Die Lohnberechnung

Die Lohnabrechnungen bilden die Grundlage für die Datenübertragung. Jede Lohnabrechnung muss in einer separaten Meldung erfasst werden und führt zu einer Datenübermittlung, entweder entsprechend dem Rhythmus der Lohnabrechnungen oder (mindestens) einmal pro Monat.

Beispiel:

• Ein Zeitarbeitnehmer hat in derselben Woche sowohl einen Vertrag als Arbeiter als auch als Angestellter.
  • Es werden zwei Abrechnungen durchgeführt:
    • eine Lohnabrechnung für den Arbeitervertrag und
    • eine Gehaltsabrechnung für den Angestelltenvertrag.
  • Folglich werden zwei LTDS-Nachrichten gesendet:
    • eine in Bezug auf die Arbeitsleistung und -entlohnung als Arbeiter und
    • eine in Bezug auf die Arbeitsleistung und -entlohnung als Angestellter.

Identifizierung der Lohnabrechnungsnachricht

Eine Lohn- und Gehaltsabrechnungsnachricht ist immer mit dem Folgenden verbunden:

• einem Unternehmen – ZDU-Nummer und/oder LSS-Nummer
  • nur LSS-Nummer im Falle eines Drittzahlers
    • Für das eigene Personal des Drittzahlers verfügt dieser über eine separate LSS-Nummer, die mit der ZDU-Nummer des Drittzahlers verknüpft ist.
• eine natürliche Person – ENSS-Nummer
  • Es ist möglich, dass sich die ENSS einer Person im Laufe der Zeit ändert; in einer Originalmeldung muss immer die aktuellste ENSS angegeben werden.
  • Wenn sich die ENSS, die in einer zuvor übermittelten LTDS-Meldung angegeben wurde, ändert, wird die in der LTDS-Datenbank des LSS gespeicherte ENSS automatisch aktualisiert (vgl. die anderen LSS-Meldungen); die ursprünglich mit der alten ENSS verknüpften Daten werden somit automatisch mit der neuen ENSS verknüpft.
  • Wenn in einem solchen Fall eine Änderungs- oder Annullierungsnachricht gesendet werden soll, kann in dieser Meldung entweder die ursprünglich angegebene (alte) ENSS oder die neue ENSS angegeben werden; beide Optionen werden akzeptiert.
• einer Beziehung
  • Dieser gibt den Grund für die Abrechnung an und ermöglicht es dem Absender, die Daten so aufzuteilen, dass sie genau seinem eigenen Arbeitsablauf entsprechen.
  • Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat zwei Verträge mit demselben Arbeitgeber.
    • Option 1: Der Absender führt eine Lohnabrechnung pro Vertrag durch – es folgen zwei Nachrichten, wobei jede Nachricht einen Vermerk zur „Beziehung” enthält.
    • Option 2: Der Absender führt eine einzige Lohnabrechnung für beide Verträge zusammen durch – es folgt nur eine einzige Meldung mit einer einzigen Angabe der „Beziehung”.
  • Es sind 5 Arten von Beziehungen vorgesehen:
    • der Arbeitsvertrag (Code 1)
      • der Vertrag, durch den sich eine Person verpflichtet, gegen Entgelt unter der Weisungsbefugnis einer anderen Person Arbeitsleistungen zu erbringen (Gesetz vom 3. Juli 1978 über Arbeitsverträge); das Programmgesetz vom 27. Dezember 2006 legt die Grundsätze für die Beurteilung des sozialen Status fest, unter dem berufliche Tätigkeiten ausgeübt werden, sei es als Arbeitnehmer mit einem Arbeitsvertrag oder als Selbstständiger
      • Ebenfalls darunter fallen:
        • die Situationen, in denen eine gesetzliche Vermutung gilt, dass zwischen den Parteien ein Arbeitsvertrag besteht
        • Personen, die unter ähnlichen Bedingungen wie denen eines Arbeitsvertrags arbeiten
    • die statutarische Ernennung (Code 2)
      • es handelt sich um fest angestellte Mitarbeiter, die auf der Grundlage eines einseitig von einer öffentlichen Verwaltung festgelegten Statuts beschäftigt sind, sowie um Praktikanten, die im Hinblick auf eine Festanstellung durch eine öffentliche Verwaltung beschäftigt werden
    • der Ausbildungsvertrag (Code 3)
      • die Vereinbarung mit dem Ziel, im Rahmen einer Ausbildung praktische Erfahrungen zu sammeln (Ausbildungs-, Praktikums- oder Erfahrungsvereinbarungen)
      • es geht auch um die Vereinbarung, wonach junge Menschen für die Anwendung der Sozialversicherung mit normalen Arbeitnehmern gleichgestellt werden, sofern die im Rahmen der alternierenden Ausbildung geltenden Bedingungen erfüllt sind
    • ehemaliger Arbeitnehmer (Code 4) 
      • es handelt sich um ehemalige Arbeitnehmer im System der Arbeitslosigkeit mit Betriebszulage (SAB) und im System der Arbeitslosigkeit mit Zusatzleistungen für ältere Arbeitnehmer (SAEA).
      • bei Zuwendungen an eventuelle Hinterbliebene im Falle des Todes des ehemaligen Arbeitnehmers wird dieser Wert ebenfalls angegeben
      • dies betrifft ausschließlich die oben beschriebenen Fälle; Abfindungen nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, die in Raten ausgezahlt werden, sind mit einem der anderen Codes anzugeben
    • Sonstiges (Code 999)
  • Ein Identifikationsschlüssel zur eindeutigen Identifizierung der Beziehung im Zeitverlauf muss ebenfalls angegeben werden und ist vom Absender zu erstellen. Wenn sich die Beziehung im Laufe der verschiedenen Abrechnungen nicht ändert, muss derselbe Schlüssel in jeder Abrechnung wiederholt werden.
    • Beispiel: Ein Absender betrachtet einen Arbeitsvertrag als eine Beziehung.
      • Arbeitgeber A hat einen Arbeitsvertrag mit Arbeitnehmer B abgeschlossen und gibt dieser Beziehung die Referenz „ABC-123”.
      • Arbeitgeber A führt jeden Monat eine Lohnabrechnung für Arbeitnehmer B durch.
      • Die Referenz „ABC-123” wird in jeder LTDS-Nachricht wiederholt, die sich auf den betreffenden Arbeitsvertrag bezieht.

