S’identifier à l’ONSS dans le contexte de la Banque Carrefour des entreprises
Depuis le 1er janvier 2005, chaque entreprise doit être identifiée à la Banque Carrefour des entreprises (BCE) et posséder un numéro (unique) d’entreprise. En revanche, chaque entreprise peut, si elle le désire, être identifiable par les autorités sur base uniquement de son numéro d'entreprise (numéro BCE). Les données de base de chaque entreprise sont donc disponibles via la Banque-Carrefour des entreprises. Toutes les modifications intervenant au sein de l’entreprise (siège social, adresse, activités, forme juridique etc..) sont actualisées dans cette banque de données qui est d’ores et déjà la source authentique. Prochainement, le numéro d’entreprise (BCE) sera le seul identifiant d'une entreprise et il remplacera, à terme, le numéro d'identification à l'O.N.S.S.
Pour plus d’information nous vous invitons à consulter le site du SPF Economie, PME et des Classes moyennes ( www.mineco.fgov.be) à l’onglet «entreprendre».
L’ONSS a pour rôle d’une part, de signaler dans la BCE, toute acquisition ou perte de la qualité d’employeur et d’autre part, d’initier les numéros d’entreprises et les unités d'établissement pour les personnes physiques demandant la qualité d’employeur, alors qu’elles n’ont aucune activité artisanale ou commerciale (les professions libérales ainsi que les employeurs de personnel domestique ou gens de maison) et les associations de fait ou les personnes physiques et morales étrangères sans unités stables ou établissement en Belgique.
En fonction du fait que vous possédez ou non un numéro d’entreprise et en fonction de votre personnalité juridique (personne de droit privé ou public) ou de votre activité, il vous sera demandé de compléter différents questionnaires d’identification (ID122/0) et/ou de qualification (ID122, 120, 119, B01).
Pour plus d’information nous vous invitons à visiter le site internet de l'O.N.S.S. et/ou le site portail de la sécurité sociale.
Lors de la déclaration immédiate de l'emploi (DIMONA) d'un premier travailleur, la procédure d'identification de l'employeur s'enclenche automatiquement. Un nouvel employeur qui fait une déclaration DIMONA ne doit donc plus entreprendre d'autre démarche pour obtenir son numéro d'identification.
Toute « personne », qu'il s'agisse d'une personne physique, d'un groupement de personnes physiques (par exemple, une association de fait) ou d'une personne morale (société, association sans but lucratif, etc.), qui engage pour la première fois un ou plusieurs travailleurs est tenu d'en informer l'O.N.S.S. en vue de l’attribution de sa qualité d’employeur.
Dès qu'il est avisé que du personnel est engagé (via une déclaration « DIMONA ») ou va être engagé dans un avenir proche (via une simple lettre), l'O.N.S.S. adresse à l'employeur, un questionnaire à renvoyer immédiatement dûment complété et signé (modèle identique à ceux présents sur le site cfr ci-dessus). Sur base des renseignements ainsi obtenus, l'O.N.S.S. détermine la ou les classes d’activité économiques, la ou les indices de catégories à attribuer, à celui qui vient d’acquérir la qualité d’employeur et les lui communique ainsi que le numéro d’entreprise (attribué ou non par l’ONSS) et le numéro d'identification interne à l’ONSS (anciennement numéro d’immatriculation) correspondant.
Pour rappel, le numéro d'identification interne à l’ONSS consiste en un nombre de sept chiffres, suivi d'un nombre-contrôle de deux chiffres permettant de vérifier si le numéro d'identification attribué est correct. Il est également précédé d'un indice de trois chiffres déterminé en fonction des particularités de l'employeur en matière de calcul des cotisations. Aussi longtemps que son emploi ne sera pas supprimé en interne à l’ONSS, il sera unique comme par le passé et correspondra toujours au numéro d’entreprise attribué.