PARTIE 5: Directives pour compléter les déclarations
TITRE 1: Directives pour compléter les déclarations
CHAPITRE 5: La déclaration des données relatives aux prestations

5.1.502 A. MODE DE DECLARATION DES PRESTATIONS DES TRAVAILLEURS

5.1.503 1. Le travailleur est occupé à temps plein

5.1.504 2. Le travailleur est occupé à temps partiel

5.1.505 3. Le calcul du nombre de jours

5.1.506 4. Alternative: la conversion de toutes les données en un régime de cinq jours

5.1.507 5. Personnel volant d'une compagnie aérienne

5.1.508 6. Déclaration du repos compensatoire

5.1.509 7. Justification des prestations

5.1.510 B. CODIFICATION DES DONNEES RELATIVES AU TEMPS DE TRAVAIL

5.1.511 1. Codes ordinaires

5.1.512 2. Codes indicatifs

5.1.513 3. Tableau de concordance entre la déclaration avant 2003 et la DMFA

5.1.501

Selon le principe général, il faut subdiviser les données relatives aux prestations du trimestre par ligne d'occupation.

A ce niveau, il y a une globalisation des prestations par code. Autrement dit, si un travailleur a plusieurs types de présences ou d'absences relevant du même code, leurs totaux sont globalisés.

Le mode de déclaration des prestations sera d'abord évoqué, suivi d'un commentaire sur les divers codes de prestations.

A. MODE DE DECLARATION DES PRESTATIONS DES TRAVAILLEURS

5.1.502

La manière dont vous exprimez les données relatives au temps de travail dépend de la façon dont votre travailleur est occupé. Dans ce cadre, il y a une différence essentielle entre les travailleurs occupés à temps partiel et ceux occupés à temps plein.

1. Le travailleur est occupé à temps plein

5.1.503

Le temps de travail des travailleurs occupés à temps plein n'est déclaré qu'en jours.

Lorsque des jours sont mentionnés, la règle selon laquelle toute journée entamée compte pour un jour complet ne s'applique plus. Au lieu d'appliquer cette règle, le temps de travail est exprimé en jours complets, mais arrondi en demi-jours.

Le nombre de demi-jours n'est donc pas déclaré en tant que tel, bien l'équivalent en jours avec une précision au demi-jour.

Exemple 1: au cours d'un trimestre de 65 jours, un ouvrier travaille 62 jours et prend par ailleurs 3 jours de vacances.
Dans ce cas, vous mentionnez sur la déclaration 62 jours de travail effectif normal et 3 jours de vacances légales.

Exemple 2: au cours d'un trimestre de 65 jours, un ouvrier a pris deux fois un jour complet et trois fois un demi-jour de vacances.
Dans ce cas, vous mentionnez sur la déclaration 61,5 jours de travail effectif normal et 3,5 jours de vacances légales.

2. Le travailleur est occupé à temps partiel

5.1.504

Pour tous les cas où le travailleur travaille à temps partiel, le temps de travail est exprimé à la fois en heures et en jours.

Cette déclaration en heures et en jours est également applicable à certains travailleurs occupés à temps plein. Il s'agit de travailleurs ayant repris le travail à temps partiel après une maladie, un accident ou un accident du travail, des travailleurs en interruption règlementée de carrière, en prépension à mi-temps, des travailleurs intermittents (travail intérimaire, temporaire et à domicile), des travailleurs avec des prestations limitées, des travailleurs saisonniers et des gardiens d'enfants qui ne sont pas liés par un contrat de travail.

Exemple 1: un ouvrier à temps partiel qui preste 4 heures chaque jour pendant un trimestre de 65 jours a pris 3 jours de vacances (3 x 4 heures).
Dans ce cas, vous mentionnez 62 jours de travail effectif normal et 3 jours de vacances. Vous devez en outre ajouter le nombre d'heures de travail effectif et de vacances.

Exemple 2: un ouvrier à temps partiel qui preste deux jours complets la première semaine et 3 jours complets l'autre, a pris au cours du trimestre un jour complet et 3 demi-jours de vacances et a travaillé normalement le reste du temps (28 jours complets et 3 demi-jours).
Dans ce cas, vous mentionnez sur la déclaration 29,5 jours de travail effectif normal et 2,5 jours de vacances. Vous devez en outre ajouter le nombre d'heures de travail effectif et de vacances.

3. Le calcul du nombre de jours

5.1.505

Si un travailleur (temps plein ou temps partiel) se trouve pendant un même jour dans deux situations devant figurer sous un code prestations différent (voir liste complète ci-après), l'employeur devra trouver le meilleur équilibre possible entre les différents codes. Ne pas se conformer à cette manière de procéder peut, dans certains cas entraîner une fausse image de la réalité et donc influencer directement les droits des travailleurs. La plus grande précision sera obtenue si l'équilibre est établi sur base trimestrielle. Il est néanmoins admis que l'on atteigne cet équilibre sur base de la période de paie.

Pour atteindre cet équilibre, il faut partir du nombre d'heures normal qui correspond à un demi-jour de travail du travailleur.
Ce nombre d'heures s'obtient en divisant le nombre d'heures par semaine à prester normalement par le régime de travail et en divisant le résultat obtenu par deux.
Pour un travailleur à temps plein dans un régime de 38 heures par semaine réparties sur cinq jours, une demi-journée est donc de 3 heures 48 (la moitié de 38 divisée par 5); pour un travailleur à temps plein dans un régime de 38 heures par semaine réparties sur quatre jours, une demi-journée est de 4 heures 45.
Pour un travailleur à temps partiel travaillant 19 heures par semaine réparties sur 5 jours, une demi-journée est de 1 heure 54; si ce travailleur à temps partiel preste ses 19 heures alternativement à raison de 2 jours et de 3 jours de 7 heures 36 par semaine, un demi-jour pour lui sera de 3 heures 48 (la moitié de 19 divisée par 2,5).
Si on divise le nombre total d'heures par code prestation par le nombre d'heures correspondant à un demi-jour, on obtient le nombre de (demi) jours par code prestations.
Il y a lieu de grouper le reste (les demi-jours incomplets) sous le code qui apparaît le plus fréquemment au cours du trimestre ou de la période de paie. Le nombre de jours mentionnés sous ce code correspond donc au nombre maximum de jours d'activité possible du trimestre diminué par le total des jours mentionnés sous un autre code prestations.

