DEEL 2: De verplichtingen van de werkgever
TITEL 1: Verplichtingen tegenover de RSZ
HOOFDSTUK 6: DIMONA - De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling

2.1.602 A. BETROKKEN WERKGEVERS EN WERKNEMERS

2.1.603 B. MANIER OM DE AANGIFTE TE DOEN

2.1.604 1. Vocale server

2.1.605 2. Internet

2.1.606 3. File transfer

2.1.607 C. MEE TE DELEN GEGEVENS EN TIJDSTIP VAN MEDEDELING

2.1.608 1. Aangifte bij indiensttreding

2.1.609 2. De aangifte van een uitdiensttreding

2.1.610 3. De wijziging of annulatie van een aangifte

2.1.611 4. Algemeenheden

2.1.612 D. SANCTIES

2.1.601

Met DIMONA (déclaration immédiate-onmiddellijke aangifte) wordt de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling bedoeld. Voor bepaalde werkgevers gaat het om een verplichting, voor andere werkgevers gaat het om een vrijwillige deelname. Vanaf 1 januari 2003 wordt de Dimona-aangifte verplicht voor alle werkgevers voor al hun werknemers. Het systeem van de Dimona-aangifte is geregeld door de koninklijk besluiten van 22 februari en 24 september 1998.

Alle werkgevers die deelnemen aan de Dimona-aangifte, genieten een aantal administratieve vereenvoudigingen met betrekking tot het invullen en het bijhouden van een aantal sociale documenten. De deelnemende werkgevers krijgen bovendien toegang tot bepaalde gegevens die door de overheid worden opgeslagen.

De volledige uitleg kunt u terugvinden in de speciale berichten aan de werkgevers in verband met Dimona. Bijkomende inlichtingen kunt u ook nog krijgen bij het contactcenter Eranova, telefoon 02 511 51 51, e-mail: contactcenter@eranova.fgov.be.

A. BETROKKEN WERKGEVERS EN WERKNEMERS

2.1.602

Vanaf 1 oktober 2001 geldt de verplichting tot onmiddellijke aangifte voor:

- alle werkgevers die arbeiders tewerkstellen uit het paritair comité voor het bouwbedrijf (PC 124); de aangifte moet gebeuren voor alle werknemers die zij tewerkstellen, dus ook voor de bedienden;

- alle uitzendkantoren die werknemers tewerkstellen uit het paritair comité voor de uitzendkrachten (PC 322); de aangifte gebeurt zowel voor de uitzendkrachten als voor het eigen personeel;

- alle werkgevers die arbeiders tewerkstellen die ressorteren onder het paritair comité voor het vervoer (PC 140); de werkgever moet aangifte doen voor alle werknemers, zowel arbeiders als bedienden.

Daarnaast kunnen alle andere werkgevers vanaf dezelfde datum vrijwillig instappen in het systeem.

De aangifte moet gebeuren voor alle personen die onder het gezag van de werkgever tewerkgesteld zijn, ongeacht of zij in België of in het buitenland wonen. Zij betreft zowel arbeiders, bedienden, erkende of industriële leerlingen, stagiairs, studenten, ....., zelfs de personen die de werkgever niet op zijn kwartaalaangifte moet vermelden.

Wanneer de aangifte gebeurt voor een werknemer die nog geen SIS-kaart heeft, zal dat op het DIMONA-bericht worden vermeld. In dat geval geeft de werkgever een kopie van het DIMONA-bericht aan de werknemer, waarmee deze zich tot een Belgische mutualiteit van zijn keuze moet wenden om een SIS-kaart aan te vragen.

De verplichting tot onmiddellijke aangifte geldt zowel voor bestaande werkgevers als voor werkgevers die hun eerste werknemer aanwerven. Nieuwe werkgevers starten door de eerste aangifte de inschrijvingsprocedure, en voldoen door die aangifte dus tevens aan hun wettelijke verplichting om zich als werkgever bij de RSZ te melden. In afwachting van hun definitieve inschrijving krijgen deze werkgevers een voorlopig inschrijvingsnummer dat zij alleen mogen gebruiken om in voorkomend geval andere onmiddellijke aangiften te doen. Dit voorlopige nummer mag niet meer worden gebruikt vanaf de ontvangst van het definitieve inschrijvingsnummer.

B. MANIER OM DE AANGIFTE TE DOEN

2.1.603

De onmiddellijke aangifte moet in de vorm van een elektronisch bericht bij de RSZ toekomen.

