Lors de chaque paie, l'employeur doit prélever le montant des cotisations personnelles dues par son (ses) travailleur(s). L'employeur qui n'a pas prélevé en temps utile les cotisations à charge du (des) travailleurs(s) ne pourra plus les lui (leur) réclamer ultérieurement. A la quote-part ainsi prélevée, s'ajoute celle de l'employeur. Ce dernier est tenu de verser à l'O.N.S.S., sous sa propre responsabilité, le montant total ainsi obtenu.

L'employeur paye les cotisations trimestriellement. Celles-ci doivent parvenir à l'O.N.S.S. au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre, à savoir:

B. PROVISIONS

1. Principes

2.1.402

L'employeur doit verser des provisions, à valoir sur les cotisations dues pour un trimestre, lorsqu'il était redevable de cotisations d'un montant supérieur à 6.197,34 EUR pour le trimestre précédent.

Les cotisations visées sont non seulement les cotisations de sécurité sociale au sens strict, mais également toutes les autres cotisations dont la perception a été confiée par la loi à l'O.N.S.S. (cotisations de sécurité d'existence, cotisations destinées au Fonds de fermeture d'entreprises, retenue sur le double pécule de vacances, etc.). Néanmoins, les cotisations qui ne sont dues à l'O.N.S.S. qu'une fois l'an ne doivent pas être prises en considération. Il s'agit plus particulièrement du montant de l'avis de débit relatif aux vacances annuelles des travailleurs manuels et du montant de la cotisation de compensation éventuellement due par l'employeur dans le cadre de la redistribution des charges sociales.

2. Délais et montants

2.1.403

Chaque trimestre, l'employeur doit se poser la question: dois-je payer des provisions et, dans l'affirmative, de quels montants et à quelles dates doivent-elles être versées?

- Première hypothèse: le montant total des cotisations du trimestre précédent ne dépassait pas 6.197,34 EUR:
L'employeur n'est pas tenu au paiement de provisions pour le trimestre en cours. Les cotisations peuvent être payées à l'O.N.S.S. en un seul versement qui doit lui parvenir, au plus tard, aux dates fixées au point A.
- Deuxième hypothèse: le montant total des cotisations du trimestre précédent dépassait 6.197,34 EUR:
L'employeur doit verser à l'O.N.S.S., au plus tard le 5ème jour des 2ème et 3ème mois qui suivent ce trimestre, une provision égale à 30 % du montant des cotisations dues pour le trimestre correspondant de l'année précédente; et, au plus tard le 5ème jour du 4ème mois qui suit ce trimestre, une provision égale à 25 % du montant des cotisations dues pour le trimestre correspondant de l'année précédente.
Il existe une exception importante à cette règle. Les provisions relatives au quatrième trimestre qui doivent parvenir à l'O.N.S.S. au plus tard les 5 novembre, 5 décembre et 5 janvier, s'élèvent respectivement à 30 %, 35 % et 15 % du montant des cotisations dues pour le quatrième trimestre de l'année précédente.
Au cas où l'employeur n'était pas redevable de cotisations pour le trimestre correspondant de l'année précédente, le montant de la provision est fixé forfaitairement à 421,42 EUR par mois et par travailleur occupé au cours du mois précédent.

2.1.404

Pour les employeurs qui appartiennent à la Commission paritaire de la construction, et qui ne sont pas redevables de cotisations pour le trimestre correspondant de l'année précédente, une règle particulière est d'application. Ils doivent, à partir du premier trimestre au cours duquel ils occupent du personnel, et au plus tard le cinquième jour de chaque mois, payer une provision de 619,73 EUR par ouvrier à partir du troisième travailleur qu'ils occupaient à la fin du mois précédent.

Pour leurs employés, ils doivent suivre la règle générale exposée ci-dessus.

2.1.405

La différence entre le montant total des provisions mensuelles et le montant total à payer, tel qu'il a été calculé dans la déclaration trimestrielle, doit parvenir à l'O.N.S.S. au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre.

Par conséquent, les dates ultimes de paiement à l'O.N.S.S. sont:

2.1.406

L'employeur qui estime que, respectivement, 35, 30, 25 ou 15 % du montant des cotisations dues pour le trimestre correspondant de l'année précédente seront supérieurs à respectivement 35, 30, 25 ou 15 % du montant des cotisations probables du trimestre en cours, peut réduire le montant de ses provisions à respectivement 35, 30, 25 ou 15 % de ce dernier montant.

