Bij iedere loonuitbetaling moet de werkgever de persoonlijke bijdragen bij zijn werknemers inhouden. De werkgever die nalaat de persoonlijke bijdrage tijdig in te houden zal deze achteraf niet op de werknemer mogen verhalen. Bij dit ingehouden aandeel voegt de werkgever het bedrag van zijn eigen bijdragen. Onder zijn verantwoordelijkheid stort de werkgever het aldus bekomen totaal aan de RSZ.

De werkgever betaalt de bijdragen per kwartaal. Deze bijdragen moeten uiterlijk de laatste dag van de maand die op het kwartaal volgt bij de RSZ toekomen, namelijk:

B. VOORSCHOTTEN

1. Beginselen

2.1.402

De werkgever moet voorschotten betalen op de bijdragen die voor dat kwartaal (kw) verschuldigd zijn, indien hij voor het voorgaande kwartaal (kw-1) méér dan 6197,34 EUR bijdragen aan de RSZ verschuldigd was.

Bijdragen zijn niet alleen de eigenlijke socialezekerheidsbijdragen, maar ook alle andere bijdragen die de RSZ wettelijk moet innen (bijdragen voor bestaanszekerheid, bijdragen voor het Fonds voor Sluiting van Ondernemingen, bijdrage op het dubbel vakantiegeld, enz.). Er wordt evenwel geen rekening gehouden met het gedeelte van de bijdragen die jaarlijks aan de RSZ moeten betaald worden. Het betreft in het bijzonder het bedrag van het debetbericht voor de regeling van de jaarlijkse vakantie van de handarbeiders en het bedrag van de compenserende bijdrage die de werkgever eventueel aan de RSZ verschuldigd is in het raam van de herverdeling der sociale lasten.

2. Termijnen en bedragen

2.1.403

Voor elk kwartaal moet de werkgever zich de vraag stellen of hij voorschotten moet betalen; zo ja, wat is het bedrag ervan en op welke data moet hij ze betalen?

- Eerste mogelijkheid: het totaal bedrag aan bijdragen voor het voorgaande kwartaal (kw-1) beloopt niet meer dan 6197,34 EUR:

de werkgever is voor dat kwartaal niet gehouden tot het betalen van voorschotten. De bijdragen mogen door middel van een enkele storting bij de RSZ toekomen zoals uiteengezet in punt A.

- Tweede mogelijkheid: het totaal bedrag aan bijdragen voor het voorgaande kwartaal (kw-1) beloopt wel meer dan 6197,34 EUR:

De werkgever moet uiterlijk de vijfde dag van de tweede, derde en vierde maand die op dat kwartaal volgt aan de RSZ een voorschot betalen dat gelijk is aan 30 % van de bijdragen van het voorlaatste vervallen kwartaal (kw-2).

Op deze regel is een belangrijke uitzondering. De voorschotten die betrekking hebben op het vierde kwartaal en die bij de RSZ uiterlijk op 5 november, 5 december en 5 januari moeten toekomen, bedragen respectievelijk 35, 35 en 20% van de bijdragen van het voorlaatste vervallen kwartaal (kw-2).

In het geval de werkgever geen bijdragen verschuldigd was voor het voorlaatste vervallen kwartaal, is dit voorschot forfaitair vastgesteld op 421,42 EUR per maand en per tewerkgestelde werknemer in de vorige maand.

2.1.404

Voor de werkgevers die vallen onder het Paritair Comité voor het bouwbedrijf, en die geen bijdragen verschuldigd waren voor het voorlaatste vervallen kwartaal (kw-2), geldt een bijzondere regeling. Zij moeten vanaf het eerste kwartaal waarin zij personeel tewerkstellen, uiterlijk de vijfde dag van iedere maand, een voorschot betalen van 619,73 EUR per arbeider, vanaf de derde werknemer die zij tewerkstelden op het einde van de vorige maand. Deze regeling is toepasselijk vanaf het voorschot dat verschuldigd was uiterlijk op 5 februari 1999.

Voor hun bedienden volgen zij de algemene regel, zoals hierboven uitgelegd.

2.1.405

Het verschil tussen het totaal van de maandelijkse voorschotten en het totaal te betalen bedrag, zoals dit berekend werd in de kwartaalaangifte, moet uiterlijk de laatste dag van de maand die op het kwartaal volgt, bij de RSZ toekomen.

De uiterste data voor de betalingen aan de RSZ zijn dus:

2.1.406

De werkgever die vermoedt dat 30 % van de bijdragen van het voorlaatste kwartaal meer bedraagt dan 30 % van de vermoedelijke bijdragen van het lopende kwartaal, mag het bedrag van de voorschotten tot dat laatste bedrag verminderen.