Exemple 1: Un travailleur à temps plein qui preste dans un système de 5 jours semaine (5 jours de 7heures 36 par semaine) convient avec son employeur que, pendant deux semaines, il prendra chaque jour 2 heures de congé sans solde. Tous les autres jours, il travaille à temps plein.
Un demi-jour correspond pour lui à 3 heures 48 (la moitié de 38 divisée par 5).
Les 20 heures de congé sans solde correspondent, dans son cas, à 5,26 demi jours (20 divisés par 3,8).
Dans ce cas, vous mentionnez sur la déclaration 62,5 jours de travail effectif normal et 2,5 jours de congé sans solde avec un régime de travail "5".

Exemple 2: Un travailleur à temps partiel (16 heures par semaine) travaille dans un système de 4 jours par semaine (3 jours de 3 heures 30 et un jour de 5 heures 30). Il convient avec son employeur que pendant cinq semaines il prendra chaque fois deux heures de congé sans solde le jour où il doit prester 5 heures 30.
Un demi-jour correspond pour lui à 2 heures (la moitié de 16 divisé par 4).
Les dix heures de congé sans solde correspondent donc dans son cas à 5 demi-jours.
Il sera déclaré avec 49,5 jours de travail effectif et 2,5 jours de congé sans solde avec régime de travail "4".

S'il s'agit d'un travailleur qui preste dans un régime dans lequel les journées courtes et longues sont mélangées, il faut partir du point de vue que, pour autant que les "prestations" de chacun des jours relèvent du même code, chaque journée compte pour un jour.
Ce n'est que dans des cas très exceptionnels où cette manière de compter amènerait une différence importante par rapport à un décompte sur base de la durée normale d'une journée, qu'il faut, de la manière exposée ci-dessus, trouver un juste équilibre entre les codes.

Exemple: Un travailleur à temps plein prestant dans un régime de 5 jours à raison de 38 heures par semaine dont quatre jours de 8 heures 30 et un jour (le vendredi) de 4 heures, prend, pendant le trimestre, 5 vendredis de congé sans solde et travaille les autres jours.
Bien que le travailleur ne vienne pas travailler cinq jours complets, seules 20 heures n'ont pas été prestées. La durée moyenne journalière de travail étant de 7 heures 36, 20 heures correspondent à 5,26 demi-jours (voir ci-dessus). Dans ce cas, il faut déclarer 62,5 jours de travail effectif et 2,5 jours de congé sans solde.
Partir du principe que chaque jour compte pour un jour dans un tel cas donnerait une trop grande différence entre le travailleur de l'exemple et un travailleur prenant cinq fois un après midi de congé sans solde et travaillant l'autre demi-jour.

4. Alternative: la conversion de toutes les données en un régime de cinq jours

5.1.506

La conversion des données en un régime de cinq jours n'est plus possible à partir du troisième trimestre 2004.

5. Personnel volant d'une compagnie aérienne

5.1.507

Pour ces travailleurs, vous devez mentionner non seulement les jours ou les heures comme expliqué ci-dessus, mais également le nombre de minutes de vol.

6. Déclaration du repos compensatoire

5.1.508

Comme on le verra ci-après, le repos compensatoire est déclaré soit avec le même code prestations que le travail effectif normal (= code 1) soit avec un code spécifique s'il s'agit de prestations supplémentaires qui ne sont pas payées au moment du repos compensatoire mais qui sont payées de manière indirecte par le biais d'un salaire horaire majoré (= code 20).

Le principe général suivant est applicable en ce qui concerne le repos compensatoire.

Prestations supplémentaires récupérées

Le repos compensatoire et la rémunération qui s'y rattache doivent être déclarés au moment où ce repos compensatoire est pris et non au moment où les prestations supplémentaires sont prestées (si les deux se situent au cours du même trimestre, cela n'a aucune incidence sur la déclaration trimestrielle).
Le repos compensatoire via un système de salaire horaire majoré est déclaré au moyen d'un code spécifique (20). S'il s'agit d'un autre système, il est déclaré au moyen du code 1.
Quand, pour une même journée, une partie est reprise sous le code 1 et une partie sous le code 20, les règles générales sont applicables (nombre total d'heures par code prestations par trimestre ou par période de paie à convertir avec une précision au demi-jour). Un jour au cours duquel se côtoient prestations effectives et un certain nombre d'heures de repos compensatoire (autre que par salaire majoré) ne pose pas de problème particulier, les deux "prestations" étant reprises sous le code 1.

Exemple: Un travailleur à temps partiel preste normalement 19 heures par semaine. Au cours du mois de juin, il y a un surcroît de travail exceptionnel et il convient avec son employeur de travailler quatre semaines de 25 heures (soit 24 heures supplémentaires) et qu'en compensation, au cours du mois de juillet, pendant deux semaines il ne travaillera que 7 heures. Il ne s'agit pas ici d'un système de salaire horaire majoré, il est donc déclaré pour juin (deuxième trimestre) et pour juillet (troisième trimestre) à raison de 19 heures par semaine sous le code 1. La rémunération relative aux 24 heures de travail supplémentaire de juin est mentionnée sur la déclaration du troisième trimestre quel que soit le moment de son paiement. Il va de soi que la législation relative au travail à temps partiel doit être respectée (entre autre la tenue du registre des dérogations).

