1er trimestre 2008

PARTIE 2: Les obligations de l'employeur TITRE 1: Les obligations vis-à-vis de l'O.N.S.S. CHAPITRE 6: DIMONA - La déclaration immédiate de l'emploi

2.1.601 A. GENERALITES

2.1.601 1.Notions

2.1.602 2.Conséquences

2.1.604 3. Canaux : web, serveur vocal, batch et sms

2.1.605 4. Accusé de réception, numéro Dimona et avis Dimona

2.1.606 B. DIMONA "CLASSIQUE"

2.1.606 1.Champ d'application

2.1.607 2. Données demandées

2.1.611 3. Deux formes de déclaration

2.1.613 4. Modification d'une déclaration

2.1.614 5. Annulation d'une déclaration

2.1.615 C. DIMONA POUR LES TRAVAILLEURS OCCASIONNELS

2.1.615 1. Généralités

2.1.616 2. Full-Dimona (avec heures)

2.1.620 3. Dimona-light (avec bloc temps)

A. GENERALITES

1.Notions

2.1.601

Il s'agit de la déclaration immédiate de l'emploi appelée également DIMONA (déclaration immédiate - onmiddellijke aangifte). Elle vise à signaler immédiatement aux institutions de sécurité sociale le début et la fin d’une relation de travail entre le travailleur et l’employeur.

En cas de non respect de cette obligation, des sanctions pénales sont prévues par l'article 12 bis de l'arrêté royal du 5 novembre 2002.

Les déclarations introduites par l’employeur et acceptées par l’O.N.S.S. constituent la base pour l'alimentation de la banque de données reprenant toutes les relations employeur et travailleur. Elles peuvent être consultées dans un environnement sécurisé appelé le “Fichier du personnel”.

2.1.602

Cette obligation sera remplie si, en tant que nouvel employeur, vous déclarez votre premier travailleur par le biais de la déclaration Dimona. Dans ce cas, vous ne devez plus procéder à une déclaration complémentaire.

2.1.603

2.1.604

2.1.605

Dès que votre déclaration est reçue par l'O.N.S.S., ce dernier vous envoie un accusé de réception. Cet accusé de réception qui se présente sous la forme d'un numéro (= numéro d'accusé de réception) vous est transmis par le même canal que celui que vous avez utilisé pour faire la déclaration:

- via internet: l'avis est transmis sur l'écran quelques secondes après l'envoi de la déclaration;
- via serveur vocal: le numéro est communiqué oralement à la fin de la déclaration;
- via batch ou messages structurés: l'accusé de réception vous parviendra sous forme d'avis électronique;
- via S.M.S.: le numéro est communiqué via gsm.

Le numéro d'accusé de réception vaut preuve que l'ONSS a bien reçu la déclaration Dimona et permet de retrouver la déclaration originale.

Une fois qu'elle est réceptionnée, la déclaration Dimona est traitée. Ce traitement comprend notamment la vérification de l'exactitude des données d'identification et l'attribution à chaque déclaration d'entrée d'un numéro unique (= 'numéro Dimona'). Ce numéro est identique à celui de l'accusé de réception.

Dans les dix jours ouvrables qui suivent l'envoi de votre déclaration, vous recevrez un avis Dimona reprenant les données que vous avez communiquées, adaptées et/ou complétées le cas échéant.

Cet avis Dimona constituera la preuve légale que vous avez effectué correctement la déclaration.

Dès que vous avez reçu l'avis Dimona, vous disposez de cinq jours ouvrables pour contester l'exactitude des données y mentionnées. A l'expiration de ce délai, ces données seront considérées comme définitives.

Pour toute contestation, vous devez vous adresser au Centre de Contact Eranova :

tél: 02 511 51 51
email: contactcenter@eranova.fgov.be

Attention ! Si vous êtes affilié à un secrétariat social agréé ou si vous faites usage d'un prestataire de services ou du Service Central des Dépenses Fixes (SCDF), il est possible que vous ne receviez pas d'avis Dimona (même pour les déclarations que vous avez introduites personnellement). Dans ce cas, ils sont envoyés électroniquement à vos mandataires. Vous pouvez toutefois avoir accès au fichier du personnel, dans lequel vous pouvez consulter l'ensemble des données.

2.1.606

2.1.607

- si vous êtes affilié au Service Central des Dépenses Fixes (SCDF) et ne possédez pas de numéro d'identification distinct à l'ONSS, vous indiquez ici celui de l'Etat belge: 0009354-67. Dans ce cas, vous devez également mentionner un code supplémentaire, propre à votre institution, département ou service. Ce code est considéré comme une 'sous-entité' et son indication est indispensable au bon échange des informations avec le SCDF. Vous trouverez une liste de ces codes dans la circulaire n° 522 du 6 juin 2002;
- si vous êtes affilié au SCDF mais possédez néanmoins votre propre numéro d'identification à l'ONSS, il suffit de communiquer celui-ci;
- si vous ne pouvez utiliser aucun numéro, vous devez spécifier toutes les données d'identification qui vous sont demandées dans la déclaration. A noter que les données d'identification non numériques ne peuvent être envoyées via le téléphone, mais bien via le site web;
- si vous remplissez des déclarations, en tant qu'établissement d'enseignement, pour les membres du personnel qui ne sont pas rémunérés sur fonds propres, vous utilisez un numéro différent selon qu'il s'agit de l'enseignement francophone, néerlandophone ou germanophone;
- si vous remplissez cependant, en tant qu'établissement d'enseignement, des déclarations pour les membres du personnel qui sont bien rémunérés sur fonds propres, vous utilisez votre propre numéro d'identification.