2.1.407

L'employeur qui n'occupait pas de travailleurs le trimestre correspondant de l'année précédente et qui estime que le montant des cotisations dues pour le trimestre en cours sera inférieur à 421,42 EUR x nombre de travailleurs occupés au cours du mois précédent x nombre de mois d'occupation, peut arrêter de verser des provisions à partir du moment où le montant total probable des cotisations dues est atteint.

Exemple: l'employeur n'était pas redevable de cotisations à l'O.N.S.S. au troisième trimestre 2005. Au deuxième trimestre 2006, ses cotisations s'élevaient à 7.436,81 EUR. Il n'occupe pas de travailleurs au mois de juillet 2006, en occupe quatre à temps partiel au mois d'août et six au mois de septembre. Il estime que le montant total des cotisations dues s'élèvera à 2.974,73 EUR au troisième trimestre 2006. Il ne doit pas verser de provisions le 5 août 2006 (pas de travailleurs occupés durant le mois de juillet 2006). Cependant, il doit payer 1.685,68 EUR (4 travailleurs x 421,42 EUR) à l'O.N.S.S. au plus tard pour le 5 septembre 2006 et peut limiter à 1.289,05 EUR le montant de la provision à verser pour le 5 octobre 2006. Si ce même employeur estime que les cotisations du troisième trimestre 2006 ne s'élèveront qu'à 1.685,68 EUR, il ne doit verser qu'une seule provision de 1.685,68 EUR le 5 septembre 2006 et ne doit plus en verser le 5 octobre 2006.

2.1.408

Le fait de réduire le montant des provisions relève de la responsabilité personnelle.

En outre, pour déterminer si un employeur peut bénéficier du règlement arrêté le 22 février 1974 par le Comité de Gestion de l'O.N.S.S., il sera tenu compte du respect par celui-ci de l'obligation de payer des provisions. Ce règlement fixe les conditions dans lesquelles un employeur peut obtenir pour un trimestre déterminé, sans application de sanctions, un délai supplémentaire de deux mois pour le paiement de ses cotisations.

3. Sanctions

2.1.409

Les employeurs redevables de provisions qui ne s'acquittent pas de celles-ci ou s'en acquittent d'une manière insuffisante, sont redevables à l'O.N.S.S. d'une indemnité forfaitaire qui est fonction de la tranche de cotisations déclarées au trimestre concerné. Cette sanction est appliquée comme suit:

Aux conditions ci-après et pour autant que l'employeur ne se trouve pas dans une des situations décrites au point 2.1.419 des présentes instructions (article 38, § 3octies, alinéa 1^er de la loi du 29 juin 1981), il peut, le cas échéant, bénéficier d'une exonération ou d'une réduction des sanctions.

L'employeur qui justifie de l'existence d'un cas de force majeure l'ayant empêché de remplir ses obligations dans les délais fixés peut obtenir l'exonération totale de ces sanctions.

A la condition expresse d'avoir au préalable payé toutes ses cotisations échues, l'employeur qui prouve que le non-paiement des provisions dans les délais légaux est dû à des circonstances exceptionnelles, peut obtenir une réduction maximum de 50 % des sanctions.

Cette réduction de 50 % peut être portée à 100 % par l'O.N.S.S. lorsque l'employeur, à l'appui de sa justification, apporte la preuve qu'au moment de l'exigibilité de la dette, il possédait une créance certaine et exigible à l'égard de l'Etat, d'une province ou d'un établissement public provincial, d'une commune, d'une association de communes ou d'un établissement public communal ou intercommunal, ou d'un organisme d'intérêt public visé à l'article 1^er de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public ou d'une société visée à l'article 24 de la même loi ou lorsque le Comité de gestion admet par décision motivée prise à l'unanimité que des raisons impérieuses d'équité ou d'intérêt économique national ou régional justifient, à titre exceptionnel, pareille réduction.

C. LES COTISATIONS ANNUELLES

1. L'avis de débit relatif aux vacances annuelles

2.1.410

Une partie des cotisations patronales destinées au financement du pécule de vacances des travailleurs manuels n'est due qu'une fois par an. Il s'agit de la quote-part de 10,27 % calculée sur les rémunérations brutes des travailleurs manuels et des apprentis manuels qui relèvent du régime des vacances annuelles des travailleurs salariés.

Sous la forme d'un avis de débit, l'O.N.S.S. envoie annuellement à l'employeur un formulaire reprenant le calcul de cette cotisation sur base des déclarations trimestrielles faites par l'employeur au cours de l'année précédente. Cet avis de débit lui parvient dans le courant du mois de mars; le montant réclamé est dû le 31 mars et doit être payé à l'O.N.S.S. au plus tard le 30 avril.