Nous attirons l'attention sur la situation des travailleurs qui, ayant une durée de travail contractuelle fixe (par exemple de 13 heures par semaine), fournissent leurs prestations sur une base variable. Cela implique (par exemple) qu'ils alternent des semaines de haute activité de 26 heures et des semaines sans travail. Néanmoins, sur base d'une demi-année, le nombre contractuel d'heures de travail (13) est respecté. En outre, à l'issue de chaque période de paie, le travailleur reçoit le même salaire, quel que soit le nombre d'heures prestées. Une déclaration correcte implique qu'il ne soit pas fait usage de la zone "justification des prestations" (voir § 5.1.509) mais que les jours de repos et la rémunération y afférente soient déclarés au cours du trimestre durant lequel ces jours sont récupérés. De cette manière, le travailleur sera déclaré chaque trimestre avec le nombre d'heures de travail par semaine fixé par son contrat et avec le nombre de jours par semaine qu'il preste en moyenne sur base d'une demi année ou d'une année.

Prestations supplémentaires non récupérées

Si des heures supplémentaires sont prestées sans être récupérées, il faut reprendre les prestations (journées et pour les travailleurs à temps partiel et les temps pleins considérés comme des temps partiels également les heures) sur la déclaration du trimestre au cours duquel elles sont prestées. Dans ce type de cas, le nombre de jours déclarés sous le code 1 n'augmente pas quand les heures supplémentaires sont prestées un jour où des prestations normales sont également fournies. En effet, cette journée est déclarée en code 1. Ce n'est que dans le cas où les prestations supplémentaires sont fournies pendant une journée normalement non consacrée au travail (par exemple un samedi) que le nombre de jours sera augmenté.
Pour les travailleurs dont les heures doivent être déclarées, ces heures supplémentaires augmentent le nombre d'heures reprises sous le code 1.

Exemple: Un travailleur à temps plein est occupé dans un système de réduction du temps de travail avec salaire majoré (une semaine de 38 heures/40 heures par semaine de travail effectif avec 12 jours de repos compensatoire). Deux de ces jours de repos compensatoire se situent au cours d'un trimestre déterminé. De plus, le travailleur preste une semaine de 44 heures et il ne récupère pas ces 4 heures supplémentaires. Il est déclaré avec 63 jours code 1 et 2 jours code 20 lorsqu'il preste ses 4 heures supplémentaires au cours de journées où il fournit d'autres prestations. S'il preste ces heures un autre jour, il est déclaré avec 64 jours code 1 et 2 jours code 20. Dans son cas, il faut toujours mentionner le "pourcentage de rémunération sur base mensuelle" (ici 104,84 %).

7. Justification des prestations

5.1.509

Sur la déclaration, pour chaque ligne d'occupation, il y a lieu de communiquer le régime de travail et le nombre total de jours (éventuellement répartis sur plusieurs codes prestations).

Pour préserver au mieux la qualité des déclarations, un programme de contrôle surveille l'établissement de chaque déclaration et notamment la congruence entre les deux données signalées ci-dessus. Lorsqu'une différence apparaît, une faute est signalée.
Dans ce cas, il y a deux possibilités.
Soit il y a effectivement eu faute (par exemple, un travailleur a travaillé 64 jours dans un régime de 5 jours par semaine mais a été déclaré erronément pour 54 jours au lieu de 64, ou en régime "3" au lieu de "5"). Dans ce cas, il faut directement corriger la faute.
Soit la déclaration est correcte mais elle paraît erronée.
Cela peut résulter de diverses causes:

- le travailleur travaille selon un cycle qui ne concorde pas avec le trimestre (voir ci-dessus), par exemple 6 semaines qui comportent 6 jours de travail par semaine, suivies de 6 semaines qui comportent 4 jours de travail par semaine. Ce travailleur travaille dans un régime de travail de 5 jours par semaine en moyenne mais vu que le cycle de travail chevauche les trimestres, il peut arriver qu'un trimestre il travaille un plus grand nombre de jours et un autre trimestre un moins grand nombre de jours.

- le travailleur travaille un nombre de jours plus élevé que ce qui est prévu dans son contrat. Par exemple son contrat prévoit 4 jours de travail par semaine (régime de travail = 4), mais, au cours d'un trimestre déterminé, il y a un surcroît de travail et le travailleur preste 10 jours supplémentaires. Si ces 10 jours sont récupérés par la suite il n'y a pas de problème puisqu'ils doivent être déclarés au moment de la récupération (voir ci-dessus). Pour les travailleurs occupés à temps partiel, il n'y a pas souvent obligation de récupérer ces jours de telle sorte qu'ils doivent être déclarés dans le trimestre au cours duquel ils ont été prestés, ce qui entraîne la déclaration d'un nombre de jours supérieur à celui prévu par le régime de travail.

Le programme de contrôle n'admet pas qu'aucune prestation ne soit déclarée sur une ligne d'occupation (sauf si on a indiqué qu'il s'agissait d'une interruption totale de carrière), en d'autres termes, si ces données ne sont pas communiquées, le programme vous signale que vous avez oublié de les communiquer.
Il peut aussi arriver, très exceptionnellement, qu'un travailleur en service ne fournit aucune prestation au cours du trimestre (ou de la partie de trimestre pendant laquelle il est occupé), c'est par exemple le cas du travailleur à temps partiel sous contrat free-lance qui n'est pas appelé au cours d'un trimestre.
Le but de la zone "justification des prestations" est de vous donner la possibilité d'établir formellement que ce que vous avez déclaré est, selon vous, correct (et n'est donc pas une faute de frappe). Cette zone est facultative. Elle ne doit être complétée que lorsque, pour un trimestre déterminé, il pourrait y avoir contradiction entre le nombre de jours déclarés et le nombre de jours normalement attendus en fonction du régime de travail.
Dans cette zone vous pouvez utiliser un des codes suivants:

1. Travailleur à temps plein occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté plus de jours que ceux prévus par son régime de travail moyen par semaine.

