de travail. Ces statistiques sont utilisées par les pouvoirs publics, les milieux scientifiques, les interlocuteurs sociaux, les fonds sociaux, etc. Ne pas utiliser les éléments existant à l'O.N.S.S. obligerait les pouvoirs publics à recourir à des enquêtes spécifiques qui dérangeraient inutilement les personnes interrogées;
- permettre, grâce à l'utilisation de ces banques de données, l'application correcte de la législation. C'est sur la base des totaux des travailleurs occupés à la fin d'un trimestre que sont déterminés les taux de quelques cotisations particulières ainsi que les montants de certaines réductions de cotisations de sécurité sociale.

Chaque personne figurant sur la déclaration trimestrielle est comptabilisée comme travailleur occupé à la fin du trimestre lorsque les conditions suivantes sont remplies:

- il existe au moins une ligne d'occupation dans la déclaration:
- qui ne concerne ni des indemnités de rupture, ni une interruption totale de la carrière professionnelle;
- dont la date de la fin de l'occupation n'est pas antérieure à la date de la fin du trimestre ;
- et dans laquelle il existe au moins un jour déclaré avec un code ordinaire ou un code indicatif qui ne soit pas le code 30 (=des jours de congé sans solde))

La Banque-Carrefour des Entreprises reprend également, à côté des entreprises, les unités d'établissement [Unité d'établissement = "toute entreprise ou partie de celle-ci (ex. atelier, usine, magasin, bureau, ...) située en un lieu géographiquement déterminé et identifiable par une adresse. A cet endroit, ou à partir de cet endroit, une ou plusieurs activités principales (ou secondaires, ou auxiliaires) sont exercées pour le compte de l'entreprise"]. Ces implantations ou unités d'établissement reçoivent un numéro d'identification propre, structurellement indépendant du numéro d'identification de l'entreprise à laquelle elles appartiennent.

Au cours de l’année 2004, la Banque-Carrefour des Entreprises et l’ONSS ont conjointement réalisé une vaste opération de collecte et de vérification des données relatives aux employeurs qui occupent du personnel en diverses implantations. Chaque entreprise concernée, après avoir été interrogée, a été mise au courant des numéros de ses unités d'établissement.

Les employeurs qui le désirent trouveront la liste et les numéros d'identification de leurs unités locales sur le site http://kbo-bce-ps.mineco.fgov.be.

Important : Si vous constatez que certaines unités d’établissement sont manquantes, la procédure suivante doit être suivie :

Pour les entreprises commerciales :

Rendez-vous dans un guichet d'entreprise de votre choix afin de faire enregistrer les unités d'établissement manquantes. Les identifiants qui vous seront attribués à cette occasion pourront immédiatement être mentionnés dans la DMFA

La déclaration prévoit un champ appelé "numéro d'identification de l'unité locale", tel que défini au sein de la Banque-Carrefour des Entreprises. Cette information est demandée aux employeurs occupant du personnel dans plusieurs unités d'établissement, même si elles ne sont situées que dans une seule commune, et ne se rapporte qu'à la dernière situation connue du trimestre: on ne demande donc pas de scinder les données si un travailleur a été affecté à plusieurs sièges au cours du trimestre.
A partir de la déclaration du 3^e trimestre 2006, l'ONSS récolte les données relatives aux unités locales chaque trimestre.

Les employeurs et les secrétariats sociaux doivent indiquer pour chaque travailleur repris sur la déclaration trimestrielle, y compris pour les étudiants, le numéro d'identification de l'unité d'établissement dont il relève.
Cette obligation n'est applicable qu'à partir du moment où une entreprise possède au moins deux unités d'établissement.

Important : cette obligation concerne toutes les entreprises qui occupent du personnel en plusieurs implantations. Dans le cas où une entreprise ou un secrétariat social ne connaît pas encore les identifiants nécessaires, la procédure décrite en fin du point 6.1.1203 doit être suivie.

- personnes déclarées comme prépensionnées ou "pseudo-prépensionnées" pour lesquelles une des cotisations spéciales sur la prépension conventionnelle ou sur la pseudo-prépension est due;
- personnes déclarées sous les catégories 027 et 028 (travailleurs, victimes d'un accident de travail ou d'une maladie professionnelle, percevant une rente, une indemnité, une allocation ou bien un capital, passibles de retenues de cotisations personnelles);
- personnes déclarées sous les catégories 033, 099, 199, 299 et 699 (des fonds de sécurité d'existence dans la plupart des cas pour des travailleurs auxquels ils versent comme tiers payants des compléments de rémunération);
- fonctionnaires licenciés et les travailleurs qui y sont assimilés pour lesquels une déclaration complémentaire doit être effectuée de manière à leur garantir le droit aux allocations de chômage et aux indemnités de maladie-invalidité.