Les règles qui concernent le mode de paiement, l'identification et l'imputation du montant sont identiques à celles qui régissent les cotisations trimestrielles (voir ci-après: imputation).

2. La redistribution des charges sociales

2.1.411

Tous les ans, il est également procédé à une redistribution des charges sociales. Cette redistribution consiste en une réduction des cotisations au profit de certains employeurs, qui est compensée par une cotisation supplémentaire à charge d'autres employeurs.

Chaque année, dans le courant du deuxième trimestre, l'O.N.S.S. communique aux employeurs le montant du solde créditeur ou débiteur de la redistribution.

Le solde créditeur est à valoir sur le montant des cotisations dues par l'employeur pour le deuxième trimestre de l'année en cours.

Quant au solde débiteur, il est dû au 30 juin et doit être payé à l'O.N.S.S. au plus tard le 31 juillet.

La redistribution des charges sociales est commentée plus amplement dans la troisième partie de ces Instructions.

D. MODE DE PAIEMENT

2.1.412

Les paiements doivent être effectués exclusivement par versement ou virement au C.C.P. n° 679-0261811-08 de l'O.N.S.S.; la date du paiement est celle de l'inscription au compte de l'O.N.S.S.

Pour les paiements internationaux:

Code IBAN: BE63 6790 2618 1108.

Code BIC: PCHQ BEBB.

1. Paiement par communication structurée

2.1.413

Les paiements peuvent se faire de manière électronique ou à l'aide des propres bulletins de versement ou de virement de l'employeur. Pour le versement des provisions mensuelles et du solde trimestriel, il est fortement conseillé aux employeurs d'utiliser les "communications structurées" fournies par l'O.N.S.S. Ces communications structurées permettent un paiement rapide et facilement identifiable.

Lorsque l'employeur fait appel à un prestataire de services, l'O.N.S.S. fournit également les "communications structurées" à ce prestataire de services.

2. Autres formulaires de paiement
a) Identification

2.1.414

Lors de chaque paiement, l'O.N.S.S. doit pouvoir identifier, de façon précise, le compte de l'employeur à créditer. A cet effet, l'employeur communiquera son nom ou sa raison sociale en entier ainsi que son numéro d'entreprise (numéro BCE) complet correct ou son numéro d'identification à l'O.N.S.S. lors de chaque paiement.

Lorsque les versements sont effectués par un tiers (une banque ou tout autre mandataire), l'employeur doit expressément inviter celui qui paie en son nom à communiquer ses nom, adresse, numéro d'entreprise ou numéro d'identification ainsi que la destination précise du paiement.

b) Imputation

2.1.415

En l'absence d'imputation faite par écrit au moment du paiement, soit sur le titre de paiement, soit par lettre recommandée, la loi dispose que le paiement doit être imputé sur la dette la plus ancienne.

Il est donc de première importance, pour l'employeur, d'indiquer la destination du versement effectué, c'est-à-dire la nature de la somme payée (cotisations, provisions, majorations, intérêts de retard, frais judiciaires), la période à laquelle elle se rapporte, ainsi que son numéro d'entreprise ou son numéro d'identification à l'O.N.S.S. Exemples: cotisations du ... trimestre 20..; majorations sur cotisations du (des) ... trimestre(s) 20..; intérêts de retard sur cotisations du (des) ... trimestre(s) 20.., etc. suivi du numéro d'entreprise ou du numéro d'identification à l'O.N.S.S. Si le paiement a trait à des sommes de nature différente, l'employeur doit préciser le montant de chacune d'entre elles, sa nature et la période à laquelle elle se rapporte.

Si un employeur est débiteur à l'égard de l'O.N.S.S. d'arriérés de cotisations, de majorations, d'intérêts ou de frais judiciaires, tout paiement qu'il effectuera sans en préciser l'affectation sera imputé d'office sur ces arriérés. Dès lors, cette omission peut entraîner des conséquences très préjudiciables à l'employeur.

E. DÉLAIS DE PAIEMENT

2.1.416

La loi du 3 juillet 2005 portant des dispositions diverses relatives à la concertation sociale offre la possibilité aux débiteurs de l'O.N.S.S. de négocier un plan de paiement amiable.

L'article 43 de la loi précitée insère dans la loi du 27 juin 1969 un article 40bis qui dispose que:

"L'Office peut octroyer amiablement des termes et délais à ses débiteurs, selon les conditions et modalités déterminées par le Roi après avis du Comité de gestion, avant de citer devant le juge ou de procéder par voie de contrainte."