2.1.608

2.1.609

Les travailleurs occasionnels, engagés via un bureau d'intérim doivent toujours être renseignés avec la CP 322, mais comme "travailleur occasionnel" avec les heures de début et de fin. Les utilisateurs doivent obligatoirement appartenir aux secteurs de l'agriculture, de l'horticulture ou de l'horeca.

2.1.610

Pour la déclaration d'un étudiant, vous ne pouvez donc utiliser le téléphone que si son futur lieu d'occupation est le siège social de votre entreprise ou l'adresse officielle de votre service public. S'il est nécessaire de communiquer une autre adresse, vous devrez transmettre la déclaration par un autre canal.

2.1.611

Le moment où vous établissez la déclaration et la date de début à communiquer ne correspondront donc pas nécessairement.

Exemple : si un contrat de travail prend cours le 1er mai et que le travailleur commence effectivement ses prestations le 5 mai, l'avis d'entrée sera établi avant le début effectif du travail (peut-être après le 1er mai) mais la date de début renseignée sera le 1er mai, date juridique.

Si vous établissez un avis d’entrée en service pour un travailleur que vous avez engagé dans les liens d’un contrat à durée déterminée, vous pouvez également indiquer la date de départ.

Si la déclaration porte sur un contrat d’étudiant ou un contrat de type PFI (Plan de Formation Insertion en région wallonne) ou FPI (Formation Professionnelle Individuelle en entreprises en Région de Bruxelles-capitale), vous êtes obligé de mentionner la date de sortie de service dans la déclaration d'entrée. Ceci vaut aussi pour les intérimaires et les travailleurs occasionnels.

Si vous indiquez la date de départ lors de l’avis d’entrée en service, vous ne devrez donc plus établir d’avis de départ séparé par la suite. S’il devait cependant s’avérer par la suite que la date “de départ” indiquée n’est pas correcte, vous devrez néanmoins modifier votre déclaration originale selon les règles énoncées ci-dessous.

Lorsqu'un membre du personnel est sous contrat à durée déterminée et qu'à la fin du contrat il reste en service dans le cadre d'un nouveau contrat, aucune nouvelle déclaration ne doit être introduite sauf si, et uniquement si, la déclaration initiale contenait une date de sortie. La date d'entrée en service de cette nouvelle déclaration est donc le jour qui suit la date de sortie communiquée sur la déclaration initiale.

2.1.612

Si le travailleur est licencié ou démissionne sans qu’un préavis ne lui soit accordé, vous communiquerez le départ au plus tard le jour ouvrable qui suit la date de rupture du contrat.

Si votre travailleur bénéficie d'un préavis, la date de sortie de service tombera à la fin de cette période de préavis.

Les suspensions de l’exécution des prestations de travail, même de longue durée (comme le détachement d'un travailleur à l'étranger pour plusieurs années), ne constituent pas une sortie de service puisque le lien contractuel ou juridique entre le membre du personnel et l’employeur n’est pas rompu. Elles ne nécessitent donc pas un avis de sortie.

De même, lorsqu’un travailleur passe d’un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel (ou vice-versa), la relation de travail continue à exister. Il ne faut donc pas procéder à un avis de sortie, ni à une modification de la déclaration.

2.1.613

- la date d’entrée en service que vous avez indiquée n’est pas correcte, la date réelle est antérieure : vous devez faire part de la modification selon les mêmes règles que celles d’application pour la communication d’une entrée en service, donc au plus tard au moment où le travailleur entre en service. Par contre, si la date réelle est postérieure, il n'y a aucune possibilité de modifier la déclaration. Vous devez l'annuler et faire une nouvelle déclaration d'entrée en service pour le même travailleur.
- la date de départ que vous avez indiquée n’est pas correcte, la date réelle est antérieure : vous devez signaler la modification selon les mêmes règles que celles d’application pour la communication d’un départ, donc au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de rupture du lien contractuel entre votre travailleur et vous. Par contre, si la date réelle est postérieure, il n'y a aucune possibilité de modifier la déclaration. Vous devez l'annuler et faire une nouvelle déclaration d'entrée en service pour le même travailleur, avec comme date le premier jour qui suit la date de départ (erronée) initialement mentionnée.

2.1.614

- des déclarations remplies à tort (ex. catégorie de travailleur pour laquelle il n’y a pas d’obligation Dimona);
- le nettoyage des doubles emplois de relation Dimona lorsqu’une même relation Dimona apparaît plusieurs fois dans votre fichier du personnel.