2. Travailleur à temps plein occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté moins de jours que ceux prévus par son régime de travail moyen par semaine.

3. Travailleur à temps partiel occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté plus de jours que ceux prévus par son régime de travail moyen par semaine.

4. Travailleur à temps partiel occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté moins de jours que ceux prévus par son régime de travail moyen par semaine.

5. Travailleur à temps partiel qui, en sus de ses prestations contractuelles prévues, fournit au cours du trimestre un nombre de jours non récupérables.

6. Combinaison des points 3 et 5 ou des points 4 et 5.

7. Travailleur qui au cours du trimestre (ou de la partie de trimestre au cours de laquelle il était en service) n'a dû fournir aucune prestation.

8. Travailleur qui est payé partiellement au pourboire ou au service et qui doit être déclaré sans rémunération pour une partie de ses prestations. Cela résulte du fait que les cotisations de sécurité sociale ne peuvent, au cours d'un trimestre, être calculées que sur une rémunération fixe ou sur un forfait (en fait, sur le montant le plus élevé). Lorsqu'un travailleur est uniquement rémunéré au pourboire ou au service pour ses prestations ordinaires et perçoit au cours du même trimestre une indemnité de rupture fixe, il se peut que sa rémunération fixe (indemnité de rupture) soit plus élevée que la rémunération forfaitaire du trimestre. Les cotisations de sécurité sociale doivent, dans ce cas, être uniquement calculées sur la rémunération fixe. Les prestations ordinaires reprises sous le code 1 sont reprises sur une ligne d'occupation sans rémunération.

En fonction du code utilisé, certaines "fautes" ne seront pas mentionnées.
Il va de soi que cette zone ne doit être utilisée que dans des cas exceptionnels et pas de manière inconsidérée. Son utilisation sera strictement contrôlée et des renseignements complémentaires seront éventuellement demandés.

Ainsi, il y a une différence fondamentale entre la déclaration de travailleurs qui travaillent selon un régime de travail variable et, d'une part reçoivent un salaire de base fixe et, d'autre part, sont rémunérés en fonction de leurs prestations.

Déclaration d'un régime de travail variable: le travailleur est rémunéré chaque mois sur base d'une durée contractuelle de travail de (par exemple) 19 heures par semaine quelles que soient les heures prestées.

Nous attirons l'attention sur la situation des travailleurs qui sont occupés dans le cadre d'une durée contractuelle moyenne de travail déterminée mais qui fournissent leurs prestations de manière variable de sorte que, de trimestre à trimestre, il peut y avoir des différences considérables. Il est possible que, au cours d'un trimestre entier, un travailleur ne fournisse aucune prestation mais, - en dépit de ses prestations réelles, - reçoive, chaque trimestre, le même salaire sur base de la durée moyenne de travail par semaine (par exemple, 19 heures). L'O.N.S.S. estime dans ce cas que, au cours du trimestre sans prestations ou avec prestations réduites, le travailleur récupère des jours supplémentaires prestés au cours d'un autre trimestre. L'employeur déclare ces jours de repos et la rémunération y afférente au cours du trimestre de récupération. La zone "Justification des prestations" ne doit pas être utilisée pour ces jours. Le travailleur est déclaré avec le nombre d'heures par semaine fixé dans son contrat et le nombre de jours par semaine qu'il preste en moyenne sur base d'une année ou d'une demi-année. Vous pouvez également vous référer à à l'exemple repris dans le § 5.1.508 (Prestations supplémentaires récupérées).

Déclaration d'une rémunération variable: le travailleur est rémunéré selon les heures prestées.

Dans la zone "Justification des prestations", il faut reprendre un code pour les travailleurs qui sont occupés selon un régime de travail variable lorsque les prestations et la rémunération peuvent diverger de manière importante d'un trimestre à l'autre. Pour les trimestres au cours desquels il n'y a pas de prestations, il faut utiliser le code 7. Pour d'autres trimestres, il y a lieu de mentionner le code 1 pour un travailleur à temps plein ou 3 pour un travailleur à temps partiel. Voir également l'exemple dans le § 5.1.312.

B. CODIFICATION DES DONNEES RELATIVES AU TEMPS DE TRAVAIL

5.1.510

Pour la déclaration, toutes les données relatives au temps de travail sont regroupées par code. Cela signifie que vous ne devez pas indiquer chaque composante du code individuellement, mais que vous devez réunir ces composantes et les déclarer sous le code prescrit.

Rappelons une nouvelle fois qu'il est essentiel de scinder les prestations (tout comme les rémunérations qui s'y rapportent) par ligne d'occupation.

De la sorte, tous les secteurs de la sécurité sociale disposent de suffisamment de données pour remplir leur mission. Des données complémentaires ne doivent être envoyées au moyen de la déclaration d'un risque social que si un tel risque se produit au cours d'un trimestre.

Par ailleurs, il est important de savoir qu'un jour ou une période déterminés ne sont déclarés qu'une fois. Vous ne pouvez donc jamais reprendre un jour déterminé sous plus d'un code.
Les codes sont répartis en "codes ordinaires" et "codes indicatifs".

Pour les codes ordinaires, l'employeur est la source authentique: il est le seul à pouvoir indiquer de quel type de données relatives au temps de travail il s'agit.

Les codes indicatifs correspondent à certaines situations pour lesquelles l'employeur est la source authentique pour le nombre de jours ou d'heures d'absence, mais généralement pas pour leur qualification. Ainsi, un employeur peut par exemple uniquement indiquer qu'il s'agit d'un jour où une situation de chômage temporaire s'est produite. Il ne sait toutefois pas toujours avec certitude si ce jour sera effectivement indemnisé. L'utilisation de codes indicatifs permet aux diverses institutions de sécurité sociale de retrouver ce jour déterminé dans la déclaration. Par ailleurs, ils sont aussi importants dans le cadre des réductions de cotisations.