De meeste instanties die de werkgevers bijstaan voor het vervullen van hun sociale verplichtingen (sociale secretariaten, softwarebureaus,...), en een aantal patronale organisaties, zullen in het kader van DIMONA de rol van tussenpersoon spelen. Zij zullen de aangiften van de werkgevers ontvangen langs de verschillende kanalen die zij aanbieden, en nadien de ontvangen gegevens doorsturen aan de RSZ. Wie het wenst kan met deze instanties contact opnemen om te vernemen welke oplossingen zij aanbieden.

Wie zelf rechtstreeks de aangifte aan de RSZ wil doen, kan één van de volgende kanalen gebruiken.

1. Vocale server

2.1.604

Deze bekende techniek (phone-banking, telefoonspelletjes op televisie) biedt de mogelijkheid de aangifte per telefoon te doen. U vormt het nummer 02 511 51 51 van de vocale server en beantwoordt de u gestelde vragen met de druktoetsen van uw toestel.

De aangifte via vocale server is alleen mogelijk indien u als werkgever reeds een (voorlopig) inschrijvingsnummer bij de RSZ hebt, en u de gegevens op de SIS-kaart van de werknemer kent. Via de vocale server kunt u immers alleen cijfergegevens doorgeven.

In Deel 6 vindt u een schema met meer uitleg over de aangifte met vocale server.

2. Internet

2.1.605

De portaalsite van de sociale zekerheid biedt u de mogelijkheid met uw PC op een eenvoudige interactieve manier de aangifte te doen (adres http://www.sociale-zekerheid.be). Op deze website vindt u meer uitleg over de aangifte via internet.

3. File transfer

2.1.606

Voor wie een groot aantal aangiften moet doen (sociale secretariaten, softwarebureaus, grote werkgevers,...) kan een specifieke oplossing op basis van file transfer worden uitgewerkt.

Wie meer uitleg wenst over de aangifte via file transfer, of wie bij het verrichten van de aangifte via één van de genoemde kanalen technische problemen ondervindt, kan contact opnemen met het contactcenter Eranova op het telefoonnummer 02 511 51 51 of per e-mail : contactcenter@eranova.fgov.be.

C. MEE TE DELEN GEGEVENS EN TIJDSTIP VAN MEDEDELING

2.1.607

Er bestaat een onderscheid tussen de aangifte van een indiensttreding, de aangifte van een uitdiensttreding en de wijziging of annulatie van een aangifte.

1. Aangifte bij indiensttreding

2.1.608

Voor iedere nieuw aangeworven werknemer moet men uiterlijk op het moment dat hij begint te werken, de volgende gegevens meedelen:

- het inschrijvingsnummer van de werkgever bij de RSZ of bij ontstentenis alle gevraagde identificatiegegevens;

- het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer (INSZ) en het nummer van zijn SIS-kaart, of bij ontstentenis de volledige identiteit, met inbegrip van de geboorteplaats en -datum;

- de datum van indiensttreding;

- het nummer van het paritair comité.

Voor de uitzendkrachten tevens:

- de identiteit van de gebruiker van de uitzendkracht (de identificatie gebeurt op dezelfde manier als voor de werkgever);

- de voorziene datum van uitdiensttreding.

Voor de arbeiders uit de bouwsector tevens:

- de nummers van de kaarten bedoeld in artikel 137, § 4, tweede lid van het KB van 25 november 1991 houdende de werkloosheidsreglementering (= de controlekaart-bouw voor de RVA - C3.2A);

- de hoedanigheid van de werknemer:

- erkende leerling of daarmee gelijkgestelde;

- student;

- andere werknemer.

Voor de studenten moet men ook de correcte plaats van tewerkstelling opgeven als zij niet op de sociale zetel werken.

De RSZ stuurt de verzender onmiddellijk een ontvangstbewijs onder de vorm van een DIMONA-code, en bevestigt de ontvangen gegevens ten laatste binnen de tien werkdagen. De verzender kan dan indien nodig verbeteringen of annulaties doen (zie verder).

2. De aangifte van een uitdiensttreding

2.1.609

De datum van uitdiensttreding moet aan de RSZ worden gemeld uiterlijk de eerstvolgende werkdag. Ook van deze aangifte ontvangt de verzender onmiddellijk een ontvangstbewijs en binnen de tien werkdagen een bericht.

Voor de uitzendkrachten moet men een uitdiensttreding niet melden als de uitdiensttredingsdatum valt op de bij de aanwerving meegedeelde datum.

3. De wijziging of annulatie van een aangifte

2.1.610

Volgende situaties zijn mogelijk.