2.1.615

2.1.616

- les travailleurs engagés pour une durée maximale de deux jours consécutifs chez le même employeur qui relève de la Commission paritaire de l'horeca (CP 302) par un contrat de travail conclu pour une durée déterminée ou par un contrat de travail conclu pour un travail nettement défini;
- les travailleurs manuels engagés par un employeur relevant de la Commission paritaire pour l'horticulture (CP 145) : le travailleur manuel occupé durant un maximum de 65 jours par année civile à moins que l'emploi ne consiste en la plantation et l'entretien de parcs et jardins. Le travailleur manuel du secteur du chicon qui peut, sous certaines conditions, être occupé 35 jours supplémentaires, entre également en compte;
- les travailleurs manuels engagés par un employeur relevant de la Commission paritaire de l'agriculture (CP 144) : le travailleur manuel occupé aux travaux sur les terrains propres de l'employeur ou de l'utilisateur de services, durant un maximum de 30 jours par année civile;
- les travailleurs engagés par un employeur relevant de la Commission paritaire pour le travail intérimaire (CP 322) pour des travaux visés ci-avant dans les secteurs de l'horticulture,de l'agriculture et de l'horeca.

2.1.617

L’utilisation du NISS (numéro d’identification à la sécurité sociale) du travailleur est obligatoire. Afin de pouvoir déclarer ces travailleurs occasionnels, vous devez disposer pour ces travailleurs d’un NISS ou d’un numéro bis valide. Si un travailleur ne peut le présenter, vous ne pouvez pas le déclarer via Dimona. Le travailleur doit alors d’abord se rendre à l’administration communale du lieu où il/elle réside ou de l’hôtel dans lequel il/elle loge. Cette administration fera une demande de numéro bis.

2.1.618

Si les prestations du travailleur commencent plus tôt que l'heure initialement déclarée, l'heure de début doit être modifiée au plus tard au moment où ces prestations commencent.

Si les prestations du travailleur commencent plus tard que l'heure initialement déclarée, l'heure de début doit être modifiée au plus tard à minuit du jour d'entrée en service.

Si l'occupation se produit un jour antérieur à celui indiqué dans la déclaration, la date peut être modifiée. Cette modification doit être effectuée avant que le travailleur ne commence ses prestations. Si la date effective du début des prestations est postérieure à la date indiquée dans la déclaration, la déclaration initiale doit être annulée (voir d. "annulation d'une déclaration") et une nouvelle déclaration doit être effectuée avec la nouvelle date.

2. Heure de sortie de service

Lorsque la prestation est arrêtée plus tôt que prévu, vous pouvez communiquer l’heure de fin réelle dans les heures qui suivent l’heure de fin initialement prévue mais au plus tard jusqu’à minuit.

Lorsque la prestation est arrêtée plus tard que prévu vous pouvez communiquer l’heure de fin réelle dans les 8 heures qui suivent l’heure de fin initialement prévue. Si l’heure de fin initiale est prévue entre 20h et 24h, vous avez cependant jusqu’à 8 h le lendemain pour transmettre l’heure de fin correcte.

2.1.619

3. Dimona-light (avec bloc temps)
a) Champ d'application

2.1.620

Elle n'est pas d'application pour les bureaux intérimaires. Ceux-ci doivent dans tous les cas établir une Full-Dimona pour leurs travailleurs occasionnels dans le secteur de l'horeca.

Vous trouverez plus d'informations dans le manuel des utilisateurs sur le site portail: https://www.socialsecurity.be/site_fr/Applics/dimona/documents/pdf/dimona_light_F.pdf

2.1.621

2.1.622

Si les prestations du travailleur commencent plus tôt que l'heure initialement déclarée, l'heure de début doit être modifiée au plus tard au moment où ces prestations commencent.

Si les prestations du travailleur commencent plus tard que l'heure initialement déclarée, l'heure de début doit être modifiée au plus tard à minuit du jour d'entrée en service.

Si l'occupation se produit un jour antérieur à celui indiqué dans la déclaration, la date peut être modifiée. Si la date effective du début des prestations est postérieure à la date indiquée dans la déclaration, la déclaration initiale doit être annulée (voir d. "annulation d'une déclaration") et une nouvelle doit être effectuée avec la nouvelle date.

2. Bloc temps

Lorsqu'un type de bloc temps a été déclaré et que vous vous rendez compte avant le début des prestations, qu'il y a lieu d'opter pour l'autre type bloc temps, la situation peut être rectifiée en annulant immédiatement la déclaration et en en établissant une nouvelle reprenant le bloc temps correct. Ceci doit s'effectuer avant le début des prestations.

Si, par contre, vous constatez l'erreur après le début des prestations, le bloc temps renseigné en Dimona ne poura plus être modifié. Cependant, dans la Dmfa, le forfait correspondant à la prestation longue sera renseigné lorsque la prestation courte a été déclarée en Dimona mais que le travailleur preste plus de 5 heures. Ceci n'est pas valable dans le cas contraire. Lorsque la prestation longue a été déclarée mais que le travailleur preste 5 heures ou moins, c'est le forfait de la prestation longue qui sera utilisé dans la Dmfa.

2.1.623