De loonberekening

De loonberekeningen zijn de basis van de gegevensoverdracht. Telkens er een loonberekening gebeurt moet dit opgenomen worden in een afzonderlijk bericht en heeft dit een gegevensoverdracht tot gevolg, ofwel volgens het ritme van de loonberekeningen ofwel (en minstens) één maal per maand.

Voorbeeld:

• een uitzendkracht heeft in eenzelfde week zowel een contract als arbeider en als bediende.
  • Er gebeuren twee loonberekeningen:
    • één voor het arbeiderscontract en
    • één voor het bediendencontract.
  • Er worden bijgevolg twee LTDS-berichten verzonden:
    • één met betrekking tot de arbeidersprestaties en -verloning en
    • één voor de bediendenprestaties en -verloning.

Identificatie loonberekeningsbericht

Een bericht van loonberekening is steeds gekoppeld aan

• een onderneming - KBO-nummer en/of RSZ-nummer
  • enkel RSZ-nummer in het geval van een derde betaler
    • voor het eigen personeel van de derde betaler beschikt deze over een apart RSZ-nummer dat gekoppeld is aan het KBO-nummer van de derde betaler
• een natuurlijke persoon - INSZ-nummer
  • het is mogelijk dat het INSZ van een persoon wijzigt doorheen de tijd; in een origineel bericht dient steeds het recentste INSZ te worden vermeld
  • als het INSZ vermeld in eerder ingezonden LTDS-bericht wijzigt, dan zal het INSZ opgeslagen in RSZ’ LTDS-databank automatisch worden geactualiseerd (cfr. de andere RSZ-aangiften); de gegevens initieel gekoppeld aan het oude INSZ zullen dus automatisch worden gekoppeld aan het nieuwe INSZ
  • als men in een dergelijk geval een wijzigend bericht of een annulerend bericht wil verzenden, dan kan in dat bericht ofwel het initieel aangegeven (oude) INSZ worden vermeld ofwel het nieuwe INSZ; beide opties zullen worden aanvaard.
• een relatie
  • deze geeft de reden weer waarom de loonberekening plaatsvindt; het laat de verzender ook toe om de gegevens op te splitsen op een manier die nauw aansluit bij zijn eigen werking
  • voorbeeld: een werknemer heeft twee contracten met eenzelfde werkgever
    • optie 1: de verzender voert een loonberekening per contract uit - er volgen twee berichten met voor elk bericht een vermelding van de 'relatie'
    • optie 2: de verzender voert één loonberekening voor beide contracten samen uit - er volgt slechts één bericht met één vermelding van de 'relatie'.
  • er zijn 5 types relatie voorzien:
    • de arbeidsovereenkomst (code 1)
      • de overeenkomst waarbij een persoon zich ertoe verbindt om, tegen een loon, arbeidsprestaties te verrichten onder het gezag van een andere persoon (wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten); de programmawet van 27 december 2006 bepaalt de principes voor de beoordeling van het sociaal statuut waaronder beroepsactiviteiten worden uitgeoefend, hetzij als werknemer met een arbeidsovereenkomst, hetzij als zelfstandige
      • worden eveneens begrepen:
        • de situaties waarin een wettelijk vermoeden geldt dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst tussen de partijen
        • de personen die arbeid verrichten in gelijkaardige voorwaarden als die van een arbeidsovereenkomst
    • de statutaire aanstelling (code 2)
      • het betreft vastbenoemde personeelsleden die tewerkgesteld zijn op basis van een statuut dat eenzijdig is vastgesteld door een openbaar bestuur, alsook de stagiairs die worden tewerkgesteld met het oog op een vaste benoeming door een openbaar bestuur
    • de opleidingsovereenkomst (code 3)
      • de overeenkomst met als doel het opdoen van praktijkervaring in het kader van een opleiding (leer-, stage- of ervaringsovereenkomsten)
      • het gaat ook om de overeenkomst waarbij jongeren voor de toepassing van de sociale zekerheid worden gelijkgesteld met gewone werknemers voor zover aan de voorwaarden is voldaan die gelden in het kader van het alternerend leren
    • ex-werknemer (code 4) 
      • het betreft ex-werknemers in het stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag (SWT) en het stelsel van werkloosheid met aanvullende vergoedingen voor oudere werknemers (SWAV)
      • bij toekenningen aan de eventuele nabestaanden, in geval van overlijden van de ex-werknemer, wordt ook deze waarde vermeld
      • het gaat enkel over de hierboven beschreven gevallen; beëindigingsvergoedingen na het einde van een tewerkstelling, die worden uitbetaald in schijven, worden aangegeven met één van de andere codes
    • andere (code 999)
  • een identificatiesleutel voor de eenduidige identificatie van de relatie doorheen de tijd moet eveneens meegegeven worden, samen te stellen door de verzender; indien de relatie niet wijzigt doorheen de verschillende loonberekeningen, dan dient dezelfde sleutel te worden herhaald in elke loonberekening
    • voorbeeld: een verzender beschouwt een arbeidsovereenkomst als een relatie
      • werkgever A heeft een arbeidsovereenkomst afgesloten met werknemer B en geeft deze relatie de referentie 'ABC-123';
      • werkgever A voert elke maand een loonberekening uit voor werknemer B
      • de referentie 'ABC-123' wordt herhaald in elk LTDS-bericht gerelateerd aan de arbeidsovereenkomst in kwestie.