- U deed een aangifte van indiensttreding en de werknemer is niet beginnen werken op de voorziene datum. Annuleer de aangifte uiterlijk op de meegedeelde datum van indiensttreding.
- U deed een aangifte van een indiensttreding en de werknemer begint te werken vóór de opgegeven datum. Wijzig de datum ten laatste op het moment waarop de werknemer in dienst treedt.
- U deelde de datum van uitdiensttreding mee en de overeenkomst eindigde vroeger dan voorzien. Wijzig de datum van uitdiensttreding uiterlijk de werkdag na de effectieve beëindiging van de overeenkomst.
Als de arbeidsovereenkomst wordt verlengd, moet een nieuwe aangifte van indiensttreding gebeuren.
- U geeft er zich rekenschap van dat u een fout maakte bij het doorgeven van de identificatiegegevens van de werknemer of van de werkgever. Meld die vergissing zo spoedig mogelijk per telefoon 02 511 51 51.

4. Algemeenheden

2.1.611

Van zodra uw Dimona-aangifte binnenkomt, ontvangt u een ontvangstbewijs. Dit ontvangstbewijs wordt u medegedeeld onder de vorm van een nummer en wordt u toegestuurd langs dezelfde weg als deze waarlangs u de aangifte heeft gedaan. Indien u gebruik maakt van de mogelijkheid de aangifte per telefoon door te sturen, dan wordt het nummer uitgesproken op het einde van de aangifte. Een aangifte via de website heeft als resultaat een bericht op uw scherm. Heeft u de aangifte doorgestuurd via bestandsoverdracht, dan krijgt u het ontvangstbewijs door middel van een elektronisch bericht.

De RSZ zal uiterlijk binnen de tien werkdagen na de ontvangst van iedere aangifte van een aanwerving of van een uitdiensttreding, de ontvangen gegevens bevestigen en daarbij eventueel bepaalde vervolledigingen en/of wijzigingen voorstellen. U heeft vijf werkdagen de tijd om de in dat bericht vermelde gegevens te betwisten, zoniet worden ze als definitief beschouwd, behoudens materiële vergissing.

Om identificatieproblemen in de mate van het mogelijke te vermijden, wordt gevraagd steeds de DIMONA-code mee te delen bij iedere aangifte van een uitdiensttreding of bij iedere annulatie of wijziging van een aangifte.

Zowel wijzigingen als annulaties van aangiften kunnen gebeuren via om het even welk aangiftekanaal. U bent dus niet verplicht om voor wijzigingen of annulaties hetzelfde kanaal te gebruiken als dat waarmee de aanwerving werd gemeld.

De werkgever moet de berichten die de RSZ in het kader van de onmiddellijke aangifte verstuurt, gedurende een periode van zes maanden na de ontvangst ervan, bijhouden volgens de modaliteiten bepaald door de artikelen 22 tot 24 van het Koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten.

D. SANCTIES

2.1.612

Onverminderd de artikelen 269 tot 274 van het Strafwetboek, wordt gestraft met een gevangenisstraf van acht dagen tot een jaar en/of met een geldboete van 500 BEF (12,39 EUR) tot 2500 BEF (61,97 EUR):

- de werkgever, zijn aangestelde of zijn lasthebber die zich niet schikt naar de bepalingen van het koninklijk besluit van 22 februari 1998 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling en van het koninklijk besluit van 24 september 1998 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling van uitzendkrachten. De geldboete wordt zoveel maal toegepast als er werknemers zijn voor wie een inbreuk is gepleegd, zonder dat het totaal bedrag van de geldboeten evenwel hoger mag zijn dan 125.000 BEF (3098,67 EUR);

- al wie het wettelijk georganiseerde toezicht verhindert.

Bij herhaling binnen een jaar na een vorige veroordeling kan de straf op het dubbel van het maximum worden gebracht.

De werkgever is burgerrechtelijk aansprakelijk voor de betaling van de geldboeten waartoe zijn aangestelden of lasthebbers zijn veroordeeld.

Artikel 85 van het Strafwetboek is toepasselijk zonder dat het bedrag van de geldboete lager mag zijn dan 40 % van het bovengenoemde minimumbedrag.

Aan de werkgever die zich niet schikt naar de bepalingen van bovengenoemde besluiten kan in voorkomend geval een administratieve geldboete worden opgelegd van 30.000 BEF (743,68 EUR) tot 150.000 BEF (3718,40 EUR) overeenkomstig de wet van 30 juni 1971 betreffende de administratieve geldboeten toepasselijk in geval van inbreuk op sommige sociale wetten.