- les entreprises de la construction sont soumises à des dispositions particulières en ce qui concerne les travailleurs occupés sur les chantiers: tous les travailleurs occupés sur des chantiers, quelle qu'en soit la durée, sont à rattacher à l'unité d'établissement (siège administratif ou technique) dont ils dépendent;
- les travailleurs ambulants (représentants de commerce, personnel des services de transport, équipes d'entretien, contrôleurs, etc.) doivent être liés à l'unité d'établissement qui les occupe en ordre principal (siège social, siège administratif, siège d'exploitation, permanence, etc.);
- les travailleurs intérimaires mis à la disposition d'une entreprise utilisatrice par une entreprise de travail intérimaire sont rattachés au siège de l'agence d'intérim dont ils dépendent;
- les travailleurs mis à la disposition d'employeurs du secteur non-marchand tout en étant rétribués par le FOREM, Actiris ou le VDAB (projets PRIME, TCT, …) sont rattachés au siège du service public de l'emploi dont ils relèvent;
- les travailleurs provisoirement détachés à l'étranger, tout en relevant de la sécurité sociale belge, restent liés à l'unité d'établissement où ils étaient affectés avant leur départ;
- le personnel enseignant et les travailleurs qui y sont assimilés doivent être affectés à l'établissement d'enseignement où ils sont affectés à titre principal; lorsqu'un établissement d'enseignement possède plusieurs implantations géographiquement distinctes, chacune de ces implantations aura un numéro d'unité d'établissement; le personnel devra être réparti entre ces implantations, chaque personne n'étant affectée que dans une seule implantation.

- Dans le cas où une personne travaille à domicile ou chez un client, l’unité d’établissement dont elle dépend est l’endroit à partir duquel elle reçoit les instructions et d'où le travail est organisé. Ceci implique par exemple:
- que pour les entreprises de travail intérimaire, de consultance, de nettoyage,… il n'y a pas lieu de créer d'unité d'établissement à l'adresse des entreprises clientes, même dans le cas de contrats de fourniture de services de longue durée;
- que les adresses privées des travailleurs à domicile ou itinérants ne sont pas des unités d’établissement (telétravail, inspecteurs, représentants de commerce,…).
- Les unités d’établissement doivent avoir une autonomie au sein d’une structure permanente ou semi-permanente. Ceci signifie qu’il doit être possible d’identifier l’implantation physique d’une unité locale à tout moment du jour ou de la nuit, que l’unité d’établissement doit disposer d’une infrastructure permanente et avoir une adresse postale :
- les chantiers, les champs, les stands sur des foires ou des marchés, … ne seront jamais considérés comme unités d'établissement
- les collectes de sang, les consultations ONE, les permanences des mutuelles, les formations permanentes dans des locaux des tiers, ... même organisées sur base régulière ne seront pas à la base de création d'unités d'établissement à ces adresses.
- les locaux des mutuelles, syndicats, … qui sont permanents et réservés à cet usage, même s’ils ne sont opérationnels qu’un jour par semaine seront par contre à la base de création d'unités d'établissement à ces adresses;
- Les unités d’établissement sont créées sous l'entreprise dont elles dépendent:
- les magasins (ou restaurants) franchisés sont exploités par des gérants indépendants qui possèdent leur propre numéro d'entreprise. Les unités d'établissement seront donc créées sous le numéro d'entreprise du gérant. Même si la chaîne envoie à titre de dépannage du personnel dans l'un ou l'autre magasin franchisé, ces derniers ne seront pas considérés comme unités d'établissement de la chaîne;
- si l’exploitation d’une cafétaria dans un théâtre, piscine, parc de récréation est sous-traitée, il y a lieu de créer l’unité d’établissement sous le numéro d'entreprise de l'exploitant de la cafétaria.
- Chaque entreprise doit avoir au moins une unité d’établissement. L’exception à cette règle relève de la protection de la vie privée : l’occupation de personnel domestique.