Voorbeeld: De bijdragen voor het voorlaatste kwartaal bedroegen 24.789,35 EUR. De werkgever vermoedt dat de bijdragen voor het lopende kwartaal slechts 17.352,55 EUR zullen bedragen. Deze werkgever mag het bedrag van de voorschotten voor het lopende kwartaal verminderen tot 5.205,76 EUR (= 30 % van 17.352,55 EUR).

2.1.407

De werkgever die in het voorlaatste vervallen kwartaal (kw-2) geen werknemers tewerkstelde en vermoedt dat het bedrag aan bijdragen dat voor het lopende kwartaal (kw) zal zijn verschuldigd, minder bedraagt dan 421,42 EUR x aantal werknemers tewerkgesteld in de afgelopen maand x het aantal maanden van tewerkstelling, mag stoppen met voorschotten te betalen op het moment dat het vermoedelijke eindbedrag bereikt is.

Voorbeeld: De werkgever was geen bijdragen verschuldigd voor het eerste kwartaal 2000 (kw-2). Voor het tweede kwartaal 2000 (kw-1) beliepen zijn bijdragen 7.436,81 EUR. Hij stelt geen werknemers tewerk in de maand juli 2000, stelt er vier deeltijds tewerk in de maand augustus en zes in de maand september. Hij vermoedt dat de totale bijdrage voor het derde kwartaal 2000 (kw) 2.974,73 EUR zal bedragen. Hij moet geen voorschot betalen op 5 augustus 2000 (geen werknemers in de maand juli). Hij moet evenwel 1.685,68 EUR (4 werknemers x 421,42 EUR) bij de RSZ betalen tegen uiterlijk 5 september 2000 en de resterende 1.289,05 EUR als volgende voorschot tegen uiterlijk 5 oktober 2000. Indien diezelfde werkgever vermoedt dat de bijdragen voor het derde kwartaal 2000 slechts 1.685,68 EUR zullen bedragen, betaalt hij alleen tegen 5 september een voorschot van 1.685,68 EUR en moet hij geen voorschot meer betalen tegen 5 oktober 2000.

2.1.408

Het verminderen van voorschotten gebeurt op eigen verantwoordelijkheid.

Er zal met het naleven van de verplichting inzake het betalen van maandelijkse voorschotten, rekening gehouden worden om te bepalen of een werkgever kan genieten van de bepalingen van het reglement van 22 februari 1974 van het Beheerscomité van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. In dit reglement is vastgelegd in welk geval een werkgever voor een bepaald kwartaal, zonder toepassing van de sancties, over een bijkomende termijn van twee maanden kan beschikken voor de betaling van zijn bijdragen.

2.1.409

De werkgever die voor een bepaald kwartaal voorschotten verschuldigd is en zijn verplichtingen niet of in onvoldoende mate nakomt, is aan de RSZ een forfaitaire vergoeding verschuldigd in verhouding tot de schijf van aangegeven bijdragen voor dat kwartaal. De sanctie wordt als volgt toegepast:

C. DE JAARLIJKSE BIJDRAGEN

1. Debetbericht jaarlijkse vakantie

2.1.410

Een gedeelte van de werkgeversbijdragen, bestemd voor de financiering van het vakantiegeld van de handarbeiders, is slechts jaarlijks verschuldigd. Het gaat om een aandeel van 10,27 % van de brutolonen van handarbeiders en van leerling-arbeiders die onder toepassing vallen van de vakantieregeling der werknemers.

Onder de vorm van een debetbericht stuurt de RSZ jaarlijks aan de werkgever een formulier met de berekening van deze bijdrage, op basis van de driemaandelijkse aangiften die de werkgever in de loop van het vorige dienstjaar verrichtte. De werkgever ontvangt het debetbericht in de loop van de maand maart; het bedrag ervan is verschuldigd op 31 maart en moet aan de RSZ betaald zijn uiterlijk op 30 april.

In verband met de wijze van betaling, de identificatie en de toerekening van het bedrag, gelden dezelfde regels als voor de driemaandelijkse bijdragen (zie hierna: toerekening).

2. Herverdeling der sociale lasten

2.1.411

Eveneens jaarlijks gebeurt een herverdeling der sociale lasten. Die herverdeling bestaat uit een vermindering van bijdragen voor bepaalde werkgevers, gecompenseerd door een aanvullende bijdrage ten laste van andere werkgevers.

De RSZ deelt aan de werkgevers het bedrag mee van het credit- of debetsaldo van de herverdeling, in de loop van het tweede kwartaal van elk jaar.

Het creditsaldo is bestemd voor de aanzuivering van de bijdragen die de werkgever verschuldigd is voor het tweede kwartaal van het lopende jaar.