Tijdsbepalingen

Deze tijdsbepalingen zijn essentieel om de getransfereerde gegevens te kunnen situeren in de tijd. Het bepaalt niet enkel de periode waarop de gegevens betrekking hebben, maar ook de recentste loonberekeningsdatum voor deze periode.

Volgende tijdsgegevens worden opgenomen in het blok van de 'loonberekening':

Begin- en einddatum van de loonberekeningsperiode

De 'begindatum van de berekeningsperiode' en 'einddatum van de berekeningsperiode' bakenen de periode af waarop de loonberekening betrekking heeft.

Als de berekeningsperiode het kalenderjaar overschrijdt, dient de loonberekening in twee zendingen te worden gesplitst:

• één bericht dat betrekking heeft op de periode tot en met 31 december van het jaar (X) en
• één bericht dat betrekking heeft op de periode vanaf 1 januari van het jaar (X+1).

Loonberekeningsdatum

De 'loonberekeningsdatum' is de datum waarop de loonberekening is afgerond door de loonberekenaar. Een wijziging voor dezelfde berekeningsperiode zal tot een nieuwe loonberekening met nieuwe loonberekeningsdatum leiden.

Als een wijzigend bericht wordt verzonden om een reden andere dan een nieuwe loonberekening, dan moet de verzendingsdatum van het wijzigend bericht (de datum van de aanpassing) worden vermeld.

Loonberekeningsfrequentie

De loonberekeningsfrequentie geeft de frequentie aan waarmee de berekening van de normale bezoldiging gebeurt. Deze frequentie bepaalt de begin- en einddatum van de loonberekeningsperiode. Deze zone bevat één van de volgende waarden:

Code	Frequentie	Opmerking
1	wekelijks
2	halfmaandelijks
3	maandelijks
4	trimesterieel
5	semesterieel
6	jaarlijks
99	andere	indien geen van voorgaande van toepassing is

 

Referentie van de aangever

Bij het aangeven van de verschillende gegevensblokken heeft de aangever telkens de mogelijkheid zijn eigen referenties op te geven (sociale signalitiek, prestatiekenmerken, financieel element, ...); zo kan de verzender RSZ-feedback op een LTDS-bericht (bijv. de melding van een anomalie) koppelen aan de eigen IT-processen − in plaats van het gebruikelijke JSON-pad te gebruiken.