Ces dispositions, définies comme la troisième voie de recouvrement, à côté du recouvrement judiciaire et de la voie de contrainte, poursuivent les objectifs suivants:

- veiller à ce que les recouvrements par l'O.N.S.S. soient réalisés dans un délai maximum de deux ans;

- vis-à-vis des tribunaux: contribuer à un allègement par le traitement direct entre l'Office et les employeurs qui sont disposés à payer;

- vis-à-vis des employeurs: leur donner la possibilité de surmonter leurs difficultés passagères de paiement sans avoir recours à la justice et en évitant les frais de justice. La troisième voie à également pour but de permettre à l'employeur en difficulté passagère de paiement de continuer à prendre part à la vie économique et, entre autres, de recevoir les attestations nécessaires pour s'inscrire valablement dans les marchés publics ou (pour ceux qui relèvent du secteur de la construction) de continuer à être dispensés des retenues visées à l'article 30bis de la loi du 27 juin 1969.

Si l'employeur ne respecte pas les facilités obtenues, la dette qui a fait l'objet du plan de paiement amiable sera, en principe, récupérée par voie de contrainte qui sera notifiée, via le conseil de l'O.N.S.S. à l'huissier de justice. Une nouvelle dette (à savoir une dette survenue après la dette pour laquelle il y a eu voie de contrainte), fera l'objet d'une citation à comparaître devant le tribunal du travail.

Pour l'employeur qui n'a pas recours à la troisième voie, rien ne change: la dette fera l'objet d'une citation à comparaître devant le tribunal du travail. L'employeur qui est pourvuivi ne peut donc plus recourir à la procédure amiable, sauf si les poursuites judiciaires ontt uniquement trait à une créance qui a été reconnue comme consécutive à une contestation de principe.

Les modalités d'application de ces accords amiables seront fixées dans un arrêté royal. Les lignes de force sont les suivantes:

- le plan de paiement peut s'étendre sur 18 mois maximum;

- tous les trimestres ou dettes qui doivent se situer dans un laps de temps de 18 mois peuvent faire l'objet d'un sous-plan qui s'étend sur maximum 12 mois et ne peut dépasser le terme des 18 mois qui commence à partir du plan initial;

- le calcul du montant des tranches mensuelles prend en compte les majorations et les intérêts;

- les échéances de ces tranches sont fixes, ainsi que leur montant;

- si plusieurs sous-plans sont accordés, les tranches distinctes sont ramenées à un montant mensuel.

Tout renseignement complémentaire au sujet des délais de paiement peut être obtenu auprès de la Direction de la Perception.

F. LES CONSÉQUENCES D'UNE OMISSION

1. Application de sanctions pécuniaires

2.1.417

Les employeurs sont tenus de payer à l'O.N.S.S. les cotisations dues dans les délais légaux. Le non-respect de ces délais entraîne, en principe, l'application des sanctions pécuniaires suivantes:

- une majoration des cotisations égale à 10 % du montant non payé dans le délai légal;
- un intérêt de retard au taux de 7 % l'an (8 % jusqu'au 31 août 1996) qui prend cours à l'expiration du délai légal de paiement et est dû jusqu'au jour du paiement.

2. Cas dans lesquels l'O.N.S.S. peut renoncer à l'application de ces sanctions

2.1.418

Lorsque les cotisations non versées dans les délais légaux sont cependant payées avant la fin du trimestre qui suit celui pour lequel elles sont dues et que l'employeur a habituellement payé dans les délais légaux, les cotisations des trimestres antérieurs, y compris le cas échéant, les provisions mensuelles, l'O.N.S.S. renonce d'office à l'application des majorations et intérêts de retard. Aucune demande en ce sens ne doit être introduite par l'employeur.

3. Exonération ou réduction des majorations et intérêts de retard

2.1.419

L'employeur qui ne satisfait pas aux conditions précitées et auquel l'O.N.S.S. réclame des majorations et intérêts de retard, peut en obtenir l'exonération ou la réduction pour autant qu'il en fasse la demande et puisse justifier de l'existence soit d'un cas de force majeure, soit de circonstances exceptionnelles. S'il peut invoquer soit des raisons impérieuses d'équité, soit des raisons impérieuses d'intérêt économique national ou régional qui l'ont empêché de payer ses cotisations en temps utile, l'employeur peut également obtenir sous certaines conditions la réduction totale des majorations appliquées.

