L'employeur (ou son mandataire) doit rentrer la déclaration à l'O.N.S.S. dans le mois qui suit le trimestre auquel elle se rapporte.
Le site portail de la sécurité sociale offre aux employeurs qui occupent un nombre limité de travailleurs la possibilité de faire une déclaration via internet.
Les employeurs qui occupent beaucoup de travailleurs ou les entreprises qui doivent effectuer un grand nombre de déclarations (secrétariats sociaux, bureaux software, etc.) doivent effectuer leur déclaration via file transfer (Ftp, Isabel, etc.).
La déclaration sert à établir un calcul correct des cotisations dues. Cette déclaration contient également un nombre de données qui seront utilisées par les organismes chargés de payer des prestations de sécurité sociale (assurance maladie, chômage, pensions, accidents du travail, maladies professionnelles, allocations familiales et vacances annuelles des ouvriers).
Un exposé complet de la manière de compléter la déclaration figure dans la Partie 5.
Pour les déclarations jusqu'au quatrième trimestre 2002 inclus, si, pour un motif quelconque, une déclaration antérieure doit être modifiée, il appartient à l'employeur d'en aviser par écrit l'O.N.S.S. qui se chargera d'établir la rectification. Cette lettre contiendra tous les renseignements nécessaires à l'établissement de cette rectification: le numéro d'immatriculation complet correct, le trimestre, l'identité du travailleur, le montant de la rémunération à rectifier, le nombre de journées de travail ou de journées assimilées, etc.
Pour les déclarations introduites à partir du 1er trimestre 2003, il faut se conformer à ce qui suit.
Ces déclarations doivent, comme vous l'avez lu par ailleurs dans ces instructions, obligatoirement être transmises de manière électronique. A cet effet, diverses possibilités sont offertes (la manière interactive via le site portail de la sécurité sociale ou un système basé sur le file transfer).
Vous avez la possibilité de modifier vous-même les déclarations déjà introduites. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les mêmes canaux que pour la déclaration originale. Il n'est même pas obligatoire d'utiliser pour les modifications le canal initialement choisi pour cette déclaration originale.
L'exposé ci-dessous reprend les principes généraux de modification d'une déclaration et est essentiellement destiné aux modifications des déclarations via l'application interactive sur le site portail.
Des renseignements complémentaires sur la manière de communiquer une modification sont disponibles sur le site portail de la sécurité sociale (www.securitesociale.be); vous pouvez également trouver à cet endroit une version DEMO de cette déclaration qui vous familiarisera avec cette manière interactive de modifier une déclaration introduite. Les employeurs et les prestataires de services qui doivent gérer un volume important de modifications trouveront des informations techniques supplémentaires à l'adresse "https://www.socialsecurity.be/public/doclibrary/home.htm". (Cette adresse est régulièrement alimentée avec de nouvelles données dans le but de permettre aux intéressés d'adapter rapidement leur programmation; il s'agit cependant de données qui ne sont pas nécessairement absolument définitives.)
Le principe de la modification est de faire apparaître la déclaration originale et de modifier les données affichées.
La modification d'une déclaration implique donc l'accès à des données très confidentielles. On a en effet accès au dernier état de la banque de données de la sécurité sociale (à savoir les données originales déclarées, éventuellement adaptées par le biais de modifications apportées par une des institutions de sécurité sociale). Tout qui veut procéder à une modification via l'application du site portail comprendra donc qu'une protection supplémentaire a été établie sous la forme d'une signature électronique (certificat). Des informations supplémentaires à ce sujet et la procédure pour obtenir le certificat se trouvent sur le site portail de la sécurité sociale.
En même temps que la modification, il est possible de communiquer une justification (c'est-à-dire la raison de la modification). A cet effet, une zone de texte libre est prévue sur la déclaration. En outre, les principes suivants sont d'application.
Les modifications seront traitées de la même manière que dans la déclaration originale. Elles sont donc enregistrées sans qu'il soit nécessaire de donner plus d'explications que pour la déclaration originale.
Toutefois, lorsqu'il s'agit d'une modification qui implique une diminution de la rémunération déclarée initialement, si cette modification est apportée plus de six mois après la fin du trimestre auquel elle a trait, elle sera uniquement enregistrée après son approbation par l'O.N.S.S. Il faut obligatoirement communiquer la raison de ce type particulier de modification. Une zone dans laquelle vous pourrez exposer vos explications complémentaires (par exemple, déclaration erronée de frais comme rémunération passible du calcul des cotisations) est prévue à cette fin dans la déclaration. Si nécessaire, l'O.N.S.S. vous contactera pour des explications complémentaires.
Pour les modifications des déclarations des premier et deuxième trimestres 2003, le délai de six mois est prolongé et les modifications pourront être établies de la même manière que dans la déclaration originale jusqu'au 31 mars 2004.
Le programme prévoit également que l'O.N.S.S. peut bloquer temporairement ou définitivement les données relatives à certains travailleurs. Pendant cette période, vous ne pouvez pas les modifier vous-même. Un blocage temporaire signale qu'une institution (par exemple, l'O.N.S.S.) est occupée avec ces données et que le blocage est nécessaire pour éviter que vous n'apportiez des modifications sur base de données "en mouvement". Un blocage définitif intervient quand l'O.N.S.S. (suite à une inspection sur place) a procédé à des modifications avec lesquelles l'employeur n'est pas d'accord.
Dès que des modifications sont apportées, le programme du site portail recalcule automatiquement le montant total à payer (recalcul des cotisations, des réductions, etc.), montant qui apparaîtra à l'écran. Ce n'est toutefois pas encore une invitation à payer. Une fois par mois, vous recevrez de l'O.N.S.S. un décompte sur papier reprenant toutes les modifications effectuées au cours du mois écoulé. Dès réception de ce décompte, vous devez payer le plus rapidement possible le montant réclamé.