Het debetsaldo anderzijds is verschuldigd op 30 juni en moet uiterlijk op 31 juli aan de RSZ betaald zijn.

In het deel III van deze onderrichtingen vindt u een meer uitgebreide bespreking van de herverdeling der sociale lasten.

D. DE WIJZE VAN BETALING

2.1.412

De betalingen aan de RSZ gebeuren uitsluitend door storting of overschrijving op de postrekening 679-0261811-08 van de RSZ; als datum van storting geldt deze van het crediteren van de postrekening van de RSZ.

1. Betalingen met gestructureerde mededeling

2.1.413

De betalingen kunnen gebeuren op elektronische wijze of door middel van eigen stortings- of overschrijvingsformulieren. Voor het betalen van de maandelijkse voorschotten en de kwartaalsaldi, is het sterk aanbevolen dat de werkgevers gebruik maken van de door de RSZ geleverde "gestructureerde mededelingen". Deze gestructureerde mededeling maakt het mogelijk de betaling snel en precies te identificeren.

Indien de werkgever beroep doet op een dienstverlener, dan bezorgt de RSZ ook aan die dienstverlener de gestructureerde mededelingen.

2. Andere betalingen
a) Identificatie

2.1.414

De RSZ moet bij iedere betaling nauwkeurig weten voor welke werkgeversrekening een betaling bestemd is. Daarom zal de werkgever zijn volledige naam of benaming en het volledige inschrijvingsnummer duidelijk bij elke betaling vermelden.

Wanneer een bank of een andere lasthebber de betalingen verricht, moet de werkgever de derde, die namens hem betaalt, uitdrukkelijk verzoeken bij de betaling zijn naam, adres, inschrijvingsnummer, alsook de juiste bestemming van de betaling te vermelden.

b) Toerekening

2.1.415

De wet bepaalt dat bij gebrek aan een schriftelijk gedane toerekening op het ogenblik van de betaling, hetzij op het betaalstuk, hetzij bij een aangetekend schrijven, de aanrekening van de betaling gebeurt op de oudste schuld.

Het is dus voor de werkgever heel belangrijk dat hij de bestemming van de betaling vermeldt, d.w.z. de aard van de betaalde som (bijdragen, voorschotten, bijdrageopslag, verwijlintrest, gerechtskosten) en de periode waarop zij betrekking heeft, alsook zijn RSZ-nummer. Voorbeelden: bijdragen voor het .... kwartaal 19..; opslag op de bijdrage van het (de) .... kwarta(a)l(en) 19..; verwijlintresten op bijdragen van het (de) .... kwarta(a)l(en) 19.., enz, gevolgd door het RSZ-nummer. Is de betaling samengesteld uit sommen van verschillende aard, dan moet de werkgever voor ieder bedrag de aard en de periode waarop het betrekking heeft, vermelden.

Wanneer een werkgever achterstallige bijdragen, bijdrageopslagen, intresten of gerechtskosten aan de RSZ verschuldigd is, dan zal de RSZ elke betaling zonder vermelding van aanwending, ambtshalve toerekenen op deze achterstallen. Het niet vermelden van de bestemming van de betaling door de werkgever, kan voor hem dus zeer nadelig zijn.

E. UITSTEL VAN BETALING

2.1.416

De aanvragen om uitstel van betaling die uitgaan van werkgevers die niet gerechtelijk vervolgd zijn, worden behandeld door de Directie Inning.

De maximumtermijnen van het uitstel bedragen in beginsel 4 en in uitzonderlijke gevallen 6 maanden.

De afbetalingsmodaliteiten moeten betrekking hebben op het geheel van de schuld (bijdragen, bijdrageopslagen en intresten) en moeten maandelijkse stortingen vaststellen. Het toegestane uitstel van betaling heeft geen invloed op de eventuele toepassing van burgerlijke sancties, meer bepaald het aanrekenen van bijdrageopslagen en verwijlintresten wegens het overschrijden van de wettelijke vervaldagen.

De aanvraag om uitstel heeft evenmin invloed op het inleiden van gerechtelijke vervolgingen wanneer het uitstel betrekking zou hebben op bijdragen die dreigen te verjaren, of wanneer een jaar verstreken is, hetzij sinds de eisbaarheid van de schulden, hetzij sinds de datum van de aangetekende brief waarmee de verschuldigde bijdragen zijn meegedeeld of ambtshalve vastgesteld.

Bijkomende inlichtingen in verband met het uitstel van betaling, kunt u krijgen bij de Directie Inning.

