Binnen de maand na het kwartaal waarop de aangifte betrekking heeft stuurt de werkgever (of zijn mandataris) de aangifte door aan de RSZ.
Voor werkgevers die een klein aantal mensen tewerkstellen, zal de portaalsite van de Sociale Zekerheid de mogelijkheid bieden om de aangifte te doen via internet.
Voor werkgevers die veel personeel tewerkstellen of ondernemingen die een groot aantal aangiften moeten doen (sociale secretariaten, softwarehuizen,...), zullen de aangiften moeten gebeuren via File transfer (Ftp, Isabel,...).
De aangifte dient om een correcte berekening van de verschuldigde bijdragen te staven. De aangifte bevat tevens een aantal gegevens die gebruikt zullen worden door de instellingen die belast zijn met de betaling van de prestaties inzake sociale zekerheid (ziekteverzekering, werkloosheid, pensioenen, arbeidsongevallen, beroepsziekten, kinderbijslag en jaarlijkse vakantie der werknemers).
Een volledige uitleg over het invullen van de aangifte kunt u lezen in Deel 6.
Voor de aangiften tot en met die van het vierde kwartaal van 2002 geldt dat indien een oorspronkelijk ingediende aangifte om welke reden ook een wijziging moet ondergaan, de werkgever dit per brief moet meedelen aan de RSZ. De RSZ zelf voert dan de verbetering uit. Die brief vermeldt alle inlichtingen die de wijziging mogelijk maken: het juiste en volledige ondernemingsnummer (KBO) of het identificatienummer bij de RSZ, het kwartaal, de identiteit van de werknemer, het verbeterde bedrag van de lonen, het aantal arbeidsdagen of gelijkgestelde dagen.
Vanaf de aangifte van het eerste kwartaal van 2003 geldt het volgende.
Deze aangiften moeten, zoals u elders in deze onderrichtingen kunt lezen, verplicht op een elektronische manier doorgestuurd worden. Daarbij worden verschillende mogelijkheden aangeboden (interactief via de portaalsite van de sociale zekerheid of systemen gebaseerd op file transfer).
U hebt de mogelijkheid zelf de ingediende aangiften te wijzigen. Daarvoor worden dezelfde kanalen ter beschikking gesteld als voor het indienen van de oorspronkelijke aangifte. Men is echter niet verplicht voor de wijziging hetzelfde kanaal te gebruiken als voor de originele aangifte.
De uitleg hieronder gaat over de algemene principes van het wijzigen van een aangifte, en is toegespitst op het wijzigingen van een aangifte met de interactieve toepassing op de portaalsite.
Meer uitleg over de manier van aangeven van een wijziging vindt u op de portaalsite van de sociale zekerheid (www.sociale-zekerheid.be); daar vindt u ook een DEMO-versie van deze aangifte, die u zal helpen vertrouwd te worden met deze interactieve manier om ingediende aangiften te wijzigen. Werkgevers of dienstverleners die grote volumes aan wijzigingen moeten doorgeven vinden tevens bijkomende, technische informatie op "https://www.socialsecurity.be/public/doclibrary/home.htm" (deze laatste URL wordt regelmatig aangevuld met nieuwe gegevens om de betrokkenen in staat te stellen hun programmering snel aan te passen, maar het gaat wel om gegevens die nog niet noodzakelijk volledig definitief zijn).
Het principe van de wijziging is dat men de oorspronkelijke aangifte oproept, en dan de geafficheerde gegevens wijzigt.
Het wijzigen van een aangifte impliceert dus dat men toegang krijgt tot zeer vertrouwelijke gegevens. Men ziet immers de laatste stand van zaken in de gegevensbank van de sociale zekerheid (= de oorspronkelijk aangegeven gegevens, eventueel aangepast met wijzigingen aangebracht door één van de sociale zekerheidsinstellingen). Wie via de toepassing op de portaalsite wijzigingen wil doen, moet zich dus realiseren dat er een bijkomende beveiliging vereist is in de vorm van een elektronische handtekening (certificaat). Meer uitleg daarover en hoe u die kunt verkrijgen, vindt u eveneens op de portaalsite van de sociale zekerheid.
Wijzigingen worden op dezelfde manier behandeld als de oorspronkelijke aangifte. Zij worden dus geregistreerd zonder dat u meer verantwoording moet geven dan voor de oorspronkelijke aangifte het geval is.