Afin de ne pas trop compliquer la description des codes, il est toujours fait référence à la déclaration de jours.
Il va de soi que pour les travailleurs pour lesquels des jours et des heures doivent être déclarés (entre autres, les travailleurs à temps partiel) le nombre d'heures doit également être indiqué par code.

A la fin de la partie consacrée aux codes prestations, vous trouverez un tableau exposant le lien entre les codes à utiliser dans la DmfA et les codes prestations utilisés dans la déclaration O.N.S.S. avant 2003.

1. Codes ordinaires

5.1.511

CODE 1

travail effectif normal (également le travail adapté avec perte de salaire);

- prestations supplémentaires sans repos compensatoire;

- repos compensatoire autre que le repos compensatoire entreprise de construction et repos compensatoire dans le cadre d'une réduction de la durée du travail (voir cependant le code 20 pour le repos compensatoire dans le système du salaire horaire majoré);

- incapacité de travail avec revenu garanti première semaine ou rémunération mensuelle garantie;

période de préavis ou période couverte par une indemnité de

rupture

ou par une indemnité de reclassement

;

- petits chômages;

- raison impérieuse avec maintien du salaire;

- absence couverte par une rémunération journalière garantie pour cause d'incapacité de travail;

- rémunération journalière garantie pour une raison autre que l'incapacité de travail;

- accident technique dans l'entreprise;

- fermeture de l'entreprise à titre de protection de l'environnement;

- jours fériés durant le contrat de travail, jours fériés après la fin du contrat de travail et jours de remplacement d'un jour férié;

- autre absence avec maintien de la rémunération normale et cotisations ONSS (telle que l'absence autorisée avec maintien du salaire, congé politique,...)

vacances légales et complémentaires des employés.

Ce code reprend tous les jours pour lesquels une rémunération soumise aux cotisations ONSS est payée et qui ne doivent pas être déclarés séparément.
Chaque jour pour lequel vous avez payé un salaire et que vous ne pouvez placer sous un autre code sera repris sous ce code.

On reprend également sous ce code la période de rupture du contrat de travail assortie du paiement d'une indemnité de rupture. Les règles actuelles de liaison de cette indemnité à des périodes et à des jours restent inchangées.

Concrètement, cela signifie que ces jours seront repris de la manière suivante:

sur la première ligne d'occupation, les jours correspondant à la période d'occupation;

- sur la seconde ligne d'occupation, les jours correspondant à la partie de l'indemnité de rupture relative au trimestre de la rupture;

- sur une ligne d'occupation suivante, les jours correspondant à la partie de l'indemnité relative aux autres trimestres de l'année calendrier en cours;

- etc. pour chacune des années calendrier ultérieures.

L'indication de la période concernée par l'indemnité se fait donc toujours au moment de la déclaration de l'indemnité même (c'est-à-dire la date de début et de fin de chaque ligne d'occupation).

Les données concernant une période couverte par une indemnité de rupture payée mensuellement ou une période couverte par une indemnité de reclassement versée dans le cadre d'une restructuration doivent être reprises sur la déclaration des différents trimestres auxquels elles se rapportent. Donc, lorsque l'indemnité couvre plusieurs trimestres, il y a lieu, pour chaque trimestre complet, de reprendre comme date de début et date de fin de la ligne d'occupation, les dates de début et de fin de ce trimestre, de telle sorte que la date de début et la date de fin de la période couverte par l'indemnité apparaissent respectivement et exclusivement lors du premier et du dernier trimestre de la période couverte.

Comme cela a déjà été dit, un jour férié que l'employeur doit payer et qui tombe après la fin du contrat de travail, doit toujours être repris sur la déclaration du trimestre pendant lequel le contrat de travail prend fin même si ce jour férié se situe pendant le trimestre suivant.

En ce qui concerne les absences couvertes par un salaire garanti, il est important de noter qu'en cas de rechute après une reprise de travail, en cas de maladie non professionnelle ou d'accident autre qu'un accident de travail, un nouveau salaire garanti n'est dû qu'en cas de reprise du travail d'au moins 14 jours.
Par contre, en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle, en cas de rechute après reprise du travail, un nouveau salaire garanti est toujours dû.

Les jours de vacances légales qu'un employé n'a pas pu prendre suite à une incapacité de travail ne peuvent pas être repris sous ce code. Vous devez les reprendre sous le code indicatif de l'incapacité de travail.

CODE 2

vacances légales des ouvriers

Vous reprenez ici les jours de vacances légales que l'ouvrier a pris au cours du trimestre. Il s'agit des jours couverts par un chèque de vacances.
Il faut également reprendre sous ce code les jours de vacances que l'ouvrier n'a pas pu prendre suite à une incapacité de travail.

CODE 3

vacances complémentaires des ouvriers

On déclare sous ce code les jours où l'ouvrier a pris des vacances et qui ne sont pas déclarés sous les codes 2 ou 12.

Il s'agit donc de jours payés par l'employeur, pour lesquels des cotisations de sécurité sociale sont dues.

CODE 4

absence premier jour pour cause d'intempéries dans la construction

Il s'agit en l'occurrence de jours pour lesquels une rémunération incomplète est payée. Vous ne pouvez utiliser ce code que pour des jours où les activités ont déjà commencé.

CODE 5

congé éducation payé

Il s'agit ici des jours pour lesquels l'employeur paye le salaire du travailleur et pour lesquels le travailleurs bénéficie du régime du congé éducation payé. Dans les limites des dispositions légales, le salaire relatif à ces jours est remboursé par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.
CODE 10

salaire garanti deuxième semaine;

- jours fériés et jours de remplacement pendant les périodes de chômage temporaire;

- fonction de juge en matière sociale

Les jours d'incapacité de travail complète temporaire par suite d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle donnant droit à une indemnisation ne sont pas inclus dans ce code, mais seront déclarés sous un code indicatif spécifique.