F. DE GEVOLGEN IN GEVAL VAN VERZUIM

1.Toepassing van geldelijke sancties

2.1.417

De werkgevers moeten de verschuldigde bijdragen binnen de wettelijk vastgestelde termijnen aan de RSZ betalen. Het niet naleven van deze termijnen, geeft in beginsel aanleiding tot de toepassing van volgende geldelijke sancties:

- een bijdrageopslag gelijk aan 10 % van het bedrag dat niet binnen de wettelijke termijn is betaald;
- een verwijlintrest tegen 7 % per jaar (8 % tot 31 augustus 1996), die loopt vanaf het verstrijken van de wettelijke termijn en verschuldigd is tot op de dag van de betaling.

2. Gevallen waarin de RSZ kan afzien van de toepassing van de geldelijke sancties

2.1.418

Wanneer de werkgever de niet binnen de wettelijke termijnen betaalde bijdragen betaalt vóór het einde van het kwartaal dat volgt op dat waarvoor zij verschuldigd zijn en de werkgever de bijdragen voor de vroegere kwartalen, eventueel met inbegrip van de betaling van de maandelijkse voorschotten, gewoonlijk binnen de wettelijke termijnen betaalt, ziet de RSZ automatisch af van het aanrekenen van bijdrageopslagen en verwijlintresten. De werkgever moet hiertoe geen enkele aanvraag indienen.

3. Volledige of gedeeltelijke vrijstelling van de bijdrageopslagen en verwijlintresten

2.1.419

De werkgever die niet aan de bovenvermelde voorwaarden voldoet en van wie de RSZ bijdrageopslagen en verwijlintresten vordert, kan hiervan volledige of gedeeltelijke vrijstelling bekomen, op voorwaarde dat hij hierom verzoekt en het bewijs levert van het bestaan, hetzij van overmacht, hetzij van uitzonderlijke omstandigheden. Ook wanneer de werkgever, hetzij dwingende redenen van billijkheid, hetzij redenen van nationaal of gewestelijk economisch belang inroept die hem belet hebben zijn bijdragen op tijd te betalen, kan hij onder bepaalde voorwaarden de volledige vrijstelling van bijdrageopslagen bekomen.

a) Overmacht

2.1.420

De werkgever die het bestaan van overmacht bewijst, kan voor die periode volledige vrijstelling bekomen van de bijdrageopslagen en verwijlintresten, aangerekend op het bedrag van de niet binnen de wettelijke termijnen betaalde bijdragen.

Volgens de rechtsleer en rechtspraak, verstaat de RSZ onder overmacht het overkomen van een gebeurtenis die volledig vreemd is aan de persoon van de schuldenaar en onafhankelijk van zijn wil, redelijkerwijze niet te voorzien en menselijk onoverkomelijk, en die het volstrekt onmogelijk maakt zijn verplichting binnen de opgelegde termijn na te komen. Bovendien mag de schuldenaar zich geen enkele fout te verwijten hebben in de gebeurtenissen, die het overkomen van de vreemde oorzaak voorafgaan, voorbereiden of vergezellen.

b) Uitzonderlijke omstandigheden

2.1.421

Op uitdrukkelijke voorwaarde dat hij vooraf alle vervallen bijdragen betaald heeft, kan de werkgever die bewijst dat de niet-betaling van de bijdragen binnen de wettelijke termijnen aan uitzonderlijke omstandigheden is toe te schrijven, vrijstelling bekomen van 50 % van de toegepaste bijdrageopslagen.

De vrijstelling van die bijdrageopslagen kan 100 % bedragen, wanneer de werkgever bewijst dat op het ogenblik dat de bijdragen eisbaar werden, hij een vaste en eisbare schuldvordering bezat ten opzichte van het Rijk, een provincie of een provinciale openbare instelling, een gemeente, een federatie, agglomeratie of vereniging van gemeenten, een gemeentelijke of intercommunale openbare instelling of een instelling van openbaar nut bedoeld bij de Wet van 16 maart 1954 of een maatschappij bedoeld bij artikel 24 van dezelfde wet.

Op voorwaarde dat de werkgever aantoont dat hij het van de overheid ontvangen bedrag aan de RSZ gestort heeft ten belope van de nog verschuldigde bijdragen binnen de maand na de ontvangst van dit geld, geniet hij ook een vermindering van de aangerekende verwijlintresten ten belope van 20 %.

c) Dwingende redenen van billijkheid - redenen van nationaal of gewestelijk economisch belang

2.1.422

De werkgever die alle vervallen bijdragen betaalt en die, hetzij dwingende billijkheidsredenen, hetzij dringende redenen van nationaal of gewestelijk economisch belang kan inroepen, mag deze redenen bij de RSZ laten gelden. Wanneer het Beheerscomité van de RSZ de gegrondheid ervan erkent, mag het bij een met eenparigheid van stemmen getroffen gemotiveerde beslissing, bij wijze van uitzondering, volledige vrijstelling van de toegepaste bijdrageopslagen verlenen.