L'exonération ou la réduction des majorations, des éventuelles indemnités forfaitaires dues en cas de non paiement dans les délais des provisions et des intérêts n'est possible que si l'employeur ne se trouve pas dans une des situations décrites dans l'article 38, § 3octies, alinéa 1 de la loi du 29 juin 1981, à savoir:

1. la déclaration de sécurité sociale a été établie ou rectifiée en application de l'article 22 de la loi du 27 juin 1969 (déclaration d'office);
2. la déclaration immédiate de l'emploi n'a pas été faite pour un ou plusieurs travailleurs conformément aux dispositions de l'arrêté royal du 5 novembre 2002 instaurant une déclaration immédiate de l'emploi (Dimona) ;
3. l'employeur occupe un ou plusieurs travailleurs non ressortissants de l'Espace économique européen, non titulaires d'un titre de séjour valable et d'une autorisation de travail, en violation de la loi du 30 avril 1999 relative à l'occupation des travailleurs étrangers;
4. l'employeur occupe un ou plusieurs travailleurs dans des conditions contraires à la dignité humaine et commet ainsi l'infraction en matière de traite des êtres humains visée à l'article 77bis de la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers;
5. l'employeur fait prester du travail par un travailleur pour lequel aucune cotisation due n'a été payée à l'Office national de Sécurité sociale;
6. l'employeur est l'objet d'une interdiction d'exercer, personnellement ou par interposition de personne, toute activité commerciale, en vertu de l'arrêté royal n° 22 du 24 octobre 1934 relatif à l'interdiction judiciaire faite à certains condamnés et faillis d'exercer certaines fonctions, professions ou activités;
7. l'employeur, s'il s'agit d'une personne morale, compte parmi les administrateurs, les gérants ou les personnes ayant le pouvoir d'engager la société, des personnes à qui l'exercice de telles fonctions est défendu en vertu de l'arrêté royal n° 22 du 24 octobre 1934 cité au 6;
8. l'employeur, s'il s'agit d'une personne morale, compte parmi les administrateurs, les gérants ou les personnes ayant le pouvoir d'engager la société, des personnes qui ont été impliquées dans au moins deux faillites, liquidations ou opérations similaires entraînant des dettes à l'égard d'un organisme de recouvrement des cotisations de sécurité sociale.

a) Cas de force majeure

2.1.420

L'employeur qui justifie de l'existence d'un cas de force majeure peut, pour la période pendant laquelle celui-ci s'est produit, obtenir l'exonération totale des majorations et intérêts de retard appliqués sur le montant des cotisations non payées dans les délais légaux.

Par référence à la doctrine et à la jurisprudence en la matière, l'O.N.S.S. entend par force majeure, la survenance d'un événement totalement étranger à la personne du débiteur et indépendant de sa volonté, raisonnablement imprévisible et humainement insurmontable et qui le place dans l'impossibilité absolue d'exécuter son obligation dans les délais prévus; il faut en outre que le débiteur ne puisse se reprocher aucune faute dans les événements qui ont précédé, préparé ou accompagné la survenance de cette cause étrangère.

b) Circonstances exceptionnelles

2.1.421

A la condition expresse d'avoir au préalable payé toutes ses cotisations échues, l'employeur qui prouve que le non-paiement des cotisations dans les délais légaux est dû à des circonstances exceptionnelles, peut obtenir une réduction maximum de 50 % des majorations appliquées et au maximum de 25% des intérêts de retard dus.

La réduction des majorations peut être portée à 100 % lorsque l'employeur prouve qu'au moment où les cotisations étaient exigibles, il possédait une créance certaine et exigible à l'égard de l'Etat, d'une province ou d'un établissement public provincial, d'une commune, d'une fédération, agglomération ou association de communes, d'un établissement public communal ou intercommunal, d'un organisme d'intérêt public visé par la loi du 16 mars 1954 ou d'une société visée par l'article 24 de cette même loi.

A condition que l'employeur démontre qu'il a versé à l'O.N.S.S., à concurrence des cotisations encore dues, le montant payé par le pouvoir public dans le mois de sa réception, il bénéficie également d'une réduction de 20 % des intérêts de retard appliqués.

c) Raisons impérieuses d'équité - raisons impérieuses d'intérêt économique national ou régional

2.1.422

L'employeur dont toutes les cotisations échues sont payées et qui peut invoquer soit des raisons impérieuses d'équité, soit des raisons impérieuses d'intérêt économique national ou régional, peut faire valoir ces raisons auprès de l'O.N.S.S. Lorsque le Comité de Gestion en reconnaît le bien-fondé, il peut, par décision motivée prise à l'unanimité et à titre exceptionnel, porter la susdite réduction de 50 % des majorations à 100 %.