Zeitbestimmungen

Diese Zeitbestimmungen sind für die zeitliche Einordnung der übertragenen Daten unerlässlich. Dies bestimmt nicht nur den Zeitraum, auf den sich die Daten beziehen, sondern auch das letzte Abrechnungsdatum für diesen Zeitraum.

Die folgenden Zeitdaten werden in den Block „Lohn- und Gehaltsabrechnung” aufgenommen:

Anfangs- und Enddatum des Abrechnungszeitraums

Das „Anfangsdatum des Abrechnungszeitraums” und das „Enddatum des Abrechnungszeitraums” legen den Zeitraum fest, auf den sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung bezieht.

Wenn der Abrechnungszeitraum über das Kalenderjahr hinausgeht, muss die Lohn- und Gehaltsabrechnung in zwei Sendungen aufgeteilt werden:

• eine Nachricht, die sich auf den Zeitraum bis zum 31. Dezember des Jahres (X) bezieht, und
• eine Nachricht, die sich auf den Zeitraum ab dem 1. Januar des Jahres (X+1) bezieht.

Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatum

Das „Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatum“ ist das Datum, an dem die Abrechnung vom Lohnbuchhalter abgeschlossen wurde. Eine Änderung für denselben Abrechnungszeitraum führt zu einer neuen Abrechnung mit einem neuen Abrechnungsdatum.

Wird eine Änderungsmeldung aus einem anderen Grund als einer neuen Lohn- und Gehaltsabrechnung versendet, muss das Versanddatum der Änderungsmeldung (das Datum der Anpassung) angegeben werden.

Frequenz der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Frequenz der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt an, wie oft die Berechnung der normalen Entlohnung erfolgt. Diese Häufigkeit bestimmt das Anfangs- und Enddatum des Abrechnungszeitraums. Dieses Feld enthält einen der folgenden Werte:

Code	Frequenz	Anmerkung
1	wöchentlich
2	halbmonatlich
3	monatlich
4	vierteljährlich
5	halbjährlich
6	jährlich
99	andere	wenn keiner der vorstehenden Punkte zutrifft

 

Referenz des Anmelders

Bei der Angabe der verschiedenen Datenblöcke hat der Meldende jeweils die Möglichkeit, seine eigenen Referenzen anzugeben (soziale Kennzeichnungen, Leistungsmerkmale, finanzielle Elemente usw.). So kann der Absender das Feedback des LSS zu einer LTDS-Meldung (z. B. die Meldung einer Anomalie) mit den eigenen IT-Prozessen verknüpfen, anstatt den üblichen JSON-Pfad zu verwenden.