Indien het echter gaat om een wijziging die een vermindering van het oorspronkelijk aangegeven loon tot gevolg heeft, en u verricht die wijziging meer dan zes maanden na het einde van het kwartaal waarop ze betrekking heeft, dan zal ze maar geregistreerd worden nadat ze goedgekeurd werd door de RSZ. Voor deze wijzigingen moet u verplicht de reden van de wijziging meedelen . Daartoe is een zone voorzien in de aangifte waarin u bijkomende uitleg kunt vermelden (bv. per vergissing kostenvergoedingen aangegeven als bijdrageplichtig loon). Indien nodig zal de RSZ u trouwens toch nog contacteren om bijkomende uitleg te krijgen.
Voor wijzigingen van de aangiften van het eerste en tweede kwartaal van 2003 wordt deze termijn van zes maanden verlengd en zullen wijzigingen ingediend tot 31 maart 2004 op dezelfde manier behandeld worden als oorspronkelijke aangiften.
Het programma voorziet ook dat de RSZ de gegevens van bepaalde werknemers tijdelijk of definitief kan blokkeren. Tijdens deze periode kunt u ze zelf niet wijzigen. Een tijdelijke blokkering wijst erop dat een andere instelling (bv. de RSZ zelf) met deze gegevens bezig is, en is dus nodig om te vermijden dat u een wijziging zou uitvoeren op basis van gegevens die "aan het veranderen" zijn. Een definitieve blokkering zal ingesteld worden wanneer de RSZ (na een inspectie ter plaatse) wijzigingen aan de aangifte opgesteld heeft waarmee de werkgever niet akkoord gaat.
Nadat de wijzigingen aangebracht zijn, berekent het programma op de portaalsite automatisch de gevolgen wat betreft het totaal te betalen bedrag (= herberekening van de bijdragen, de verminderingen,...) en krijgt u het resultaat op het scherm te zien. Dit is echter nog geen aanmaning tot betaling. Eén keer per maand zult u immers van de RSZ een afrekening op papier ontvangen die alle wijzigingen bevat die u in de loop van die maand uitvoerde. Vanaf ontvangst van deze brief, moet u zo snel mogelijk het gevraagde bedrag betalen.
Drie types van forfaitaire vergoedingen zijn van toepassing:
1. Bij gebrek aan aangifte of in geval van een onvolledige of onjuiste aangifte is de werkgever een forfaitaire vergoeding van 50,00 EUR verschuldigd voor de ambtshalve opmaak of de ambtshalve rechtzetting van de kwartaalaangifte als gevolg van een interventie van de Sociale Inspectie of de diensten van de RSZ. De forfaitaire vergoeding wordt verhoogd met een vergoeding van 4,00 EUR per ontbrekende tewerkstellingslijn of per tewerkstellingslijn waarvoor het in aanmerking te nemen loon is gewijzigd. Deze forfaitaire vergoeding wordt voor het eerst toegepast voor de aangiften vanaf het tweede kwartaal 2006 en voor interventies vanaf 1 februari 2007.
Een onvolledige aangifte is een aangifte waarvoor, zes maanden na het einde van het betrokken kwartaal, één of meerdere tewerkstellingslijnen ontbreken en waarvoor het aantal natuurlijke personen waarvoor deze tewerkstellingslijnen ontbreken ten minste 5 % vertegenwoordigt van het totale aantal natuurlijke personen vermeld in de aangifte.
Een onjuiste aangifte is een aangifte waarvoor zes maanden na het einde van het betrokken kwartaal elementen ontbreken van het loon dat in aanmerking dient te worden genomen voor de berekening van de sociale zekerheidsbijdragen, waarbij deze ontbrekende elementen van het in aanmerking te nemen loon minstens 5 % vertegenwoordigen van de totale loonmassa vermeld in de aangifte.
2. De werkgever die geen aangifte doorstuurt uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op een kwartaal, is een forfaitaire vergoeding verschuldigd van 495,79 EUR, vermeerderd met 247,89 EUR per schijf van 24.789,35 EUR aan bijdragen boven de 49.578,70 EUR. Deze sanctie kan niet worden toegepast in combinatie met de volgende.
3. Dezelfde bedragen als onder punt 2 zijn van toepassing als de RSZ vaststelt dat de werkgever of zijn mandataris gewoonlijk een onvolledige of onjuiste aangifte overmaakt. We spreken van gewoonlijk als de werkgever of zijn mandataris twee opeenvolgende kwartalen een onvolledige of onjuiste aangifte indient. Deze sanctie is van toepassing voor de aangiften vanaf het tweede kwartaal 2006 maar kan niet worden gecumuleerd met de forfaitaire vergoeding onder punt 2.