CODE 11

incapacité de travail avec complément ou avance conformément à la C.C.T. 12bis/13bis

Il s'agit :

- des journées

après la deuxième semaine

de maladie ou d'accident de droit commun pour lesquelles l'employeur paie un supplément en sus de l'intervention de l'assurance maladie;

- des journées

après la première semaine

de maladie professionnelle ou d'accident de travail pour lesquelles l'employeur paie un supplément en sus de l'indemnité dans le cadre des accidents de travail ou de l'assurance maladie professionnelle.

Les 7 jours après les 7 premiers jours d'incapacité pour cause de maladie ou d'accident de droit commun ne sont pas repris sous ce code mais, comme déjà précisé, sous le code 10. Il s'agit en l'occurrence de journées de travail "incapacité de travail avec salaire garanti pour la deuxième semaine".

CODE 12

vacances en vertu d'une C.C.T. rendue obligatoire;

- repos compensatoire construction

Ce code reprend exclusivement:

- les jours de vacances non payés par l'employeur, octroyés par CCT rendue obligatoire (=dans le secteur du textile, le secteur de la transformation du lin et le secteur diamantaire);

- les jours de repos compensatoire accordés dans la construction dans le cadre de la réduction du temps de travail;

- les jours de repos compensatoire payés par le fonds de sécurité d'existence dans le commerce de combustibles

et dans le secteur diamantaire

Vous ne pouvez dès lors utiliser ce code que si vous êtes actif dans un de ces secteurs.

Il ne s'agit que des jours que le travailleur a effectivement pris au cours du trimestre.

CODE 13

promotion sociale

S'il s'agit d'une suspension du contrat de travail en raison de l'assistance à des cours de promotion sociale.

CODE 20

repos compensatoire dans le cadre de la réduction de la durée du travail

Vous regroupez sous ce code les jours de repos compensatoire pris qui s'inscrivent dans un système de réduction du temps de travail par l'octroi de jours de compensation, lesquels ne sont pas payés au moment où ils sont effectivement pris, mais le sont indirectement par la technique de la rémunération horaire majorée. Cette technique implique que le salaire horaire déclaré couvre en réalité une période plus longue qu'une heure. Le travailleur se crée donc une période de récupération non rémunérée correspondant à la réduction de la durée du travail.
En résumé, on peut avoir recours à deux systèmes pour introduire une réduction du temps de travail par le biais de jours de récupération:

- soit le système dans lequel le jour de récupération est payé au moment où le travailleur prend sa récupération: les jours concernés doivent être déclarés sous le code prestations 1;

- soit le système dans lequel le jour de récupération n'est pas payé au moment où le travailleur prend sa récupération: les jours de récupération doivent alors être déclarés sous le code prestations 20; ce code doit donc être utilisé également lorsque la réduction du temps de travail est liée à une perte partielle ou totale de rémunération.

C'est pour le système de récupération dans le cadre d'une réduction du temps de travail où le jour de récupération n'est pas payé au moment où il est pris qu'il faut mentionner en outre le pourcentage de rémunération sur une base annuelle (voir le commentaire de la déclaration des rémunérations).

Attention: seuls les jours effectivement pris au cours du trimestre peuvent être déclarés sous ce code.

Le repos compensatoire qui est réellement payé au moment où le repos compensatoire est pris sera déclaré sous le code 1 (à l'exception du repos compensatoire de la construction, pour lequel un code distinct (code 12) est prévu).

CODE 21

les jours de grève/lock-out

Vous reprenez sous ce code les jours de grève auxquels le travailleur a participé et les jours où le travailleur était absent du travail en raison d'un lock-out.

S'il est question de chômage temporaire pour des jours complets en raison d'une grève à laquelle les travailleurs n'ont pas pris part, ces jours seront déclarés sous le code indicatif prévu pour le chômage temporaire.

CODE 22

mission syndicale

Vous reprenez sous ce code les jours de mission syndicale pour lesquels vous n'avez pas payé de rémunérations. Si toutefois vous avez payé une rémunération pour cette période, placez-la sous le code 1.

CODE 23

jour de carence

Dans ce cas aussi, il ne peut s'agir que de jours pour lesquels vous ne payez pas de rémunération. Si toutefois c'est le cas, vous reprenez ce jour sous le code 1.

CODE 24

congé pour raisons impérieuses sans maintien de la rémunération

Il s'agit en l'occurrence d'absences au travail résultant de la suspension de l'exécution du contrat de travail en application de l'article 30bis de la loi sur les contrats de travail du 3 juillet 1978, en raison d'un événement imprévu indépendant du travail.
Les employeurs des gardiens et des gardiennes d'enfants doivent utiliser ce code pour un maximum de 20 jours de vacances non rémunérés et pour les jours fériés légaux lorsqu'il n'y a pas accueil d'enfants.

CODE 25

devoirs civiques sans maintien de rémunération

mandat public

Dans ce cas aussi, il s'agit exclusivement des jours pour lesquels aucune rémunération n'est payée.

CODE 26

devoirs de milice

S'il s'agit d'une suspension du contrat de travail en raison d'obligations de milice.

CODE 30

congé sans solde;

toutes les autres données relatives au temps de travail pour lesquelles l'employeur ne paie pas de rémunération ou d'indemnité, à l'exception de celles reprises sous un autre code.

Ce code est une catégorie résiduelle. Il regroupe tous les jours où votre personnel n'a pas travaillé et pour lesquels vous n'avez pas payé de rémunération et qui ne peuvent être pris en charge par la sécurité sociale.

Vous ne reprenez donc sous ce code que les jours qui ne peuvent être placés sous un autre code (ordinaire ou indicatif).

2. Codes indicatifs

5.1.512

Outre les 15 codes "ordinaires" décrits ci-dessus, vous devez éventuellement aussi communiquer un certain nombre de données avec un code indicatif.

A partir de ces codes indicatifs repris sur la déclaration, les différents secteurs de la sécurité sociale savent quelles informations ils recevront des autres secteurs.

L'utilisation de ces codes évite en outre des lacunes dans le trimestre de déclaration et est d'ailleurs nécessaire car ils permettent à l'ONSS de voir de quels jours/heures l'employeur a tenu compte pour calculer les réductions de cotisations.

Les données pourvues d'un code indicatif sont déclarées de la même manière que les autres données relatives au temps de travail (c.-à-d. aussi en heures ou en jours selon la qualité du travailleur).

Les codes indicatifs suivants sont prévus:

Il s'agit toujours d'absences pour lesquelles l'employeur ne paie pas de salaire.

Ces codes indicatifs ne sont utilisés qu'en cas d'absences ne pouvant pas être communiquées à l'aide d'un code ordinaire ; chaque type de présence et d'absence ne peut être communiqué que par un seul code.

Code 50 : maladie (maladie ou accident de droit commun et congé prophylactique);

- Code 51 : protection de la maternité (= mesure de protection de la maternité,repos de maternité ou la conversion de ce dernier en congé de paternité en cas de décès ou d'hospitalisation de la mère) et pauses d'allaitement (C.C.T. n° 80);

- Code 52 : Congé de paternité ou d'adoption (à

utiliser pour tous les jours payés par l'assurance indemnités qui suivent les trois jours payés par l'employeur);

- Code 60 : accident du travail;

- Code 61: maladie professionnelle;

- Code 70: chômage temporaire autre que les codes 71 et 72;

- Code 71: chômage économique;

- Code 72: chômage temporaire pour cause d'intempéries;

- Code 73: jours de vacances-jeunes

jours de vacances seniors

;

- Code 74: prestations prévues mais non fournies par les gardiens et les ga

rdiennes d'enfants pour des raisons indépendantes de leur volonté à la suite de l'absence des enfants.

Les jours d'interruption de la carrière professionnelle règlementés ne sont pas repris sous un code indicatif car cette donnée apparaît déjà à la ligne d'occupation.
Une règle qui prévalait dans l'ancienne déclaration O.N.S.S. disparaît: celle selon laquelle certaines absences ne devaient être déclarées que durant les douze premiers mois. Cela signifie qu'un travailleur doit être repris sous le code indicatif de l'incapacité de travail jusqu'à sa reprise du travail ou jusqu'à la rupture de son contrat de travail.

3. Tableau de concordance entre la déclaration avant 2003 et la DMFA

5.1.513

Définitions	DéclarationO.N.S.S. avant 2003	DmfA
Les journées comprises dans les 12 premiers mois de l'interruption de travail due à un accident autre qu'un accident de travail ou à une maladie autre qu'une maladie professionnelle.	1	50
Les journées d'incapacité temporaire totale de travail résultant d'un accident du travail donnant lieu à réparation.	2	60
Les journées d'incapacité temporaire totale de travail résultant d'une maladie professionnelle donnant lieu à réparation.	3	61
Les journées comprises dans les 12 premiers mois d'incapacité temporaire partielle résultant d'un accident du travail, et succédant aux journées visées au code 2 (code de déclaration ONSS avant 2003) , à condition que le pourcentage de l'incapacité temporaire partielle soit au moins égal à 66 %.	4	60
Les journées comprises dans les 12 premiers mois d'incapacité temporaire partielle résultant d'une maladie professionnelle, et succédant aux journées visées au code 3 (code de déclaration ONSS avant 2003), à condition que le pourcentage de l'incapacité temporaire partielle soit au moins égal à 66 %.	5	61
Les journées de repos de maternité	6	51
Les journées d'interruption de travail de la travailleuse enceinte ou de la travailleuse qui allaite son enfant, à qui le travail est interdit en application des articles 42 à 43bis de la loi du 16 mars 1971 sur le travail. Toutefois, en ce qui concerne la travailleuse qui allaite son enfant, la durée de l'assimilation est limitée à cinq mois après l'accouchement.	7	51
Les journées d'interruption de travail due à un congé imposé par mesure de prophylaxie conformément aux dispositions de l'article 239, § 1er, de l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994.	8	50
Les journées payées par l'employeur au titre de la deuxième semaine de salaire hebdomadaire garanti lorsque l'interruption de travail est due à un accident autre qu'un accident de travail ou à une maladie autre qu'une maladie professionnelle.	10	10
Les journées d'interruption de travail suite à la conversion du congé de maternité en congé de paternité en cas de décès ou d'hospitalisation de la mère. En cas de décès, la durée du congé de paternité est limitée à la partie du congé de maternité non encore épuisée par la mère.	16	51
Le congé parental pris en application de l'A.R. du 29 octobre 1997 (M.B. du 7.11.1997).	17	*
Le congé parental pris en application de la C.C.T. n° 64 du 29 avril 1997 (M.B. du 7.11.1997).	18	*
Les journées de chômage temporaire résultant de causes économiques (suspension du contrat de travail ou du contrat d'apprentissage des professions exercées par des travailleurs salariés en application de l'article 51 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail).	21	71
Les journées d'interruption de travail découlant d'une grève survenue au sein de l'entreprise pour les travailleurs qui y ont participé, à condition que cette grève ait eu l'accord ou l'appui d'une des organisations syndicales interprofessionnelles représentées au Conseil national du Travail.	22	21
Les journées d'interruption de travail due à une grève, pour les travailleurs auxquels la qualité de chômeur a été reconnue en vertu de l'article 73 de l'arrêté royal du 25 novembre 1991 portant réglementation du chômage, et sous réserve de l'approbation du Comité de Gestion de l'Office national des Vacances annuelles.	23	70
Les journées de lock-out.	24	21
Les journées de vacances jeunes.	26	73
L'interruption de travail pour cause d'appel sous les armes (supprimé depuis le 1er mars 1995, sauf exceptions: sursitaires, service militaire effectué à l'étranger); les journées de rappel sous les armes.Le document justificatif est à envoyer d'office à la caisse de vacances compétente par l'autorité militaire; l'interruption de travail due au service accompli auprès de la protection civile ou au service requis des objecteurs de conscience (supprimé depuis le 1er mars 1995, sauf exceptions: sursitaires, service d'objecteur de conscience effectué à l'étranger).	31-32-33	26
Les journées consacrées à l'accomplissement de devoirs civiques (à titre d'exemples: tuteur, membre d'un conseil de famille, témoin en justice, juré, électeur, membre d'un bureau de vote).Les journées consacrées à l'exercice d'un mandat public.	34-35	25
L'exercice intermittent d'une fonction au sein des juridictions du travail ou de commissions et de juridictions instituées en vue de l'application de la sécurité sociale (mission au sein d'une commission paritaire, d'un comité d'exécution d'une décision d'une commission paritaire, d'un comité de conciliation, d'une commission consultative en matière de placement, d'une commission officielle instituée pour l'étude d'un problème social, d'une commission de contrôle d'un Fonds de vacances).	36	10
L'accomplissement d'une mission comme délégué au sein d'une délégation syndicale, d'un comité syndical national ou régional ou d'un congrès syndical national.	37	22
L'absence non rémunérée et autorisée pour raisons impérieuses en application de conventions collectives ou individuelles (maximum 10 jours par an).	38	24
Les journées de cours ou d'études consacrées à la promotion sociale organisées en vertu de l'article 1er, alinéa 1er, 1° de la loi du 1er juillet 1963 portant instauration de l'octroi d'une indemnité de promotion sociale; les journées de stage ou d'études consacrées à l'éducation ouvrière ou à la formation syndicale organisées par les groupements représentatifs des travailleurs ou par des instituts spécialisés reconnus par le Ministre compétent.	51	13
Congé de paternité ou d'adoption (à utiliser pour les sept jours qui suivent les trois jours payés par l'employeur.	52	52
L'interruption totale de la carrière professionnelle en application de la section 5 du chapitre IV de la loi de redressement du 22 janvier 1985 contenant des dispositions sociales. S'applique à tous les travailleurs qui interrompent effectivement leur carrière professionnelle et qui ont droit à une allocation d'interruption.	53	*
L'interruption partielle de la carrière professionnelle en application de la section 5 du chapitre IV de la loi de redressement du 22 janvier 1985 contenant des dispositions sociales. S'applique à tous les travailleurs qui passent de prestations à temps plein ou à temps partiel à des prestations à temps réduit et qui ont droit à une allocation d'interruption.	54	*
Les journées de congés pour soins palliatifs en vertu de l'article 100bis de la loi de redressement du 22 janvier 1985 (inséré par la loi du 21 décembre 1994 portant des dispositions sociales et diverses) ou pour assistance ou octroi de soins à un membre du ménage ou de la famille qui souffre d'une maladie grave visée à l'article 5 de l'arrêté royal du 6 février 1997.	55	*
Les journées d'interruption de travail pour cause d'intempéries, visées à l'article 50 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.	81	72
Les jours de repos accordés en vue de la réduction du temps de travail dans la construction en application de l'arrêté royal n° 213 du 26 septembre 1983.	82	12
Travail effectif normal (également le travail adapté avec perte de salaire).	Journée rémunérée	1
Prestations complémentaires sans repos compensatoire.	Journée rémunérée	1
Repos compensatoire dans le cadre de la réduction de la durée du travail, payé au moment où le jour de repos est réellement pris.	Journée rémunérée.	1
Incapacité de travail avec revenu garanti première semaine ou rémunération mensuelle garantie.	Journée rémunérée	1
Période de préavis ou période couverte par une indemnité de rupture.	Journée rémunérée	1
Petits chômages.	Journée rémunérée	1
Raison impérieuse avec maintien du salaire.	Journée rémunérée	1
Absence couverte par une rémunération journalière garantie pour cause d'incapacité de travail.	Journée rémunérée	1
Congé éducation payé	Journée rémunérée	5
Rémunération journalière garantie pour une raison autre que l'incapacité de travail.	Journée rémunérée	1
Jours fériés durant le contrat de travail, jours fériés après la fin du contrat de travail et jours de remplacement d'un jour férié.	Journée rémunérée	1
Autre absence avec maintien de la rémunération normale et cotisations ONSS (telle que l'absence autorisée avec maintien du salaire, le congé politique, etc).	Journée rémunérée	1
Vacances légales des employés.	Journée rémunérée	1
Vacances complémentaires des employés.	Journée rémunérée	1
Accident technique dans l'entreprise (avec maintien du salaire).	Journée rémunérée	1
Fermeture de l'entreprise à titre de protection de l'environnement (avec maintien du salaire).	Journée rémunérée	1
Vacances légales des ouvriers	Jour de vacances	2
Vacances complémentaires des ouvriers	Journée rémunérée	3
Absence premier jour pour cause d'intempéries dans la construction (rémunération incomplète).	Journée rémunérée	4
Jours fériés et jours de remplacement pendant les périodes de chômage temporaire.	Néant	10
Incapacité de travail avec complément ou avance conformément à la C.C.T. 12bis/13bis.	1 ou 2	11
Repos compensatoire dans le cadre de la réduction de la durée du travail, non payé au moment où le jour de repos est réellement pris (indirectement payé par de la rémunération horaire majorée).	Journée rémunérée	20
Jours de vacances octroyés en vertu d'une C.C.T. rendue obligatoire ou repos compensatoire dans la construction (non payés par l'employeur).	Néant	12
Jour de carence	1	23
Congé sans solde et toutes les autres données relatives au temps de travail pour lesquelles l'employeur ne paie pas de rémunération ou d'indemnité, à l'exception de celles reprises sous un autre code.	Néant	30

* Indication sur la ligne d'occupation, mesure en vue de la réorganisation du temps de travail.